Z N1 = Ddk1 + C1 – Dck
1.8.ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TIN TRONG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN.
cùng một quá trình ghi chép.
+ Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 1.8: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ”
1.8. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ TIN TRONG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN. TOÁN.
1.8.1.Nguyên tắc tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học.
Kế toán máy vi tính là qúa trình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán nhằm biển đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin. Việc thực hiện hạch toán bằng máy vi tính có những đặc điểm khác với hạch toán thủ công: công việc tính toán, tổng hợp, ghi sỏ kế toán(tổng hợp, chi tiết), lập báo cáo tài chính....đều do máy thực hiện theo chương trình đã cài đặt sẳn trong máy. Tổ chức công tác kế toán
Ghi chú : Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu
Chứng từ gốc và các bảng
phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ (2) Sổ thẻ kế toán chi tiết (1)
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
trong điều kiện sử dụng máy vi tính hay thủ công cũng đều phải đáp ứng các yêu cầu kế toán là: trung thực, chính xác, khách quan, thống nhất, kịp thời và dể hiểu để có thể so sánh được...để đáp ứng các yêu cầu trên, các chương trình kế toán trên máy khi thiết kế cần phải quán triệt các nguyên tắc cơ bản sau:
- Cần phải ghi nhận thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính phát sinh của doanh nghiệp. Muốn vậy phải giả quyết tốt mối quan hệ ghi nhận thông tin theo trình tự thời gian với việc phân loại và ghi nhận thông tin theo hệ thống các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh, không được trùng lặp hoặc bỏ sót.
- Chương trình kế toán phải đảm bảo mối quan hệ giữa việc ghi chép, đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
- Chương trình kế toán máy tính phải đảm bảo liên kết đầy đủ các phần hành kế toán, đảm bảo tính đồng bộ và hoàn chỉnh, giúp cho việc nối mạng máy tính, tạo điều kiện phân công lao động trong bộ máy kế toán.
- Thuận tiện cho việc sữa đổi, chữa sổ kế toán trong trướng hợp ghi sai trên chứng từ hoặc nhập dử liệu nhằm theo đúng nguyên tắc sữa sổ kế toán.
- Đảm bảo lưu trữ chứng từ, dữ liệu, số liệu kế toán, báo cáo kế tóan theo đúng nguyên tắc, chế độ và quy định hiện hành.
- Chương trình phải có hệ thống quản lý mật khẩu, chống việc thâm nhập, khai thác, sử dụng số liệu, tài liệu trên máy cảu những người không có trách nhiệm. Đây cũng là một quy chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp để đảm bảo an toàn cho các thông tin, tránh bị đánh cắp hoặc lạm dụng các thông tin.
1.8.2.Nội dung tổ chức công tác kế toán trong điều kiện kế toán máy.
Tổ chức mã hoá thông tin các đối tượng quản lý.
Để tổ chức công tác kế toán trên máy vi tính, một trong các công việc quan trọng là tổ chức mã hoá các đối tượng quản lý theo ngôn ngữ máy.
Máy vi tính là một công cụ hiện đại, ứng dụng được trong hầu hết các lĩnh vực, tuy nhiên máy vi tính chỉ xữ lý được các thông tin theo một chương trình đã cài đặt sẵn trong máy(đó là phần mềm). Vì vậy khi ứng dụng phần mềm sử dụng cho công tác kế toán cần thiết phải mã hoá các đối tượng quản lý như: bộ phận, phân xưởng, vật tư, sản phẩm, hàng hoá..Mã hoá là cách thức để thực hiện việc phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý. Mã hoá các đối tượng cần quản lý cho phép phần mềm nhận diện chính xác, phản ánh trung thực tình hình biến động về tài sản, nguồn vốn và lao động của doanh nghiệp.
Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán.
Hạch toán ban đầu là công tác quan sát, ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong đơn vị đảm bảo cơ sở pháp lý vững chắc cho việc phản ánh, kiểm tra thông tin kế toán.
Để đảm bảo việc hạnh toán ban đầu được chính xác, kịp thời thì việc tổ chức hệ thống chứng từ và luôn chuyển chứng từ phỉa được thực hiện tốt và đúng trình tự. Nó bao gồm các vấn đề sau:
- Hoàn thiện việc lập chứng từ ban đầu: Tuỳ theo mỗi doanh nghiệp mà việc tổ chức hệ thống chứng từ có sự khác nhau. Bên cạnh đó, phải có sự quy định cụ thể và rỏ ràng đối với người chịu trách nhiệm ghi nhận các thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào các chứng từ ban đầu. Đây là việc làm quan trọng và rất cần thiết ngăn chặn một số sai lạc, vi phạm chế độ nhằm bòn rút tài sản, tham ô lãng phí. ở các doanh nghiệp việc hạch toán ban đầu thường được giao cho nhân viên nghiệp vụ ở từng bộ phận thực hiện, vì vậy phụ trách bộ phận cần có những hướng dẩn cụ thể việc ghi chép chứng từ ban đầu cho các nhân viên này đảm bảo việc ghi chép đó đạt yêu cầu: chính xác, đầy đủ, đúng chế độ quy định của Nhà Nước. Đây là điều kiện để khi cập nhật dử liệu trên chứng từ và máy vi tính được chính xác và đầy đủ.
- Phân loại và mã hoá chứng từ: Các chứng từ kế toán nhất thiết phải được mã hoá và phân loại theo từng bộ phận kế toán có liên quan.
Việc mã hóa chứng từ theo ngôn ngữ máy và theo một chương trình sử dụng là công việc vô cùng quan trọng, phức tạp nhưng không thể thiếu được để qiúp cho các bộ phận, cá nhân liên quan thực hiện phần hành kế toán cảu mình theo hệ thống mật khẩu riêng, tránh việc ngưòi ngoài xâm nhạp vào dử liệu. Việc mã hoá chứng từ phải đảm bảo yêu cầu đơn giản, dể kiểm tra, dể đối chiếu, dể tổng hợp và đảm bảo bí mật về dử liệu. Việc phân loại và mã hoá chứng từ cần được tổ chức theo tập tin, trên cơ sở các tập tin được chia thành các loại đấp ứng yêu cầu của việc ghi sổ kế toán theo các phần hành cụ thể. Cácloại có thể được phân chia độc lập theo những tiêu chuẩn lựa chọn và được ký hiệu riêng theo từng mã số quy định. Cùng với việc mã hoá chứng từ đồng thời còn phải mã hoá cả tên gọi của chứng từ, có thể mã hoá bằng hệ thống ký hiệu sổ hay ký hiệu chữ.
- Kiểm tra chứng từ sử dụng cho máy vi tính: Do đặc thù của máy vi tính là không chấp nhận sai sót, dù chỉ là một ký tự, do vậy, khi cập nhật dử liệu chứng từ vào máy cần phải đảm bảo tính chính xác và đầy đủ. Ngoài ra theo chế độ ban hành, chứng từ kế toán còn phải đảm bảo tính pháp lý của nó. Do vậy để đảm bảo tính chính xác và tính pháp lý của chứng từ kế toán dau khi lập chứng từ ban đầu cần phải được kiểm tra trước khi cập nhật dử liệu vào máy tính.
- Tổ chức luân chuyển, xử lý, lưu trử và bảo quản chứng từ: Các chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra tính pháp lý, hợp pháp được chuyển cho bộ phận kế toán có liên quan thực hiện theo chức nămg nhiệm vụ đã được phân công. Do vậy đòi hỏi phải xây dựng trình tự luân chuyển chứng từ khoa học, hợp lý, kịp thời tránh các hiện tượng trùng lặp thiếu sót, gian lận, mất mát chứng từ...đồng thời việc luân chuyển hợp lý sẽ có tác dụng to lớn trong việc tạo ra hệ thống kiểm tra nội bộ chặt chẻ.
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại các đối tượng kế toán theo các tiêu thức nhất định nhằm ghi chép, phản ánh, và kiểm tra thường xuyên liên tục và có hệ thống tình hình biến động của từng đối tượng kế toán cụ thể.
Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp là bộ phận cấu thành quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống kế toán doanh nghiệp. Tất cả doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế đều phải thực hiện thống nhất việc áp dụng hệ thống tài khoản này. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp việc sử dụng hệ thống tài khoản này là chưa đủ doanh nghiệp cần xây dựng hệ thống(danh mục) các tài khoản kế toán chi tiết để đáp ứng nhu cầu quản lý riêng có của từng doanh nghiệp.
Trong điều kiện tin học hoá công tác kế toán, việc tổ chức hệ thống tài khoản kế toán chi tiết là một vấn đề quan trọng và mang lại hiệu quả đáng kể trong công tác quản lý. Để tổ chức công tác kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính thì một trong những công việc cần làm là xây dựng lại hệ thống tài khoản kế toán chi tiết phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp .
Hiện nay các doanh nghiệp sử dụng kế toán trên máy vi tính thường mã hoá theo 3 cách sau:
Cách 1: dùng bộ chử cái để mã hoá. Ưu diểm của phương pháp này là dể nhớ, nhưng lại có nhược điểm là dể xâm nhập dể trùng lặp khi có hai đối tượng trùng tên.
Cách 2: dùng bộ số đếm để mã hoá. Phương pháp này có ưu điểm là không trùng lặp nhưng nhiều khi gây phức tạp cho người sử dụng.
Cách 3: kết hợp cả chử cái và bộ bộ chử số để mã hoá. Phương pháp này khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên: không nhầm lẩn, không trùng lặp và dể dàng nhớ, do đó phần lớn các doanh nghiệp sử dụng kế toán trên máy vi tính đều sử dụng phương pháp này.
Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm: loại sổ, kết cấu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ để ghi chép các chứng từ kế toán theo một trình tự nhất định nhằm thực hiện một cách tốt nhất các chức năng, nhiệm vụ của kế toán.
Trong các doanh nghiệp hiện nay có 4 hình thức tỏ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm:
- Nhật ký chứng từ - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký sổ cái - Nhật ký chung
Trong điều kiện sử dụng máy vi tính, hình thức kế toán được lựa chọn phải thoã mản các điều kiện sau:
- Hình thức kế toán đã được lựa chọn không bao gồm các mẫu sổ quá phức tạp.
- Hình thức kế toán được lựa chọn phải thuận lợi với việc lập trình và việc phân quyền sử dụng.
- Hình thức kế toán được lựa chọn phải hạn chế được các hiện tượng trùng lặp trong việc nhập số liệu.
Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Sản phẩm cuối cùng của quy trình xử lý thông tin kế toán trên máy vi tính là các báo cáo kế toán. Các báo kế toán có được bởi thao tác in ấn các báo cáo kế toán sau khi đã thực hiện việc xử lý dữ liệu, kết chuyển và phân bổ.
Tổ chức tốt công tác kiểm tra kế toán.
Để đảm bảo công tác kế toán cho doanh nghiệp thực hiện đúng các yêu cầu, nhiệm vụ và chức năng của mình nhằm cung cấp thông tin một cách chính xác trung thực, minh bạch, công khai và chấp hành tốt chính sách chế độ của Nhà Nước thì cần thiết phải tổ chức tốt công tác kiểm tra kế toán ở các doanh nghiệp và thực hiện theo các nội dung sau:
- Kiểm tra phần cứng thiết vị máy tính và phát hiện lổi có thể xảy ra - Kiểm tra quyền thâm nhập hệ thống.
Trình tự xử lý của máy có thế khái quát như sau:
Sơ đồ 1.9: Trình tự xử lý thông tin trên phần mềm kế toán . Dữ liệu đầu vào:
- Nhập các chứng từ liên quan đến giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp - Hàng hóa, doanh thu, các khoản giảm trừ doanh thu - các bút toán kết chuyển. - Các tiêu thức phân bổ Khai báo yêu cầu thông tin đầu ra cho máy vi tính. Máy vi tính xử lý thông tin đầu ra sản phẩm .
Thông tin đầu ra:
- Các sổ kế toán chi tiết, sổ tổng hợp.
- Báo cáo kế toán, doanh thu, kết quả.
- Báo cáo kết quả kinh doanh.
CHƯƠNG 2