chứng từ tại Công ty Elcom.
3.4.2.1 Hoạch định.
Đối tác:
- Lập danh mục sản phẩm cần nhập khẩu: danh mục này được Phòng Kinh Doanh và phòng Kỹ thuật Công nghệ sau khi nghiên cứu về nhu cầu khách hàng và sản phẩm sẽ tổng hợp lại.
- Tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng, xác định phương thức thanh toán: trách nhiệm này thuộc về phòng PTKD quốc tế ( IBD), sau khi tìm hiểu rõ những đơn chào hàng và những đặc tính của đối tác xuất khẩu, lên kế hoạch và tiến hàng đàm phán ký kết hợp đồng ngoại thuơng, tỷ lệ thành công của những cuộc đàm phán của Công ty là khoảng 70%. Phương thức thanh toán được lựa chọn thường là phương thức TDCT.
- Tìm kiếm Ngân hàng để sử dụng dịch vụ thanh toán: Ngân hàng Quân đội là Ngân hàng được công ty tin tưởng lựa chọn.
Xác định ngân sách ký quỹ:
Việc ký quỹ mở L/C được Ngân hàng căn cứ vào: - Uy tín thanh toán của Công ty.
- Mối quan hệ của Công ty với Ngân hàng. - Số dư ngoại tệ trên tài khoản của Công ty. - Công nợ của Công ty.
- Tính khả thi trong phương án kinh doanh hàng nhập khẩu của Công ty. Cách thức ký quỹ:
- Nếu số dư tài khoản hiện tại của Công ty lớn hơn số tiền ký quỹ, Ngân hàng sẽ trích từ tài khoản tiền gửi chuyển sang nội dung ký quỹ mở L/C. Phòng nhập khẩu trực tiếp làm phiếu chuyển khoản nội dung ký quỹ mở L/C sau đó sẽ chuyển sang phòng Kế toán để thực hiện.
- Nếu số dư tài khoản tiền gửi của Công ty nhỏ hơn số tiền ký, thông thường Công ty thường vay trực tiếp ngoại tệ tại Ngân hàng để ký quỹ.
Nguồn nhân lực cho hoạt động thanh toán quốc tế:
Nhân viên của phòng IBD sẽ đảm nhận công việc này: liên hệ với Ngân hàng và nhà XK để mở L/C, kiểm tra, sửa đổi và xem xét lại bộ chứng từ trước khi chấp nhận thanh toán.