Chương 3. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU
3.2 Phân tích hoạt động tồn trữ, cấp phát và sử dụng thuốc
3.2.1. Bảo quản tồn trữ, cấp phát thuốc
Khoa Dược có tổng số 6 kho: 3 kho thuốc cấp phát nội trú và một kho thuốc cấp phát ngoại trú, một kho khí y tế và một kho VTTH-HC. Kho thuốc, kho VTTH- HC được đặt tại khoa Dược và một kho phát thuốc BHYT đặt tại Khoa khám bệnh.
Kho khí y tế đặt tại tầng 1 thuận tiện cho việc xuất nhập. Khoa Dược chưa tổ chức thường trực.
+ Hệ thống kho dƣợc bố trí
47
Hình 3.9 Sơ đồ hệ thống kho tại khoa Dƣợc
Nhận xét :Trong sơ đồ thể hiện 2 kho thuốc hiện tại Kho Gây nghiện hướng tâm thần, thuốc ống lọ và Kho viên gói tube có chức năng cấp phát nội trú và xuất thuốc cho Kho cấp phát ngoại trú, đồng thời vừa nhập thuốc từ công ty, vừa phát lẻ khoa phòng. Khoa Dược hiện chưa có kho chính, nên đã gây nhiều khó khăn cho công tác tồn trữ và dự trù mua sắm thuốc. Nguyên nhân do bệnh viện đang trong quá trình xây dựng mở rộng, nên chưa bố trí được kho chính. Một phần do tồn tại từ khi thành lập bệnh viện, khi đó khoa được bố trí 1 kho duy nhất (do có ít mặt hàng và nhân lực còn thiếu), kho gồm là tất cả thuốc, hóa chất, VTTH, sinh phẩm xét nghiệm.
2 năm gần đây các mặt hàng được tách riêng thành 06 kho.
+ Trang thiết bị trong kho
Bảng 3.18 Trang thiết bị bảo quản thuốc tại kho dƣợc STT Tên trang thiết bị Đơn vị
tính
Số lƣợng
Tình trạng sử dụng
1 Điều hoà Bộ 9 Tốt
2 Tủ lạnh Chiếc 4 Tốt
3 Quạt trần Cái 5 Tốt
4 Bình cứu hoả Cái 12 Tốt
BỘ PHẬN KHO
Kho thuốc GN-HTT, Ống, lọ
Kho dịch truyền Kho thuốc
viên, gói, tube
Kho khí y tế
Kho HC- VTTH, sinh phẩm, sản phẩm pha chế
Kho cấp phát ngoại trú
48
5 Tủ đựng thuốc có ngăn khoá Cái 2 Tốt
6 Giá để thuốc Cái 24 Tốt
7 Kệ để thuốc Cái 30 Tốt
8 Bảng theo dõi hạn dùng, lô sản xuất
và các thuốc quý hiếm đắt tiền Cái 2 Tốt
9 Nhiệt kế, ẩm kế Cái 6 Tốt
Nhận xét: Các trang thiết bị thiết yếu được cung cấp đáp ứng đủ nhu cầu bảo quản thuốc GN-HHT, thuốc thông thường và các thuốc- hoá chất cần bảo quản ở nhiệt độ thấp. Các kho cấp phát nội trú được bồ trí trên tầng 2, sạch sẽ thoáng gió và thuận tiện cho vận chuyển thuốc đến khoa lâm sàng. Kho phát thuốc ngoại trú mới được đặt tại tầng 1 để thuận tiện cho bệnh nhân lĩnh thuốc; khi thời tiết có độ ẩm cao phần nào cũng ảnh hưởng đến bảo quản thuốc. Kho dược cần bố trí thêm máy hút ẩm và quạt thông gió.
+Thực hiện quy trình nghiệp vụ kho cấp phát
Sắp xếp thuốc trong kho: căn cứ vào dạng dùng của thuốc đề phân thành kho Trong kho có đầy đủ tủ đựng, giá kệ để thuốc, để thuận tiện cho công tác cấp phát và kiểm kê, thuốc được sắp xếp theo thứ tự ABC theo tên mặt hàng. Tên các mặt hàng được thống nhất theo danh mục thầu và danh mục phần mềm quản lý kho ống lọ, kho viên gói tuýp, kho dịch truyền. Sự sắp xếp này rất thuận tiện cho công tác nhập và cấp phát thuốc.
Thuốc được bảo quản đặc biệt như thuốc gây nghiện- hướng tâm thần đựng trong tủ có khoá, thuốc bảo quản lạnh theo nhãn thuốc được để trong tủ lạnh có nhiệt độ phù hợp.
Thuốc nặng, thuốc dễ vỡ để dưới, thuốc nhẹ xếp lên trên, các thuốc hay sử dụng được để tại những vị trí thuận tiện cho thủ kho cấp phát. Thuốc có hạn dùng trước xếp ngoài, thuốc có hạn dùng sau xếp ở trong.
Tại mỗi khoa lâm sàng đều có tủ thuốc thường trực, DMT thường trực được thảo luận trước giữa khoa Dược và khoa lâm sàng, sau đó trình Giám đốc bệnh viện phê duyệt. Thuốc tại đây thường xuyên được khoa Dược kiểm tra, tránh tình trạng thuốc quá hạn và bảo quản không đúng quy định.
49
Nhận xét: Các kho đảm bảo được yêu cầu của nghiệp vụ kho, an toàn và thực hiện được 5 chống: chống nhầm lẫn, chống quá hạn sử dụng, chống mối mọt chuột gián, chống trộm cắp, chống thảm hoạ (bão, lụt, cháy, nổ..). Sắp xếp, bố trí kho hợp lý, giúp cho xuất nhập thuốc thuận lợi, hạn chế thuốc hết hạn sử dụng.
+Công tác thống kê kho
Hàng ngày các bộ phận thủ kho, thống kê dược vào số liệu bằng tay trên sổ kho và sổ thống kê. Kế toán dược vào số liệu trên phần mềm máy tính, hàng tháng tiến hành đối chiếu từng cặp: thủ kho- thống kê, thống kê- khoa LS, thủ kho- kế toán dược. Năm 2013 bệnh viện đã từng bước tiến hành áp dụng phần mềm quản lý bệnh viện, hiện đang trong quá trình tìm hiểu áp dụng và xây dựng hoàn thiện.
Công tác kiểm kê dược tiến hành hàng tháng, kiểm kê năm được thực hiện vào đầu tháng 12.
Nhận xét: Công tác thống kê cho thấy còn thủ công mất nhiều thời gian. Và chưa trú trọng vào khâu tồn thực tế mà chú trọng nhiều vào đối chiếu sổ sách. Khoa dược đang triển khai áp dụng được phần mềm quản lý dược bệnh viện.
+Quy trình cấp phát thuốc cho bệnh nhân điều trị nội trú.
Kiểm soát lĩnh thuốc
Nội dung phiếu lĩnh thuốc gồm có tên khoa lĩnh, tên thuốc nồng độ, hàm lượng, đơn vị tính, số lượng, trên phiếu xuất thuốc do kế toán dược tạo trên phần mềm có thêm số tiền lĩnh.
Dược sỹ ký phiếu lĩnh sẽ kiểm tra tính hợp lệ của phiếu lĩnh như tên khoa, các chữ ký, tên thuốc, ngày tháng; và xem xét số lượng thuốc, loại biệt dược, các thuốc quý hiếm đắt tiền, thuốc phải hội chẩn… trong trường hợp cần điều chỉnh số lượng và biệt dược thì sẽ bàn với khoa LS để thống nhất nhằm cân đối việc dùng thuốc trong bệnh viện.
Thuốc không được sử dụng do thay đổi y lệnh, bệnh nhân chuyển viện, bệnh nhân tử vong sẽ phải trả lại khoa dược. Thuốc trả lại cũng thực hiện theo quy trình tương tự, và chỉ nhận trả lại trong vòng 24h, thể thức phiếu trả thuốc cũng tương tự phiếu lĩnh thuốc.
50
Với các thuốc quý hiếm đắt tiền thuốc tiêm truyền phải quản lý vỏ thuốc, các kho được cung cấp dấu và phải tiến hành đóng dấu vào vỏ chai lọ thuốc nhằm thuận tiện cho việc kiểm tra thuốc dùng tại khoa, thuốc trả lại, vỏ thuốc thu hồi.
Thuốc ra lẻ được đựng trong bao bì kín khí, có nhãn, số lượng.
Thời gian cấp phát, nhận thuốc trả lại, thuốc bổ sung cơ số tủ trực: các buổi chiều, phát thuốc cả ngày khi có yêu cầu đặc biệt( bệnh nhân cấp cứu, bệnh nhân mới nhập viện…). Ngày thứ 6 khoa LS lĩnh thuốc dùng cho ngày thứ 7, chủ nhật, thứ hai.
Song song đó khoa dược, kế toán và khoa lâm sàng vẫn tiến hành sử dụng phân mềm mới, và tham gia xây dựng phần mềm theo nhu cầu thực tế, việc này làm mất nhiều thời gian, công sức của các bộ phận.
Quy trình lĩnh thuốc
1. Bác sỹ khám, chỉ định thuốc
2. Y tá hành chính tổng hợp thuốc dùng
3. Trưởng, phó khoa lâm sàng duyệt phiếu lĩnh thuốc 4. Khoa dược kiểm tra phiếu lĩnh
5. Kế toán dược lập phiếu xuất trên phần mềm kế toán (phần mềm Misa) 6. Thủ kho kiểm tra phiếu và cấp phát thuốc cho y tá hành chính, hoặc nhân viên giao thuốc của khoa Dược.
Nhận xét: quy trình thể hiện các công việc nhập xuất được thực hiện bằng thủ công vừa được quản lý trên một phần mềm Misa quản lý riêng. Đảm bảo được tình chặt chẽ kiểm soát được lượng tồn và tiền tồn tốt. Nhưng cũng bộ lộ sự chồng chéo, ví dụ số lượng nhập được thủ kho và thống kê dược theo dõi, số lượng xuất ra có 4 bộ phận cùng theo dõi là thống kê dược, kế toán dược, thủ kho, y tá hành chính.
Công tác kiểm soát lĩnh thuốc được đảm bảo chặt chẽ, quản lý được việc cấp phát thuốc kháng sinh, thuốc quý hiếm, đắt tiền, thuốc trả lại.
+Công tác kiểm soát hạn dùng
Thủ kho lập sổ theo dõi hạn dùng được cập nhật sau mỗi lần nhập hàng và kiểm tra điều chỉnh 1 lần/tháng, các thuốc hạn dưới 12 tháng được đánh dấu và được báo cáo trong các buổi giao ban khoa.
51
Với thuốc gây nghiện hướng tâm thần, hạn dùng được dán tại tủ thuốc và cập nhật hàng tuần, với thuốc quý hiếm đắt tiền và thuốc cấp cứu được theo dõi số lượng và hạn dùng thường xuyên.
Nhận xét: Bệnh viện chưa quản lý được hạn dùng trên phần mềm Misa, vẫn phải làm sổ sách thủ công.
+ Cấp thuốc ngoại trú
Hình 3.10 Sơ đồ phát thuốc điều trị ngoại trú
*Phát thuốc tại kho thuốc BHYT:
Tiến hành kiểm tra, đối chiếu trước khi phát thuốc: Tên bệnh nhân, thể thức phiếu lĩnh thuốc, tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, khoản thuốc, liều dùng, cách dùng thuốc
Lượng bệnh nhân lĩnh thuốc khoảng 80-110 người/một ngày. Thời gian bệnh nhân lĩnh tập trung từ 9h30-11h30 và 15-16h, nên công tác kiểm tra đối chiếu trong cấp phát thuốc có lúc thực hiện chưa tốt. Để khắc phục phần nào, trong thời gian đông bệnh nhân, khoa dược cử thêm 1 đến 2 nhân viên thống kê tăng cường cấp phát.
+Báo cáo tình hình sử dụng thuốc
Báo cáo do bộ phận nghiệp vụ dược lập hàng tháng sau khi chốt xong số liệu, báo cáo được trình trưởng khoa dược và giám đốc bệnh viện ký và lưu trữ.
Bệnh nhân có BHYT
Bác sỹ kê đơn thuốc ngoại trú
Bệnh nhân không có BHYT
Phòng duyệt bảo hiểm y tế
Nhà thuốc bệnh viện
Kho phát thuốc BHYT
52
Tóm lại, hệ thống kho cơ bản được trang bị đủ các thiết bị cần thiết. Khoa Dược chưa có kho chính, thuốc được nhập và cấp phát theo 5 kho thuốc gây nghiện hướng tâm thần ống lọ, kho dịch truyền, kho thuốc dạng viên gói tube, kho VTTH- HC; nên phần nào gây khó khăn cho công tác tồn trữ và dự trù mua sắm.
Khoa Dược chưa thực hiện được việc đưa thuốc cho người bệnh tại khoa lâm sàng, việc đưa thuốc xuống khoa điều trị đang được triển khai tại một số khoa. Kết quả đưa thuốc còn hạn chế một phần do thiếu nhân lực.
Việc thực hiện quy trình nghiệp vụ kho cấp phát, thống kê, báo cáo tình hình sử dụng, đối chiếu tại kho nội-ngoại trú được duy trì tốt.