III. triển khai Chương trỡnh 5S tại nhà mỏy
1.Chương trỡnh 5S đũi hỏi sự tham gia đầy đủ và nhiệt tỡnh của tất cả cỏn bộ
bộ cụng nhõn viờn
Mọi người trong tổ chức đều phải tham gia chương trỡnh 5S với phương chõm là “Hai cỏi đầu luụn tốt hơn một cỏi đầu – phỏt huy tốt đa phương phỏp huy động trớ nóo”. Chương trỡnh cần phải được phỏt động trong toàn cụng ty thỡ mới cú thể thành cụng và tại nhà mỏy phải dành ra một ngày để phỏt động chương trỡnh. Vỡ nú khụng chỉ được giới hạn trong phạm vi riờng lẻ trong phũng ban hay cỏc phõn xưởng, mà nhằm liờn kết mọi người với nhau cựng cải tiến, cựng hoạt động vỡ niềm tự hào của cụng ty. Do đú cần cú sự đồng tỡnh ủng hộ của tất cả mọi người trong nhà mỏy. Muốn được như vậy khụng phải là dễ. Trước tiờn, người lónh đạo phải làm cho mọi người trong nhà mỏy phải hiểu rừ 6 mục tiờu của chương trỡnh 5S, đú là:
- Nơi làm việc sạch đem lại năng suất cao - Nơi làm việc sạch cú chất lượng cao
- Nơi làm việc sạch bảo đảm giao hàng đỳng hạn - Nơi làm việc sạch giỳp hạ giỏ thành
- Nơi làm việc sạch là nơi an toàn cho người lao động
- Nơi làm việc sạch làm cho con người cú tinh thần lao động cao
Tất cả những mục tiờu đều gắn liền trực tiờp tới người cụng nhõn, mà cụ thể là mụi trường xung quanh nơi họ làm việc. Việc đưa ra cỏc mục tiờu cụ thể cho chương trỡnh 5S người quản lý phải biết gắn liền với lợi ích của người cụng nhõn, cho họ thấy được làm như vậy là cú lợi cho họ. Chỳng ta cú thể đưa cỏc
mục tiờu tới người cụng nhõn bằng cỏch ghi trờn cỏc bảng thụng bỏo chung cho toàn cụng ty, hoặc nờu cao lợi ích chớnh bằng khẩu hiệu lớn. Trong từng phũng, phõn xưởng ghi cỏc lợi ích và mục tiờu của chương trỡnh 5S trờn cỏc bảng hiệu, giấy lớn tại chỗ dễ nhỡn thấy, chỗ cụng nhõn thường đi lại. Việc đưa ra cỏc khẩu hiệu về mục tiờu và lợi ích của 5S cần phải được những người đề xuất ra chương trỡnh thực hiện cụ thể hoỏ bằng những sự kiện, vật chất khuyến khớch cụng nhõn mà họ cú thể thấy và cảm nhận được (cú thể nhỡn thấy kết quả, chứ khụng mơ hồ trong hy vọng). Lỳc đú cỏn bộ cụng nhõn viờn mới cú thể toàn tõm, toàn ý thực hiện theo, và làm theo một cỏch tự nguyện, luụn trong trạng thỏi “sẵn sàng”.
Chương trỡnh 5S muốn phải thu hỳt được sự chỳ ý của mọi thành viờn trong nhà mỏy tham gia phong trào nhiệt tỡnh, từ đú mới cú khả năng phỏt huy được sức sỏng tạo của bản thõn. Như vậy cú nghĩa là phong trào 5S phải đảm bảo được xõy dựng khụng quỏ nặng về hỡnh thức. Vớ dụ thụng qua một số cỏc giải phỏp sau:
- Nõng cao cỏc hoạt động qua biểu ngữ, khẩu hiệu, ỏp phớch và bản tin nội bộ về tỡnh hỡnh hoạt động của chương trỡnh. Cỏc hoạt động này phải được sử dụng đầy đủ để thu hỳt sự quan tõm của mọi người đến chương trỡnh này.
- Tổ chức in và phỏt cho mọi người những quyển sỏch nhỏ minh hoạ 5S và sử dụng 5S như thế nào. Giỏm đốc, trưởng phũng ban hoặc một chuyờn gia nào ngoài cơ quan đưa ra những bản bỏo cỏo định kỳ về tỡnh hỡnh thực hiện 5S để mọi người bỡnh luận nhằm cải thiện hiện trạng.
- Doanh nghiệp phải tổ chức đào tạo cơ bản nội bộ và tham quan những cụng ty điển hỡnh đó thành cụng 5S nhằm khụng chỉ cung cấp những kỹ năng cần thiết mà cũn cung cấp kinh nghiệm về cỏch thức thực hiện 5S của cỏc cụng ty khỏc.
Người ta cú thể khuyến khớch sự nhiệt tỡnh, năng động của nhõn viờn bằng nhiều cỏch khỏc nhau. Ngoài việc thưởng cho họ tớnh sỏng tạo bằng vật chất (tiền) và tuyờn dương trước toàn nhà mỏy, họ cú thể thực hiện bằng cỏch khỏc
như: nờu tờn trờn bảng vàng của cụng ty những người cú thành tớch xuất sắc treo tịa phũng truyền thống, thưởng cho họ số ngày nghỉ phộp nhiều hơn quy định, tăng số phụ cấp lao động, được chỳ trọng đào tào, hoặc cho họ một chuyến du lịch…. Những điều này sẽ tạo cho họ sự hưng phấn trong làm việc nhiều hơn. Cỏc tổ chức đoàn thể đoàn thanh niờn cũng cần phải tham gia tớch cực
Sau khi nhà mỏy đó thực hiện 5S đến một mức nhất định, việc cạnh tranh về 5S phải tạo được động lực lớn hơn để tiếp tục cải tiến. Vỡ vậy, nhà mỏy cần phải đưa ra những ý kiến nhận xột về việc thực hiện và cụng khai kết quả kiểm tra cho tất cả mọi người cựng thấy. Cú thể đưa ra bằng chứng về việc thực hiện thụng qua băng video, tranh ảnh, hoặc cú thể chụp ảnh trực tiếp tại chỗ làm bằng chứng… bờn cạnh cỏc bức ảnh cú thể chỳ thớch những điểm tốt, điểm khụng tốt, những lời bỡnh luận vui vẻ về bức hỡnh đú, giỳp cho cụng nhõn nhớ lõu. Việc theo dừi hoạt động của cỏn bộ cụng nhõn viờn cú thể làm cho họ khú chịu và làm việc khụng thoải mỏi. Nhưng nếu cụng khai việc làm này thỡ đõy lại là một hỡnh thức tỏc động tốt tới ý thức của người cụng nhõn, giỳp cho họ cú tinh thần trỏch nhiệm hơn đối với nơi làm việc của mỡnh. Kốm theo đú người quản lý cũng nờn đưa ra bảng kiểm tra việc thực hiện sắp xếp, sàng lọc, sạch sẽ, săn súc và giỏo dục mọi người thực hiện nh thế nào cho thớch hợp nhất. Bảng kiểm tra đưa ra cần phải được sự thống nhất của tất cả mọi người và chi tiết tới từng khoản mục, phự hợp với từng đơn vị thực hiện.