CHƯƠNG 3 TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH TÂN ĐỊNH
3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG TMCP NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM- CHI NHÁNH TÂN ĐỊNH
3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của chi nhánh
Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Tân Định tiền thân là NH Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Tân Định, được thành lập năm 2001 có trụ sở tại 72 Phạm Ngọc Thạch, Phường 6, Quận 3, TP Hồ Chí Minh, là chi nhánh cấp 2 trực thuộc chi nhánh cấp 1 NH Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Hồ Chí Minh. Do quy mô hoạt động ngày càng mở rộng, đến tháng 12/2006 NH Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Tân Định được nâng cấp thành chi nhánh cấp 1 và hoạt động độc lập với NH Ngoại thương Việt Nam- chi nhánh Hồ Chí Minh.
Ra đời trong môi trường kinh tế thuận lợi nhưng cũng không ít khó khăn, Chi nhánh đã tranh thủ thời cơ, tận dụng tối đa lợi thế, chủ động khắc phục khó khăn nên trong suốt hơn 12 năm qua VCB- chi nhánh Tân Định đã mở rộng mạng lưới, xây dựng đội ngũ cán bộ nhân viên có trình độ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình trong công việc; xây dựng đƣợc cơ sở vật chất khang trang; đi đầu trong ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại vào hoạt động NH, đẩy mạnh công tác huy động vốn, mở rộng cho vay, tài trợ xuất nhập khẩu, thanh toán quốc tế, kinh doanh ngoại tệ, phát hành thẻ và đƣa ra nhiều sản phẩm dịch vụ tiện ích khác, thu hút ngày càng nhiều khách hàng, mở rộng thị phần hoạt động, liên tục thu đƣợc lợi nhuận cao.
3.1.2 Sơ đồ tổ chức và nhiệm vụ các phòng ban
Hiện nay tổ chức bộ máy chi nhánh gồm có: Ban giám đốc, 5 phòng và 4 phòng giao dịch cụ thể nhƣ sau:
- Ban giám đốc
- Phòng Hành chính nhân sự - Phòng Khách hàng
- Phòng Thanh toán và Kinh doanh dịch vụ - Phòng Kế toán
- Phòng Kiểm tra giám sát tuân thủ - PGD Phan Đăng Lưu
21
- PGD Mạc Đĩnh Chi - PGD Nguyễn Đình Chiểu - PGD Hai Bà Trƣng
3.1.2.1 Sơ đồ tổ chức
Nguồn: Báo cáo nội bộ của chi nhánh
Hình 3.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức các phòng ban tại chi nhánh 3.1.2.2 Nhiệm vụ các phòng ban
Ban Giám đốc
Chức năng của Ban Giám đốc:
- Đảm bảo chiến lƣợc kinh doanh và các hoạt động của chi nhánh thống nhất với chiến lƣợc và các kế hoạch kinh doanh của toàn hệ thống VCB.
- Đảm bảo việc tuân thủ các chính sách, quy trình và hướng dẫn do Hội sở xây dựng và các chế độ quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm về quản lý, giám sát, phát triển nhân sự tại chi nhánh và chịu trách nhiệm về kết quả HĐKD của chi nhánh.
Ban Giám đốc không chỉ có nhiệm vụ hoạch định các chiến lƣợc phát triển chi nhánh mà bên cạnh đó còn có những nhiệm vụ rất quan trọng nhƣ:
- Thực hiện các kế hoạch kinh doanh: tổ chức thực hiện các kế hoạch kinh doanh đã đƣợc phê chuẩn nhằm hoàn thành các mục tiêu và chỉ tiêu đã đề ra trong năm.
- Kiểm tra, giám sát toàn bộ các khía cạnh của HĐKD, công tác nhân sự, tất cả các hoạt động của các phòng ban tại chi nhánh và các PGD trực thuộc.
- Đảm bảo rằng các nhân viên của chi nhánh tuân thủ các quy trình quản lý rủi ro tín dụng và thẩm định tín dụng.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công của Tổng Giám đốc Phòng Hành chính nhân sự
Phòng Hành chính nhân sự có thể nói là một bộ phận mang tính diện mạo của chi nhánh. Đó là bộ phận chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc về tất cả các công tác tổ chức, nhân sự, hành chính, pháp chế, truyền thông và quan
Ban Giám đốc
Phòng Hành chính
nhân sự
Phòng Khách
hàng
Phòng Thanh toán & KD
dịch vụ
Phòng Kế toán
P. Kiểm tra giám sát tuân thủ
Phòng Giao dịch
22
hệ công chúng, đồng thời tham mưu cho Ban Giám đốc về tất cả các nhiệm vụ và chức năng của mình.
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển nguồn nhân lực của chi nhánh, ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục…)
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch và phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
- Tổ chức và thực hiện các hoạt động quản trị nhân sự theo quy định: xếp lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi…
- Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyển dụng,… trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo tuyển dụng để quảng bá hình ảnh công ty.
- Xây dựng và duy trì các mối quan hệ với truyền thông, cơ quan ban ngành có liên quan đến hoạt động truyền thông, marketing, bán hàng nhằm có được sự hỗ trợ tốt nhất cho việc quảng bá thương hiệu các sản phẩm của NH.
Phòng Khách hàng
Chức năng của phòng Khách hàng:
- Là đầu mối thiết lập mối quan hệ với KH.
- Duy trì và không ngừng mở rộng mối quan hệ với KH trên tất cả các hoạt động, tất cả các sản phẩm nhằm đạt đƣợc mục tiêu phát triển kinh doanh một cách an toàn, hiệu quả và tăng thị phần của chi nhánh.
Nhiệm vụ của phòng Khách hàng:
- Xác định thị trường kinh doanh mục tiêu và đối tượng KH mục tiêu.
- Xây dựng chính sách KH, trực tiếp tham gia thực hiện chính sách KH và đánh giá việc thực hiện chính sách KH.
- Trực tiếp triển khai các biện pháp Marketing giơi thiệu cho KH về các sản phẩm, dịch vụ mà chi nhánh Tân Định có lợi thế và có thể cung ứng.
- Tổ chức việc đánh giá thực hiện chính sách KH định kỳ nhằm kịp thời đề xuất điều chỉnh chính sách hoặc điều chỉnh biện pháp triển khai có hiệu quả hơn trong trường hợp cần thiết.
- Trực tiếp khởi tạo và quản lý mối quan hệ tín dụng với KH.
- Tùy theo đặc điểm riêng đối với từng KH, phối hợp cùng các phòng ban khác thiết kế các loại sản phẩm “may đo” hoặc sản phẩm “trọn gói” phù hợp và có tính hấp dẫn đối với KH.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do cấp trên phân công.
Phòng Thanh toán và Kinh doanh dịch vụ
23
Cũng nhƣ các phòng ban khác, phòng Thanh toán và Kinh doanh dịch vụ cũng có những nhiệm vụ không kém phần quan trọng:
- Xây dựng chiến lƣợc phát triển các HĐKD của chi nhánh trong từng giai đoạn, lập kế hoạch kinh doanh cụ thể trong từng tháng, quý, năm hay kế hoạch ngắn hạn, trung hạn hoặc dài hạn theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Tổng hợp các số liệu và lấy ý kiến của các đơn vị thành viên khác để lập kế hoạch cho chi nhánh.
- Phân tích đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm. Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm để rút ra những điểm mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để khắc phục nhƣợc điểm và phát huy những ƣu điểm hiện có.
Phòng Kế toán
Phòng Kế toán có chức năng tham mưu cho Ban Giám đốc chi nhánh quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác tài chính, kiểm toán nội bộ, kế toán tài vụ, quản lý tài sản hay thanh toán các hợp đồng.
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của chi nhánh.
- Quản lý vốn, tài sản, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn chi nhánh.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban Giám đốc giao.
Nhiệm vụ của phòng Kế toán:
- Lập kế hoạch thu chi tài chính hàng năm của chi nhánh và trình cho Ban Giám đốc chi nhánh phê duyệt làm cơ sở để thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn của chi nhánh. Phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay,lãi vay.
- Thực hiện hoạch toán lãi, lỗ giúp Ban Giám đốc nắm chắc nguồn vốn và lợi nhuận.
- Trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của chi nhánh, thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên đã được phê duyệt.
- Lập báo cáo tài chính theo quy định phản ánh trung thực kết quả HĐKD của chi nhánh.
- Phân tích tình hình tài chính, cân đối nguồn vốn trong chi nhánh và báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
Phòng Kiểm tra giám sát tuân thủ
- Kiểm tra, kiểm soát nội bộ giúp Ban Giám đốc điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động của chi nhánh.
- Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý một cách trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.
24
- Phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ, đảm bảo hoạt động an toàn và hiệu quả.
Phòng giao dịch
Thực hiện các hoạt động huy động vốn, các hoạt động tín dụng và cung cấp các dịch vụ khác cho KH. Các hoạt động này đều đƣợc thực hiện theo sự chỉ đạo cung của Ban giám đốc chi nhánh.