4. Cách tiếp cận và phương pháp nghiên cứu
3.3.3.Cấu trúc phân chia công việc của dự án (WBS)
Là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể, là việc xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho tùng công việc cần thực hiện của dự án.
Cấu trúc phân chia công việc là một công cụ đặc biệt có lợi trong việc tổ
chức thực hiện dự án.Nó giúp nhà quản lý dễ dàng phân chia công việc một cách hiệu quả các trách nhiệm quản lý, giám sát và thực hiện, cung cấp một cái nhìn tổng quan để tổ chức các công việc, phân chia các công việc. Cấu trúc phân chia công việc kết hợp với sơ đồ GANTT và với bảng phân công trách nhiệm quản lý trở thành công cụ quản lý mặt phân giới, tạo dễ dàng hòa nhập các bộ phận của dự án (Xem bảng 3.6) Mục tiêu tổng quát của dự án Mục tiêu của dự án Đầu ra của dự án Đầu vào của dự án Mức độ thực hiện mục tiêu tông quát
Nguồn thông tin các biện pháp sue rdụng
Tình trạng khi kết thúc dự
án
Nguồn thông tin Các biện pháp sử dụng Đặc tính, kích cỡ của sản phẩm đầu ra của dự án Thời gian hoàn thành dự kiến
Nguồn thông tin Các biện pháp sử dụng Tính chất và số lượng của các nguồn lực dụ án Chi phí của dự án Thời gian huy động dự kiến
Nguồn thông tin Tóm tắt dự án Các chỉ tiêu khách quan có
thể kiểm tra được
Phương pháp kiểm tra
Bảng 3.6 Cấu trúc phân chia công việc của dự án (WBS) Cơ cầu phân tách công việc Phương pháp Thứ bậc Thể hiện Phân tích hệ thống Chu kỳ Tổ chức 1. Mức độ tổng quát (chương trình) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) Toàn bộ dự án (nhóm dự án) 2. Mức độ dự án Hệ thống lớn Những giai đoạn chính(các chu kỳ) Các bộ phận cấu thành chính 3. Các nhóm nhiệm vụ chính Các phân hệ Các hệ thống lớn Các phòng, ban, các đơn vị thành viên 4. Nhiệm vụ bộ phận Nhiệm vụ bộ phận Các phân hệ Tổđội 5. Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc Nhóm công việc 6. Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thể Công việc cụ thẻ 3.3.4. Sử dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý khác - Quản lý thời gian và tiến độ dự án. - Phõn phối các nguồn lực dự án.
- Dự toán ngân sách và quản lý chi phí dự án. - Quản lý chất lượng dự án.
3.3.5. Sử dụng MS Project để quản lý dự án
- Sử dụng MS Project để xây dựng WBS: MS Project cho phép thiết lập cấu trúc phân chia công việc dưới dạng mục phân cấp các nhiệm vụ và cho phép kết hợp cấu trúc phân chia công việc với sơ đồ Gantt trở thành một công cụ quan trọng giúp cho các nhà quản lý dễ dàng phân chia nhiệm vụ, tổ chức, quản lý quá trình thực hiện dự án.
- Sử dụng MS Project trong việc quản lý thời gian của dự án: MS Project
được sử dụng trong hai quá trình của quản lý thời gian là xây dựng lịch trình thực hiện công việc và kiểm soát thời gian thực hiện dự án. MS Project sử
dụng kỹ thuật lập kế hoạch mạng, cho phép tự động hóa lập kế hoạch thực hiện dự án trong điều kiện hạn chế nhân lực, thiết bị và thời gian, đảm bảo kế
hoạch lập ra tối ưu hóa giữa thời gian và tổng chi phí thực hiện dự án và khả
thi về các nguồn lực của dự án.
- Sử dụng MS Project quản lý chi phí của dự án: MS Project được sử dụng trong cả 4 quá trình của quản lý chi phí dự án, cho phép lập kế hoạch sử dụng các nguồn lực một cách hiệu quả, tối ưu hóa giữa thời gian thực hiện dự án và tổng chi phí của dự án vị mỗi một lần thay đổi phương án bổ dụng nguồn máy sẽ tự động tính toán lại tổng chi phí cho dự án. MS Project cho phép ghi lại kế
hoạch tối ưu đã lập chính là ngân sách kế hoạch gốc của dự án dùng trong kiểm tra giám sát dự án lập báo cáo tiến độ thực hiên dự án, nó xác định rõ nhiệm vụ nào vượt chi hoặc chậm tiến độ ước tính được mức độ ảnh hưởng
đến tổng chi phí của dự án và thời hạn hoàn thành dự án và nó cho phép điều chỉnh kế hoạch thực hiện các công việc còn lại, thay đổi sử dụng nguồn để đáp ứng được mục tiêu của dự án.
KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 1. Kết luận
Nền kinh tế nước ta đang trên đà tăng trưởng cao, tạo điều kiện thuận lợi cho đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải phát triển. Nhà nước ban hành nhiều cơ chế chính sách tạo tiền đề cho việc tăng cường công tác quản lý tổ chức lại bộ máy, giải phóng năng lực sản xuất và mở rộng các hình thức huy động vốn. Chính phủ tiếp tục ưu tiên đầu tư xây dựng kết cấu hạ tầng giao thông vận tải nhằm làm tăng năng lực và chất lượng dịch vụ vận tải… Nhờ đó hệ thống Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ đã đạt được một số thành tựu đáng kể: nhiều công trình mang tính quốc gia được đầu tư xây dựng mới hoặc hoàn thiện. Đã tạo được một hệ thống cơ sở hạ tầng giao thông vận tải căn bản để tạo điều kiện cho việc phát triển kinh tế xã hội quốc gia và đặc biệt là một nhân tố không thể thiếu khi thu hút đầu tư nước ngoài. Tuy nhiên bên cạnh đó còn nổi lên nhiều bất cập như tình trạng thất thoát lãng phí, rút ruột công trình dẫn đến tình trạng chất lượng công trình không được
đảm bảo, thời gian thi công kéo dài,… Nguyên nhân chính là công tác quản lý hoạt động đầu tư còn bị buông lỏng, chuyên môn của nhiều cán bộ còn kém.
Mặt khác quản lý dự án là một vấn đề rất rộng và phức tạp gồm nhiều nội dung khác nhau. Vì vậy trên đây tôi chỉ trình bày đôi nét sơ lược về:
(1) Lý thuyết quản lý dự án,
(2) Đánh giá thực trạng quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ ở Việt Nam, tìm ra các tồn tại vướng mắc hiện đang gặp phải trong thực tế và phân tích nguyên nhân của những tồn tại này. Tập trung chủ yếu vào các vấn đề về thể chế quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở
hạ tầng giao thông đường bộ và việc vận dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý tiên tiến trong quản lý các dự án.
(3) Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện một số vấn đề trong quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải Việt Nam bao gồm các giải pháp nhằm tăng cường thể chế quản lý đầu tư Cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộ và các đề xuất mới nhằm ứng dụng một số công cụ
quản lý dự án hữu hiệu mà việc sử dụng nó ở Việt Nam còn rất hạn chế.
Qua quá trình phân tích thực trạng về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông đường bộ ở Việt Nam cho thấy bên cạnh những mặt đạt được trong thời gian qua, chúng ta còn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn cần phải giải quyết để công tác quản lý dự án được hoàn thiện tối ưu hơn.
2. Kiến nghị
Để công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải nói riêng và của ngành xây dựng nói chung. vấn đề cấp bách hiện nay là phải tìm ra được những biện pháp kịp thời hiệu quả để xử lý các tình huống còn bất cập trong công tác quản lý dự án. Song việc đưa ra các giải pháp thực hiện là rất khó bởi nó liên quan đến nhiều vấn đề khác vì vậy khi thực hiện một giải pháp nào đó cần phải có sự cân nhắc kỹ lưỡng sao cho giải pháp đó mang lại hiệu quả cao nhất. Trong giới hạn của Luận văn này, tôi chỉ trình bày một sốđề xuất và các quan điểm cá nhân nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án đầu tư xây dựng cơ sở hạ tầng giao thông vận tải đường bộở Việt Nam như sau:
- Phát triển và hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý.
- Thúc đẩy quá trình phân cấp quản lý trong công tác lập quy hoạch và quản lý dự án đầu tư.
- Có chính sách khuyến khích mọi thành phần kinh tế tham gia hoạt động
- Mở rộng cạnh tranh trong hoạt động bảo trì cơ sở hạ tầng giao thông vận tải.
- Có chính sách tốt để phát triền nguồn nhân lực.
- Nghiên cứu sử dụng các kỹ thuật và công cụ quản lý dự án.
Vì thời gian và trình độ còn hạn chế cũng như các kiến thức trong lĩnh vực quản lý dự án còn chưa thật sâu sắc nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Kính mong các thầy cô giáo, các bạn …góp ý để luận văn được hoàn chỉnh, đảm bảo các yêu cầu của nghiên cứu cũng như có tính khả thi trong thực tế.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Bộ giao thông vận tải - Báo cáo tổng hợp chiến lược phát triển giao thông vận tải Việt Nam đến năm 2020 và tầm nhìn đến năm 2030. 2. Bộ giao thông vận tải - Tạp chí Giao thông vận tải
3. Viện sĩ. TS Nguyễn Văn Đáng - Giáo trình quản lý dự án xây dựng. 4. TS. Đinh Tuấn Hải - Trường Đại học Thủy Lợi Hà Nội - Giáo trình
Phân tích các mô hình quản lý .
5. Luật xây dựng số 16/2003/QH11 của Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
6. Nguyễn Hồng Minh - Quản lý dự án đầu tư (Tái bản lần 3).
7. Những quy định pháp luật về quản lý đầu tư và xây dựng và quy chế đấu thầu . NXB Tài chính - 2003
8. PGS.TS Nguyễn Bạch Nguyệt - Giáo trình Lập và quản lý dự án đầu tư. 9. PGS.TS Nguyễn Xuân Phú - trường ĐH Thủy Lợi - Giáo trình kinh tế
xây dựng.
10. PGS.TS. Nguyễn Bá Uân - Trường ĐH Thủy Lợi - Giáo trình quản lý dự án đầu tư xây dựng nâng cao.