Từ việc xem xét trình tự vận động của vốn lưu động, có thể rút ra công thức về chu kỳ vận động của tiền mặt như sau:
Thời gian vận động của tiền mặt =
Thời gian luân chuyển Kho +
Thời gian thu hồi
các khoản phải thu – Thời gian chậm trả các khoản phải trả
53 Trong đó:
Thời gian luân chuyển Kho = Hàng tồn kho
Mức bán mỗi ngày
Thời gian thu hồi các khoản phải thu = Khoản phải thu
Mức bán hàng trong ngày
Mục tiêu của công ty là rút ngắn chu kỳ vận động của tiền càng nhiều càng tốt mà không có hại cho sản xuất khi đó lợi nhuận sẽ tăng lên. Trường hợp chu kỳ càng dài thì nhu cầu tài trợ từ bên ngoài càng lớn và mỗi nguồn tài trợ đều phát sinh một chi phí nên lợi nhuận sẽ giảm. Chính vì vậy mục đích của biện pháp này là vừa giảm được chi phí đồng thời cải thiện được tình hình lợi nhuận của công ty.
Nội dung của biện pháp
Công ty tiến hành những hoạt động làm giảm chu kỳ vận động của tiền trong phạm cho phép để không làm tăng chi phí cũng như giảm bán hàng. Quá trình làm giảm chu kỳ vận động tiền mặt thông qua các biện pháp sau:
Quản lý hàng tồn kho
Thời gian vận động nguyên vật liệu là độ dài thời gian trung bình để chuyển nguyên vật liệu đó thành sản phẩm cuối cùng và thời gian bán những sản phẩm đó. Giải pháp để giảm thời gian vận động của NVL thì công ty cần đẩy nhanh quá trình sản suất và bán hàng. Có nghĩa là tiến hành việc giảm lượng hàng tồn kho xuống mức tối thiểu để công ty chuyển hóa lượng hàng tồn kho đó thành tiền mặt giúp cho thời gian luân chuyển Kho giảm xuống. Do đặc điểm ngành nghề sản xuất kinh doanh của Công ty là sửa chữa, chế tạo và kinh doanh vật tư thiết bị trong ngành khai thác than nên tài sản lưu động hàng tồn kho của công ty luôn tồn tại dưới dạng sản phẩm dở dang, thành phẩm tồn kho và nguyên vật liệu. Chính vì vậy công ty cần xây dựng chiến lược giảm vòng quay hàng tồn kho trong công ty thông qua việc quản lý dự trữ hàng hóa thành phẩm
Ngoài ra chúng ta cũng có thể tiến hành gia tăng doanh số bán trung bình mỗi ngày lên thông qua việc mở rộng môi trường và đối tượng khách hàng. Điều này phụ thuộc vào chiến lược chọn thị trường mục tiêu của công ty.
Quản lý các khoản phải thu
Các khoản phải thu tuy có tác dụng làm doanh thu bán hàng tăng lên tài sản cố định được sử dụng có hiệu quả song nó cũng làm tăng chi phí đòi nợ, chi phí trả cho nguồn tài trợ để bù đắp sự thiếu hụt ngân quĩ. Tình trạng thực tế của công ty cổ phần cơ khí và thiết bị áp lực – VVMI là khoản phải thu trong năm 2012 có dấu hiệu tăng lên ở mức cao, vốn lưu động của Công ty bị chiếm dụng khá lớn trong khi đó xí nghiệp lại đang bị thiếu vốn để đầu tư. Chính vì vậy, quản lý chặt chẽ khoản phải thu để Công ty
54
vừa gia tăng được doanh thu, tận dụng tối đa nguồn vốn hiện có vừa bảo đảm tính hiệu quả trong hoạt động của Công ty. Một số giải pháp giảm các khoản phải thu:
Giải pháp giảm nợ:
Trước khi tiến hành sản xuất hoặc tiến hành giao dịch thương mại công ty cần phải thoả thuận đi đến sự thống nhất với bên A về các điều khoản có trong hồ sơ thanh quyết toán giữa các bên như các chi phí trực tiếp, chi phí chung, lãi định mức và các đơn giá chi tiết kèm theo. Trong quá trình sản xuất chế tạo hoặc kinh doanh thương mại Công ty sẽ đảm bảo đúng thiết kế, tiến độ và thoả mãn các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng. Sau khi bàn giao thành phẩm sản xuất đã hoàn thành hoặc vật tư thiết bị kinh doanh Công ty phải yêu cầu bên A thanh toán theo hợp đồng, không chấp nhận kéo dài thời gian thanh toán đối với những Khách hàng mà Công ty không biết rõ thông tin để có thể tin cậy. Bên cạnh đó Công ty có thể sử dụng các biện pháp khuyến khích khách hàng (hoặc chủ đầu tư) thanh toán tiền sớm như sử dụng chiết khấu, hồi khấu theo nhiều tỷ lệ khác nhau tuỳ thuộc vào thời gian thanh toán của khách hàng.
Giải pháp quản lý nợ:
Để quản lý hiệu quả các khoản phải thu, nhà quả lý tiến hành sắp xếp, phân loại các khoản phải thu theo thời gian và mức độ rủi ro đồng thời thẩm định tình hình tài chính và khả năng trả nợ của chủ đầu tư đang là chủ nợ hoặc của khách hàng, trên cơ sở đó có thể thay đổi chính sách tín dụng thương mại kịp thời. Có như vậy công ty mới có thể theo dõi được thời hạn của khoản nợ, lập kế hoạch thu hồi nợ đúng hạn trong hợp đồng. Ngoài ra Công ty phải thường xuyên theo dõi số dư của các khoản phải thu. Qua việc dựa vào các chỉ tiêu như
K thu tiền bình quân (The average collection period – ACP): Chỉ số này cho phép nhà quản trị có thể biết được khi nào cần có biện pháp can thiệt nếu trong trường hợp kỳ thu tiền bình quân tăng lên mà doanh số bán hàng và lợi nhuận không tăng. Điều này biểu hiện vốn của doanh nghiệp đang bị ứ đọng ở khâu thanh toán. Do đó cần có biện pháp đẩy nhanh thu hồi nợ.
Kỳ thu tiền bình quân= Các khoản phải thu
Doanh thu tiêu thụ bình quân 1 ngày
Xác định số dƣ các khoản phải thu: theo phương pháp này các khoản phải thu sẽ hoàn toàn không chịu ảnh hưởng bởi yếu tố thay đổi mùa vụ của doanh số bán hàng. Khi sử dụng phương pháp này công ty có thể thấy được nợ tồn đọng của khách hàng đang nợ công ty.
Sắp xếp “tuổi” cho các khoản phải thu: theo phương pháp này các nhà quản trị có thế sắp xếp các khoản phải thu theo độ dài thời gian để theo dõi thường xuyên và có biện pháp giải quyết thu nợ khi đến hạn. Sau đây là thí dụ về bảng theo dõi các khoản
55
phải thu cho công ty sau khi được xem xét và phân loại. Từ đó nhà quản trị sẽ có một cái nhìn tổng quát về tình hình các khoản phải thu công ty cổ phần cơ khí và thiết bị áp lực – VVMI.
Bảng 3.1. Bảng theo dõi các khoản phải thu của công ty cổ phần cơ khí và thiết bị áp lực – VVMI.
Tuổi của khoản phải thu (Ngày) Tỷ lệ của khoản phải thu so với tổng số cấp tín dụng. 0 – 5 32% 16 – 30 30% 31 – 45 19% 46 – 60 12% 61 – 75 4% 71 – 90 3%
(Nguồn: lập theo báo cáo theo dõi công nợ - phòng kế toán)
Trên cơ sở đó Công ty quyết định có tiến hành cho nợ tiếp hay không, đồng thời kết hợp trích lập “quĩ dự phòng phải thu khó đòi” quy mô quĩ này phải được điều chỉnh sao cho phù hợp với sự thay đổi của tổng thể các khoản phải thu, không quá nhiều gây lãng phí nhưng cũng không quá ít gây ra rủi ro trong thanh toán cho Công ty.
Qua đó cùng với các cách theo dõi khác, nhà quản trị có thể thấy được ảnh hưởng của các chính sách tài chính nói chung và chính sách tín dụng thương mại nói riêng.
Quản lý các khoản phải trả: trong tình hình kinh tế hiện nay loại hình mua bán chịu, chiếm dụng vốn lẫn nhau của các doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi, điều này không những làm tăng doanh thu của doanh nghiệp mà còn tạo sự hỗ trợ kinh doanh lẫn nhau. Không có doanh nghiệp nào đi chiếm dụng vốn của doanh nghiệp khác mà lại không bị các doanh nghiệp khác chiếm dụng vốn của mình cả, ở đây có sự tương hỗ lẫn nhau. Tuy nhiên, qua phân tích các khoản phải thu phía phần phân tích ở chương 2 thì ta có thể thấy lượng vốn công ty cổ phần cơ khí và thiết bị áp lực – VVMI bị chiếm dụng vốn là khá lớn và có xu hướng gia tăng trong năm 2012, lớn hơn nhiều lượng vốn công ty đi chiếm dụng của doanh nghiệp khác. Đây là một dấu hiệu không tốt vì doanh thu mang lại cao nhưng lợi nhuận đạt được không tương xứng. Chính vì vậy để đáp ứng nhu cầu về vốn của công ty để gia tăng được lợi nhuận của công ty thì công ty cần tiến hành gia tăng các khoản chiếm dụng vốn của các doanh nghiệp khác ví dụ như đối với các doanh nghiệp cung ứng NVL đầu vào, thuê mua tài chính …
56