Một cơ sở dữ liệu là một tập hợp các thông tin liên quan tới một đối tượng cụ thể hoặc một theo một mục đích nào đó. Ví dụ như các thông tin về đặt hàng của khách hàng hoặc lưu trữ các thông tin sưu tầm về âm nhạc. Nếu cơ sở dữ liệu của bạn không được lưu trữ trên máy tính hoặc chỉ một phần của nó được lưu trữ, bạn có thể lưu trữ thông tin theo nhiều cách khác nhau nhưng để có thể lưu trữ được bạn phải tự tổ chức lấy một cách thức lưu trữ dữ liệu sao cho phù hợp nhất.
Sử dụng Microsoft Access, bạn có thể quản lý tất cả các thông tin chỉ với một tệp tin cơ sở dữ liệu đơn lẻ. Trong tệp tin cơ sở dữ liệu này thông tin của bạn sẽ được lưu trữ trong các hộp chứa gọi là các bảng. Xem, thêm thông tin mới và cập nhật thông tin trên các bảng được thực hiện một cách trực tiếp trên các mẫu biểu (Forms). Tìm kiếm, lấy các thông tin được thực hiện nhờ các truy vấn (Query) và phân tích in ấn, trình bầy dữ liệu được thực hiện bằng cách tạo ra các báo biểu (Report).
- Để lưu trữ thông tin, bạn cần tạo một bảng cho mỗi kiểu thông tin cần lưu trữ.Để thực hiện việc tổ hợp các thông tin trên nhiều bảng lại với nhau bạn cần định nghĩa quan hệ giữa các bảng.
- Việc tìm kiếm thông tin và lấy các thông tin theo một đIều kiện cho trước mà bạn đã chỉ rõ, bao gồm các thông tin thuộc nhiều bảng khác nhau được thực hiện nhờ các truy vấn (Query). Một truy vấn có thể cũng thực hiện công việc cập nhật thông tin, xoá các bản ghi dữ liệu hoặc thực hiện các tính toán trên dữ liệu.
- Để xem, nhập dữ liệu và thay đổi dữ liệu một cách trực tiếp trong một bảng cần tạo một mẫu biểu (Forms). Khi mở mẫu biểu, Microsoft Access sẽ lấy các dữ liệu trên một hoặc nhiều bảng và hiển thị chúng lên các mẫu biểu theo cách mà bạn đã chọn lúc thiết kế
- Report được sử dụng để phân tích, trình bầy in ấn dữ liệu. Ví dụ: Bạn có thể thực hiện việc in một báo biểu trong đó trình bầy một nhóm dữ liệu và thực hiện các phép tính toán trên nhóm dữ liệu đó, hoặc với một Báo biểu khác dùng để in dữ liệu theo các định dạng khác nhau.
Để làm việc với các đối tượng trong một cơ sở dữ liệu của Microsoft Access ta sử dụng cửa sổ cơ sở dữ liệu (Database Window ).
Hình 5: Cửa sổ Database Window
Trên cửa sổ này chứa các đối tượng của Microsoft Access bạn có thể thực hiện sửa chữa các đối tượng có sẵn hoặc tạo mới những đối tượng cần thiết cho cơ sở dữ liệu.