Căn cứ theo nhu cầu sản xuất, tiêu dùng vật tư thực tế, công ty xây dựng kế hoạch mua sắm vật tư theo từng tháng, quý nhằm đảm bảo vật tư cho sản xuất luôn được đầy đủ, đồng bộ và kịp thời. Để có được kế hoạch mua sắm tốt, trước tiên công ty tiến hành nghiên cứu thị trường vật tư trong và ngoài nước thật kỹ lưỡng. Công ty sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp thu thập và xử lý, phân tích thông tin để có được những thông tin chính xác, đáng tin cậy.
Có thể thu thập thông tin từ nhiều nguồn như: mạng internet – đây là nguồn phổ biến cho rất nhiều thông tin nhưng độ tin cậy không được đảm bảo, đòi hỏi người thu thập và xử lý thông tin cần phải nhạy bén, chọn lọc. Cũng có thể tìm hiểu giá cả vật tư thông qua các báo giá của nước ngoài, của các nhà cung ứng vật tư trên thị trường. Hoặc trực tiếp đi tham khảo tình hình thị trường thực tế, cách này khá tồn kém và mất thời gian. Công ty thường xuyên cập nhật thông tin về thị trường vật tư đóng tàu và thị trường vận tải hàng hải trong và ngoài nước để đề phòng và hạn chế các biến động có thể xảy ra.
Bước thứ hai của công tác lập kế hoạch mua sắm vật tư là xác định nhu cầu vật tư cần dùng. Dựa vào tính toán nhu cầu vật tư như trên (công tác xác định nhu cầu vật tư cho sản xuất) ta có thể biết được nhu cầu vật tư thực tế cần của công ty. Trước khi mua vật tư, công ty tiến hành kiểm tra lại các nguồn vật tư có thể huy động được. Đó là các nguồn: tồn kho, vật tư đang đi đường chư về nhập kho, các loại vật tư từ kỳ trước chuyển sang, các sản phẩm dở dang, nguồn vật tư tiết kiệm được, vật tư tự sản xuất được hay huy động được từ liên doanh liên kết với các công ty khác. Sau khi đã kiểm tra lại toàn bộ các khả năng có thể, bộ phận vật tư và kinh doanh tiến hành xác định nhu cầu vật tư cần mua sắm bên ngoài.
Để có kế hoạch mua sắm vật tư đúng đắn, hợp lý, công ty lập ra các kế hoạch đảm bảo vật tư theo quý và theo tháng. Để lập kế hoạch đảm bảo vật tư theo quý, công ty căn cứ vào kế hoạch sản xuất của các phân xưởng trong thời gian dài, lượng vật tư tồn kho thực tế từng loại vật tư ở thời điểm lập kế hoạch, lượng vật tư dự trữ theo kế hoạch, năng lực sản xuất của máy, của công nhân. Trên cơ sở kế hoạch đảm bảo vật tư quý, phòng kinh doanh và vật tư sẽ tổ chức liên hệ với các nhà cung ứng đặt mua vật tư, tổ chức hạch toán và kiểm tra mức độ đảm bảo vật tư, xác định lượng tiền mua vật tư, kế hoạch vận chuyển và bốc xếp. Kế hoạch đảm bảo vật tư tháng được phòng kinh
doanh và vật tư tiến hành lập vào ngày 25- 30 hàng tháng, trên cơ sở kế hoạch sản xuất thực tế của các phân xưởng, mức sản phẩm sản xuất ra. Kế hoạch sản xuất do giám đốc, phó giám đốc kỹ thuật, các quản đốc các phân xưởng và phòng kỹ thuật xây dựng.
Trong thực tế sản xuất có nhiều khi công ty phải điều chỉnh lại kế hoạch vật tư do các biến động xảy ra trong quy trình sản xuất hay do biến động trên thị trường nhằm phù hợp với điều kiện thực tế. Thông thường, công ty thực hiện điều chỉnh trong các trường hợp như sau:
+ Các phân xưởng hoàn thành vượt mức kế hoạch sản xuất mà không cần thêm vật tư.
+ Các phân xưởng không hoàn thành kế hoạch sản xuất và yêu cầu cần thêm vật tư để sản xuất.
+ Công ty mới áp dụng máy móc kỹ thuật mới, hiện đại làm thay đổi nhu cầu vật tư trong sản xuất, sử dụng vật tư tiết kiệm hơn.
+ Có sự thay đổi về thời gian, tiến độ giao tàu trong hợp đồng được thoả thuận lại, hay sự điều chỉnh trong kế hoạch sản xuất của công ty do điều kiện chủ quan nào đó.
+ Khi có biến cố trong mua sắm vật tư, nhà cung ứng không giao đủ hàng theo hợp đồng, hay giao hàng không đúng thời gian trong hợp đồng, làm ảnh hưởng tới quy trình sản xuất, công ty chưa có đủ vật tư dự phòng, chưa liên hệ cung ứng vật tư kịp cho sản xuất.
Khi đã lập ra kế hoạch đảm bảo vật tư và mua sắm vật tư nhưng công ty vẫn luôn tiến hành kiểm tra thường xuyên để có những điều chỉnh kịp thời với những biến động cả trong và ngoài công ty.