CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG DỊCH VỤ LOGISTICS CỦA CÔNG TY THƯƠNG MẠI VẬN TẢI QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH
3.2. Giải pháp chủ yếu nâng cao chất lượng dịch vụ logictics của Công ty TNHH TM Vận tải Quốc tế Trường Thành những năm tới
3.2.1. Ổn định, nâng cao chất lượng các dịch vụ hiện có và đa dạng hóa, phát triển mở rộng các dịch vụ mới
Như đã phân tích ở chương II, các dịch vụ logistics hiện có của Trường Thành mới tập trung vào dịch vụ vận tải nội địa, quá cảnh sang các nước lân cận, cho thuê kho bãi và một số dịch vụ cung cấp nguyên vật liệu. Đây là những nghiệp vụ truyền thồng đơn thuần và là một phần nhỏ trong hoạt động của chuỗi logistics. Để phát triển mạnh hơn trong tương lai, trở thành một trong những Công ty hàng đầu về logistics, Trường Thành cần phải nâng cao chất lượng và mở rộng thêm các dịch vụ của mình, nhằm mục tiêu cung cấp toàn bộ các dịch vụ trong chuỗi logistics.
a. Dịch vụ kho bãi
Để phát triển dịch vụ kinh doanh kho bãi thì Công ty cần nâng cao việc quản lý và nâng cấp và mở rộng diện tích kho hàng, phát triển dịch vụ gia tăng cho hàng hóa tại kho.
Trước hết, Trường Thành cần quản lý kho hàng một cách hiệu quả, không chỉ cho hoạt động của chính doanh nghiệp mà còn sử dụng hiệu quả cho việc kinh doanh kho bãi.
Quản lý kho hàng (quản lý dự trữ hàng) là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý việc dự trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm và hàng hóa trong sản xuất và lưu thông. Mục đích của hoạt động quản lý vật tư, nguyên vật liệu là đảm bảo cho sản xuất, lưu thông được diễn ra liên tục và hiệu quả, cân đối cung cầu và đề phòng rủi ro, bất trắc. Các công việc liên quan đến quản lý kho hàng trong hoạt động logistics bao gồm: Thiết lập mạng
lưới kho và chọn vị trí kho hàng (số lượng, quy mô); thiết kế và lắp đặt các thiết bị kho hàng; tổ chức việc xuất nhập, lưu kho, bảo quản hàng hóa; thực hiện các công việc sổ sách, thống kê liên quan đến nghiệp vụ kho hàng...
Bên cạnh đó, Trường Thành cần mở rộng thêm các dịch vụ làm tăng giá trị gia tăng tại kho, bao gồm:
Kiểm tra mã số mã vạch;
Đúng pallét;
Phân loại hàng;
Kiểm đếm và đúng hàng vào container;
Điều phối hàng lưu kho;
In nhãn và scan hàng hóa, công nghệ in nhãn hàng và scan mã vạch trên thăng hàng carton giúp khách hàng có thể tránh được các nhãn in ấn không chính xác hoặc in các dữ liệu mà hệ thống không nhận dạng được. Nhờ đó khách hàng có thể yên tâm rằng hàng hóa của mình sẽ không bị trễ tàu.
Ngoài ra, việc nâng cao công tác quản lý, cung ứng vật tư, nguyên vật liệu cũng hết sức quan trọng trong việc nâng cao chất lượng dịch vụ kho bãi.
Quản lý vật tư là một bộ phận của hoạt động logistics nhằm quản lý nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, các phụ kiện và bán thành phẩm (tất cả những thứ mà doanh nghiệp sử dụng để tạo ra sản phẩm hàng hóa). Mục đích của hoạt động quản lý vật tư, nguyên vật liệu là đảm bảo chất lượng sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm chi phí (hạ giá thành sản phẩm). Các công việc liên quan đến quản lý vật tư, nguyên vật liệu: quản lý cung ứng vật tư (đặt quan hệ trước để mua hàng, đặt quan hệ trước với các nhà cung cấp khi mà sản phẩm còn đang trong quá trình thiết kế; thực hiện việc mua hàng và các hoạt động của quá trình thu mua; nghiên cứu các cơ hội và thách thức của môi trường cung ứng vật tư; phát triển các chiến lược và kế hoạch thu mua nguyên vật liệu; cải tiến dây chuyền cung ứng.
Tóm lại, đối với dịch vụ kho bãi, Công ty cần tăng cường quản trị chuỗi cung ứng, bao gồm:
Quản lý các yêu cầu xếp hàng của khách hàng (booking note)
Xin chỉ dẫn xếp hàng của khách hàng trước khi xếp hàng (shipping instrution)
Đúng hàng vào container và xếp hàng theo đúng chỉ dẫn
Cung cấp dịch vụ kho bãi và bảo quản hàng hóa
Cung cấp các dịch vụ gia tăng cho hàng hóa
Phát hành vận đơn (HBL-house bill of lading) hoặc chứng từ nhận hàng(FCR-forwarder cargo receipt)
Nhận và kiểm tra chứng từ đến các bên liên quan
Gửi chứng từ tới các bên liên quan
Thông báo và quản lý tình hình hàng hóa của từng đơn hàng
(PO-purchase order).
b. Dịch vụ vận tải, giao nhận và phân phối hàng hóa
Quản lý việc vận tải và phân phối hàng là khâu trọng yếu nhất của hoạt động logistics, bởi vì kết quả của quá trình vận chuyển và phân phối hàng ảnh hưởng lớn đến hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý vận tải và phân phối hàng hóa nhằm quản lý công tác vận chuyển và phân phát hàng hóa đúng thời hạn, an toàn, đảm bảo đủ khối lượng và chất lượng, phục vụ khách hàng tận tình chu đáo.
Tất cả dịch vụ logistics đều nhằm mục đích thỏa mãn cao nhất cho nhu cầu của khách hàng (người sản xuất và người tiêu dùng). Trong đó, dây chuyền cung ứng gồm rất nhiều khâu, giữa mắt xích của các khâu có các dịch vụ: giao nhận, xếp dỡ, lưu kho... Theo phân tích thực trạng chuỗi nghiệp vụ vận tải giao nhận hàng hóa của Trường Thành ở trên, Công ty nên chủ động tăng cường quản trị và hoàn thiện dây chuyển cung ứng (Supply Chain Management) trong nghiệp vụ giao nhận vận tải. Đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ người cung cấp nguyên liệu – đến người sản xuất – đến người tiêu dùng. Khái niệm này coi trọng việc phát triển các quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa người sản xuất với người cung cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan: các Công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các Công ty công nghệ thông tin. Cụ thể, một số dịch vụ vận tải và
giao nhận mà Công ty có thể cung cấp cho khách hàng để hoàn thiện chuỗi cung ứng, như:
Quản lý quá trình vận tải
Phát hành chứng từ
Quản lý đơn hàng
Logistics ngược.
Cụ thể hơn, Công ty nên cung cấp bổ sung thêm những dịch vụ gia tăng mà các Công ty giao nhận tiên tiến trên thế giới đâng cung cấp, tiêu biểu là các dịch vụ sau:
Dịch vụ See change: Dịch vụ này cho phép các chuyên gia logistics và người mua hàng có thể truy cập được dữ liệu về dây chuyền cung ứng chính xác dự hàng hóa ở bất cứ nơi đâu, vận chuyển bằng phương tiện nào,… Trên cơ sở đó có thể đưa ra những quyết định thích hợp để cải tiến dây chuyền cung ứng cũng như phương thức vận tải.
Dịch vụ Giám sát đơn đặt hàng: Dây chuyền cung ứng nào cũng bắt đầu và kết thúc bằng đơn đặt hàng, với công cụ Weblink APL Logistics đã giúp khách hàng hoàn tất các yêu cầu của đơn đặt hàng chính xác hơn, với tốc độ nhanh hơn và hiệu quả cao hơn.
Dịch vụ Quản trị dữ liệu của nhà máy thông qua công cụ ASN (Advanced Ship Notice): Với độ chính xác cao tới từng đơn vị hàng hóa. Công cụ ASN sẽ giúp nhà máy nhận dạng mã vạch, scan và truyền dữ liệu đến thông qua hệ thống của khách hàng. Dữ liệu nhập tại nhà máy hay tại kho của APL Logistics thì công cụ ASN cũng truyền được đầy đủ dữ liệu cho khách hàng để hoàn thành quy trình giao nhận hàng.
Logistics là một hoạt động còn khá mới mẻ đối với các Công ty giao nhận Việt Nam nói chung và với Trường Thành nói riêng. Việc cung cấp dịch
vụ logistics một cách hoàn thiện đòi hỏi phải đầu tư mọi mặt, và đặc biệt phải có quyết tâm lớn. Do vậy, Trường Thành cần phải hướng tới các tiêu chuẩn trong quá trình giao nhận vận tải, đó là:
Bảo đảm tính liên tục và nhạy bén của những phương tiện vận tải và chuyển tải
Vận dụng công nghệ vận tải đa phương tiện, chủ yếu bằng container
Giảm tối thiểu những khâu chuyển tải
Giảm tối thiểu những khâu lưu kho và lượng lưu kho ở mỗi khâu sản xuất
Tăng cường những dịch vụ viễn thông và xử lý giao dịch không giấy tờ.
Hơn nữa, để hội nhập với ngành logistics toàn thế giới, Trường Thành cần hướng tới việc cung cấp dịch vụ logistics cho hàng hóa vận chuyển bằng đường hàng không, bao gồm các dịch vụ sau:
Giao nhận hàng từ kho tới kho bằng đường hàng không( door to door)
Giao nhận hàng đến các sân bay
Khai báo hải quan
Vận tải liên hợp hàng không - đường biển qua các điểm chuyển tải chính ở Đông Nam Á, Châu Á và Châu Âu.
Dịch vụ vận tải, giao nhận và phân phối hàng là một trong những mắt xích quan trọng của chuỗi logistics. Để phát triển về cả mặt dịch vụ cũng như doanh số, Trường Thành cần chú trọng đầu tư hơn nữa vào những dịch vụ trên để nâng cao khả năng đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của khách hàng và tăng cường đầu tư vào phương tiện vận tải như: Hệ thống xe nâng chạy bằng điện, hệ thống cần trục và cầu trục trong kho, xe đầu kéo và moóc 40 feet… Tóm lại, đối với Trường Thành, sự phát triển của dịch vụ logistics có vai trò rất to lớn trong việc giành và giữ được các khách hàng. Còn trong các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh có nhu cầu sử dụng logistics, thì các dịch vụ logistics giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách có
hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn tài nguyên đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình chu chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ,… các dịch vụ vận tải giao nhận khi được hoàn thiện về mặt chất lượng nghiệp vụ sẽ giúp Trường Thành giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có nhiều doanh nghiệp thành công lớn nhờ có được chiến lược và hoạt động logistics đúng đắn, ngược lại có không ít doanh nghiệp gặp khó khăn, thất bại do có các quyết định sai lầm như: chọn nguồn cung cấp tài nguyên sai, chọn sai vị trí, dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển không hiệu quả.
3.2.2. Mở rộng hệ thống đại lý và chi nhánh. Liên kết với doanh nghiệp cùng ngành tại thị trường trong nước và quốc tế
Để nâng cao vị thế trên thị trường nội địa và vươn tầm ra thị trường quốc tế, bên cạnh việc nâng cao chất lượng dịch vụ, việc mở rộng và củng cố hệ thống đại lý, xây dựng các đại lý độc quyền, tiến tới đặt văn phòng đại diện và chi nhánh ở các nước cũng là một trong những bước đi hết sức quan trọng.
Bên cạnh đó, Công ty cần có chiến lược đầu tư phát triển các dịch vụ logistics nội địa; liên doanh, liên kết với các Công ty logistics nước ngoài.
Thực hiện chiến lược này, với mục tiêu là dựa vào khách hàng Logistics của công ty nước ngoài, cung cấp toàn bộ dịch vụ Logistics nội địa (khắc phục được tình trạng bẻ gãy chuỗi logistics); tiếp thu công nghệ kỹ thuật, trình độ quản lý Logistics, kinh nghiệm,… khi đủ lớn mạnh về thế và lực có thể vươn ra cung cấp Logistics toàn cầu.
Chiến lược thực hiện qua hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Liên doanh, liên kết với các Công ty Logistics nước ngoài để chuyển giao công nghệ, tích lũy kinh nghiệm, tích lũy vốn.
- Giai đoạn 2: Phát triển các dịch vụ logistics của mình một cách độc lập.
Bên cạnh đó, xây dựng các trung tâm phân phối hàng hóa hiện đại cũng là một hướng phát triển tốt. Trung tâm phân phối này bao gồm các nhiệm vụ sau:
- Đa dạng các dịch vụ giá trị gia tăng trong hoạt động kho CFS và kho ngoại quan.
- Xây dựng các trung tâm phân phối (DC – Distribution Center) của riêng các công ty giao nhận, hoặc những trung tâm phân phối, kho đa năng (Cross – docking) hiện đại để kinh doanh cho thuê.
- Hướng tới việc xây dựng các trung tâm phân phối và kho đa năng của VN tại thị trường nước ngoài.
Khi đã xây dựng được hệ thống đại lý và chi nhánh một cách hiệu quả, Công ty có thể triển khai các dịch vụ logistics của mình một cách dễ dàng và nhanh chóng hơn, luôn kịp thời đáp ứng nhu cầu. Đặc biệt khi xây dựng chi nhánh ở nước ngoài, Công ty sẽ có được nguồn thông tin về thị trường một cách chính xác thông qua chi nhánh và đại diện của cục xúc tiến thương mại.
Từ đó, Công ty vừa học hỏi được kinh nghiệm phát triển và triển khai dịch vụ logistics tại các nước có ngành logistics tiên tiến như ấn Độ, Trung Quốc, Hà Lan,… lại vừa có khả năng cung cấp, vươn xa tầm hoạt động của mình sang các thị trường đó.
Bên cạnh việc tham gia vào Hiệp hội giao nhận kho vận Việt Nam – VIFFAS hay Hiệp hội đại lý và môi giới hàng hải để cùng nhau hoạt động và có được những thông tin trong ngành thì việc thành lập 1 liên minh của Các công ty chuyên cung cấp dịch vụ logistics là điều cần thiết để giúp cho doanh nghiệp Việt Nam có sức cạnh tranh với các doanh nghiệp logistics của nước ngoài với tiềm lực về cơ sở hạ tầng cũng như vốn rất lớn.
Gần đây, hơn 30 Công ty vừa và nhỏ trong lĩnh vực logistics đã liên kết trở thành liên minh Thai Logistics Alliance (TLA). Có đến hơn 30 Công ty tham gia vào việc liên kết này. Mô hình của là các Công ty vẫn làm việc
hành bán các dịch vụ logistics trọn gói (one stop service) rồi phân bổ cho các thành viên theo năng lực của họ. Sau đó nhóm này cũng sẽ sửa tất cả dịch vụ mà từng thành viên cung cấp để xem họ có đảm bảo hay không. Và cơ bản là liên minh này sẽ giúp các doanh nghiệp vẫn có thể cạnh tranh được với cỏc đối thủ to lớn nước ngoài. Rừ ràng để làm được điều này đũi hỏi phải có một cơ chế hợp tác thích hợp, và dĩ nhiên các thành viên phải chấp nhận việc chia sẻ thông tin và quyền lợi cho nhau. Đằng sau liên minh ấy là sự ủng hộ và hỗ trợ của chính phủ Thailand. Đây thực sự là một động thái rất tích cực và là một bài học tốt cho các doanh nghiệp logistics Việt Nam nói chung và Liên kết với doanh nghiệp cùng ngành ở trong và ngoài nước nói riêng.
3.2.3. Đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp
Đối với bất cứ doanh nghiệp dịch vụ nào, nguồn nhân lực cũng chính là yếu tố quyết định sự thành công. Trong những năm gần đây, ngành dịch vụ logistic tại Việt Nam đã và đang phát triển rất nhanh chóng, từ một vài doanh nghiệp giao nhận quốc doanh của đầu thập niên 90, đến nay hàng trăm Công ty được thành lập và hoạt động trên cả nước. Để phát triển và nâng cao tính cạnh tranh của mình, Công ty cần tập trung cho việc đào tạo nguồn nhân lực chuyên nghiệp, đáp ứng được sự phát triển của dịch vụ logistics cũng như yêu cầu ngày càng khắt khe của khách hàng.
Việc đầu tiên Công ty có thể làm ngay là cử nhân viên tham gia các chương trình đào tạo của Hiệp hội giao nhận vận tải Việt Nam- VIFFAS đã và đang kết hợp với các Hiệp hội giao nhận các nước Asean, các chương trình của Bộ Giao thông Vận tải, tổ chức các khóa đào tạo nghiệp vụ giao nhận, gom hàng đường biển, cùng với Trường cao đẳng Hải quan mở lớp đào tạo về đại lý khai quan, cấp bằng chứng chỉ cho các hội viên trong thời gian qua.
Về giao nhận hàng không, Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế - IATA thông qua Việt Nam Airlines đã tổ chức được một số lớp học nghiệp vụ và tổ chức thi cấp bằng IATA có giá trị quốc tế. Nếu tham gia các chương trình học và có được chứng chỉ của IATA thì việc cung cấp dịch vụ của Trường Thành sẽ chuyên nghiệp hơn với những nhân viên có trình độ cao.
Bên cạnh đó, Công ty có thể tìm kiếm các nguồn tài trợ trong nước và quốc tế cho các chương trình đào tạo ngắn hạn trong và ngoài nước. Phối hợp và tranh thủ hợp tác với các tổ chức FIATA, IATA và các tổ chức phi chính phủ khác để có nguồn kinh phí đào tạo thường xuyên hơn. Mặt khác, các doanh nghiệp cũng cần phải kết hợp chặt chẽ với Hiệp hội, thông báo với Hiệp hội nhu cầu đào tạo nhân lực của mình để hiệp hội có hướng giải quyết.
Tóm lại, nhất thiết Công ty cần đầu tư để đào tạo và đào tạo lại,nhằm nâng cao năng lực của nhân viên và thu hút nhân tài từ xã hội. Phát triển nguồn nhân lực có trình độ và chuyên môn cao là nhân tố quan trọng quyết định sự sống còn và thành công trong hoạt động Logistics – một hoạt động mang tính chất toàn cầu.
3.2.4. Nâng cấp, triển khai ứng dụng của công nghệ thông tin vào hoạt động kinh doanh dịch vụ logistic
Muốn quản trị logistics thành công thì trước hết phải quản lý được hệ thống thông tin rất phức tạp trong quá trình này. Việc nâng cấp hệ thống thông tin hiện tại trong công ty nên chia làm hai giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Hoàn thiện hệ thống thông tin nội bộ (Intranet) cũng như hệ thống thông tin trong từng bộ phận chức năng (Logistics, kỹ thuật, kế toán, marketing,…), hệ thống thông tin ở từng khâu trong dây chuyền cung ứng (kho tàng, bến bãi, vận tải,…) và sự kết nối thông tin giữa các tổ chức, bộ phận, công đoạn nêu trên, áp dụng tin học hoá trong các hoạt động của Công ty, lắp đặt các phầm mềm phục vụ cho hoạt động của Công ty, chuẩn hóa các