Cơng việc tổ chức các phịng ban chức năng được tiến hành theo những bước chủ yếu sau: a. Dự kiến các cơng việc cần thực hiện (dựa vào Kế hoạch sản xuất kinh doanh của đơn
vị trong dự án).
b. Phân nhĩm cơng việc theo tính chất chuyên mơn. Những cơng việc cĩ tính chất giống nhau giao cho một bộ phận chức năng đảm trách.
c. Xác định số lượng các phịng ban chức năng trực thuộc quyền quản lý của người lãnh đạo (nguyên tắc là cĩ việc mới tìm người, do đĩ cĩ chức năng cĩ thể khơng cần lập phịng ban nếu cĩ quá cĩ ít cơng việc, mà ta cĩ thể tổ chức thành một tổ trực thuộc lãnh đạo hay lập ra chức danh cố vấn cho lãnh đạo). Ví dụ: cố vấn pháp luật, cố vấn tâm lý cơng nhân… d. Xác định khối lượng cơng việc cho mỗi chức danh quản lý, trên cơ sở đĩ xác định số
lượng nhân viên trong phịng.
e. Xác lập mối quan hệ cụ thể giữa các phịng ban quản lý chức năng để tránh tình trạng quản lý chồng chéo hay bỏ sĩt chức năng quản lý.
f. Thiết lập nội quy hoạt động của từng phịng ban cũng như trách nhiệm của từng nhân viên quản lý; tiến tới việc tiêu chuẩn hĩa cơng việc, tiêu chuẩn hĩa cán bộ.
4.1.1.2. Cơ cấu tổ chức quản lý.
Cơ cấu tổ chức quản lý là một hệ thống tổ chức trong đĩ được đặc trưng bởi những bộ phận quản lý, mối quan hệ qua lại giữa các bộ phận đĩ với nhau. Việc phân tích cơ cấu tổ
chức quản lý phải xem xét mơ hình cơ cấu tổ chức quản lý nào phù hợp với dự án? Mơ hình này cĩ đảm bảo quản lý tốt khi dự án đi vào hoạt động hay khơng? Cĩ thể phân loại cơ cấu tổ chức quản lý theo các mơ hình sau: