Mua hàng là một hoạt động quan trọng đảm bảo vật tư đầy đủ về số lượng, chất lượng cho sản xuất, đảm bảo sản xuất diễn ra trôi chảy, thường xuyên theo đúng kế hoạch. Do vậy, trước khi mua hàng thực tế cần xem xét,
NguyÔn ThÞ YÕn Th¬ng m¹i 47 C
cân nhắc kỹ lưỡng, xuất phát từ nhu cầu vật tư, và sản xuất thực tế của công ty. Để làm tốt công tác mua sắm vật tư, công ty tổ chức hoạt động này theo các bước sau:
• Bước 1: Xác định yêu cầu mua vật tư
Xác định yêu cầu mua vật tư về mặt hàng, số lượng, chất lượng và thời gian được lấy ở phòng Kinh doanh và vật tư của công ty (Được tổng kết từ nhu cầu sản xuất thức tế, đánh giá lượng tồn kho, các nguồn vật tư có thể huy động của vật tư, kế hoạch sản xuất cụ thể của công ty, tình hình thực hiện của các kỳ trước). Sau khi phòng Kinh doanh và vật tư lập được danh sách vật tư cùng với các kế hoạch cụ thể về số lượng, chất lượng, thời gian,... thì trình giám đốc phê duyệt.
• Bước 2: Lựa chọn nhà cung ứng vật tư
Khi lựa chọn nhà cung ứng vật tư, công ty luôn tuân theo phương pháp “Đa dạng hoá nhà cung ứng”. Có nhiều lý do để công ty lựa chọn phương pháp này, như là: Do đặc điểm sản xuất tàu của công ty nên danh mục vật tư của công ty rất đa dạng, phong phú nhiều chủng loại với các yêu cầu rất khác về số lượng, chất lượng, thời gian,... Chính vì vậy, việc tập trung vào số ít nhà cung ứng sẽ không đáp ứng tốt nhu cầu vật tư của công ty. Lý do nữa là khi đa dạng hoá nhà cung ứng, công ty có khả năng chủ động đầu vào cho sản xuất, tối thiểu hoá giá cả đầu vào, tránh tình trạng bị ép giá do nhà cung ứng độc quyền. Tiêu chuẩn để lựa chọn nhà cung ứng là:
+ Giá cả hợp lý, hàng đảm bảo chất lượng, có đủ khả năng cung ứng đủ về số lượng, đáp ứng được yêu cầu về thời gian, ổn định;
+ Các ưu đãi về giao nhận hàng và vận chuyển hàng;
+ Các dịch vụ sau bán hàng mà nhà cung ứng có thể cung cấp cho công ty như; lắp đặt, bảo hành,...
Thực hiện tốt chủ trương này nên việc đảm bảo vật tư cho sản xuất của công ty khá ổn định. Bên cạnh đó, công ty cũng đã tạo được những mối quan hệ làm ăn tốt, gắn bó, trung thành với một số nhà cung ứng đáng tin cậy.
Bảng 6: Một số nhà cung ứng vật tư cho Công ty Cổ phần đóng tàu Hà Nội
Số TT Tên nhà cung ứng Vật tư
1 Công ty ống thép 190 Tôn, sắt, thép
2 Công ty xây lắp thương mại 1 Tôn, sắt, thép 3 Công ty TNHH kinh doanh thép và vật tư
Bình Minh
Sắt, thép 4 Công ty TNHH kim khi Hoàn Phong Sắt, thép
5 Công ty que hàn Việt Đức Que hàn
6 Công ty ôxi- đất đèn Yên Viên Ôxi
7 Công ty TNHH Hoàng Long Các phụ tùng điện
8 Công ty TNHH Thái Dương Dây điện
9 Công ty TNHH kỹ thuật hàng hải Trung Thu Anh
Các thiết bị kỹ thuật điện
10 HTX sản xuất và cung ứng vật tư công nghiệp Máy tời neo mũi, lái
Nguồn: Phòng Kinh doanh và vật tư
• Bước 3: Thương lượng, đặt hàng
Sau khi đã lựa chọn được nhà cung ứng phù hợp với điều kiện yêu cầu và tài chính của công ty, phòng kinh doanh và vật tư cử nhân viên có đủ kinh nghiệm, hiểu biết tiến hành đi mua hàng. Nhân viên đi mua vật tư của công ty đi gặp mặt, thương lượng và đặt hàng với các nhà cung ứng vật tư. Đội ngũ nhân viên đi mua hàng của Công ty Cổ phần đóng tàu Hà Nội thường có 3
người được phân công trách nhiệm cụ thể: Người phụ trách thu mua vật liệu chính như: tôn, sắt, thép... Người phụ trách mua các loại vật liệu phụ như: sơn, ôxi, bulông,... Người phụ trách mua các phụ tùng, thiết bị, công cụ dụng cụ như bàn ren, bàn trải sắt, cao su cách điện...Thương lượng, đàm phàn là giai đoạn quan trọng trong quá trình mua hàng, cần đề cập tới các vấn đề sau:
+ Số lượng, quy cách, phẩm chất của vật tư.
+ Giá cả và sự điều chỉnh giá cả khi có sự biến động trên thị trường. + Phương thức và điều kiện thanh toán (thời gian, hình thức và phương tiện thanh toán, các điều kiện ưu đãi trong thanh toán (nếu có)...).
+ Phương thức và điều kiện giao hàng (giao hàng tại kho của nhà cung ứng hay tại kho của công ty), thời hạn giao hàng.
+ Thủ tục giải quyết các tranh chấp phát sinh (nếu có)
Khi đi đến ký kết hợp đồng cần phải nêu rõ các điều khoản và các thoả thuận đã bàn tới trong quá trình thương lượng, đàm phán và cần phải đúng luật.
• Bước 4: Vận chuyển và giao nhận vật tư
Sau khi đã khi hợp đồng, công ty vẫn luôn phải kiểm tra, đôn đốc nhà cung ứng thực hiện đúng hợp đồng. Việc vận chuyển và giao nhận hàng được thực hiện theo như hợp đồng. Công ty chuẩn bị tiếp nhận vật tư đầy đủ chứng từ, phương tiện để tiếp nhận vật tư. Khi nhận hàng, người có trách nhiệm nhận hàng (thủ kho và nhân viên phòng Kiểm tra chất lượng sản phẩm) sẽ kiểm tra vật tư kỹ lưỡng về các mặt số lượng, quy cách, phẩm chất vật tư theo như quy định. Nếu có vấn đề nào khác thường (như thừa, thiếu hay không đúng phẩm chất... ) sẽ lập biên bản và lưu lại để xử lý kịp thời. Việc kiểm tra sẽ được lập thành biên bản kiểm nghiệm theo mẫu số 05 – VT*, ban hành theo quyết định số 186 của Bộ Tài chính.
Sau khi nhận hàng, công ty sẽ thanh toán cho nhà cung ứng như hợp đồng đã ký. Các bên thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ của mình. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng và sau khi đã kiểm tra đầy đủ, thủ kho sẽ tiến hành phân loại, lựa chọn, ghép đồng bộ và sắp xếp nhập kho vật tư thích hợp.
Khi nhập kho phải có đầy đủ các chứng từ liên quan (hoá đơn, phiếu nhập kho), và ghi phiếu nhập kho (Mẫu số 01VT*- Ban hành theo quyết định số 1141- Bộ Tài chính).