III. triển khai Chương trỡnh 5S tại nhà mỏy
3.5.Thực hiện Seiri, Seiton và Seisio hàng ngày
3. Cỏc bước triển khai
3.5.Thực hiện Seiri, Seiton và Seisio hàng ngày
Nhà mỏy phỏt động toàn bộ nhõn viờn thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày
* Đối với phũng ban việc thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ nh sau: - Ở phũng ban luụn cú thựng đựng rỏc được đặt tại một nơi quy định trong phũng. Bàn ghế, tủ hồ sơ, cỏc trang thiết bị khỏc luụn luụn sạch sẽ và được sắp xếp một cỏch thuận tiện nhất.
- Sổ sỏch của phũng được sắp xếp theo cỏc tiờu chớ riờng biệt rừ ràng. Những quyển sổ cần ghi chộp liờn tục, theo dừi hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày của mỗi phõn xưởng nờn bố trớ trờn tủ sao cho dễ lấy và dễ nhận biết. Những quyển sổ chỉ dựng một lần trong một hoặc vài thỏng như bảng cõn đối vật tư hàng thỏng, phiếu đỏnh giỏ nhà cung ứng, hàng hoỏ, nguyờn vật liệu về… nờn bố trớ nơi khu vực làm việc và cú thể ở vị trớ xa hơn so với những quyển dựng hàng ngày (đớnh kốm nhón vàng). Quyển khụng sử dụng hoặc sử dụng quỏ ít cú thể bố trớ ở nơi xa nhất. Vớ dụ như: ở phũng vật tư cỏc văn bản về thực hiện quy định, hướng dẫn làm việc theo ISO 9000:2000 đều được cỏc nhõn viờn thực hiện tốt và thành thạo do đú cú thể trong ngăn tủ kớn ít dựng đến chỉ khi cần mới lấy ra như là tài liệu của phũng (đớnh kốm nhón đỏ). Đối với cỏc quyển sổ theo dừi kiểm tra chất lượng nguyờn liệu chào hàng, sổ theo dừi kiểm tra nguyờn liệu, vật tư đầu vào cho quỏ trỡnh sản xuất, cỏc biờn bản lấy nguyờn vật liệu trong kho…thường xuyờn cần đến đều được sắp xếp trờn 1 tầng của tủ tài liệu, nơi mà mọi nhõn viờn trong phũng đều cú thể quan sỏt dễ nhận thấy và dễ lấy (đớnh kốm nhón xanh). Nguyờn tắc “dễ tỡm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra”: vào trước ra trước, mỗi đồ vật đựoc bố trớ ở vị trớ riờng và cú cỏc biển chỉ dẫn và ranh giới đi kốm, đặt cỏc đồ vật sao cho phự hợp với tần suất sử dụng
Một trong những đặc điểm nhà mỏy sản xuất là phải cần biết cõn đối giữa nguyờn vật liệu đầu vào và đầu ra ở cỏc phõn xưởng nờn họ luụn cần phải cú đầy đủ mọi giấy tờ cần thiết trong việc giao hàng và lấy hàng để đảm bảo rằng luụn cung cấp đủ cho phõn xưởng làm việc khụng để thời gian dỏn đoạn, thời gian chết ở cỏc phõn xưởng khi họ khụng biết là cú cũn nguyờn vật liệu hay khụng. Nếu khụng sắp xếp giấy tờ một cỏch ngăn nắp và theo một trật tự nhất định ngay trờn bàn làm việc của mỡnh thỡ sẽ mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra trong phũng cũn cú thựng đựng rỏc đảm bảo trong phũng luụn sạch sẽ.
Vỡ nhà mỏy cú rất nhiều sản phẩm nờn cú rất nhiều phõn xưởng với đầy đủ mỏy múc thiết bị khỏc nhau và đa dạng, với rất nhiều dầu mỡ cũng nh là rỏc trong quỏ trỡnh làm việc. Do đú trong phõn xưởng phải luụn sạch sẽ khụng cú bụi bẩn trờn sàn nhà, tường, cửa sổ, mỏy múc thiết bị… cỏc phương tiện phục vụ cho việc sản xuất được bố trớ một cỏch hợp lý nhất cho người sử dụng. Việc này khụng phải là dễ đối với cỏc phõn xưởng khi mà cú đầy rẫy cỏc mỏy múc và linh kiện nhỏ, cỏc vỏ tỳi nilong đựng vật liệu ở khắp nơi trong khi nhà mỏy vẫn đang hoạt động ở dạng bỏn tự động. Hầu hết cỏc phõn xưởng nhõn cụng vẫn phải làm trực tiếp bằng tay chõn, nờn nhiờu khi họ ngại khụng dọn nơi làm việc của mỡnh vỡ như vật sẽ làm giảm năng suất làm việc của họ. Nhưng thực tế khụng phải nh vậy nếu họ làm sạch sẽ ngay từ đầu sẽ khụng phải mất thời gian dọn dẹp sau mỗi lần chuyển sang sản phẩm khỏc, nh vậy càng làm giảm năng suất hơn.
Cỏc đối tượng nh thành phẩm, mỏy múc thiết bị, phụ tựng nguyờn vật liệu, phương tiện vận chuyển giữa cỏc phõn xưởng …đều được phõn loại thành: loại khụng sử dụng nữa và loại vẫn cũn sử dụng. Tuỳ theo cỏc tiờu chuẩn của nhà mỏy hoặc thời hạn sử dụng của mỏy múc thiết bị mà cú sự phõn loại đụớ với mỗi đối tượng là khỏc nhau. Với những loại vẫn cũn sử dụng được thỡ quy định vị trớ sắp đặt với số lượng nhất định và theo thứ tự nhất định để dễ nhỡn thấy và thuận tiện cho việc sử dụng chỳng. Với những loại khụng sử dụng nữa như mỏy múc thiết bị đó hết hạn sử dụng, phế phẩm sản phẩm hư hỏng mà nếu sửa chữa thỡ chi phớ cao, cỏc phõn xưởng nờn tiến hành loại bỏ đối với phế phẩm, sản phẩm hư hỏng khụng phục hồi do chi phớ lớn mà hiệu quả sửa chữa nú là khụng cao, nguyờn vật liệu hư hỏng kộm phẩm chất, tiến hành thanh lý mỏy múc thiết bị hư hỏng nặng hoặc hết thời hạn sử dụng, làm giảm lượng hàng hoỏ lưu giữ trong kho, làm thoỏng đóng nơi để nguyờn vật liệu, cho dễ lấy. Chỳ ý đối với việc loại bỏ những sản phẩm khụng cần sử dụng mà gõy thiệt hại kinh tế lớn cho nhà mỏy thỡ phải phõn tớch tỡm ra nguyờn nhõn để cú hành động khắc phục phũng ngừa.
Việc sắp xếp bố trớ trờn phải khụng làm vướng lối đi, dễ dàng đưa trở lại vị trớ ban đầu, khụng vượt quỏ tầm mắt. Vớ dụ nh: Trong phõn xưởng sản xuất hộp
nhựa, do mỏy múc thiết bị khụng đồng bộ nờn dõy truyền sản xuất vẫn cũn sản phẩm sai hỏng trờn từng cồng đoạn. Vỡ vậy càng cần phải vệ sinh sạch sẽ và cú cỏc biện phỏp hữu hiệu nhằm giảm bớt khoảng cỏch thời gian sản xuất giữa cỏc lần sản xuất sản phẩm khỏc nhau. Bờn cạnh cỏc mỏy cuốn, mỏy đúng bao bỡ linh kiện, nờn để thựng đựng cỏc phế phẩm (cỏc giấy búng kớnh được thỏo ra nờn bị loại ra khỏi đường truyền để đến cụng đoạn tiếp theo của quỏ trỡnh sản xuất) nhằm thu gọn cỏc phế phẩm tại chỗ trỏnh lõy lan ra sàn nhà, ra mỏy múc khụng làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc, làm giảm thời gian quột dọn cho cỏn bộ thực hiện vệ sinh. Thựng đựng phế phẩm này được đặt sao cho khụng ảnh hưởng đến lối đi và dễ dàng được đưa lờn xe đẩy để xử lý. Trong phõn xưởng đảm bảo khụng cú bụi bẩn trờn sàn nhà, mỏy múc thiết bị, cỏc hộp đựng sản phẩm, bao bỡ của sản phẩm đó đưa vào sản xuất được sắp xếp vào một chỗ cố định trong phõn xưởng khụng vướng lối đi của mọi người. Nhõn viờn trong phõn xưởng phải luụn luụn lau chựi mỏy múc thiết bị đảm bảo khụng bị han gỉ và xem xột xem cú hư hỏng nhỏ nào khụng sau mỗi lần sản xuất và đảm bảo vẫn cú thể sửa chữa được hư hỏng nhỏ nhằm kết hợp giữa sản xuất và sửa chữa. Tuy nhiờn là cỏc sửa chữa lớn nếu phỏt hiện trong mỗi lần chăm súc của phõn xưởng thỡ yờu cầu phõn xưởng cơ điện sửa chữa.
Cỏc hoạt động mà phõn xưởng tiến hành trong giai đoạn này đều phải dựa theo những tiờu chuẩn đó định bởi ban điều hành.
- Tại cỏc kho là nơi trực tiếp quan hệ với cả bờn ngoài và bờn trong nhà mỏy nờn cần phải được sắp xếp gọn gàng và ngăn nắp, sạch sẽ để bảo quản nguyờn vật liệu. Vỡ nhà mỏy toàn những nguyờn vật liệu là cỏc chi tiết linh kiện nhỏ bằng đồng, chỡ, thộp, nhựa… nờn cũng khụng đũi hỏi mụi trường bảo quản khắt khe. Nhưng đối với cỏc loại hoỏ chất làm hàn gắn và cần dựng trong lỳc sản xuất thỡ cần phải cú sự bảo quản kỹ lưỡng và mụi trường thớch hợp để khụng làm ảnh hưởng đến nguyờn vật liệu này cũng như là việc gõy chỏy nổ. Vỡ vậy
cần phải cú một kho riờng để cỏc loại vật liệu này dự là nhỏ để khụng ảnh hưởng đến cỏc vật liệu khỏc trong quỏ trỡnh cung ứng.
Việc sàng lọc, và sắp xếp trong kho là 2 khõu quan trọng nhất của toàn bộ quỏ trỡnh nếu muốn cho cụng việc được trụi chảy. Giấy tờ xuất kho và nhập kho là rất nhiều do đú cần phải được ghi lại đầy đủ và sắp xếp theo một trật tự thống nhất giữa cỏc kho với nhau, để cú sự trao đổi dễ dàng. Riờng đối với kho bỏn thành phẩm, thường xuyờn cú sự qua lại trao đổi giữa cỏc phõn xưởng nờn cần phải sắp xếp cỏc phương tiện vậ chuyển sao cho dễ lấy, dễ đi.
Thụng thường chỳng ta thường thực hiờn cụng việc sắp xếp trong kho theo nguyờn tắc tần suõt sử dụng miễn sao làm cho cỏc nguyờn vật liệu: dễ lấy ra, dễ cất vào, dễ nhỡn thấy,… túm lại là đảm bảo hiệu năng trong quỏ trỡnh sử dụng. Vớ dụ nh chia tần suất ra thành: sử dụng hàng ngày, hàng tuần, hàng thỏng hoặc là sử dụng 3 thỏng/1 lần; 6thỏng/1 lần;1 năm/1 lần và >1 năm… Tần số sử dụng càng cao càng thường xuyờn thỡ càng nờn để ở những nơi dễ nhỡn thấy và ngược lại. Đối với những vật ít sử dụng nờn cõn nhắc việc thanh lý đi và mua vật khỏc thay thế hay giữ lại khi cần đến.