Theo quy định của Công ty, việc kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện thành 4 lần trong năm vào cuối mỗi quý. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa tồn tại kho thực tế và số tồn sổ sách và để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu Công ty phải tiến hành kiểm kê và ghi kết quả cuộc kiểm kê đó.
Biên bản kiểm kê được lập và sao thành 3 bản: Một bản ( gốc) giao phòng sản xuất lưu để đối chiếu. Một bản ( sao) do phòng kế toán lưu.
Một bản cuối Thủ kho lưu.
Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại Công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó, việc kiểm kê còn giúp cho Công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát đồng thời để có biện pháp xử lý kịp thời.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng tương đối lớn nhưng chủng loại không nhiều, tương đối đơn giản nên quá trình kiểm tra không mất nhiều thời gian. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê theo quý ở tất cả các kho. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết hay do cân đong đo đếm. Kết quả kiểm kê được ghi vào Biên bản kiểm kê do phòng quản lý sản xuất lập cuối kỳ kiểm kê, biên bản được gửi lên phòng kế toán, kế toán tập hợp số liệu tính ra giá trị và xác định chênh lệch thừa thiếu cho từng loại rồi tiến hành tính giá trị chênh lệch cho từng loại.
Để hạch toán thừa, thiếu nguyên vật liệu kế toán sử dụng tài khoản: TK 138 (1381) – Phải thu khác
TK 338 (3381) – Phải trả, phải nộp khác.
Kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê để tiến hành ghi sổ. Nếu phát hiện thừa qua kiểm kê:
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh Nếu phát hiện thiếu qua kiêm kê:
Nợ TK 1381 – Phải thu khác.
Có TK 152 – Nguyên vật liệu.
Công ty TNHH Thành Công
BIÊN BẢN KIỂM KÊ KHO VẬT TƯ
Quý IV năm 2012
Thời gian kiểm kê: 8h ngày 31 tháng 12 năm 2011. Thành phần kiểm kê:
Phó giám đốc công ty: Nguyễn Văn Tuấn Kế toán trưởng: Lê Văn Thắng
Thủ kho: Lê Thị Hiền
STT Tên vật tư ĐVT Tồn sổ sách Tồ thực tế Chênh lệch
SL TT SL TT SL TT Tổng kho 1 Cát M 3 77,325 77.325 0 2 Đá M 3 460 460 0 3 Xi măng Tấn 135 135 0 4 Dầu diezel Lít 2100 2100 0 5 Gạch 2 lỗ Viên 30.000 30.000 0 6 Thép Kg 350.000 350.000 0 ... .... ... ... ... ... ... ... Thủ kho (Ký,họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) P.giám đốc (Ký, họ tên)
Chương 4: Giải pháp GVHD: ThS Võ Thị Minh
CHƯƠNG IV: