3.2.2.1.1 Chứng từ sử dụng
+ Hóa đơn, phiếu thu tiền của nhà cung cấp.
+ Các chứng từ liên quan đến chi phí thu mua vật liệu. + Phiếu nhập kho, phiếu chi tiền, séc chuyển khoản.
3.2.2.1.2 Tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản : 152 – “Nguyên vật liệu” cấp 2: - 1521 – “Nguyên liệu”
- 1522 – “Nhiên Liệu” - 1523 – “Phụ tùng thay thế” - 1528 – “Phế liệu thu hồi”
Tài khoản : 331 – “ Phải trả nhà cung cấp” Cấp 2: Chi tiết cho từng nhà cung cấp
33104 – “Công ty TNHH 1 thành viên An Sơn” 33113 – “Công ty TNHH Hải Liên”
Tài khoản: 111 – “Tiền mặt”
Tài khoản: 112 – “Tiền gửi ngân hàng
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh Sổ sách kế toán sử dụng:
+ Sổ chứng từ ghi sổ + Sổ cái tài khoản 152
3.2.2.1.3 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp nhập NVL
Có thể khái quát quy trình hạch toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại Công ty qua sơ đồ sau:
Sơ
đồ 3.4 : Quy trình hạch toán tổng hợp nhập NVL
3.2.2.1.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
Nghiệp vụ 1 : Ngày 12/12/2012 mua vật liệu của công ty TNHH Hải Liên về
nhập kho, giá mua theo hóa đơn chưa thuế là 3.740.000đ, thuế suất VAT 10%, thanh toán bằng tiền mặt. (Mua đá 1x2 17m3, đơn giá 220.000đ/ m3)
Chứng từ: Hóa đơn GTGT 0000438 (xem phụ lục 01 – 003), Phiếu nhập kho 634 (Xem phụ lục 01 – 004), Phiếu chi số 802 (Xem phụ lục 01 – 003)
Kế toán định khoản
Nợ TK 1521 - Đá: 3.740.000 Nợ TK 1331: 374.000
Có TK 111: 4.114.000
Nghiệp vụ 2 : Ngày 15/12/2012 mua 80 tấn xi măng Bỉm Sơn của công ty
TNHH Năm Hồng về nhập kho, giá mua chưa thuế GTGT 1.200.000/tấn, thuế suất VAT 10%, chưa thanh toán cho người bán.
Chứng từ nhập kho (PNK,HĐ)
Sổ chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính
Bảng cân đối tài khoản
Sổ cái tài khoản 152
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Chứng từ: Hóa đơn GTGT số 0000368 (Xem phụ lục 01 – 004), Phiếu nhập kho 683 ( Xem phụ lục 01 – 004)
Kế toán định khoản:
Nợ TK 1521- xi măng: 96.000.000 Nợ TK 1331: 9.600.000
Có TK 33108 : 105.600.000
Nghiệp vụ 3 : Ngày 14/12/2012, nhập kho sắt thép phế liệu của công trình đường Cán Cờ xã Hoằng Long, trị giá nhập kho 205.000 đồng.
Chứng từ : Phiếu nhập kho 674 (Xem phụ lục 01 – 006) Kế toán định khoản: Nợ TK 1528: 205.000
Có TK 154CT0401: 205.000 Kế toán ghi sổ kế toán tổng hợp NVL
Sổ
chứng từ ghi sổ :
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:01
Ngày 12.tháng 12.năm 2012.
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mua vật liệu của công ty TNHH Hải Liên về nhập kho
Thuế GTGT 10% 1521 1331 111 111 3.740.000 374.000 Cộng x x 4.114.000 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày .12.tháng 12.năm 2012. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 02
Ngày 15 tháng 12 năm 2012
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mua 80 tấn xi măng của công ty TNHH Năm Hồng về nhập kho Thuế GTGT 10% 1521 1331 3318 3318 96.000.000 9.600.000 Cộng x x 105.600.000 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số: 03
Ngày 14.tháng 12.năm 2012
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Nhập kho sắt thép phế liệu của
công trình đường Cán Cờ 1528 154 CT0401 205.000 Cộng x x x x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày ....tháng ....năm ... Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vị: Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2012
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152
Ngày, tháng ghi
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài
khoản đối ứng
Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
A B C D E 1 2 G
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong năm 3.390.585.519
...
12/12 PNK634 12/12 Mua nguyên liệu của công ty TNHH Hải Liên về nhập kho 111 3.740.000
14/12 PNK674 14/12 Nhập kho phế liệu 154 CT0401 205.000
15/12 PNK683 15/12 Mua xi măng về nhập kho 3318 96.000.000 ...
-Cộng số phát sinh năm x 3.950.428.500 3.685.049.320
-Số dư cuối năm x 3.655.946.699
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
3.2.2.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu.3.2.2.2.1 Chứng từ sử dụng 3.2.2.2.1 Chứng từ sử dụng
+ Phiếu xuất kho
+ Biên bản bàn giao NVL
3.2.2.2.2 Tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản : 152 – “Nguyên vật liệu” + Cấp 2: 1521 – “Nguyên liệu”
1522 – “Nhiên Liệu” 1523 – “Phụ tùng thay thế” 1528 – “Phế liệu thu hồi”
Tài khoản : 154 – “Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” + Cấp 2: Chi tiết cho từng công trình hạng mục công trình
154CT03 – “ công trình trường THPT Hoằng hóa 3” 154CT04 – “ công trình đường Cán Cờ Hoằng Long” + Cấp 3: Chi tiết từng loại chi phí
154CT0301 – “chi phí nguyên vật liệu trực tiếp” 154CT0302 – “chi phí nhân công trực tiếp” 154CT0303 – “ chi phí sử dụng máy thi công” 154CT0304 – “ chi phí sản xuất chung”
Sổ sách kế toán sử dụng: Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 152.
3.2.2.2.3 Quy trình ghi sổ kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu
Chứng từ xuất kho (PXK,HĐ)
Sổ chứng từ ghi sổ
Báo cáo tài chính Bảng cân đối tài khoản
Sổ cái tài khoản 152
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
3.2.2.2.4 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
Nghiệp vụ 1 : Ngày 10/12/2012, xuất 50.000 viên gạch tuynel 2 lỗ dùng cho công trình trường THPT Hoằng Hóa III – Hoằng Ngọc, đơn giá bình quân 1.218 đồng/ viên.
Chứng từ: Phiếu xuất kho 392 (Xem phụ lục 01 – 005) Kế toán định khoản: Nợ TK 154CT0301: 60.900.000
Có TK 1521- Gạch: 60.900.000 Ghi sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu.
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:04
Ngày 10 tháng 12.năm 2012.
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Xuất gạch tuynel 2 lỗ dùng cho công trình trường Hoằng Hóa
III 154CT0301 1521 60.900.000 Cộng x x 4.114.000 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày .12.tháng 12.năm 2012. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vị: Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2012
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152
Ngày, tháng ghi
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài
khoản đối ứng
Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
A B C D E 1 2 G
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong năm 3.390.585.519
...
10/12 PXK392 10/12 Xuất gạch tuynel 2 lỗ dùng cho công trình 154CT0301 60.900.000 ...
-Cộng số phát sinh năm x 3.950.428.500 3.685.049.320
-Số dư cuối năm x 3.655.946.699
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
3.2.3 Kế toán phát hiện thừa, thiếu NVL khi nhập kho
3.2.3.1 Chứng từ sử dụng
+ Phiếu nhập kho
+ Biên bản bàn giao NVL nhập kho
3.2.3.2 Tài khoản, sổ sách kế toán sử dụng
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản : 152 – “Nguyên vật liệu” + cấp 2: 1521 – “Nguyên liệu”
1522 – “Nhiên Liệu” 1523 – “Phụ tùng thay thế” 1528 – “Phế liệu thu hồi” Tài khoản : 1388 – “ Phải thu khác” Tài khoản : 3388 – “Phải trả khác”
Tài khoản : 334 - “Phải trả công nhân viên” Tài khoản : 632 – “Giá vốn hàng bán”
Tài khoản : 111, 112 – “Tiền mặt, tiền gửi ngân hàng” Sổ sách kế toán sử dụng:
+ Sổ nhật ký chung + Sổ cái tài khoản 138 + Sổ cái tài khoản 338
3.2.3.3 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh chủ yếu
Nghiệp vụ 1: Ngày 28/10/2012 công ty mua 50.000 viên gạch 2 lỗ của công ty TNHH vật liệu xây dựng Đông Phú, đơn giá 1.100 đ/ viên, thuế VAT được khấu trừ 10%, chưa thanh toán cho người bán. Khi về đến kho công ty kiểm nghiệm trước khi làm thủ tục nhập kho phát hiện 158 viên đã bị vỡ nát không thể sử dụng được, mức hao hụt cho phép do công ty đặt ra là 0,1%.
Chứng từ: Hóa đơn 0000485 (Xem phụ lục 01), Biên bản bàn giao NVL nhập kho số 093 (xem phụ lục 01), Phiếu nhập kho 529 ( Xem phụ lục 01)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh Kế toán định khoản: Nợ TK 152 – Gạch : 54.881.200 Nợ TK 1388: 118.800 Nợ TK 1331: 5.500.000 Có TK 331: 55.000.000
Ngày 30/10/2012, giám đốc có quyết định xử lý số gạch nhập kho thiếu ở ngày 28/10/2012 là doanh nghiệp chịu 1 nữa và lái xe chịu 1 nữa trừ vào lương của lái xe. Kế toán định khoản:
Nợ TK 632 : 59.400 Nợ TK 334 : 59.400
Có TK 1381 : 118.800
Nghiệp vụ 2: Ngày 04/11/2012, mua 50 tấn xi măng của công ty của công ty TNHH Năm Hồng, giá mua chưa thuế 1.150.000 / tấn, thuế VAT 10%, chưa thanh toán cho người bán. Khi số xi măng này về nhập kho, qua kiểm kê phát hiện thừa 1 bao trọng lượng là 50 kg, chưa phát hiện được nguyên nhân, thủ kho tiến hành nhập kho cả bao xi măng thừa này.
Chứng từ: Hóa đơn số 00406 ( Xem phụ lục 01), biên bản bàn giao NVL nhập kho ngày 01/11/2012 (Xem phụ lục 01), phiếu nhập kho 584 ( xem phụ lục 01)
Kế toán định khoản:
Nợ TK 152 - xi măng: 57.557.500 Nợ TK 1331: 5.750.000
Có TK 331: 63.250.000 Có TK 3381: 57.500
Ngày 05/11/2012, sau khi liên lạc với nhà cung cấp đã đưa ra quyết định xử lý số hàng thừa ngày 04/11/2012, bên bán đồng ý bán luôn số hàng giao thừa và xuất hóa đơn cho doanh nghiệp. Hóa đơn 00418 ( Xem phụ lục 01).
Kế toán định khoản: Nợ TK 3381 : 57.500 Nợ TK 1331 : 5.750
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:05
Ngày 28 tháng 10.năm 2012.
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mua gạch 2 lỗ của công ty TNHH Đông Phú VAT khấu trừ 10% Phát hiện 158 viên bị vỡ nát không thể sử dụng được 152 1331 1388 331 331 331 54.881.200 5.500.000 118.800 Cộng x x 55.000.000 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày 28.tháng 10.năm 2012. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:06
Ngày 30 tháng 10.năm 2012.
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Xử lý số gạch nhập kho thiếu ở ngày 28/10 doanh nghiệp chịu
một nữa
Lái xe chịu một nữa trừ vào lương 632 334 1381 1381 59.400 59.400 Cộng x x 118.800 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày 30.tháng 10.năm 2012. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:07
Ngày 04 tháng 11.năm 2012.
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có
A B C 1 D
Mua xi măng của công ty TNHH Năm Hồng chưa trả tiền
người bán
Phát hiện thừa bao xi măng
152 1331 331 3381 63.250.00 57.500 Cộng x x 63.307.500 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày 04.tháng 11.năm 2012. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vi:Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02a – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
CHỨNG TỪ GHI SỔ
Số:08
Ngày 05 tháng 11.năm 2012.
Trích yếu Số hiệu tài khoản Số tiền Ghi chú
Nợ Có A B C 1 D Xử lý số hàng thừa ngày 04/11 Thuế GTGT 10% 3381 1331 331 331 57.500 5.750 Cộng x x 63.250 x Kèm theo ... chứng từ gốc. Ngày .05.tháng 11.năm 2012. Người lập (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
Đơn vị: Cty TNHH Thành Công Địa chỉ:KCN Bắc Sơn, Bỉm Sơn
Mẫu số: S02c1 – DNN
(Ban hành theo QĐ số: 48/2006/QĐ- BTC Ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
SỔ CÁI
Năm: 2012
Tên tài khoản: Nguyên vật liệu Số hiệu: 152
Ngày, tháng ghi
Chứng từ ghi sổ Diễn giải Số hiệu tài
khoản đối ứng
Số tiền Ghi chú
Số hiệu Ngày, tháng Nợ Có
A B C D E 1 2 G
-Số dư đầu năm
-Số phát sinh trong năm 3.390.585.519
...
28/10 PNK529 28/10 Mua gạch về nhập phát hiện thiếu 331 54.881.200 04/11 PNK584 04/11 Mua NVL nhập kho phát hiện thừa 331 57.557.500
05/11 05/11 Xử lý NVL thừa 3381 57.500
...
-Cộng số phát sinh năm x 3.950.428.500 3.685.049.320
-Số dư cuối năm x 3.655.946.699
Người ghi sổ (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Giám đốc (Ký, họ tên)
Chương 3: Thực trạng tại công ty GVHD: ThS Võ Thị Minh
3.2.4 Kiểm kê nguyên vật liệu tại công ty TNHH Thành Công.
Theo quy định của Công ty, việc kiểm kê nguyên vật liệu được thực hiện thành 4 lần trong năm vào cuối mỗi quý. Việc kiểm kê được tiến hành ở tất cả các kho nguyên vật liệu nhằm phát hiện và xử lý chênh lệch giữa tồn tại kho thực tế và số tồn sổ sách và để đảm bảo hạch toán chính xác vật liệu Công ty phải tiến hành kiểm kê và ghi kết quả cuộc kiểm kê đó.
Biên bản kiểm kê được lập và sao thành 3 bản: Một bản ( gốc) giao phòng sản xuất lưu để đối chiếu. Một bản ( sao) do phòng kế toán lưu.
Một bản cuối Thủ kho lưu.
Công ty tiến hành kiểm kê kho nguyên vật liệu tại Công ty nhằm mục đích xác nhận chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu có tại thời điểm kiểm kê. Bên cạnh đó, việc kiểm kê còn giúp cho Công ty kiểm tra được tình hình bảo quản, phát hiện và xử lý các trường hợp hao hụt, hư hỏng, mất mát đồng thời để có biện pháp xử lý kịp thời.
Nguyên vật liệu của Công ty có số lượng tương đối lớn nhưng chủng loại không nhiều, tương đối đơn giản nên quá trình kiểm tra không mất nhiều thời gian. Vì vậy Công ty tiến hành kiểm kê theo quý ở tất cả các kho. Kế toán thực hiện việc so sánh đối chiếu giữa sổ chi tiết nguyên vật liệu với số lượng thực tế trong kho, tìm ra nguyên nhân vật tư bị thừa hay thiếu hụt là do nguyên nhân khí hậu, thời tiết hay do