Hình 13.21: Chú ý rằng tùy chọn này đã ghi đè cấc giá trị Column A và Column B.
244 'SPì.
Chương 13. ỉmport dữ íiệu kinh doanh vào Excel
Quản lý thông tin bảo mậỉ
Khi hạn sử dụng Microsoĩt Query đế import dữ liệu vào Excel từ một nguồn dữ liệu ngoài, một trong những hành động mà Microsoft Query tiến hành là lưu một file text mới có phần mớ rộng .dsn. Một số thông tin trong file text đó liên quan đến an ninh của dữ liệu mà query giúp vận chuyên. Phần này thảo luận làm thê nào bạn có thế giữ cho dữ liệu được ;m toàn hơn.
Hộp thoại đầu tiên mà Microsoft Query hiển thị là hộp thoại Choose Data Source (xem hình 13.1). Một trong các tùy chọn trong hộp thoại này là New Data Source.
Nêu bạn chọn tùy chọn đó và click OK, bạn thấy hộp thoại Create New Data Source (xem hình 13.2). Chú ý rằng nó có một hộp text được ghi nhãn là W hat Namc Do You Want to Give Your Data Source? Bạn không thê tiếp tục cho đến khi bạn đà cung cấp một tên. Giả sử tên mà bạn chọn là May 2010 Data.
Khi bạn tiếp tục và nhận dạng vị trí của nguồn dữ liệu, Microsoft Query lưu một file text mới có phần mở rộng .dsn. do đó nếu bạn đ ặt tên cho query là May 2010 Data, tên của file text mởi là May 2010 Data.dsn.
Các phién bán khác nhau, nhưng theo mặc định Office 2010 lưu fìle .dsn trong C :\Program Files\Common Files\O D BC\D ata Sources.
File .dsn chứa thông tin về nguồn dữ liệu, chẳng hạn như vị trí của nó trên đĩa và loại driver mà nguồn dữ liệu sử dụng. Bạn cũng có thế chọn yêu cầu file .dsn lưu một user ID và passvvord.
'Prong hộp thoại Create Ne\v Data Source là một hộp kiểm Save My User ID and Password trong Data Source Deíĩnition. Giả sử nguồn dữ liệu cùa query, chầng hạn như một cư sơ dữ liệu được báo vệ bằng passvvord. Khi bạn tạo query impơrt dữ liệu từ nguồn dữ liệu vào Excel, bạn cần cung cấp password - nếu không bạn không thế truy cập dữ liệu.
Nôu bạn đã chọn hộp kiếm Save My User ID and Password, query Microsoít lưu cả hai cùng với thông tin khác trong íìle .dsn.
Bây giờ tham kháo hình 13.8 và chú ý rằng bước Finish của Query Wizard chứa một nút mà bạn có thế sử dụng đế lưu query. Nếu bạn click nút đó, Microsoíl Query tạo một file text khác, lần này có phần mở rộng .(iqy. Fi!e .dqy chứa thông tin trong file .dsn, cộng với SQL cần th iế t đế thực thi query. Nếu bạn đă chọn lưu user ID và passvvord trong file .dsn, bạn cũng sẽ lưu chúng trong file .dqy. Lần nữa các phiên bản khác nhau, nhưng theo mặc định OíTice 2007 và 2010 lưu íìle. dqy trong C:\Documents
,1^^245
Phân tich dữ liệu kinh doanh Mícrosoít Excel 2010
and SettingsXAU\Application Data\Microsoft\Queries. (trong đường dần đó, AU ám chỉ đến một Authorized User trên máy đang được sử dụng).
Dĩ nhiên, lưu thông tin đó thì tiện lợi. Nếu nó được lưu, bạn không cần cung câp nó mỗi lần bạn chạy query đế nhận được dữ liệu cập nhật.
Nhưng nó là quy tắc, không phải ngoại lệ, thông tin đó trong các cơ sở dữ liệu kinh doanh thì nhạy cảm, Thông tin bao gồm các sô Social Security (an sinh xã hội) và tiền lương của nhân viên, và có lẽ thông tin y tê bí mật. Nếu bạn cấn thận bảo vệ cơ sỏ' dữ liệu bằng một password thì bạn đă không bảo vệ nó do đế password trong các file text không được bảo vệ mà có thế được đọc bởi bất cứ chương trình nào từ Notepad đến Firefox.
Đây là nơi mà các thuộc tính dày dữ liệu ngoài trớ nên tiện lợi.
Trong các phiên bản trước OíTice 2007, hai trong số các thuộc tính mà bạn có thế xác lập là Save Query Definition và Save Password. Đế làm điều này, click phải một ô trong dây dữ liệu ngoài và chọn Data Range Properties. Nếu bạn chọn một trong hai hoặc cả hai hộp kiếm, thông tin đó được lưu trên worksheet Excel trong các tên ẩn. Nếu một kẻ rình mò có thể mở workbook, người này có thề’ thấy dữ liệu đã được trả về từ cơ sở dữ liệu, nhưng ít ra không thế biết password là gì. Và lưu định nghĩa query bằng cách này có nghĩa là nó không cần phải nằm ở đó không được bảo vệ trong một fìle .dsn hoặc .dqy.
Bạn ít có khả năng điều khiển hơn trong Office 2007 và 2010. Click phải một ô trong dãy dữ liệu ngoài, chọn Table từ menu ngữ cảnh, và sau đó chọn External Data Properties. Click nút Connection Properties nằm bên phai hộp text Connection Name. Bây giờ bạn thấy hai hộp thoại được minh họa trước đó trong hình 13.15.
Trong hộp thoại Connection Properties, click tab Deĩinition. Chọn hộp kiểm Save Password đế' cho phép passvvord xuất hiện trong chuỗi nối kết.
Nếu bạn không cho phép bất kỳ người nào thấy dữ liệu, bạn nên bảo vệ bằng password workbook cũng như cơ sở dữ liệu. Một cách đế bảo vệ workbook mở là click tab File (trong Excel 2007, sử dụng nút Office), chọn Info, và click nút Protect Workbook.
Tự động làm mới dữ liệu
Bạn có thể tự làm mới dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn. Click phải bất kỳ ô trong dãy dữ liệu ngoài và chọn Reíresh từ menu tắ t, hoặc click trái bất kỳ ô trong dãy đó và chọn Refresh All trong tab Data.
246 -Sie.,
Chương 13 Import dữ liệu kinh doanh vào Excel
Sứ dụng các thuộc tính dãy dữ liệu ngoài, bạn có thế sắp xếp đế dữ liệu được tự động làm mới. Một cách tốt là click phải một ô trong dãy dữ liệu ngoài và chọn Table từ menu ngữ cảnh. Chọn External Data Prop- erties và click nút Connection Properties. Trên tab Usage (xemhình 13.15), chọn hộp kiếm Refresh Data When Opening the File. (Trong các phiên bán trước Excel 2007, đánh dâu hộp kiểm Refresh Data on File Op(?n trên hộp thoại External Data Range Properties).
Tiếp theo lưu workbook. Với hộp kiểm đó được chọn, mỗi lần bạn m(ý workbook, query sẽ chạy lại. Điều này bảo đảm rằng bạn đang làm việc với tâ t cá record trong cơ sở dữ liệu đáp ứng tiêu chí của query vào lúc bạn mó' \vorkbook.
Nếu bạn chọn hộp kiếm Refresh Data When Opening the File, bạn tự dộng kích hoạt hộp kiểm Remove Data from the External Data Range Beíore Saving the Workbook. Đây là một cách tiện lợi đề chắc chắn rằng bạn không đề lại đằng sau dữ liệu nhạy cảm.
Có thê bạn làm việc với một cơ sở dữ liệu chứa một số lượng cực kỳ lớn các record. Trong trường hợp đó, query có thế’ m ất thời gian lâu hơn, bạn sẳn lòng đợi đế trả các record trở về Excel, Vấn đề là bạn sẽ không điều khiến Excel cho đến khi query đă chạy xong.
Nếu điều này xảy ra, hây chắc chắn hộp kiểm Enable Background Refresh được chọn. Bằng cách đó, bạn sẽ có thể tiếp tục sử dụng Excel trong khi query thực thi. Sự đánh đối là việc làm mới trong nền (back- ground refresh) thường làm cho thời gian trôi qua nhiều hơn giữa việc khởi động query và hoàn tấ t nó.
Đặc biệt nếu bạn truy vấn từ một cơ sở dữ liệu hiện hành liên tục thu nhận dữ liệu mới, có thế bạn muốn tự động làm mới dữ liệu của Excel trong khi vvorkbook mở. Nếu vậy, hãy chọn hộp kiếm Refresh Every X Minutes và sử dụng spinner của nó đé xác lập tần số làm mới.