3.2.1.1. Nâng cao hiệu quả sử dụng ngân quỹ
Hiện tại, Công ty cổ phần dược phẩm TW II chỉ xác định lượng ngân quỹ cần thiết dựa vào kinh nghiệm chứ chưa có chính sách quản lý tiền mặt cụ thể nào cũng như chưa lập kế hoạch sử dụng ngân quỹ cho dài hạn. Do đó còn nhiều hạn chế trong việc quản lý ngân quỹ của Công ty. Để cho ngân quỹ được sử dụng hiệu quả hơn, Công ty nên thực hiện một số biện pháp sau:
• Phòng kế toán - tài chính nên lập kế hoạch thu chi để xác định nhu cầu chi tiêu và nguồn thu tiền tương ứng. Khi lập kế hoạch nên có sự tham gia của các bộ phận, phòng, ban có liên quan để tăng độ chính xác và khách quan. Kế hoạch thu chi nên chi tiết cho từng ngày, tuần, tháng, quý và năm; càng chi tiết thì lượng tiền mặt được xác định có độ chính xác càng cao, phục vụ càng hiệu quả cho hoạt động kinh doanh của Công ty.
• Đưa ra quy định quản lý ngân quỹ thống nhất cho toàn Công ty. Nên xây dựng hệ thống thông tin liên lạc trực tuyến trong toàn Công ty để nắm bắt kịp thời thông tin về ngân quỹ.
• Có kế hoạch đầu tư lượng ngân quỹ dư dôi như đầu tư vào hoạt động mua bán chứng khoán, sử dụng các dịch vụ đầu tư tự động của ngân hàng.
3.2.1.2 Nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu
Trong hoạt động kinh doanh, việc mua bán chịu lẫn nhau làm phát sinh các khoản phải thu là một điều không thể tránh khỏi. Nếu quy mô khoản phải thu quá lớn sẽ làm xấu tình hình tài chính của doanh nghiệp và làm giảm hiệu quả sử dụng tài sản nói chung. Trong các nhân tố ảnh hưởng đến khoản phải thu thì chính sách tín dụng thương mại có tác động lớn nhất. Chính sách tín dụng thương mại kích thích tiêu thụ hàng hóa, tăng doanh thu và giảm chi phí hàng tồn kho. Tuy nhiên, đi kèm với nó là rất nhiều rủi ro.
Hiện nay, Công ty cổ phần dược phẩm TW II tỷ trọng này tương đối nhỏ và có xu hướng giảm trong 3 năm.Tuy nhiên, điều này có thể thực hiện được là do trong thời gian vừa qua,công ty tập trung mọi nguồn lực vào xây dựng nhà máy mới nên chỉ sản xuất các sản phẩm truyền thống và thực hiện bán cắt lô cho các công ty khác phân phối. Nhưng sắp tới, với sự hoàn thành của một loạt các dự án và nhà máy mới đi vào hoạt động, lượng dược phẩm và chủng loại sản phẩm dược sản xuất ra sẽ phong phú và nhiều hơn. Chắc chắn, Công ty cổ phần dược phẩm TW II sẽ phải xem xét việc bán chịu các sản phẩm sản xuất ra của mình và có chính sách bán hàng linh động hơn. Do vậy, để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu, Công ty nên:
• Thực hiện phân tích và cho điểm tín dụng đối với từng khách hàng, từ đó đưa ra chính sách bán hàng phù hợp như: thời hạn nợ, mức dư nợ, chính sách giá để nhằm rút ngắn tối đa tuổi nợ của các khoản phải thu;
• Tổ chức quản lý chặt chẽ các khoản phải thu, phân công trách nhiệm và quyền hạn của từng cấp trong việc ra quyết định bán chịu, đồng thời có chế độ báo cáo, giám sát để tránh rủi ro trong quá trình theo dõi và quản lý thu hồi nợ.
• Xây dựng hạn mức bán chịu tối ưu cho toàn Công ty và cho từng đối tượng khách hàng. Đưa ra chính sách kiểm soát nợ để nắm bắt kịp thời các thông tin về khách nợ, chính sách thu hồi nợ, phạt tiền, trường hợp xấu nhất là nhờ cơ quan chức năng giải quyết nếu khách hàng cố tình không trả nợ.
• Công ty nên xây dựng chính sách chiết khấu thương mại thích hợp để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm nhằm thu hồi vốn nhanh và góp phần làm tăng doanh thu, sản lượng sản phẩm tiêu thụ nhiều hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.
• Nên sắp xếp các khoản phải thu theo tuổi nợ để theo dõi và có biện pháp thu hồi nợ kịp thời, đồng thời phải xác định số dư các khoản phải thu theo đối tượng khách hàng để xem xét khách hàng đó có số dư nợ vượt quá mức quy định thì tiến hành thu hồi ngay.
• Thường xuyên cứ cán bộ độc lập với kế toán công nợ xác minh, đối chiếu công nợ nhằm cảnh giác trường hợp cán bộ thu nợ thông đồng với khách hàng để kéo dài thời gian trả nợ hoặc chiếm dụng các khoản nợ đã thu tiền rồi.
• Trong trường hợp phát sinh nợ quá hạn xảy ra, Công ty nên áp dụng các biện pháp mềm dẻo yêu cầu khách hàng trả nợ như: cử cán bộ trực tiếp làm việc, điện thoại, fax hay gửi thư yêu cầu trả nợ với nội dung tế nhị và thân thiện.
• Khi có các khoản nợ khó đòi, Công ty có thể áp dụng một số biện pháp sau: o Ngừng ngay việc bán háng, chủ động cử cán bộ thu nợ đến làm việc trực tiếp hoặc gửi thu yêu cầu trả nợ, yêu cầu khách hàng xác nhận thời hạn thanh toán và số tiền có thể thanh toán từng lần làm cơ sở pháp lý về sau.
o Nếu các biện pháp trên được áp dụng nhiều lần mà khách hàng vẫn không thanh toán thì nên gửi đơn nhờ cơ quan có thẩm quyền can thiệp căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng.
3.2.1.3. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
Để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của Công ty được diễn ra liên tục, việc dự trữ nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Lượng hàng tồn kho này liên quan đến các chi phí như: chi phí bốc xếp, bảo hiểm, chi phí do giảm giá trị hàng hoá trong quá trình dữ trữ, chi phí hao hụt, mất mát, chi phí bảo quản, chi phí trả lãi tiền vay, …
Hiện tại, Công ty chưa áp dụng một mô hình hay phương pháp quản lý việc cung cấp hay dự trữ nguyên vật liệu cụ thể nào mà chỉ quản lý theo kinh nghiệm, việc đặt hàng với khối lượng như thế nào, lượng dự trữ trong kho bao nhiêu chưa được quản lý một cách khoa học và bài bản. Vì vậy, Công ty cần nghiên cứu, lựa chọn phương pháp quản lý tồn kho một cách thích hợp.
Để quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, Công ty cần quản lý thông qua định mức tiêu hao nguyên vật liệu, định mức tồn kho nguyên vật liệu và công tác mua sắm nguyên vật liệu.
• Xây dựng định mức tiêu hao nguyên vât liệu, bán thành phẩm
Công ty cần xây dựng định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Công ty, từ đó xác định định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho toàn Công ty nhằm kiểm soát được định mức tiêu hao một cách toàn diện, đồng thời kiểm soát được chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty. Việc đưa ra định mức tiêu hao nguyên vật liệu cần đi kèm với cơ chế tiền lương phù hợp để thúc đẩy cán bộ công nhân viên trong Công ty tăng cường tiết kiệm, nỗ lực tìm tòi và phát huy sáng kiến kỹ thuật, nâng cao hiệu quả quản lý.
Định mức tiêu hao nguyên vât liệu cần được thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh cho phù hợp đảm bảo vừa tiết kiệm chi phí mà vẫn cung cấp cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ chất lượng.
• Xác định mức tồn kho nguyên vật liệu, bán thành phẩm
Đây là việc xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục và không gây tồn đọng vốn cho Công ty. Công ty cần xác định rõ danh mục các loại nguyên vật liệu cần dự trữ, nhu cầu số lượng, thời gian cung cấp.
• Công tác mua sắm nguyên vật liệu
Trên cơ sở kế hoạch nhu cầu nguyên vật liệu, phòng vật tư sẽ nghiên cứu, lựa chọn nhà cung cấp, đàm phán, ký kết hợp đồng, quản lý việc cung cấp và kiểm tra chất lượng. Yêu cầu trong quá trình mua sắm nguyên vật liệu này là phải tăng cường quản lý nhằm hạn chế đến mức thấp nhất các hiện tượng tiêu cực. Với nguồn cung ứng ngày càng đa dạng, Công ty cần luôn cập nhật thông tin về thị trường để lựa chọn được nguồn cung cấp với chi phí thấp nhất, chất lượng cao nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
• Kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu
Để nâng cao hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho, hoạt động kiểm kê, phân loại nguyên vật liệu là hết sức cần thiết. Công ty cần quan tâm hơn trong hoạt động này đồng thời theo dõi tình hình nguyên vật liệu tồn kho không sử dụng, nguyên vật liệu kém chất lượng, từ đó đưa ra quyết định xử lý vật tư một cách phù hợp nhằm thu hồi vốn và tăng hiệu quả sử dụng tài sản.
• Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải căn cứ vào sự đánh giá nguyên vật liệu khi kiểm kê và giá cả thực tế trên thị trường.
Để hoạt động quản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả đòi hỏi phải có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ giữa các bộ phận trọng Công ty. Bộ phận lập kế hoạch sử dụng
phải sát với nhu cầu thực tế, xác định lượng dự trữ an toàn, chính xác. Bộ phận cung ứng phải cung cấp, đúng, đủ và kịp thời đồng thời quản lý chặt chẽ, kiểm kê thường xuyên.
Như vậy, quản lý chặt chẽ việc mua sắm, sử dụng cũng như dự trữ hợp lý nguyên vật liệu sẽ giúp Công ty giảm được chi phí tồn kho, tránh tình trạng ứ đọng vốn, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn.