IV. QÚA TRèNH XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN TRỊ ĐỊNH HƯỚNG CHẤT LƯỢNG THEO TIấU CHUẨN ISO 9000 TẠI CễNG TY QUE HÀN
PHỤC VỤ SẢN XUẨT SỬA CHỮA VÀ XDCB
SỬA CHỮA VÀ XDCB -Mó số: TT- 06 -Lần ban hành: 02 -Ngày ban hành: 1- Mục đớch:
Nhằm thống nhất quản lý về chủng loại, giỏ cả cỏc loại vật tư, phụ tựng cần dựng cho sản xuất, sửa chữa, XDCB và đầu tư phỏt triển của cụng ty.
2- Phạm vi ỏp dụng: ỏp dụng cho toàn bộ vật tư, phụ tựng chi tiết dựng cho sản xuất, sửa chữa, XDCB và đầu tư phỏt triển của cụng ty.
3- Nội dung:
3.1- Mua theo hợp đồng:
Cỏc nguyờn liệu chớnh cần dựng cho sản xuất qua ký kết hợp đồng đều phải tuõn thủ theo TT- 06 (Thủ tục mua hàng). Cụ thể:
3.1.1- Vật tư lừi que, FeroMn: Hỡnh thức mua được thực hiện theo phương thức: chọn thầu cạnh tranh về giỏ cả cho từng lụ hàng mà cụng ty cần mua, hoặc giỏm đốc chỉ
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
định mua nếu lụ hàng kế tiếp sau chọn thầu cú chất lượng tương đương và giỏ cả bằng hoặc thấp hơn lụ hàng đó chọn thầu trước đú.
3.1.2- Cỏc vật tư chớnh cũn lại: Do phũng Kế hoạch -Vật tư căn cứ vào nhu cầu sử dụng trong năm của từng loại vật tư và khả năng cung ứng của cỏc nhà thầu phụ đó cú quan hệ thương mại với cụng ty để chọn ra một hoặc hai nhà thầu phụ cú đủ khả năng trỡnh giỏm đốc ký hợp đồng kinh tế. Về giỏ cả hàng húa vật tư phũng Kế hoạch - Vật tư thống nhất với phũng Tài vụ trước khi trỡnh lónh đạo ký.
3.1.3- Nguyờn vật liệu, phụ tựng chi tiết cần dựng thường xuyờn cho sản xuất, sửa chữa, XDCB và đầu tư phỏt triển của cụng ty trong năm:
Nếu giỏ trị sử dụng trong năm >= 15.000.000.đ cho từng chủng loại thỡ đều phải cú hợp đồng mua bỏn (Ưu tiờn đối với những đơn vị cú quan hệ đối trừ tiền hàng).
3.2- Mua theo bỏo giỏ:
Đối với cỏc vật tư phụ tựng, vật liệu khụng dựng thường xuyờn hoặc đột xuất và cú giỏ trị nhỏ thỡ hỡnh thức mua được thực hiện như sau:
+ Nhõn viờn cung ứng khảo giỏ những nơi cú khả năng cung ứng bằng giấy bỏo giỏ trỡnh trưởng phũng KH- VT xem xột trờn cơ sơ số lượng, quy cỏch, chủng loại đó được phũng Kỹ thuật và Giỏm đốc hoặc được uỷ quyền phờ duyệt chuyển tới phũng Tài vụ để làm thủ tục mua hàng.
+ Nếu cú vướng về số lượng, chủng loại thỡ phũng Kỹ thuật cú trỏch nhiệm giải trỡnh
+ Nếu cú vướng mắc về giỏ cả, phương thức thanh toỏn phũng KH- VT cú trỏch nhiệm giải trỡnh với phũng Tài vụ, nếu khụng thống nhất được phũng Tài vụ bỏo cỏo lónh đạo cụng ty quyết định.
3.3- Chứng từ mua hàng:
+ Vật tư phụ tựng chi tiết mua về cụng ty đều phải cú hoỏ đơn chứng từ thanh toỏn hợp lệ (Cú hoỏ đơn do bộ tài chớnh phỏt hành).
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
+ Trường hợp khụng đủ chứng từ thanh toỏn hợp lệ đối với hàng hoỏ cú giỏ trị nhỏ phũng KH- VT thoả thuận với phũng Tài vụ để giải quyết. Nếu khụng thống nhất được bỏo cỏo giỏm đốc hoặc người uỷ quyền quyết định.
4- Trỏch nhiệm của người mua:
- Nhõn viờn cung ứng phải cú trỏch nhiệm lập sổ theo dừi tỡnh hỡnh cung ứng vật tư phụ tựng chi tiết từng thỏng những mặt hàng do mỡnh phụ trỏch để kịp thời phục vụ cho SXKD.
- Chịu trỏch nhiệm về chất lượng và giỏ cả cỏc sản phẩm đó mua theo hỡnh thức duyệt giỏ trước cụng ty và phũng KH- VT.
-Đụn đốc, lập sổ theo dừi tỡnh hỡnh cung ứng vật tư của cỏc nhà thầu phụ và hàng kỳ (thỏng, sỏu thỏng) lập phiếu đỏnh giỏ nhà thầu phụ trỡnh trưởng phũng KH- VT xem xột để bỏo cỏo xin ý kiến chỉ đạo của Giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền.
5- Lưu trữ:
- Kế hoạch sản xuất tiờu thụ thỏng (BM- KH- 02/*). - Kế hoạch kỳ (BM- KH- 13/*).
- Sổ bỏo cỏo tỡnh hỡnh cung ứng vật tư, phụ tựng chi tiết(BM- KH- 12/*).
Tầng 4 là cỏc biểu mẫu Cụng ty đó xõy dựng được 125 biểu mẫu nhằm mục đớch thu thập thụng tin dữ liệu, cỏc bằng chứng về việc Cụng ty đó thực hiện nghiờm chỉnh những quy định trong hệ thống quản trị chất lượng.
QHĐ PHIẾU ĐÁNH GIÁ
NHÀ THẦU PHỤ
BM- KH- 05/1
Tờn nhà thầu: Nhà sản xuất hoặc tổ chức thương mại
Địa chỉ:………Fone……….Fax……… Lĩnh vực cung ứng :...
Nội dung đỏnh giỏ
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
2.Năng lực nhà thầu phụ(tài chớnh, thiết bị,cụng nghệ…):... 3.Chất lượng sản xuất dựng thử (nếu cú):... 4.Hệ thống quản trị chất lượng (của Nhà sản xuất trực tiếp ra sản phẩm):... 5.Chứng chỉ IS0 9000 của Nhà sản xuất trực tiếp ra sản phẩm(Nếu cú):... ...
Ngày ….thỏng….năm…. Người đỏnh giỏ
Ngoài hệ thống văn bản trờn, khi xõy dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9002, Cụng ty Que hàn điện Việt đức đó bắt đầu đi vào sử dụng cỏc cụng cụ trong quản trị chất lượng. Một số cụng cụ đó phỏt huy hiệu quả như mẫu thu thập dữ liệu, biểu đồ nhõn quả, đặc biệt Cụng ty sử dụng biểu đồ nhõn quả để tỡm ra nguyờn nhõn que hàn J421 bị bở khi ngõm trong nước.
Do đặc cấu tạo que hàn gồm 2 phần đú là lừi que và vỏ bọc. Que hàn ngõm trong nước bị bở là do nguyờn nhõn vỏ bọc. Cụng ty đó đưa danh mục của cỏc bước chớnh của quỏ trỡnh sản xuất thuốc bọc là những nguyờn nhõn cấp 1, trong mỗi bước đú liệt kờ cỏc nguyờn nhõn cấp 2.
Biểu đồ nhõn quả
Pha thờm nước thiết bị độ nhớt 39:41Be
Trộn ướt ép que Nước silicat
Thời gian trộn Cụng nhõn Tỉ lệ K/Na
J421 ngõm Nước bị bở(21h)
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
HE T.quốc Nhiệt độ sấy Thời gian sấy
Khụng nghiền màu Thiết bị Cụng nhõn
Căn cứ vào cỏc mẫu ghi chộp tại bước của quỏ trỡnh sản xuất thuốc bọc, đối chiếu lờn sơ đồ nhõn quả Cụng ty đó tỡm ra nguyờn nhõn que hàn J421 ngõm trong nước bị bở là
- Tỉ lệ K/Na khụng phự hợp - Thiết bị sấy cú vấn đề
Từ hai nguyờn nhõn trờn Cụng ty đó đi vào khắc phục những điểm yếu đú và tới nay thỡ sản phẩm que hàn J421 chất lượng đó được nõng cao, khi ngõm vào nước khụng cũn bị bở nữa.
1.5. Áp dụng thống nhất cỏc văn bản đó soạn thảo
Với phương chõm vừa xõy dựng vừa ỏp dụng Cụng ty que hàn điện đó đưa hệ thống văn bản vào vận hành từ thỏng 12 năm 1999 xõy dựng được văn bản nào Cụng ty đưa vào ỏp dụng trong thực tiễn để từ đú khắc phục được những thiếu sút trong hệ thống văn bản. Qua đỏnh giỏ chung thỡ hệ thống văn bản đó thực sự cú ích cho sản xuất trong đú cú một số biểu mẫu được ghi chộp vận hành tốt như BM-KS-14(biểu mẫu kiểm soỏt). Đồng thời cỏc đơn vị đó thực hiện nhiệm vụ đỳng theo đỳng thủ tục quản lý như Thủ tục 08- Truy tỡm nguồn gốc sản phẩm, Thủ tục 14 -Tổ chức hoạt động khắc phục và phũng ngừa, sử dụng kĩ thuật thống kờ để phỏt hiện nguyờn nhõn khụng phự hợp. Tuy nhiờn cũn một số quy trỡnh biờn soạn cũn dài một số quỏ trỡnh thao tỏc khụng phự hợp đó được Cụng ty biờn soạn lại theo hướng dẫn ngắn gọn dễ hiểu hơn và tỏch biệt rừ ràng hơn. Cụ thể khi đưa hệ thống văn bản vào ỏp dụng Cụng ty đó xõy dựng được 166 quy trỡnh và 125 biểu mẫu nhưng khi đưa vào ỏp dụng cú một số điểm chưa phự hợp và năm 2001 Cụng ty đó cú sự điều chỉnh lại đó thay đổi thành 172 quy trỡnh và 132 biểu mẫu. Ngoài ra một số văn bản được ban hành lần thứ 2 và lần thứ 3 để cho phự hợp với quỏ trỡnh ỏp dụng như Thủ tục Mua hàng.
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
Sau khi hệ thống văn bản được triển khai ỏp dụng, Cụng ty đó liờn tục tổ chức 9 cuộc đỏnh giỏ nội bộ đú là cuộc đỏnh giỏ chộo giữa cỏc phũng ban và phõn xưởng với mục đớch: Đỏnh giỏ hoạt động của đơn vị cú tuõn thủ theo đỳng quy định của hệ thống văn bản theo tiờu chuẩn ISO 9002 mà Cụng ty đang xõy dựng qua đú kiểm tra cỏc hoạt động sản xuất kinh doanh của Cụng ty để hoàn thiện thờm hệ thống văn bản. Cỏc đợt đỏnh giỏ chất lượng nội bộ được tiến hành ở cỏc đơn vị nằm trong sơ đồ tổ chức về đảm bảo chất lượng sản phẩm, cỏc đợt đỏnh giỏ cho thấy kết quả đạt được và những cụng việc chưa thực hiện tốt.
Vớ dụ : ngày 19/01/02 Cụng ty đó tổ chức cuộc đỏnh giỏ chất lượng nội bộ qua đú Cụng ty đó nờu được những kết quả đạt được và vấn đề chưa thực hiện tốt.
Kết quả đạt được
- Cỏc hoạt động thường ngày liờn quan tới cụng việc sản xuất được ghi theo biểu mẫu, việc kiểm soỏt tài liệu nội bộ và bờn ngoài thực hiện tốt tạo điều kiện cho kiểm soỏt quỏ trỡnh, nhận biết và truy tỡm nguồn gốc sản phẩm, cỏc quy trỡnh kiểm tra quy trỡnh kĩ thuật được phõn phối cho người lao động giỳp cho cụng việc đươc thao tỏc dễ dàng.
- Cỏc đơn vị thực hiện đỳng quy định đề ra của cỏc quy trỡnh thủ tục kiểm soỏt chặt chẽ quỏ trỡnh sản xuất từ đầu vào - mua hàng- đỏnh giỏ nhà thầu phụ - khõu ra sản phẩm cuối
Những vấn đề cũn chưa thực hiện tốt
- Việc ghi chộp thụng tin chưa đầy đủ - Văn bản sử dụng khụng đỳng quy định
- Khụng thực hiện đỳng tiến độ: đỏnh giỏ nhà thầu phụ; kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa; danh mục hồ sơ cần huỷ.
Qua đỏnh giỏ, trỡnh độ tổ chức thực hiện của cỏn bộ đỏnh giỏ và của cỏc đối tượng đỏnh giỏ được nõng cao rừ rệt. Cỏc điểm khụng phự hợp của hệ thống này ngày càng giảm đi và được tổ chức khắc phục triệt để hơn. Trong mỗi lần tổ chức đỏnh giỏ
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
nội bộ ban Lónh đạo Cụng ty đều tổ chức cuộc họp lấy ý kiến đỏnh giỏ của những bộ phận cú liờn quan và đúng gúp ý kiến qua cỏc nội dung :
- Mục tiờu chất lượng
- Cơ cấu tổ chức và hiệu quả hoạt động của từng hệ thống - Cỏc nguồn lực và cỏc mức chất lượng của sản phẩm
- Xem xột khiếu nại của khỏch hàng bỏo cỏo sản phẩm khụng phự hợp và hàn động khắc phục phũng ngừa
- Kết quả đỏnh giỏ chất lượng nội bộ.
Mọi vấn đề phỏt sinh trong cuộc họp xem xột lónh đạo đều được phõn cụng trỏch nhiệm cho từng người theo dừi và cú biện phỏp xử lý kịp thời .
I.6. Tổ chức đào tạo hướng dẫn
Xõy dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9002 Cụng ty QHĐ đó vấp phải nhiều khú khăn. Cơ bản nhất đú là khú khăn về con người khi mà cỏch làm ăn cũ đó ăn sõu vào trong tiềm thức mỗi người. Để xõy dựng hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9002 thành cụng thỡ việc đầu tiờn là giải quyết tốt vấn đề con người. Cụng ty đó tổ chức đào tạo hướng dẫn cho toàn Cụng ty. Cụ thể là:
- Đào tạo về nhận thức hệ thống quản trị chất lượng theo tiờu chuẩn ISO 9000 và đào tạo về kĩ thuật soạn thảo văn bản của hệ thống quản trị chất lượng bao gồm 20 người là cỏc trưởng đơn vị lónh đạo Cụng ty người cú trỏch nhiệm soạn thảo cỏc văn bản của ISO (do chuyờn gia của trung tõm chứng nhận phự hợp giảng dạy)
- Đỏnh giỏ về chất lượng nội bộ bao gồm 7 người : do chuyờn gia của trung tõm chứng nhận phự hợp giảng dạy.
- Ngoài ra Cụng ty cũn tổ chức 6 lớp đào tạo cho toàn cỏn bộ cụng nhõn viờn trong doanh nghiệp nhận thức được ISO 9000 là gỡ và vai trũ của nú. Đồng thời Cụng ty cũng cho in những tờ kiến thức về bộ ISO 9000 phỏt cho toàn thể cỏn bộ cụng nhõn viờn.
Luận văn tốt nghiệp - ĐHKTQD
- Đào tạo cho cụng nhõn viờn Cụng ty về cỏc tài liệu của hệ thống quản trị chất lượng cú liờn quan đến vị trớ cụng tỏc của từng người. Cụng việc này do cỏc trưởng đơn vị đào tạo tại nơi làm việc cho từng nhõn viờn của mỡnh.
Tại cỏc lớp đào tạo trờn đều cú cỏc cuộc kiểm tra xem học viờn cú nắm bắt được cỏc kiến thức cơ bản hay khụng. Đối với những học viờn chưa nắm bắt được Cụng ty tạo điều kiện về thời gian để nghiờn cứu tiếp.
Hàng năm khi tuyển nhõn viờn mới Cụng ty đều giao nhiệm vụ cho cỏc trưởng đơn vị cú nhiệm vụ đào tạo và kốm cặp để nhõn viờn mới nhận thức rừ trỏch nhiệm của mỡnh.
Đào tạo là cụng việc vụ cựng quan trọng. Thụng qua đào tạo ta cung cấp kiến thức cho người lao động đồng thời làm thay đổi nếp nghĩ nếp làm để cú tỏc phong làm việc khoa học hơn.
2. Đỏnh giỏ chung những kết quả thu được và những tồn tại hạn chế trong việc xõy dựng hệ thống quản trị chất lượng tại Cụng ty