Để thực hiện dịch vụ có chất lượng, công ty cũng xác đinh điều đầu tiên phải làm là quán triệt tư tưởng đặt chất lượng dịch vụ lên hàng đầu đến toàn thể cán bộ nhân viên trong công ty. Từ nhận thức mới có thể đi đến hành động được. Điều đó thể hiện ngay từ bản tuyên bố về sứ mệnh mà Châu Giang đã đặt ra cho mình: “Cung cấp các dịnh vụ logistics cho khách hàng một cách nhanh chóng, hiệu quả và kinh tế nhất bằng một đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, hiểu biết, cho phép nắm bắt được nhu cầu và đáp ứng trên cả sự mong đợi của khách hàng”.
Chiến lược của công ty sẽ do Hội đồng quản trị quyết định và thông qua, dựa vào các phân tích, đánh giá về điểm mạnh điểm yếu của công ty và cả những cơ hội thách thức từ môi trường bên ngoài. Ban Giám đốc gồm Giám đốc và các Phó Giám đốc sẽ chịu trách nhiệm đề ra thành các kế hoạch cụ thể và theo một lộ trình xác định. Từ đó, các kế hoạch này được triển khai trên thực tế nhờ các Trưởng phòng ban, bộ phận cùng đội ngũ nhân viên của mình. Mỗi cá nhân cũng phải đề ra kế hoạch nhiệm vụ cụ thể cho mình và những mục tiêu ngắn, dài hạn như về doanh thu, lợi nhuận, khách hàng... Có thể ban đầu, công ty đưa ra dịch vụ phục vụ khách hàng với một mức giá thấp hơn so với đối thủ cạnh tranh nhưng về lâu dài, chất lượng dịch vụ vẫn được đặt lên hàng đầu. Trong đó, xây dựng một đội ngũ nhân lực chuyên nghiệp, có chất lượng được đặt vào hàng chiến lược.
Để dịch vụ được cung cấp thì ngay từ đầu phải có một qui trình chuẩn để các nhân viên có thể dựa vào và có một chuẩn mực để thực hiện. Công ty đã thiết kế hai qui trình nghiệp vụ chuẩn cho phòng hàng xuất và phòng hàng nhập. Một cách khái quát, qui trình chuẩn bao gồm các nghiệp vụ chính sau đây:
(Phòng hàng xuất)
- Tiếp nhận thông tin đầu vào (Từ nhân viên Sales, khách hàng, co-loader, đại lý...): yêu cầu đủ các thông tin cần thiết về lô hàng để tiến hành booking, chính sách giá, lập bộ chứng từ, tiến hành các thủ tục cần thiết...
- Phân công nhiệm vụ cho từng người (Tùy bộ phận tin hay chứng từ): booking chỗ với hãng tàu, fax booking và lệnh đóng hàng cho khách, lập các chứng từ như Cargo, Manifest, HB/L, Invoice...(Các chứng từ chi tiết được hướng dẫn lập theo một mẫu sẵn có của công ty, lập và sửa chứng từ luân chuyển nội bộ công ty giữa các phòng ban và với khách hàng, hãng tàu, đại lý...)
- Nghiêp vụ khai báo hải quan, làm C/O, kiểm dịch, hun trùng... - Thông báo kho nhận hàng, điều phối xe vận chuyển;
Yêu cầu các công việc trên phải được thực hiện một cách nhanh chóng và đảm bảo chính xác. Đặc biệt là các loại chứng từ yêu cầu phải chính xác một cách
tuyệt đối vì chỉ cần một sơ suất nhỏ cũng có thể dẫn đến chậm tiến độ, thậm chí mất cả một lô hàng. Qui trình chuẩn được công ty thiết kế rất chi tiết, theo thứ tự từng công việc, mỗi việc lại yêu cầu cần phải làm những gì, như thế nào và ai sẽ đảm nhiệm công việc đó, thời gian qui định phải hoàn thành... Phân chia công việc một cách tỉ mỉ và phân công cụ thể giúp cho những người thực hiện có thể bám sát qui trình, không bị bỏ sót cũng như trùng chéo nhiệm vụ, góp phần đảm bảo chất lượng dịch vụ.
Chính sách giá cả và tín dụng cho khách hàng cũng được công ty điều chỉnh để thỏa mãn tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Phòng nhập và phòng xuất có trách nhiệm giao dịch với các đại lý, hãng tàu... để hàng tháng đưa ra một bảng giá cước vận tải và các chi phí khác. Bảng này khi bán lại cho khách hàng sẽ được kênh lên một cách linh hoạt tùy thuộc vào giá cả của đối thủ cạnh tranh, khối lượng hàng, khách hàng thường xuyên hoặc khi cần thiết lập mối quan hệ... Công ty có thể tạm ứng một số chi phí cho khách hàng như thuế, cước vận tải...
