− Lao động trực tiếp của công ty được quản lý thành hai nhóm:
+ Nhóm lao động chuyên thực hiện các công tác xây dựng như: đào đất, sơn nước, sắt, coffa, xây tô …
+ Nhóm công nhật gồm những lao động không chuyên chủ yếu thực hiện các công tác chuẩn bị mặt bằng thi công, lán trại, dọn dẹp vệ sinh bàn giao…
− Thực tế công ty quản lý chi phí nhân công theo hai hình thức:
+ Khoán đơn giá cho các thành phần công việc như Công tác đất, công tác bê tông, công tác cốt thép…Đơn giá khoán được xây dựng từ việc tham khảo giá cả thị trường ( Bước 5- hệ thống quy trình ở mục 3.1). Hình thức này áp dụng cho nhóm lao động chuyên môn. (Phụ lục số 6.)
+ Chấm và trả lương theo ngày công lao động. Hình thức này áp dụng cho nhóm lao động công nhật.
− Tại công ty: tiền lương, tiền công phải trả cho công nhân xây lắp có liên quan đến công trình nào thì được hạch toán chi tiết cho công trình đó trên cơ sở các chứng từ gốc về lao động tiền lương như: Bảng khối lượng hoàn thành theo đơn giá khoánBảng chấm công, Bảng lương.
− Ngoài ra, do công nhân ở các đội chủ yếu là công nhân thời vụ có hợp đồng ngắn hạn (dưới 3 tháng) nên các khoản trích theo lương được tính trực tiếp vào lương. Do đó, cách tính lương rất đơn giản và thường thì lương được tính theo trình độ tay nghề và tính lương theo ngày công.
− Bảng chấm công:
Dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng lương… của công nhân viên, để có căn cứ tính trả lương và quản lý lao động trong doanh nghiệp.
Đối với bảng chấm công ở bộ phận Đội thi công còn dùng để làm căn cứ thanh toán tiền lương cho công nhân.
Quy trình lập:
+ Mỗi bộ phận (phòng ban, tổ, nhóm…) phải lập bảng chấm công hàng tháng
bằng Excel.
+ Cột thứ nhất, thứ 2 ghi số thứ tự, họ và tên của từng người trong bộ phận công tác; cột thứ 3 ghi mức lương của từng người; từ cột thứ 4 đến cột thứ 34 chấm công cho từng người các ngày làm việc trong tháng (nếu tháng có 31 ngày); cột thứ 35 ghi tổng số công được hưởng lương của từng người trong tháng; cột thứ 36 ghi tổng số công làm ngoài giờ; cột thứ 37 ghi đơn giá tiền lương ngoài giờ; cột thứ 38 ghi thành tiền và cột thứ 39 ghi ký nhận của công nhân viên.
+ Cuối tháng, người chấm công, người phụ trách bộ phận ký vào Bảng chấm
công và chuyển bảng chấm công đến bộ phận Hành chánh để kiểm tra, sau khi kiểm tra bộ phận hành chánh sẽ căn cứ vào ký hiệu chấm công của từng người tính ra công và ghi vào cột 35, 36, 37, 38.
+ Ngày công được quy định là 8 giờ. Cuối tháng, tổng hợp giờ công quy thành ngày công nếu còn giờ lẻ thì ghi số giờ lẻ bên cạnh.
− Bảng lương: Là chứng từ làm căn cứ để thanh toán tiền lương, phụ cấp cho nhân viên, kiểm tra việc thanh toán tiền lương cho nhân viên đồng thời làm căn cứ để thống kê về lao động tiền lương.
Sơ đồ quy trình ghi sổ:
− Cách ghi chép:
+ Cuối tháng, người chấm công cho công trình sẽ tổng kết và gửi bảng chấm công và thanh toán tiền lương công nhân đã thực hiện công trình về cho phòng kế
Bảng khối lượng hoàn thành theo đơn giá khoán; Bảng chấm công;
Bảng thanh toán tiền lương
Giấy đề nghị
thanh toán Phiếu chi
Chứng từ ghi sổ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ chi tiết tài khoản Sổ chi tiết giá thành
toán. Đối với tổ đội khoán thì sẽ gửi Bảng khối lượng hoàn thành theo đơn giá khoán về cho phòng kế toán kiểm tra, có chữ ký của CHT. Phòng kế toán sau khi kiểm tra, xác minh đúng sẽ gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc duyệt.
+ Tiếp theo sẽ lập “Giấy đề nghị thanh toán” và “Phiếu chi”. Thủ quỹ sẽ căn cứ vào các giấy tờ đã được ký duyệt này để chi tiền. Phòng kế toán căn cứ vào các giấy tờ có liên quan hạch toán vào “Sổ chứng từ ghi sổ”, “Sổ cái”, “Sổ chi tiết tài khoản” và “Sổ chi tiết giá thành từng công trình”.
Số liệu minh họa:
− Tháng 01/2011 công trình bắt đầu thực hiện. Cuối mỗi tháng, tổng kết số công và thanh toán tiền lương cho công nhân: kế toán tính tổng tiền lương và ghi nhận bút toán cần phải trả tiền lương cho nhân công.
− Cuối tháng kế toán ghi vào sổ cái chi phí nhân công trực tiếp sau đó chuyển chứng từ đó qua sổ chi tiết giá thành công trình Nhà máy Acecook Việt Nam.
− Người chấm công căn cứ vào bảng chấm công, tổ đội căn cứ khối lượng
hoàn thành lập giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi. Thủ quỹ căn cứ vào giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi đã được ký duyệt để chi tiền.
− Công ty thường chi trả tiền lương cho nhân công vào ngày mùng 5 hoặc
mùng 6 tháng sau.
Định khoản:
Một số nghiệp vụ phát sinh
Căn cứ vào Bảng chấm công và Thanh toán tiền lương nhân công Kế toán hạch toán tiền lương phải trả.
1. Ngày 31/01/2011 Phải trả tiền lương cho nhân công tháng 01/2011 Công trình Nhà Máy Acecook Việt Nam. ( Phụ lục số 6.1)
Nợ TK 622: 57.895.000
Có TK 3341: 57.895.000
Cuối mỗi tháng kế toán kết chuyển toàn bộ chi phí nhân công vào tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
2. Ngày 31/ 01/02011 kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp sản xuất TK 622 sang TK 154 để tính giá thành SP (Phụ lục số 4)
Nợ TK 154: 57.895.000
Có TK 622: 57.895.000
3. Ngày 05/02/2011 căn cứ giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi 19C/02 lương kế toán hạch toán chi lương. ( Phụ lục số 6.1)
Nợ TK 3341: 57.895.000
Có TK 1111: 57.895.000
Ngày 31/07/2011 Phải trả tiền lương cho nhân công tháng 07/2011 Công trình Nhà Máy Acecook Việt Nam.
Nợ TK 622: 1.970.555.000
Có TK 3341: 1.970.555.000
4. Ngày 31/07/2011 kết chuyển chi phí nhân công trực tiếp vào TK 154
Nợ TK 154: 1.970.555.000
Có TK 622: 1.970.555.000
5. Ngày 05/02/2011 căn cứ giấy đề nghị thanh toán và phiếu chi lương từ số 48C/08 đến 55C/08 kế toán hạch toán chi lương
Từ chứng từ ghi sổ những nghiệp vụ này sau đó được ghi nhận vào Sổ cái TK 622 (Phụ lục số 07)
Tổng số NVLTT TK 622 kết chuyển sang TK 154 trong năm 2011 Nợ TK 154 18.903.313.000
Có TK 622 18.903.313.000
(Phụ lục số 05)
Công nhân trực tiếp thi công công trình Nhà máy Acecook Việt Nam là công nhân thời vụ nên công ty không tiến hành trích các khoản trích theo lương.