2.4.1. Xõy dựng hệ thống kho tàng
Ngoại trừ một số loại nguyờn vật liệu mang tớnh chất đặc biệt nh điện nớc, gas,...thỡ
hầu hết mọi loại hàng hoỏ nguyờn vật liệu đều mang đặc điểm là tỏch rời quỏ trỡnh mua sắm và sử dụng nờn doanh nghiệp phải tổ chức việc lu kho chỳng.
Lu kho với ý nghĩa dự trữ cũng cú thể là một bộ phận của quỏ trỡnh sản xuất, vớ dụ nh bồn chứa (xi lụ xơng, men) trong dõy chuyền sản xuất ở Cụng ty gạch ốp lỏt Hà nội.
Loại lu kho này đợc gọi là lu kho sản xuất. Lu kho với ý nghĩa đầu cơ đợc căn cứ trờn cơ
sở năng lực kho tàng và cỏc khả năng tài chớnh của doanh nghiệp với điều kiện giỏ cả
nguyờn vật liệu tăng trong tơng lai.
Muốn lu kho doanh nghiệp phải xõy dựng hệ thống kho tàng thớch hợp. Việc tớnh toỏn, bố trớ hệ thống kho tàng phải nhằm mục tiờu đỏp ứng kịp thời yờu cầu sản xuất với chi phớ kinh doanh tối thiểu.
Doanh nghiệp cú thể ỏp dụng cỏc loại kho sau:
* Kho nhập chứa - cho cỏc vật t mua vào
* Kho chuẩn bị - đợc tổ chức cho những nơi làm việc nhất định
* Kho trung gian - cho cỏc sản phẩm dở dang và bỏn thành phẩm * Kho xuất - ở cuối quỏ tỡnh sản xuất.
Một số cỏch phõn loại hệ thống kho tàng phổ biến:
- Căn cứ vào khụng gian phõn bố sẽ cú hỡnh thức kho tập trung và hỡnh thức kho phõn tỏn.
+ Bố trớ kho tập trung là hỡnh thức tổ chức 1 kho lớn cho toàn doanh nghiệp.
Hỡnh thức bố trớ kho này phự hợp với qui mụ doanh nghiệp nhỏ hay vừa phải hoặc cú cỏc bộ phận sản xuất tập trung xung quanh kho.
+ Bố trớ kho phõn tỏn là việc xõy dựng nhiều kho nhỏ lẻ ở nhiều vị trớ khỏc nhau. Hỡnh thức bố trớ kho này phự hợp với cỏc doanh nghiệp cú cỏc bộ phận sản xuất phõn tỏn hoặc bị phụ thuộc bởi quỏ trỡnh vận chuyển.
- Căn cứ vào hỡnh thức xõy dựng kho tàng cú kho ngoài trời và kho trong nhà. Cỏc kho ngoài trời tuy đỡ chi phớ kinh doanh xõy dựng kho tàng song lại khụng đỏp ứng việc bảo quản hàng hoỏ nờn chỉ sử dụng đối với loại hàng khụng bị mất phẩm chất bởi nắng, ma và những thay đổi khỏc về khớ hậu, thời tiết. Ngoài ra, cũn phõn biệt kho thụng thờng và kho đặc biệt nh bồn chứa. Cỏc loại kho đặc biệt chỉ đặt ra nếu yờu cầu kỹ thuật của hàng hoỏ cần bảo quản đũi hỏi.
- Nếu căn cứ vào việc trang thiết bị cho toàn bộ khu vực kho ngời ra phõn biệt nhiều loại kho tàng khỏc nhau:
+ Trờng hợp thụng thờng nhất là kho trong nhà nhiều tầng hay một tầng.
+ Theo trang thiết bị cũn phõn biệt kho tiếp đất, kho bố trớ theo khối và kho bố trớ theo giỏ hàng.
Một số yếu tố quy định cỏch thức bố trớ cũng nh hỡnh thức, trang thiết bị kho tàng:
+ Cơ cấu sản xuất: cơ cấu sản xuất là tập trung hay phõn tỏn sẽ quyết định việc bố trớ hệ thống kho tàng tập trung hay phõn tỏn. Cơ cấu sản xuất là phức tạp hay đơn giản quy định việc cần bố trớ kho trung gian hay khụng?
+ Đặc điểm tớnh chất của hàng hoỏ cần lu kho ảnh hởng trớc hết đến việc bố trớ kho tàng tập trung hay phõn tỏn và sau nữa cũn ảnh hởng rất lớn đến hỡnh thức cũng nh trang thiết bị khi tàng.
+ Việc lựa chọn ngời cung cấp. Lựa chọn ngời cung cấp nguyờn vật liệu (đặc biệt là nguyờn liệu nụng lõm hải sản) ở trong địa bàn rộng sẽ khụng thể khụng nghĩ đến việc phải bố trớ hệ thống kho phõn tỏn.
Việc quyết định quy mụ cũng nh việc sử dụng năng lực kho tàng hiện cú phụ thuộc vào hoạt động đặt hàng. Lợng đặt hàng càng lớn, càng nhiều hàng hoỏ phải lu kho.
Một số nguyờn tắc cơ bản khi xõy dựng kho tàng
+ Diện tớch kho tàng phải đủ lớn. Hàng hoỏ trớc hết phải đợc đa vào, mở ra và kiểm tra sau đú mới phõn loại, lu kho, bảo quản chuẩn bị và xuất kho. Phải cú đủ diện tớch cần thiết để thực hiện cỏc cụng việc trờn. Diện tớch chật hẹp làm tăng chi phớ kinh doanh cho cỏc hoạt động trờn vỡ phải kộo dài thời gian thao tỏc.
+ Kho tàng phải sỏng sủa, dễ quan sỏt. Trang thiết bị kho tàng khụng phải chỉ phục vụ cho việc chắc chắn và nhanh chúng tỡm đợc loại hàng muốn tỡm mà cũn phải làm giảm chi phớ kinh doanh liờn quan đến kho tàng đặc biệt là cho cụng tỏc kiểm tra, kiểm kờ.
+ Kho tàng phải đảm bảo an toàn, việc xõy dựng và trang thiết bị kho tàng phải đảm bảo chống trộm cắp và chống chỏy.
2.4.2. Quản trị nguyờn vật liệu trong kho 2.4.2.1. Phõn loại nguyờn vật liệu
Mỗi doanh nghiệp thờng lu kho rất nhiều loại hàng hoỏ khỏc nhau. Để quản trị hàng hoỏ trong kho phải tỡm cỏch phõn loại chỳng. Sẽ cú nhiều cỏch phõn loại khỏc nhau:
Thứ nhất, theo giỏ trị hàng hoỏ
Phơng phỏp ABC chia toàn bộ hàng hoỏ trong kho thành 3 loại:
Đồ thị 4. Phõn loại ABC Giỏ trị
100%
95%
80%
Số loại NVL
0 20% 50% 100%
Loại A Loại B Loại C
1. Loại A gồm cỏc loại hàng chỉ chiếm khoảng 15% - 25% số chủng loại nhng lại chiếm
đến 75%-85% tổng giỏ trị lu kho.
2. Loại B gồm cỏc loại hàng chỉ chiếm khoảng 10% - 20% tổng giỏ trị hàng lu kho nhng lại chiếm khoảng 25%-35% số chủng loại hàng hoỏ lu kho.
3. Loại C gồm cỏc loại hàng cũn lại: chỉ chiếm khoảng 5%-10% tổng giỏ trị hàng lu kho nhng lại chiếm đến 50%-60% số chủng loại hàng trong kho.
Do mức tỏc động của cỏc loại hàng thuộc loại A đến chi phớ kinh doanh sản xuất và tiờu thụ rất lớn nờn loại hàng này phải thờng xuyờn đợc chỳ trọng quản trị một cỏch cụ thể, chớnh xỏc nhờ thờng xuyờn kiểm tra cũng nh cỏc bịờn phỏp kỹ thuật cần thiết khỏc.
Ngợc lại, do cỏc loại hàng hoỏ loại C chỉ chiếm tỷ trọng về giỏ trị rất nhỏ nờn ảnh h- ởng của chỳng đến chi phớ kinh doanh sản xuất và tiờu thụ khụng lớn, vỡ vậy doanh nghiệp khụng cần tập trung nhiều vào việc quản trị loại hàng này.
Thứ hai, nếu căn cứ vào đặc điểm của hàng hoỏ lu kho cú thể phõn loại hàng theo cỏc tiờu thức khỏc nhau nh hỡnh dỏng, kớch thớc, tớnh chất dễ vỡ hay khụng? để phõn chỳng thành cỏc nhúm loại khỏc nhau.
Thứ ba, phõn loại theo thời gian và mức sử dụng hàng hoỏ để đảm bảo sắp xếp chỳng trong kho một cỏch khoa học.
2.4.2.2. Quản trị nguyờn vật liệu trong kho
Cụng tỏc quản trị hàng hoỏ trong kho bao hàm nhiều nội dung khỏc nhau nh: tiếp nhận, bảo quản và cấp phỏt hàng trong quỏ trỡnh sản xuất hoặc bỏn hàng.
• Tiếp nhận hàng phải đảm bảo mục tiờu đỳng về số lợng chủng loại, chất lợng và thời gian. Mục tiờu này đợc thực hiện bởi sự cố gắng của nhiều bộ phận cú liờn quan: kế hoạch mua sắm và vận chuyển, tổ chức vận chuyển,...
Để đạt hiệu quả cao bộ phận tiếp nhận phải chuẩn bị kỹ lỡng nơi nhận hàng, thực hiện tốt thủ tục nhận hàng và bố trớ hàng húa trong kho:
+ Nơi nhận hàng phải rộng rói, cú đờng xe cộ ra vào thuận tiện và cú trang thiết bị nõng hạ nếu cần.
+ Thủ tục nhận hàng bao gồm cỏc cụng việc kiểm tra số và chất lợng bằng cỏc phơng phỏp thớch hợp, ghi nhận những sai hỏng so với mẫu mó, ghi chộp vào sổ giao nhận hàng, phõn loại, đỏnh dấu và đa vào kho. Trong trờng hợp thuờ ngoài chuyờn chở việc quy trỏch nhiệm nhất thiết phải tiến hành ngay khi giao nhận hàng hoỏ.
+ Việc bố trớ hàng trong kho phải khoa học theo phơng chõm dễ tỡm, dễ thấy, dễ lấy, dễ kiểm tra. Phải đảm bảo điều kiện thiết bị bảo quản hàng/nguyờn vật liệu, cần bố trớ sao cho hàng vào trớc, ra trớc.
• Bảo quản hàng trong kho liờn quan đến việc trang thiết bị kho tàng. Khi trang thiết bị kho tàng cần chỳ ý mức trang thiết bị thấp nhất do chớnh đặc điểm của hàng hoỏ đũi hỏi, chẳng hạn dữ trữ xăng dầu cần cú bồn chứa, dự trữ nguyờn vật liệu tơi sống cần cú thiết bị lạnh hay dữ trữ chuẩn bị sẵn sàng cấp phỏt phụ tựng, linh kiện,...nhỏ lẻ cần cú giỏ hàng. Chi phớ kinh doanh mua sắm trang thiết bị loại này cần thiết trong mọi tỡnh huống.
• Quản trị và cấp phỏt đũi hỏi tiến hành một loạt cỏc cụng việc liờn quan trực tiếp đến việc quản trị hàng hoỏ trong kho nh:
+ Cụng tỏc thống kờ, lập sổ sỏch theo dừi việc xuất, nhập, tồn đối với từng loại hàng cụ thể. Tuỳ theo mỗi loại hàng mà sử dụng hỡnh thức sổ sỏch, thẻ theo dừi hoặc hoỏ đơn chứng từ nhập xuất thớch hợp.
+ Cụng tỏc kiểm kờ hàng hoỏ định kỳ, đột xuất và cỏc biện phỏp nõng cao hiệu quả
quản trị hàng hoỏ tuỳ theo kết quả kiểm kờ.
+ Cụng tỏc định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu và cấp phỏt nguyờn vật liệu cho cỏc bộ phận sử dụng cú liờn quan. Định mức tiờu dựng nguyờn vật liệu là một trong cỏc cơ sở để cấp phỏt nguyờn vật liệu.
+ Cụng tỏc chuẩn bị sẵn sàng cho cấp phỏt hàng. Căn cứ vào đặc điểm của hàng cần cấp phỏt những nh hỡnh thức cấp phỏt theo lệnh cấp phỏt hay theo kế hoạch mà làm cỏc cụng tỏc chuẩn bị thớch hợp chẳng hạn nh phõn loại, sơ chế đối với nguyờn vật liệu cần thiết, sắp xếp theo thứ tự hàng cần xuất trớc ở vị trớ dễ lấy nhất,...
Ghi chộp, theo dừi cấp hàng phải liờn tục, đầy đủ cỏc tiờu thức về thời gian cấp phỏt, số lợng, chất lợng, địa điểm sử dụng từng loại nguyờn vật liệu cụ thể làm cơ sở cho cụng tỏc phõn tớch và hạch toỏn chi phớ sử dụng nguyờn vật liệu và lập cỏc bỏo cỏo cần thiết.
• Kiểm tra kho tàng và hàng hoỏ trong kho là cực kỳ quan trọng vỡ chỉ cú thụng qua kiểm tra mới cú thể:
Xỏc định lợng tồn kho trờn thực tế và trong kho bỏo cỏo cú ăn khớp nhau khụng?
Đỏnh giỏ lại chớnh xỏc lợng hàng lu kho để thụng bỏo cho bộ phận cung tiờu kiểm tra lại lợng và khoảng cỏch đặt hàng.
Đỏnh giỏ lại chất lợng hàng hoỏ đang bảo quản tại kho.