III. Thực trạng công tác tham dự thầu tại công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu
3.1.3.2.Các nội dung về tài chính
+ Kết quả đạt được: Nhìn chung do sử dụng các phần mềm trong tính toán giá
dự thầu đã tiết kiệm được thời gian cho cán bộ, tăng thêm năng suất lao động và hiệu quả làm việc.
+ Vấn đề còn tồn tại: 3.1.4. Nộp hồ sơ dự thầu
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ các nội dung cụ thể theo đúng yêu cầu, hồ sơ dự thầu sẽ được trình nên giám đốc phê duyệt. Cuối cùng hồ sơ sẽ được trưởng phòng phòng kế hoạch kinh doanh kiểm tra lại lần cuối và đóng gói, niêm phong rồi gửi cho bên mời thầu theo quy định của bên mời thầu trước thời điểm đóng thầu.
Sau khi nộp hồ sơ mời thầu, công ty luôn chuẩn bị sẵn sàng để khi bên mời thầu yêu cầu công ty giải thích một số vấn đề vướng mắc trong hồ sơ dự thầu thì sẽ có ngay người hoặc gửi công văn để giải thích những vấn đề đó.
3.1.5. Hậu đấu thầu
Nếu nhà thầu trúng thầu thì quá trình hậu đấu thầu gồm có 3 giai đoạn có tính quyết định đến uy tín, chất lượng của nhà thầu và là lúc nhà thầu chứng minh năng lực thực sự của mình trong thực tế đó là, chuẩn bị thực hiện dự án, thực hiện dự án và kết thúc dự án.
+ Trước khi thực hiện dự án:
- Thương thảo hợp đồng: sau khi trúng thầu( hoặc được đề nghị thương thảo), người đại diện bên nhà thầu thi công sẽ tiến hành làm việc với chủ đầu tư để đi đến thống nhất các nội dung kinh tế, kĩ thuật để đi đến kí kết hợp đồng. Tài liệu sử dụng ở đây đó là HSMT, HSDT, Kết quả đấu thầu và các văn bản pháp quy liên quan.
- Kí hợp đồng với chủ đầu tư: nhà thầu sẽ kí kết hợp đồng với chủ đầu tư sau khi đã hoàn tất quá trình thương thảo hợp đồng.
- Lập các phương án thực hiện(tài chính, kĩ thuật): nhà thầu nghiên cứu các tài liệu của dự án, tình hình hiện tại của công ty, tình hình kinh tế xã hội hiện thời để thiết lập phương án thực hiện. Tài liệu sử dụng cho quá trình này đó là các hợp đồng kinh tế, các báo cáo tài chính, nhân sự, thiết bị nội bộ, các thông tin tổng hợp tình hình chung.
- Kí hợp đồng với các nhà thầu phụ: Căn cứ vào phương án thực hiện nhà thầu sẽ tiến hành thương thảo với các nhà thầu phụ để kí kết hợp đồng thầu phụ.
+ Thực hiện dự án :
- Thực hiện các hợp đồng: nhà thầu thực hiện công tác thi công cho tới khi hoàn thiện công trình. Quá trình này nhà thầu căn cứ vào phương án thực hiện và tiến độ thi công.
- Quản lý tiến độ: Nhà thầu xây dựng tiến độ, kiểm tra, đánh giá tiến độ thực hiện, xây dựng thực thi các giải pháp đẩy nhanh tiến độ, khắc phục tiến độ.
- Quản lý chất lượng: Xây dựng hệ thống đảm bảo chất lượng. Giám sát, kiểm tra, đánh giá chất lượng thực hiện và có giải pháp xử lý kịp thời.
- Quản lý an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy: Nhà thầu xây dựng hệ thống đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh môi trường, phòng cháy chữa cháy. Giám sát, kiểm tra việc thực hiện
- Quản lý tài chính: Nhà thầu lập kế hoạch tài chính ( nguồn vốn, giải ngân, thu hồi vốn); đối chiếu, thanh toán với các nhà thầu phụ, thanh toán với chủ đầu tư, kiểm tra, đánh giá để đảm bảo sự lành mạnh tài chính
+ Kết thúc dự án :
- Hoàn thành, bàn giao: sau khi kết thúc quá trình thi công nhà thầu sẽ bàn giao 28
cho chủ đầu tư công trình đã hoàn thành sau khi được nghiệm thu đầy đủ, tài liệu cơ sở cho quá trình này đó là các biên bản nghiệm thu, bàn giao.
- Thanh lý các hợp đồng thầu phụ: Nhà thầu tổ chức đánh giá việc thực hiện các hợp đồng, đối chiếu, thanh toán: làm thủ tục thanh lý hợp đồng
- Quyết toán: lúc này nhà thầu sẽ chuẩn bị hồ sơ quyết toán công trình và tiến hành làm việc với chủ đầu tư để quyết toán công trình, tài liệu cơ sở cho quá trình này là các hợp đồng kinh tế, hồ sơ nghiệm thu, hoàn công, thanh toán.
- Thanh lý hợp đồng với chủ đầu tư: Nhà thầu đánh giá quá trình thực hiện hợp đồng, đối chiếu, quyết toán, làm thủ tục thanh lý hợp đồng.
+ Kết quả đạt được: Phần lớn các công trình đều đảm bảo chất lượng, tiến độ,
công tác quản lý trong quá trình thực hiện hợp đồng nhìn chung được đảm bảo chú trọng. Một số công trình hoàn thành trước thời hạn.
+ Vấn đề còn tồn tại : Công tác quản lý trong khi thực hiện hợp đồng nhiều khi
còn “lỏng lẻo”. Cán bộ còn trẻ thiếu kinh nghiệm thương trường nên nhiều khi làm hỏng, phải thi công lại, tốn kém không hiệu quả, ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Quản lý tiến độ yếu, nhiều công trình chưa đảm bảo tiến độ thi công. Công tác thu hồi vốn chậm làm ảnh hưởng đến công tác sản xuất kinh doanh của công ty.
3.2. Đánh giá kêt quả hoạt động tham dự thầu tại công ty giai đoạn 2005- 2009
3.3.1.Những thành tựu đạt được
Mặc dù mới thực sự tham gia vào hoạt động đấu thầu, song với những nỗ lực và cố gắng không ngừng, sự đoàn kết nhất trí của cán bộ công nhân viên trong công ty cùng nhau vượt qua những khó khăn, thử thách để hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao tạo uy tín với công ty mẹ và các đối tác, góp phần phát triển mối quan hệ bền vững lâu dài cùng hợp tác phát triển. Công tác tham dự thầu thầu của công ty đã đạt được những thành tựu rõ ràng. Và là chỗ dựa lớn của công ty.
- Về năng lực tổ chức :
Công ty đã thiết lập một bộ máy tương đối chặt chẽ với cơ cấu đơn giản nhưng hoạt động rất linh hoạt và hiệu. Cùng vơi ban giám đốc và các cán bộ quản lý đều là những người có năng lực trình độ, nhiệt tình, có trách nhiệm với công việc, tôn trọng nguyên tắc tập trung dân chủ, có năng lực tổ chức và đôn đốc kiểm tra quá trình thực hiện sản xuất kinh doanh, phối hợp được các thành viên trong bộ máy
hoạt động đồng bộ, đem lại hiệu quả sản xuất kinh doanh cao - Về mặt pháp lí :
Công ty luôn tuân thủ nghiêm chỉnh luật pháp, các quy chế, quy định của nhà nước và các bên liên quan về nội dung, trình tự dự thầu.Các gói thầu tham gia dự thầu thì luôn được triển khai đúng nội dung như đã nêu trong hồ sơ dự thầu. Công ty luôn chuẩn bị kĩ lưỡng các loại giấy tờ cần thiết liên quan, luôn đảm bảo yêu cầu chính xác, trung thực nhất là những số liệu tài chính của nhà thầu.
Có thể nói sự nghiêm túc trong việc thực hiện các yêu cầu pháp lý của nhà nước, công ty mẹ, của bên mời thầu đã tạo được sự tín nhiệm cao đối với các bên liên quan, nâng cao khả năng cạnh tranh cũng như thắng thầu của công ty.
- Về tính hiệu quả :
Tính hiệu quả của công tác đấu thầu ngày càng được cải thiện biểu hiện ở chỉ tiêu giá trị bình quân 1 gói thầu trúng thầu
Tính hiệu quả còn được thể hiện ở chỉ tiêu giá trị sản lượng để phản ánh tính hiệu quả của công tác dự thầu. Chỉ tiêu giá trị sản lượng xây lắp của công ty không ngừng tăng trưởng, theo sự phân tích kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ta thấy giá trị sản lượng của các năm về sau này ổn định hơn nhưng vẫn theo hướng phát triển, giá trị sản lượng mà công ty đạt được liên tục tăng qua các năm cả về giá trị tuyệt đối lẫn tương đối.
Bên cạnh chỉ tiêu giá trị sản lượng thì chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận là những chỉ tiêu phản ánh tính hiệu quả của công tác tham dự thầu
Như vậy, công tác tham dự thầu đã đem lại những kết quả đáng chú ý cả vế số lượng, giá trị gói thầu trúng thầu, giá trị sản lượng thực hiện, doanh thu và lợi nhuận của công ty. Những chỉ tiêu này liên tục tăng, cho thấy tính hiệu quả của công tác tham dự thầu của công ty.
- Vê tính kỹ thuật, mỹ thuật :
Theo xu hướng phát triển, công ty đã đang và sẽ tham gia vào nhiều công trình có tính kỹ thuật cao, đòi hòi công nghệ tiên tiến và phức tạp. Các công trình trượt, sử dụng cáp dự ứng lực..đang được sử dụng ngày càng nhiều, các công trình có tính mỹ thuật cao ngày càng nhiều. Một số công trình điển hình như: Trung tâm
hội nghị quốc gia.
- Về tính minh bạch :
Tính minh bạch ở đây được hiểu đó là sự công khai, đảm bảo tính trung thực cao của công ty trong quá trình xây dựng hồ sơ dự thầu, các quyết định tham gia dự thầu luôn được đem ra bàn bạc rất kĩ lưỡng, việc xây dựng các loại hồ sơ như: hồ sơ tài chính, hồ sơ kinh nghiệm, hồ sơ thiết bị, các loại đơn giá… luôn đảm bảo tính trung thực cao để b ên mời thầu có thể đánh giá được chính xác năng lực của nhà thầu.
- Kkhả năng cạnh tranh
Khả năng cạnh tranh được thể hiện ở kết quả tham gia đấu thầu. Kết quả trúng thầu phản ánh được khả năng cạnh tranh của nhà thầu, cạnh tranh ở đây là sự cạnh tranh trên các khía cạnh đó là cạnh tranh về mặt năng lực, kinh nghiệm; cạnh tranh về mặt kỹ thuật chất lượng xây dựng; cạnh tranh về mặt tiến độ thi công và cạnh tranh về mặt giá chào thầu. 4 yếu tố này tạo nên khả năng cạnh tranh tổng thể của công ty đem lại những hợp đồng với giá trị sản lượng lớn cho công ty. Về Nguồn nhân lực, Công ty có đội ngũ kỹ sư, cán bộ nhiều kinh nghiệm đội ngũ công nhân lao động có hoạt động lâu năm trong nghề, bên cạnh đó có các lao động trẻ với trình độ chuyên môn kỹ thuật cao, nhiệt tình hăng say với công việc. Sự kết hợp giữa đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm với đội ngũ cán bộ trẻ có trình độ và sự nhiệt tình tạo ra sự học hỏi hỗ trợ nhau trong công việc và tạo ra những công trình có chất lượng. Ban đầu chỉ là một đơn vị xây dựng phục vụ cho công tác quốc phòng, chuyên xây dựng những công trình quốc phòng, với sự nhanh nhạy và năng động của Ban giám đốc cùng toàn thể các nhân viên công ty đã tham gia xây dựng nhiều công trình kinh tế và trở thành một đơn vị lắp đặt có uy tín trong lĩnh vực lắp đặt các công trình viễn thông.
Trong thời gian qua công ty Thương mại và Xuất nhập khẩu Viettel đã phát triển không ngừng. Công ty chủ yếu tham gia tham dự thầu các công trình lắp đặt và công ty đã không ngừng nâng cao giá trị hợp đồng các công trình thầu trong tổng giá trị lắp đặt của công ty. Kết quả đã đạt được trong những năm qua là một minh chứng cho sự nỗ lực đó, điều này được thể hiện qua bảng sau:
Kết quả đấu thầu của công ty giai đoạn 2005-2009
Nguồn: Phòng Kế hoạch tổng hợp
Quan sát bảng biểu trên ta thấy có sự thay đổi trong kết quả đấu thầu của công ty. + Năm 2005 công ty kí kết được 13 gói thầu với tổng giá trị hợp đồng là
70,134 tỷ đồng, giá trị bình quân 1 gói thầu trúng thầu là khoảng 5,4 tỷ đồng, xác suất trúng thầu về mặt số lượng có cao nhưng về mặt giá trị thì đây là năm có xác suất trúng thầu thấp nhất trong giai đoạn 2005-2009 chỉ có 33,47%, số lượng công trình trúng thầu là 13 công trình thua mỗi năm 2007 được 17 công trình, đó là do năm 2005 chủ yếu là những công trình nhỏ lẻ, có giá trị kí kết hợp đồng thấp, theo bảng liệt kê những công trình từ 14 tỷ trở lên thì cả năm 2005 chỉ có 1 công trình có giá trị hợp đồng trên 30 tỷ đồng.
+ Năm 2006 công ty kí kết được 11 hợp đồng với tổng giá trị các hợp đồng khoảng 147,670 tỷ đồng giá trị bình quân mỗi gói thầu trúng thầu là 13,42 tỷ đồng, xác suất trúng thầu về mặt số lượng là 52,38% còn về khối lượng là 64.47
+ Năm 2007 công ty đã kí kết được 17 hợp đồng với giá trị hợp đồng
năm số gói thầu tham dự số gói thầu trúng thầu giá trị bình quân 1 gói thầu trúng thầu (tỷ đồng) xác suất trúng thầu số lượng giá trị (tỷ đồng) số lượng giá trị (tỷ đồng) về mặt số lượng về mặt giá trị 2005 33 209,560 13 70,134 5,4 39.99% 33.47% 2006 21 229,067 11 147.670 13.42 52,38% 64,47% 2007 25 382.720 17 296,254 17.43 68.00% 77,41% 2008 15 258.100 10 176.163 17,62 66,67% 68,25% 2009 10 401.755 5 265.210 53.042 50% 66,01%
bị bàn giao. Đây cũng là năm có tổng giá trị hợp đồng tương đối lớn và có xác suất trúng thầu cao nhất cả về số lượng và giá trị tương ứng là 68% và 77,41%
+ Năm 2008 công ty chỉ kí kết được 10 công trình trong đó có 1 công trình chỉ định thầu với tổng giá trị kí kết là 176,163 tỷ đồng và giá trị bình quân 1 gói
thầu trúng thầu là trên 17,62 tỷ đồng. Xác suất trúng thầu cả về số lượng và giá trị đều thấp hơn năm 2007 chỉ là 66,67% về số lượng và 68,25% về khối lượng.
+ Năm 2009 đến nay công ty đã tham gia đấu thầu 9 công trình và trúng 5 công trình trong đó có 2 công trình là chỉ định thầu, xác suất trúng thầu cả về số lượng và giá trị là tương đối thấp so với các năm khác, tuy nhiên lại là năm có giá trị bình quân 1 gói thầu cao nhất trong cả giai đoạn gần 54 tỷ bình quân 1 gói thầu trúng thầu. Như vậy có thể thấy là công ty đang tập trung vào những công trình có giá trị hợp đồng lớn.
Như vậy, có thể thấy kết quả đấu thầu của công ty nhìn chung qua các năm đều có biến động rất thất thường. Các chỉ tiêu như số lượng, giá trị gói thầu trúng thầu, giá trị bình quân 1 gói thầu trúng thầu và chỉ tiêu xác suất trúng thầu có chiều hướng thay đổi là không giống nhau.
3.3.2. Những hạn chế còn tồn tại
Trải qua nhiều năm hoạt động, số lượng các công trình viễn thông mà công ty đã giành được ngày càng tăng lên hàng năm, lĩnh vực hoạt động cũng đa dạng hơn, quy mô các công trình ngày càng lớn hơn. Bên cạnh những gói thầu đã trúng thầu, công ty vần có những gói thầu bị trượt và những cơ hội chưa nắm bắt được. Qua sự phân tích ở trên cũng thấy quá trình đấu thầu còn tiềm ẩn nhiều vấn đề mà công ty cần đặc biệt quan tâm và giải quyết trong thời gian tới. Tình trạng này là do trong công tác tham dự thầu vẫn bộc lộ một số tồn tại hạn chế cần được khắc phục.
- Trong công tác chuẩn bị hồ sơ dự thầu, quá trình chuẩn bị lưu trữ hồ sơ
vẫn còn chưa chuyên nghiệp, chưa tạo thành một hệ thống thống nhất, cơ sở dữ liệu khách hàng còn quá sơ sài, chưa chuyên nghiệp, việc quản lý hình ảnh của công ty chưa được chú ý đúng mức. Công tác tiếp thị đấu thầu còn tràn lan làm ảnh hưởng đến hình ảnh của công ty. Vì vậy, vấn đề đặt ra đó là xác định đúng năng lực của công ty và quyết định có tham gia dự thầu với những gói thầu thực sự phù hợp với
năng lực của công ty hay không là một vấn đề khá quan trọng.
- Một vấn đề khác cần chú ý trong quá trình chuẩn bị hồ sơ dự thầu đó là vấn
đề xây dựng giá dự thầu. Việc xây dựng giá dự thầu phụ thuộc khá nhiều vào việc