4.
5.
6 .
7.
8 .
9.
Click Resale Inventory trong hộp danh sách Table và sau đó click Add. Click Products trong hộp danh sách Table, và sau đó click Add.
Click Close. Bởi vì Product ID được tìm thấy trong cả hai bảng và là khóa chính (primary key) ở một trong các bảng, Microsoft Query tự động cung cấp đường nối. Xem phần tiếp theo "Sử dụng các đường nối trong Microsoft Query" đế biết thêm thông tin
Trong bảng Products, click đôi trường Product Name đế di chuyển Product Name sang khung Data.
Trong bảng Resale Inventory, click đôi Date Sold, Product ID, Serial Number, Unit Cost và Sales Price đê di chuyến chúng đến khung Data.
Nếu bạn không thây khung Criteria, chọn View, Criteria. Khi bạn click trong cột đầu tiên của hàng Criteria Field, ô trở thành một hộp danh sách xổ xuông. Click mũi tên của nó để xem một danh sách các trường có sẵn. Click Resale Inventory . Date Sold. Nó xuất hiện trong hàng Criteria Field dưới dạng Date Sold, không còn được định tính nữa bằng tên bảng của nó.
Trong hàng Value bên dưới tiêu chí Date Sold, gõ nhập Between 5/
1/2010 And 5/31/2010, và sau đó nhấn Enter. Chú ý rằng Microsoft Query bao quanh các giá trị dữ liệu bằng các dấu pound dưới dạng các dấu phân cách.
Nếu bạn muốn, bạn có thế chọn Records, Query Now đế thấy các record mà Microsoft Query sẽ trả trở về Excel. Bây giờ cửa sổ Microsoft Query xuất hiện như được minh họa trong hình 13.13.
Chọn File, Return Data to Microsoft Excel. Cửa số Microsoft Query đóng iại, và nếu bạn tạo một query mới, hộp thoại Import Data mở ra (xem hình 13.9).
Hình 13.13: Click đõi dấu sao ở phần trên cùng của m ót bảng đ ể ơi chuyển tất cả trư ở n g củ a nó đến khung Data.
HlUilr ■Ịny
Om U M iểM U D
^ ữiỊlte 9ỊÕ!
_ ÌíkMOIltMM* ầáẫ>
ộãịti *gr
m xm m ĩt*
s s s s s mm
nstm mitấ
2)4197 nmt mm lữặm
mm ItầOÌA lìi94ã
JBMŨLn____nạg,.,, . ỉtũ n ..ằằ■
237
Phân tích dữ liệu kinh doanh Microsott Excel 2010
Bạn có thế xác định một thứ tự phân loại trên một hoặc nhiều trường. Click một tên trường trong khung Data và sau đó click nút Sort Ascending (hoặc Sort Descending). Đế tiến hành một kiểu phân loại xếp lồng trên nhiều trường, sắp xếp các tên cùa các trường đó gần kề trong khung Data. Click tên trường tận cùng bên trái đế phân loại, nhấn Shift, và click tên trường tận cùng bên phải; điều này sẽ chọn đồng thời các trường. Sau đó click một trong các nút Sort. Các record sẽ phân loại với các cấp độ của một cột nằm bên phải được xếp lồng bên trong các cấp độ của một cột nằm bên trái. Querv Wizard cho phép bạn phân loại trên nhiều trường).
Tạo các query được tham số hóa trong Mícrosoỉi Query
Nếu chủ sở hữu của Evans Electronics đã đọc sách này, cô ấy sè không thấy cần phải tạo một query đế trả về các record doanh thu tháng Tư và một query riêng biệt đế trá về các record từ tháng Năm.
Đáng lẽ ra cô ây sẽ biết rằng cô ây có thế tạo một query được tham số hóa mà sẽ nhắc nhở cô ấy về dãy ngày tháng bán hàng mà cô ấy muốn import từ cơ sở dữ liệu.
Bước 7 trong phần trước đã xác định rằng tiêu chí cho trường Date Sold nên được nhập là Betvveen 5/1/2010 And 5/31/2010. Evans có thế sắp xếp đế được nhắc nhở về một dăy ngày tháng mới nếu thay vào đó cô ấy nhập nội dung nào đó tương tự như Betvveen [Enter the Starting Datel And [Enter the Ending Date) làm giá trị tiêu chí.
Nếu cô ấy làm như vậy, Evans có thế làm mới dữ liệu bất cứ khi nào cô ấy muốn và cô ấy sẽ được nhắc nhơ nhập một ngày tháng bắt đầu (xem hình 13.14).
Sau khi nhập một ngày tháng bắt đầu, chẳng hạn như 5/1/2010 và click OK. Evans được nhắc nhập một ngày tháng kết thúc. Nếu cô ấy nhập 5/31/2010, query trả về từ cơ sở dữ liệu tấ t cả record có trường Date Sold là giữa May 1, 2010 tính cả May 31, 2010. Điều này hiệu quả hơn tạo một query hoàn toàn mới cho mỗi kỳ kế toán.
Hình 13.14: Một query được tham số hóa có thể được sử dụng liên tục để trả về các record đáp ứng những yêu cầu thay đổi của người ơùng.
ì E e
ĩ
238
Chương 13. Import dữ liệu kinh doanh vào Excel
Sử dụng các đường nối trong Microsolt Query
Chú ý đường đậm nối các bảng Resale Inventory và Products trong khung Table trong hình 13.13. Nó tiến từ trường Product ID trong bảng Resale Inventory đến trường Product ID trong bảng Products. Đường này được g<pi lả một đường nối (join) bởi vì nó cho thấy hai bảng được nối như th ế nào.
Trong cơ sở dữ liệu Evans Electronics, tên đầy đủ của các sản phẩm đưực lưu trữ trong bảng Products cùng với một product ID - một giá trị sô duy n h â t cho mỗi tên sản phấm. Product ID cũng được lưu trữ trong bảng Resale Inventory. Mỗi lẳn một hàng bán được ghi chép, product ID thay vì tên sản phẩm được ghi chép trong bảng Resale Inventory. Có nhiều lý do tốt đế thực hiện phương pháp này bao gồm tính toàn vẹn dữ liệu và việc làm dễ dàng nhập dữ liệu bằng việc sắp xếp các thủ tục nhập dữ liệu một cách phù hợp, bạn có thế chọn một tên sản phẩm trên màn hình và ghi chép lựa chọn đó dưới dạng product ID đi kèm.
Tương tự khi đến lúc xem dữ liệu trong một report, bạn muốn thấy tên sản phẩm, không chí ID của nó. Do đó bạn nối bảng với ID của sản phẩm đà được bán, Resale Inventory, với bảng chứa tên sản phẩm, Products. Bạn nối các bảng bằng trường mà chúng có chung, Product ID. Khi query chạy, nó ghi chú giá trị của Product ID trong Resale Inventory, tìm Product Name tương ứng trong bảng Products và trả nó về màn hình nơi bạn có thề thấy nó hoặc trả trô về Excel nơi bạn có thế lưu nó.
Microsoft Query tạo đường nối nếu các bảng đáp ứng hai điều kiện:
♦ Trường chung (trong trường hợp này là Product ID) có cùng một tên trong cả hai bảng. Nếu các trường có các kiểu dữ liệu không tương thích (ví dụ, nếu Product ID được lưu trữ dưới dạng text trong một bảng nhưng dưới dạng một giá trị số trong bảng kia), Microsoft Query sẽ vẽ đường nối nhưng nó sẽ không hoàn toàn như mong đợi và bạn sẽ nhận được một thông báo lỗi.
♦ Trường chung là trường khóa (trong thuật ngữ cơ sở dữ liệu, đây là m ột khóa chính) ở một trong các bản. Một khóa chính (primary key) là một trường không chứa những trị trùng lặp và nhận dạng duy n h ất một record cụ thể. Microsoít Query thể hiện khóa chính của một bảng bằng kiểu in đậm - xem bảng Products trong hình 13.13. (Có thế có những lý do tốt để không gán một khóa chính vào m ột bảng và trong trường hợp này bảng Resale Inventory không có m ột khóa chính).
239
Phân tích dữ liệu kỉnh doanh Microsoít Excel 2010
LÀM ViỆC VỚI CÁC Dữ LIỆU NGOÀI
Khi bạn đã import dữ liệu vào một worksheet như phần trước đă mô tả, bạn có không chỉ đơn thuận là tập hợp dữ liệu. Một tên dày mới được tự động định nghĩa và tham chiếu đến dãy ô được định nghĩa bởi các trước và các record vốn đà được trả về. Dãy dữ liệu đó có những thuộc tính mà bạn có thế xử lý. Bạn có thể truy cập các thuộc tính trước khi hoàn thành việc import bằng cách click nút Properties trên hộp t-hoại Import Data (xemhình 13.9).
Nhưng tốt n hất hăy xem dữ liệu trước khi bạn bắt đầu thay đổi các thuộc tính của dãy. Rạn có thế chỉnh sửa các thuộc tính sau khi dữ liệu đà được ghi sang vvorksheet. Chọn một ô trong dãy dữ liệu ngoài và sau đó click tab Data của Ribbon. Click Properties trong nhóm Connections.
Đế xem các thuộc tính Connection, click nút Connection Properties trong vùng Connection của hộp thoại External Data Properties. Xem hình 13.15. Trong các phiên bản trước Excel 2007, click phải bất kỳ ô trong dãy dữ liệu ngoài và chọn Data Range Properties từ menu ngữ cảnh.
Bằng việc xác lập các thuộc tính dày dữ liệu ngoài, bạn có thế điều khiến cách Excel phản hồi lại việc làm mới dữ liệu trong dăy như thê nào. Ví dụ:
Include Row Numbers
Tùy chọn này trả về vvorksheet vị trí của mỗi record trong tập hợp record nền tảng. Đôi khi thông tin đó hữu dụng nếu bạn muốn chỉnh sửa một record trong giao diện người dùng của nguồn dữ liệu.
Adjust Column Widỉh
Chọn hộp kiểm này đế làm cho các chiều rộng cột tự động vừa vặn khi dữ liệu mới đến từ nguồn dữ liệu.
Hình 13.15: Các hộp thoại được minh họa có tử Excel 2007 sử dụng hai hộp để hiển thị các thuộc tính xuất hiện trong m ột hộp trong các phiên bản truớc đây.
Kết nối c á c Ỳhuộc tính
gịằỊNlỊựMijl!ịỡịl^iẫỊằt ỊtMỊỊỊẫ;;,^;;
*L:.. ì
.-c Ỹ< Hb+*ằ1ý t-ir vxn:o.,.
csataia.
240 S i t ,