Ngoài cỏc văn bản tham chiếu cho hoạt động TTQT, VPBank căn cứ vào điều lệ về tổ chức, hoạt động cũng như quyền hạn của mỡnh để ban hành cỏc quyết định, văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ. Cỏc quy định về nghiệp vụ cũng như trỏch nhiệm, quyền hạn của cỏc chuyờn viờn được quy định rừ ràng trong tập “ Văn bản hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ” được lưu hành nội bộ. Cỏc văn bản này thường xuyờn được cập nhật để phự hợp với tỡnh hỡnh kinh tế hiện tại và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cỏc doanh nghiệp khi tham gia vào hoạt động XNK.
Cỏc quy định về chiết khấu hối phiếu đũi nợ kốm theo bộ chứng từ xuất khẩu căn cứ vào Điều lệ của ngõn hàng VPBank, quy chế ban hành văn bản định chế số 296/2010/QC-HĐQT ngày 12/7/2010 của Hội động quản trị và quy định số 4719/2011/QĐ-TGĐ ngày 05/9/2011
Cỏc quy định về Thấu chi tài khoản với khỏch hàng doanh nghiệp được căn cứ vào quy chế cho vay của tổ chức tớn dụng với khỏch hàng, ban hành kốm theo quyết định số 1627/2001/QĐ-NHNN ngày 31/12/2001, đó được sửa đổi bổ sung theo quyết định số 127/2005/QĐ-NHNN ngày 03/02/2005 và quyết định số 783/2005/QĐ-NHNN ngày 31/5/2005 của Thống đốc NHNN và văn bản sửa đổi số 354/2010/QĐ-TGĐ ngày 20/03/2010
Cỏc quy định về Bảo lónh được căn cứ vào quy chế bảo lónh của VPBank đối với khỏch hàng số 955/QC-HĐQT ngày 23/11/2007 của Hội đồng quản trị và quy chế cấp tớn dụng khụng cú tài sản bảo đảm ( hoặc bảo đảm một phần bằng
tài sản) ban hàng kốm theo quyết định số 920-2009/QĐ-HĐQT ngày
22/09/2009, căn cứ theo quyết định số 1414-2009/QĐ-TGĐ và quyết định số 1415-2009/QĐ-TGĐ ngày 30/9/2009 về bảo lónh và phớ bảo lónh
Quy định về tài trợ dự ỏn trọn gúi được căn cứ quy chế điều hành của tổng giỏm đốc VPBank ban hàng theo quyết định số 04/2010/QĐ-TGĐ ngày
06/01/2010
Quy định giải ngõn, phỏt hành bảo lónh, mở L/C căn cứ theo quyết định số 332-2011/TB-TGĐ
2.2 QUY TRèNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ TÀI TRỢ XUẤT NHẬP KHẨU 2.2.1 Cỏc hỡnh thức tài trợ xuất nhập khẩu
Tài trợ nhập khẩu theo phương thức nhờ thu, cú hai loại là: nhờ thu trơn ( clean collection) và nhờ thu kốm chứng từ theo điều kiện D/P và D/A. Ngoài ra cũn cú hỡnh thức cho vay thanh toỏn L/C, cho vay trờn cơ sở hối phiếu tự nhận nợ và cho vay theo phương thức chuyển tiền.
Tài trợ xuất khẩu theo cỏc hỡnh thức sau: tài trợ trờn cơ sở hối phiếu, trờn cơ sở L/C trong thanh toỏn hàng xuất, chiết khấu bộ chứng từ và tài trợ thụng qua bảo lónh.
2.2.2 Quy trỡnh thực hiện hoạt động tài trợ nhập khẩu
2.2.2.1. Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ
Chi nhỏnh chỉ phỏt hành L/C khi cú đủ cỏc điều kiện sau:
Chưa sử dụng hết hạn mức tài khoản điều chuyển vốn dư cú của chi nhỏnh, cũn khả năng thanh toỏn tổng giỏ trị toàn bộ cỏc L/C mà chi nhỏnh đó phỏt hành và cú đủ khả năng để thanh toỏn cho L/C mà khỏch hàng mới yờu cầu.
Giỏ trị của L/C, số dư mở L/C, mức kớ quỹ phải thực hiện theo đỳng cỏc quy định hiện hành của ngõn hàng VPBank, trường hợp ngoại lệ phải được sự chấp thuận bằng văn bản của cấp trờn.
Hàng húa khụng nằm trong danh mục cấm nhập do Nhà nước và Bộ Cụng Thương quy định.
Khỏch hàng cũn đủ hạn mức phỏt hành L/C. Trong trường hợp hết hạn mức phỏt hành L/C, khỏch hàng phải đỏp ứng đầy đủ điều kiện cần thiết để chi nhỏnh duyệt yờu cầu bổ sung hạn mức phỏt hành L/C cho khỏch hàng.
Hồ sơ xin mở L/C của khỏch hàng bao gồm:
Cỏc loại hồ sơ phỏp lý như : Quyết định thành lập doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, mó số XNK, Giấy phộp nhập khẩu của Bộ Cụng Thương. Cỏc giấy tờ liờn quan đến hợp đồng thương mại như: Giấy đề nghị mở L/C, Giấy cam kết thanh toỏn, Hợp đồng ngoại thương bản gốc, trong trường hợp hợp đồng được ký qua FAX hoặc email thỡ đơn vị phải đúng dấu trờn bản photo để xỏc nhận việc ký hợp đồng và đơn vị hoàn toàn chịu trỏch nhiệm về tớnh xỏc thực và phỏp lý của bản hợp đồng đú, hợp đồng ủy thỏc ( nếu cú). Đối với những L/C thanh toỏn bằng vốn vay từ Quỹ hỗ trợ đầu tư hoặc vay từ ngõn hàng khỏc thỡ khỏch hàng phải cung cấp giấy Bảo lónh thanh toỏn do Quỹ hoặc ngõn hàng cho vay phỏt hành.
Tất cả cỏc giấy tờ trờn đều phải xuất trỡnh và lưu bản photo tại chi nhỏnh, trừ những giấy tờ sau cần phải giữ bản gốc: Hợp đồng vay vốn, Giấy cam kết thanh toỏn, Giấy đề nghị mở L/C, tờ trỡnh phờ duyệt mở L/C.
2.2.2.2 Nghiờn cứu và thẩm định hồ sơ xin vay
Sau khi khỏch hàng nộp hồ sơ xin vay, cỏc chuyờn viờn tớn dụng doanh nghiệp sẽ nghiờn cứu và thẩm định hồ sơ xin vay của khỏch hàng tựy vào mục đớch sử dụng vốn vay
Thẩm định khỏch hàng đề nghị phỏt hành L/C bao gồm: thẩm địnhhồ sơ tư cỏch phỏp nhõn của khỏch hàng, uy tớn, lịch sử hỡnh thành và phỏt triển, năng lực, kinh nghiệm, cơ cấu tổ chức của khỏch hàng, xem xột tỡnh hỡnh kinh doanh và khả năng tài chớnh của khỏch hàng, kiểm tra mối quan hệ của khỏch hàng với cỏc tổ chức tớn dụng khỏc thụng qua hệ thống CIC, thẩm định phương ỏn mở L/C nhập khẩu của khỏch hàng. Sau đú thẩm định cỏc yờu cầu phỏt hành, điều chỉnh L/C theo mẫu của VPBank. Kiểm tra cỏc hợp đồng nhậpkhẩu hoặc cỏc giấy tờ tương đương hợp đồng ( invoice, Purchase Order, Proforma Invoice,…),
hợp đồng đầu ra/ Phương ỏn kinh doanh và cỏc tài liệu liờn quan đến kế hoạch tiờu thụ hàng húa theo L/C, giấy phộp xuất nhập khẩu ( đối với khỏch hàng XNK trực tiếp), hạn ngạch được cấp đối với lụ hàng nếu là hàng húa quản lý bằng hạn ngạch, hợp đồng mua bỏn ngoại tệ để ký quỹ/ thanh toỏn L/C
Nội dung thẩm định
Khỏch hàng được phộp kinh doanh mặc hàng XNK theo L/C ( kiểm tra cỏc ngành nghề trong đăng ký kinh doanh của khỏch hàng). Trong trường hợp mặt hàng nhập khẩu theo L/C là mặt hàng kinh doanh cú điều kiện, phải kiểm tra việc khỏch hàng cú đủ điều kiện kinh doanh mặt hàng đú ( thể hiện bằng cỏc
giấy chứng nhận của cỏc cơ quan cú thẩm quyền liờn quan). Hạn ngạch nhập khẩu mặt hàng theo L/C ( trong trường hợp mặt hàng nhập khẩu là mặt hàng được quản ký theo hạn ngạch). Sau đú đỏnh giỏ người cung cấp hàng húa để đỏnh giỏ được về chất lương, uy tớn trong việc giao hàng ( khả năng thực hiện đỳng nghĩa vụ giao hàng của người cung cấp), trỏnh những rủi ro tiềm ẩn trong việc mua hàng.
Nguồn thụng tin để đỏnh giỏ người cung cấp cú thể thực hiện thụng qua: mối quan hệ giữa khỏch hàng mở L/C và người cung cấp thể hiện ở cỏc hợp đồng/ Đơn hàng đó thực hiện ( số lương, giỏ trị), uy tớn của người cung cấp đối với khỏch hàng hoặc đối tỏc khỏc tại Việt Nam, uy tớn trờn thị trường quốc tế núi chung của người cung cấp ( tỡm hiểu thụng qua bỏo chớ, Internet, nguồn khỏc)
2.2.2.3 Phờ duyệt và cấp hạn mức phỏt hành L/C
Đối với cỏc L/C kớ quĩ dưới 100% trị giỏ L/C đều phải qua cỏc phũng kinh doanh thẩm định và được giỏm đốc hoặc người được uỷ quyền phờ duyệt bằng văn bản trước khi chuyển bộ phận tài trợ xuất nhập khẩu thực hiện. Khi chuyển hồ sơ phỏt hành L/C sang bộ phận tài trợ này, cỏc phũng kinh doanh phải đảm bảo cú đủ hạn mức phỏt hành L/C và ghi rừ số facility cấp cho việc mở L/C trong tờ trỡnh phỏt hành Thư tớn dụng đó được phờ duyệt.
Đối với L/C kớ quỹ 100%, khỏch hàng trực tiếp làm việc với bộ phận tài trợ xuất nhập khẩu. Bộ phận này sẽ cú trỏch nhiệm xem xột hồ sơ mở L/C và lập giấy thụng bỏo đề nghị cỏc phũng kinh doanh cấp hạn mức mở L/C
2.2.2.4. Đăng kớ và phỏt hành L/C NK
Khi hồ sơ để phỏt hành L/C NK của khỏch hàng đó đầy đủ cỏc điều kiện theo qui định chuyờn viờn chọn sản phẩm LETTER OF CREDIT, vào chức năng LETTER CREDIT REGISTRATION để đăng kớ phỏt hành L/C. Hệ thống sẽ tạo và chỉ định 1 số tham chiếu duy nhất cho mỗi L/C được đăng kớ mới bao gồm 12 kớ tự.
Chương trỡnh mỏy tớnh sẽ tự động kiểm tra cỏc yếu tố cần thiết theo chế độ tớn dụng và cỏc quy định hiện hành về việc phỏt hành L/C NK của VPBank. Nếu giỏ trị L/C vượt quỏ hạn mức phỏt hành L/C cũn lại hoặc mức kớ quĩ chưa đủ mức tối thiểu theo qui định thỡ hệ thống sẽ yờu cầu nhập mật khẩu của Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người được uỷ quyền.
2.2.2.5 Nhận, kiểm tra chứng từ và chấp nhận thanh toỏn
Sau khi nhận được bộ chứng từ, chuyờn viờn phải vào sổ theo dừi giao nhận chứng từ, ghi ngày nhận chứng từ, kớ và đúng dấu đơn vị mỡnh trờn Covering letter đồng thời nhập cỏc thụng tin cần thiết vào hồ sơ bộ chứng từ trờn
mỏy tớnh. Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ từ bưu điện, chi nhỏnh phải hoàn tất việc kiểm tra bộ chứng từ, nếu quỏ thời hạn trờn chi nhỏnh mất quyền khiếu nại về chứng từ đú.
Nội dung kiểm tra bao gồm: Số lượng của từng loại chứng từ theo qui định của L/C, kiểm tra sự phự hợp của chứng từ với cỏc điều khoản và điều kiện của L/C, sự nhất quỏn thể hiện trờn bề mặt của cỏc chứng từ và sự phự hợp của chứng từ với UCP 600 của ICC.
Nếu chứng từ khụng cú sai sút:
Đối với L/C trả ngay: Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chuyờn viờn sẽ lập điện để thanh toỏn theo chỉ dẫn trong thư đũi tiền của ngõn hàng gửi chứng từ. Kiểm soỏt viờn sẽ kiểm tra lại hồ sơ, nếu chớnh xỏc chuyển cho Giỏm đốc chi nhỏnh hoặc người được uỷ quyền phờ duyệt, thực hiện lưu hồ sơ và gửi cho khỏch hàng giấy bỏo nợ, hoỏ đơn thuế VAT.
` Đối với L/C trả chậm: chuyờn viờn lập thụng bỏo chứng từ đến và kết quả kiểm tra chứng từ để chuyển cho khỏch hàng. Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ, chi nhỏnh lập điện thụng bỏo chấp nhận thanh toỏn.
Cuối cựng, giao chứng từ cho khỏch hàng sau khi đó hoàn tất cỏc thủ tục cần thiết.
Trường hợp chứng từ cú sai sút:
Trong khoảng thời gian 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ nếu kiểm tra thấy sự sai sút nội dung chứng từ ngõn hàng phải lập điện thụng bỏo sai sút và từ chối thanh toỏn đồng thời lập thụng bỏo gửi cho khỏch hàng để chờ chấp nhận thanh toỏn. Cỏc sai sút của bộ chứng từ phải được thụng bỏo đầy đủ ngay lần thụng bỏo đầu tiờn, khụng được phộp thụng bỏo bổ sung. Khoản phớ thụng bỏo từ chối thanh toỏn sẽ trừ vào số tiền thanh toỏn L/C (nếu khỏch hàng chấp nhận chứng từ sai sút).
Trong vũng 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận được thụng bỏo sai sút của ngõn hàng, khỏch hàng phải thụng bỏo quyết định chấp nhận sai sút hoặc khụng và gửi lại. Nếu sau 05 ngày khỏch hàng khụng cú ý kiến thỡ coi như khỏch hàng từ chối chứng từ, ngõn hàng tiến hành xử lớ bộ chứng từ theo chỉ dẫn của ngõn hàng gửi chứng từ.
Cỏc quy trỡnh thực hiện nghiệp vụ phỏt hành L/C nhập khẩu của ngõn hàng VPBank đó được nờu rất rừ và chi tiết, điều này giỳp cỏc chuyờn viờn thanh toỏn quốc tế dễ dàng thực hiện nghiệp vụ của mỡnh.
2.2.3 Quy trỡnh thực hiện hoạt động tài trợ xuất khẩu
Chi nhỏnh tiếp nhận thụng bỏo sửa đổi L/C cho khỏch hàng trong cỏc điều kiện sau:
- Nhận được L/C đó xỏc thực từ Hội sở chớnh
- Nhận được L/C đó được xỏc thực kốm thụng bỏo L/C từ cỏc ngõn hàng khỏc trong nước.
Trường hợp chi nhỏnh nhận L/C từ một ngõn hàng thụng bỏo khỏc, chi nhỏnh phải cú trỏch nhiệm xỏc thực chữ kớ của ngõn hàng thụng bỏo đú. Trường hợp khụng thể xỏc thực thỡ thụng bỏo cho khỏch hàng với lưu ý rằng L/C chưa được xỏc thực.
2.2.3.2. Nhận chứng từ
Ngay khi nhận bộ chứng từ của khỏch hàng, nhõn viờn sẽ yờu cầu khỏch hàng xuất trỡnh:
- Bản gốc L/C và bản gốc cỏc sửa đổi liờn quan đó được xỏc thực (trờn bản gốc phải cú dấu của ngõn hàng thụng bỏo)
- Bản gốc thụng bỏo L/C và cỏc bản gốc thụng bỏo sửa đổi L/C của ngõn hàng thụng bỏo để xỏc minh tớnh chõn thực của L/C và phải chắc chắn L/C cũn giỏ trị chưa thanh toỏn để cú thể gửi đi đũi tiền ngõn hàng phỏt hành. Giỏ trị đũi thanh toỏn phải tương ứng với giỏ trị của lần giao hàng cần thanh toỏn.
- L/C chưa đến ngày hết hạn hiệu lực.
2.2.3.3. Kiểm tra chứng từ và nhập hồ sơ bộ chứng từ
Chi nhỏnh nhận, kiểm tra và xử lớ chứng từ trong phạm vi 05 ngày làm việc kể từ sau ngày nhận chứng từ.
Chuyờn viờn TTQT cần tiến hành kiểm tra chứng từ bao gồm: L/C bản gốc và cỏc bản gốc sửa đổi đó được xỏc thực, kiểm tra số lượng, loại chứng từ theo qui định trong L/C và cỏc nội dung trờn từng loại chứng từ bảo đảm phự hợp với cỏc điều khoản và điều kiện qui định trong L/C đảm bảo sự thống nhất giữa cỏc chứng từ và sự phự hợp với UCP600
Trường hợp chứng từ khụng cú sai sút chuyờn viờn sẽ lập bảng kờ chứng từ kốm theo chỉ thị hoàn tiền. Sau đú chuyển toàn bộ chứng từ cho người cú trỏch nhiệm kớ và chuyển cho giỏm đốc chi nhỏnh.
Trường hợp chứng từ cú sai sút xử lớ như sau: Đề nghị khỏch hàng thay thế, sửa chữa nhưng trong khoảng thời gian cú hiệu lực của L/C. Nếu sai sút khụng thể thay thế, sửa chữa được thỡ đề nghị khỏch hàng yờu cầu người mua sửa chữa L/C. Nếu sai sút đó được sửa chữa hoặc đó được chấp nhận, chi nhỏnh cần kớ hậu hối phiếu, lập bảng kờ chứng từ kốm chỉ thị hoàn tiền, lưu giữ và gửi bộ chứng từ đi. Nếu sai sút khụng được ngõn hàng phỏt hành chấp nhận thỡ chi
nhỏnh chỉ đúng vài trũ là ngõn hàng gửi chứng từ, mọi rủi ro thanh toỏn trong trường hợp này thuộc về khỏch hàng.
2.2.3.4. Theo dừi và tra soỏt việc thanh toỏn chứng từ hàng xuất
Trường hợp bộ chứng từ gửi đi đũi tiền sau 15 ngày mà khụng cú hồi õm, chi nhỏnh cú trỏch nhiệm lập điện tra soỏt gửi ngõn hàng nhận chứng từ, nếu vẫn khụng cú trả lời thỡ liờn tiếp 05 ngày một lần điện tra soỏt cho đến khi nhận được trả lời từ ngõn hàng nước ngoài.
2.2.3.5 Thanh toỏn hoặc Chấp nhận thanh toỏn L/C XK
Khi thực hiện thanh toỏn L/C XK ngõn hàng sẽ bỏo cú cho khỏch hàng, thu phớ dịch vụ, phớ gửi chứng từ và thuế VAT,… in bản Draft của mỗi loại chứng từ và chuyển toàn bộ cho kiểm soỏt viờn. Kiểm soỏt viờn kiểm soỏt nội dung điện bỏo cú và cỏc chứng từ hạch toỏn nếu khớp đỳng thỡ phờ duyệt trờn chứng từ , in 1 bản gốc của mỗi loại chứng từ và bản dành cho khỏch hàng. Cuối cựng chứng từ được chuyển lại cho thanh toỏn viờn để tiến hành lưu bản gốc giấy bỏo cú, bỏo nợ, hoỏ đơn VAT, bản copy điện bỏo cú lưu trong hồ sơ L/C, chuyển 1 liờn khỏc cho khỏch hàng.