II. Giới thiệu công cụ của Access
b. Một số truy vấn khác:
Truy vấn thông số (Parameter Query)
Giá trị trong biểu thức điều kiện không cần định trước mà sẽ được nhập vào mỗi khi truy vấn thực hiện
Trong biểu thức điều kiện, thay cho một giá trị cụ thể ta đưa vào một thông báo trong 2 dấu []. Một thông báo như vậy được gọi là một thơng số. Dịng thơng báo này sẽ xuất hiện như một chỉ dẫn nhập dữ liệu khi thực hiện một truy vấn
Truy vấn Crosstab
Truy vấn Crosstab được dùng để tóm lược dữ liệu và trình bày kết quả theo dạng cơ đọng như một bảng tính. Vì vậy nó được dùng để tạo nên số liệu so sánh và dự đoán hướng phát triển của dữ liệu
Cách tạo truy vấn Crosstab:
+ Chọn các bảng/truy vấn nguồn
+ Chọn mục Crosstab Query trong menu Query. Kết quả trong QBE xuất hiện thêm hai hàng là Total và Crosstab
+ Đưa vào các trường với mục đích:
Criteria: điều kiện - Phân nhóm và hiển thị theo hàng: Total: Group By Crosstab: Row Heading Sort: (có thể dùng) Criteria: (có thể dùng)
- Tính theo nhóm và hiển thị theo hàng: Total: Hàm Sum, Avg, Count,... Crosstab: Row Heading
Sort: (có thể dùng) Criteria: (có thể dùng) - Một trường dùng để phân nhóm con và hiển thị theo cột:
Total: Group By
Crosstab: Column Heading
- Một trường dùng để tính tốn trên các nhóm và hiển thị kết quả theo bảng: Total: Hàm Sum, Avg, Count,... Crosstab: Value
Chú ý: Có thể dùng biểu thức điều kiện chứa thơng số
Truy vấn dùng câu lệnh SQL
Bản chất của các truy vấn là các câu lệnh SQ L, một mặt Access hỗ trợ cho ta chương trình Query Builder, tự sản sinh các câu lệnh SQL, mặt khác Access cũng cung cấp phần đề cho người sử dụng đưa vào các câu lệnh SQL khơng phải do chương trình Query Builder sản sinh.
Các lệnh SQL gồm:
SELECT ( truy vấn thông tin )
CREATE_TABLE (tạo một bảng mới )
ALTER TABLE (thay đổi cấu trúc của bảng dữ liệu) DROP TABLE (xoá bảng )
CREATE INDEX (xây dựng chỉ mục trên bảng dữ liệu) DROP INDEX (xoá chỉ mục trên bảng dữ liệu)
Truy vấn Action
Truy vấn Action dùng để:
+ Tạo bảng dữ liệu mới (Maketable). Kết quả truy vấn được ghi ra đĩa dưới dạng một bảng mới
+ Bổ sung vào cuối một bảng đã có (Append Query). Kết quả truy vấn được bổ sung vào bảng
+ Xoá các mẫu tin từ 1 hay nhiều bảng (Delete Query) + Chỉnh sửa dữ liệu trong một nhiều bảng (Update Query) * Cách tạo:
• Truy vấn tạo bảng
- Tiến hành thiết kế như đối với một truy vấn thơng thường
- Sau đó chọn menu Query, MakeTable thì Access sẽ yêu cầu đặt tên cho bảng cần tạo trong trường hợp sau:
- Đặt tên cho bảng và trở về thiết kế truy vấn - Ghi thiết kế và đặt tên cho truy vấn
- Thực hiện truy vấn mới để nhận bảng mới
• Truy vấn bổ sung (Append Query)
- Thiết kế như đối với một truy vấn thơng thường
- Sau đó chọn menu Query. Access yêu cầu nhập tên bảng cần bổ sung dữ liệu (bảng đó phải tồn tại)
- Nhập tên bảng cần bổ sung dữ liệu
- Trong hàng Field ta đưa vào các trường của bảng/truy vấn nguồn
- Trong hàng Append To ta đưa vào các trường tương ứng của bảng cần bổ sung dữ liệu
• Truy vấn xố (Delete Query)
- Chọn bảng/truy vấn nguồn
- Chọn menu Query, Delete. Kết quả xuất hiện thêm hàng Delete trong QBE
- Kéo dấu * của bảng (nguồn) muốn xố vào một ơ trong hàng Field. Khi đó trên dịng Delete xuất hiện từ From của ô tương ứng
- Kéo các trường dùng để lập điều kiện vào dòng Field. Khi ấy từ Where xuất hiện trên dòng Delete
- Ghi thiết kế và đặt tên truy vấn - Thực hiện truy vấn
• Truy vấn sửa (Update Query)
- Chọn các bảng/truy vấn nguồn
- Chọn menu Query, Update. Kết quả hiện thêm hàng Update To trong phần QBE - Kéo các trường cần sửa và các trường dùng để lập điều kiện vào hàng Field (cùng 1 trường có thể vừa là trường cần sửa, vừa là trường cần điều kiện)
- Đặt các biểu thức cần thiết vào Update To của các trường cần sửa. Trong biểu thức này có thể dùng các trường của bảng/truy vấn nguồn, các hàm chuẩn của Access và các hàm tự lập
- Đặt điều kiện vào ô Criteria của các trường điều kiện - Ghi thiết kế và đặt tên truy vấn
- Thực hiện truy vấn