- Design View: Dạng thiết kế báo biểu, dùng để tạo 1 báo biểu mới hoặc chỉnh sửa
d. Sắp xếp và tập hợp dữ liệu theo nhóm
+ Có thể sắp xếp theo trường
+ Có thể sắp theo 1 biểu thức có chứa các trường + Có thể sẵp xếp tối đa trên 10 trường hoặc biểu thức Thao tác:
+ Mở báo biểu trong chế độ Design View.
+ Chọn mục Sorting and Grouping từ menu View khi ấy hiện cửa sổ
+ Đưa các trường vào biểu thức dùng để sắp xếp vào cột Field Expression. (mỗi trường hoặc biểu thức đặt trên một dòng)
+ Chọn thứ tự sắp xếp trong cột Sort Order (nếu sắp xếp theo nhiều trường hoặc biểu thức thì thứ tự ưu tiên từ trên xuống dưới).
* Phân nhóm dữ liệu
Có thể phân nhóm bất kỳ trường hay biểu thức nào đã được đưa vào cột Field Expression
Thứ tự phân nhóm: Giả sử ta phân nhóm theo 3 trường, với số thứ tự từ trên xuống dưới thì dữ liệu được phân nhóm như sau:
+ Trước hết các bản ghi được phân nhóm theo Field1. Ta được nhóm cấp 1 + Trong mỗi nhóm cấp 1, các bản ghi lại được phân nhóm theo Field2. Ta được các nhóm cấp 2.
+ Trong nhóm cấp 2, các bản ghi lại được phân nhóm theo Field3. Ta được các nhóm cấp 3
Các nhóm dữ liệu theo trường phân nhóm: Được quy định bằng các thuộc tính Group On và Group Interval của trường phân nhóm trong cửa sổ Sorting và Grouping
* Nhóm đầu và nhóm cuối
Tạo đầu nhóm và cuối nhóm trên báo biểu + Mở cửa sổ Sorting và Grouping
+ Chọn trường hoặc biểu thức phân nhóm
+ Đặt thuộc tính của (trường phân nhóm) Group Header là Yes để thêm phần đầu nhóm, hoặc No để huỷ phần đầu nhóm.
+ Đặt thuộc tính Group Footer là Yes để thêm phần cuối nhóm, là No để huỷ Trên phần đầu nhóm và cuối nhóm có thể đạt bất kỳ điều khiển nào của báo biểu.
Tại phần đầu nhóm và cuối nhóm, có thể sử dụng một số hàm chuẩn của Access để tổng hợp dữ liệu của mỗi nhóm.
* In theo nhóm
Thuộc tính Keep Together trong cửa sổ Sorting And Grouping cho 2 khả năng in dữ liệu nhóm như sau:
- Nếu Keep Together: Whole Group thì nhóm sẽ bắt đầu in từ trang mới, nếu phần cịn lại của trang khơng chứa hết tất cả các bản ghi của nhóm.
- Nếu Keep Together: With First Detail thì trên mỗi trang tiêu đề nhóm sẽ được in kèm với ít nhất 1 bản ghi.