COQ là một phương pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lượng
Trong các hệ thống kế toán tài chính truyền thống , COQ thường lẩn khuất đâu đó trong các chi phí khác .Chẳng hạn chi phí chứng nhận thiết kế thường trong chi phí quản lí chung , hàng tồn kho bao gồm cả chi phí làm lại , chi phí bảo hành trong
63
chi phí dịch vụ, do đó việc đo lường hiệu quả quản lí chất lượng trở nên khó thực hiện.
COQ là thước đo chính xác sự cố gắng về chất lượng. “ Chất lượng là điều có thể có được mà không mất tiền. Không phải tự nó có được nhưng nó cũng không tốn kém gì . Cái tốn kém chính là cái thiếu chất lượng nghĩa là những hoạt động do không làm đúng đắn mọi việc ngay từ đầu gây nên. Không những chất lượng không mất tiền mà còn là một nguồn lãi chân chính nhất. Mỗi xu không bị chi tiêu để làm cẩu thả công việc ,để làm những việc ấy hay những gì ngoài dự kiến sẽ được lãi ròng một nửa . Trong thời đại mà tất cả mọi người đều tự hỏi ngày mai sẽ do cái gì làm nên thì không còn nhiều phương tiện nữa để tăng tỷ suất lãi. Nếu bạn tìm mọi cách đảm bảo chất lượng chắc chắn bạn sẽ tăng tỷ suất lãi được một khoảng tương đương từ 5%-10% doanh số . Cái đó mang lại nhiều tiền mà không tốn kém gì”(Crosby). Việc không làm đúng ngay từ đầu gây lãng phí các nguồn lực như nguyên vật liệu do sai hỏng , nhân công để làm lại sản phẩm ,thời gian, máy móc …Mặt khác lợi nhuận =doanh số-(tổng đầu vào + tổng lãng phí) . Việc không làm đúng ngay từ đầu làm tổng lãng phí tăng trong khi đó chất lượng sản phẩm giảm làm doanh số bán ra giảm sút do mất uy tín, thị phần. Điều này có thể làm doanh số giảm từ 35%-40% hay COQ tăng, tổng chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận doanh nghiệp giảm mạnh. Việc áp dụng COQ cụ thể là chi cho các hoạt động phòng ngừa,đánh giá cùng với các nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng góp phần làm đúng ngay từ đầu trong doanh nghiệp từ nghiên cứu nhu cầu khách hàng, thiết kế đến đưa sản phẩm,dịch vụ cho khách hàng và dịch vụ sau bán. Việc thực hiện các chương trình chẳng hạn Six Sigma, Kaizen, 5S cũng góp phần làm giảm thiểu lỗi và lãng phí các nguồn lực. Doanh nghiệp sử dụng tối đa nguồn lực sẵn có góp phần tăng năng suất, chất lượng sản phẩm /dịch vụ; giảm chi phí chất lượng và chi phí nói chung; hạ giá thành. Một sản phẩm hay dịch vụ có sức cạnh tranh trên thị trường chỉ khi đảm bảo được sự cân bằng giữa hai yếu tố chất lượng và chi phí. Chất lượng chỉ có thể chấp nhận được với chi phí thấp nhất. Điều này góp phần làm tăng doanh thu, lợi nhuận và thị phần của doanh nghiệp.
Các chỉ tiêu đánh giá hiệu suất của quản lý chất lượng là doanh thu/COQ(1), lợi nhuận/COQ (2),COQ/tổng chi phí (3). Việc áp dụng COQ cùng với nỗ lực đảm bảo và cải tiến chất lượng, các chỉ tiêu (1),(2) tăng,chỉ tiêu (3) giảm chứng tỏ hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả.
64
COQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động.
Việc xác định cụ thể các chi phí phòng ngừa,thẩm định/đánh giá,thiệt hại trong tổng bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp cung cấp cho ban lãnh đạo những con số chính xác để xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có hiệu quả,chất lượng kém. Cụ thể là các khu vực có chi phí thiệt hại lớn được thể hiện qua chỉ tiêu: chi phí thiệt hại/COQ được tính cho từng khu vực để xác định xem % chi phí thiệt hại ở khu vực đó so với tổng chi phí chất lượng trong toàn doanh nghiệp. Các chỉ tiêu về phần trăm mỗi loại chi phí chất lượng trong tổng chi phí chất lượng giúp doanh nghiệp xác định xu hướng biến động giữa các loại chi phí và đề ra biện pháp khắc phục. Xong chi phí chất lượng không phải là một chỉ tiêu đo lường tuyệt đối chính xác mà nó chỉ cho ta biết trong những trường hợp nào biện pháp sửa chữa đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Chi phí càng cao thì càng áp dụng biện pháp sửa chữa. Như vậy, COQ góp phần phát hiện hiện tượng của vấn đề chất lượng,đòi hỏi các công cụ thống kê để tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề ấy đồng thời tạo ra một sức ép cho việc soạn thảo thành công một chương trình cải tiến chất lượng.
COQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá chất lượng trong doanh nghiệp. Việc thu thập COQ cung cấp những con số,chỉ tiêu cụ thể chính xác và công bố trong toàn doanh nghiệp tác động làm nâng cao nhận thức không chỉ ban lãnh đạo cấp cao mà cả toàn thể cán bộ công nhân viên thấy được tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ với sự sống còn của công ty. Từ đó, tạo ra sự cam kết thực hiện nghiêm túc, đảm bảo chất lượng sản phẩm,dịch vụ, giảm chi phí để nâng cao khả năng cạnh tranh của tổ chức và coi đó là một phần công tác của công nhân viên. Qua đó,văn hoá công ty được củng cố, đồng thuận thực hiện chất lượng đồng bộ trong tổ chức. Điều này có thể dẫn tới một số hành động đầu tiên như :
- Khởi xướng một công cuộc nghiên cứu đặc biệt để xác định nguồn gốc nhầm lẫn và sai hỏng, các nhu cầu huấn luyện…. điều này sẽ làm tăng chi phí phòng ngừa.
- Đặc biệt cố gắng cải tiến việc thông tin ở các giao diện giữa người cung ứng/khách hàng nội bộ và giữa các phòng ban như : Marketing,thiết kế,sản xuất, kinh doanh và mua sắm.
- Tiếp tục giao cho nhân viên tài chính,kế toán và quản lý chất lượng làm nhiệm vụ thu thập xử lí và báo cáo các thông tin về COQ .
65
- Xây dựng và duy trì các mục tiêu về chất lượng của cả tổ chức và các khu vực đặc biệt tính theo COQ.