Chứng từ, quy trình lập chứng từ:
Ở công ty Phương Đông việc hạch toán chi phí máy thi công khá đơn giản. Những xe máy thuộc sở hữu của công ty được hạch toán đưa vào tài sản nên chi phí khấu hao xe máy, chi phí lương nhân viên quản lý xe máy, lương tài xế được hạch toán chung vào chi phí sản xuất chung đến cuối kỳ phân bổ theo doanh thu công trình. Đối với những xe máy đi thuê ngoài tùy theo khối lượng, yêu cầu công việc mà Cty ký hợp đồng với Cty cho thuê có thể là khoán toàn bộ ( gồm tài xế, xe máy, nhiên liệu...), hoặc là chỉ thuê xe, máy.
Đối với công trình Acecook ngoài xe thuộc sở hữu của Công ty ra, Công ty còn thuê xe máy bên ngoài nhưng theo yêu cầu công việc, nên phần thuê ngoài này Công ty khoán toàn bộ cho Bên cho thuê. Sau mỗi đợt khối lượng công việc hoàn thành, sau khi đã kiểm tra xác nhận, hai bên tiến hành chi trả tiền. Khoản chi phí này kế toán công ty đã hạch toán thẳng vào TK 154
Chứng từ dùng để hạch toán gồm: Hóa đơn, Phiếu theo dõi giờ hoạt động xe máy
− Hóa đơn:
Hóa đơn mua nhiên liệu, vật liệu khác, chi phí dịch vụ mua ngoài… để phục vụ xe, máy thi công. Hóa đơn của đơn vị cho thuê xe máy
− Phiếu theo dõi giờ hoạt động của xe máy:
Là chứng từ xác nhận số giờ, số ca mà xe máy thi công đã hoạt động ở từng công trình, hạng mục công trình làm căn cứ để tính, trả tiền cho đơn vị cho thuê và hạch toán vào chi phí sử dụng máy thi công.
Phiếu này do người điều khiển xe, máy thi công lập và chuyển cho phụ trách quản lý xe máy ký duyệt, chấp nhận thời gian hoạt động của xe máy thi công. Sau khi đầy đủ chữ ký phiếu này được chuyển đến bộ phận kế toán để làm căn cứ tính để trả tiền và phân bổ chi phí máy thi công.
Quy trình lập:
Cột 1 ghi rõ ngày tháng xe máy thi công hoạt động; cột 2 ghi rõ công việc sử dụng xe máy thi công ; cột 3 đến 6 ghi thời gian xe máy hoạt động (giờ); cột 7 đến 9 theo dõi giờ tăng ca, Cột 10 ghi rõ tổng số giờ làm việc, cột 11 ghi thông tin cấp nhiên liệu, cột 12, 13 ký xác nhận. (Phụ lục số 8)
Sơ đồ quy trình ghi sổ:
− Cách ghi chép:
Căn cứ vào các khối lượng định mức theo dự toán thi công, Chỉ huy trưởng công trình xác định lượng nhiện liệu tiêu hao cho các hạn mục công trình theo tiến độ. Khi mua nhiên liệu cho chạy máy thi công, kế toán sẽ căn cứ vào “Hóa đơn”,
“Giấy đề nghị thanh toán” hoặc các chứng từ khác liên quan đến CP SDMTC để lập chứng từ ghi sổ, sau đó hạch toán vào “Sổ chứng từ ghi sổ”, “Sổ cái”, “Sổ chi tiết tài khoản” và “Sổ chi tiết giá thành từng công trình”.
Hóa đơn
Bảng lương Giấy đề nghị thanh toán Phiếu chi
Lập chứng từ ghi sổ Ghi nhận công nợ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết giá thành từng CT Sổ cái Giấy xác nhận công nợ của chủ xe
Số liệu minh họa:
Một số nghiệp vụ phát sinh
1. Ngày 18/01/2011 căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi 116C/01-ACK mua Xăng
phục vụ xe máy thi công CT Acecook. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6232: 750.000
Nợ TK 133: 70.000
Có TK 1111: 820.000
2. Ngày 21/01/2011 căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi 130C/01-ACK mua Dầu
nhờn phục vụ xe máy thi công CT Acecook. Kế toán hạch toán (Phụ lục số 9)
Nợ TK 6232: 6.823.274
Nợ TK 133: 676.726
Có TK 1111: 7.500.000
3. Ngày 19/02/2011 căn cứ vào hóa đơn, phiếu chi 65C/02-ACK mua Xăng,
Dầu phục vụ xe máy thi công CT Acecook. Kế toán hạch toán:
Nợ TK 6232: 1.062.091
Nợ TK 133: 100.359
Có TK 1111: 1.162.450