Mục tiêu của hệ thống tính COQ phải được doanh nhiệp xác định ngay từ đầu. Việc này giúp tránh được các khó khăn sau này và ảnh hưởng đến chiến lược áp dụng . Vì điều này cho biết doanh nghiệp sử dụng những số liệu thu thập về COQ vào mục đích gì. Các mục tiêu COQ của doanh nghiệp ,vào lúc đầu ,có thể là tìm những khu vực có vấn đề về chất lượng . Mục tiêu sau đó có thể là giảm các chi phí trong toàn bộ các chi phí vì chất lượng của tổ chức.
Các giai đoạn thiết lập hệ thống tính chi phí chất lượng :
- Nhận dạng các yếu tố của chi phí chất lượng dùng trong bảng kiểm tra - Bắt đầu thu thập các số liệu về chi phí chất lượng (Các tổ chức chưa có hệ thống tính chi phí ở các phòng ban phải làm việc nhiều hơn trong hai giai đoạn này so với các tổ chức đã có hệ thống đó.)
- Tính các chi phí có thể quy trực tiếp về “chức năng chất lượng”
- Tính chi phí mà tất cả các phòng ban và tổ chức khác phải gánh chịu một cách tương tự.
Những điều trên đây nên ghi vào một “bản liệt kê ghi nhớ” về các chi phí chất lượng,đối với kết quả các bước còn lại cũng nên làm như vậy.
- Tính những chi phí của sự sai hỏng “đã đưa vào ngân sách”.
- Tính chi phí bên trong của những sai hỏng ngoài kế hoạch chi phí mà kế hoạch ban đầu không tính đến . Những chi phí liên quan có thể bao gồm vật liệu bị thành phế liệu và sự gia công trùng lặp cũng nên được ghi trong các bản kê khai của phòng ban gây ra sai hỏng hoặc phòng ban làm vịêc hiệu chỉnh. Dù nằm ở đâu thì các chi phí đều nên được ghi vào bản liệt kê để ghi nhớ .
- Phát hiện và tính các chi phí do các sai hỏng rơi vào giữa các bộ phận phòng ban, bao gồm cả thời gian dùng để điều tra của phòng chất lượng và các phòng khác. Những chi phí này ít khi xuất hiện trong các hệ thống đã có, và có thể cần phải có sự ước tính ban đầu
Mọi người trong mọi phòng ban của một tổ chức đều có trách nhiệm đảm bảo rằng các yêu cầu của khách hàng đều được đáp ứng và những chi phí liên quan đến việc đảm bảo ấy phải được tính vào. Do đó việc tính toán các loại chi phí phải có sự
66
tham gia của các phòng ban, dưới sự chỉ đạo,kiểm tra, giám sát của phòng quản lý chất lượng, và sự hỗ trợ đắc lực của phòng kế toán. Các kết quả thu thập được ở các phòng ban được ghi trong bản báo cáo của các phòng theo từng tháng, quý, năm. Phòng chất lượng tổng hợp lại, đối chiếu với những thông tin mà phòng tài chính kế toán thu thập, để phân tích, đưa ra kết luận và những phương hướng điều chỉnh, cải tiến hệ thống tính chi phí chất lượng .