CHƯƠNG 2. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY MACNELS VIETNAM- MN SHIPPING CO.,LTD
2.3. Quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại Công ty MN
2.3.2. Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi kí kết hợp đồng thì khách hàng phía đầu nhập sẽ gửi chứng từ cho bộ phận chứng từ bao gồm:
❖ Giấy chứng nhận xuất xứ nếu có (C/O-Certificate Origin).
❖ Bản tự công bố sản phẩm.
❖ Văn bản đề nghị.
22
❖ Giấy đăng kí kiểm tra thực phẩm nhập khẩu.
❖ Một số giấy chứng từ khác có liên quan đến lô hang.
❖ Giấy giới thiệu của công ty khách hàng đã có chữ ký của giám đốc và có đóng dấu của doanh nghiệp.
❖ Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Chứng từ do người xuất khẩu phát hành để đòi tiền người mua cho lô hàng đã bán theo thỏa thuận trong hợp đồng. Chức năng chính của hóa đơn là chứng từ thanh toán, nên cần thể hiện rõ những nội dung như: Số Invoice, đơn giá, tổng số tiền, phương thức thanh toán, thông tin ngân hàng người hưởng lợi…
❖ Phiếu đóng gói hàng hóa (Parking list): Là loại chứng từ thể hiện cách thức đóng gói của lô hàng. Qua đó, người đọc có thể biết lô hàng có bao nhiêu kiện, trọng lượng và dung tích thế nào…
❖ Vận đơn hàng không (Airway Bill): Airway bill có 2 loại thường gây nhầm lẫn. Vì vậy, có rất nhiều người chưa phân biệt được giữa MAWB và HAWB có điểm gì khác nhau và Thực tế thì cả MAWB và HAWB đều là vận đơn hàng không, nhưng được cấp bởi 2 chủ thể khác nhau:
• HAWB là viết tắt của House Air Waybill (vận đơn nhà), do người giao nhận cấp.
• MAWB là Master Air Waybill (vận đơn chủ), do hãng hàng không cấp.
Nói cách khác, khi chủ hàng lưu chỗ (book) với công ty giao nhận hàng không, bên giao nhận sẽ cấp HAWB. Tới lượt mình, người giao nhận book lại chỗ với hãng hàng không cho lô hàng đó, thì sẽ được hãng cấp MAWB cho người giao nhận.
Các thông tin trên vận đơn:
• Shipper name and address: Thông tin tên và địa chỉ người gửi hàng
• Consignee name and address: Thông tin tên và địa chỉ người nhận hàng
• AWB number: Số vận đơn
• Airport of departure: Sân bay xuất phát
• Issuing carrier’s name and address: Tên và địa chỉ của người phát hành vận đơn
• Issuing carrier’s agent: Ðại lý của người chuyên chở
• Routine: Tuyến đường
23
• Accounting information: Thông tin thanh toán
• Currency: Tiền tệ
• Charges codes: Mã thanh toán cước
• Charges: Cước phí và chi phí
• Declare value for carriage: Giá trị kê khai vận chuyển
• Declare value for customs: Giá trị khai báo hải quan
• Amount of insurance: Số tiền bảo hiểm
• Handing information: Thông tin làm hàng
• Number of pieces: Số kiện
• Other charges: Các chi phí khác
• Prepaid: Cước và chi phí trả trước
• Collect: Cước và chi phí trả sau
• Shipper of certification box: Ô ký xác nhận của người gửi hàng
• Carrier of execution box: Ô dành cho người chuyên chở
• For carrier of use only at destination: Ô chỉ dành cho người chuyên chở ở nơi đến
• Collect charges in destination currency, for carrier of use only: Cước trả sau bằng đồng tiền ở nơi đến, chỉ dùng cho người chuyên chở
2.3.2.2. Kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi nhận được bộ chứng từ từ phía khách hàng. Các nhân viên sẽ kiểm tra các thông tin liên quan về lô hàng trên chứng từ xem đã đúng chưa, có chỗ nào bất hợp lý hay không. Nếu có thông tin sai sót, nhân viên chứng từ sẽ liên hệ lại với khách hàng để làm rõ về thông tin đó.
2.3.2.3. Nhận thông báo hàng đến và lấy lệnh giao hàng
Giấy báo hàng đến hay thông báo hàng về (A/N): là chứng từ vận tải do hãng vận tải (hãng tàu, hãng bay….) có sở hữu phương tiện vận tải hoặc các công ty dich vụ logisitcs phát hành gửi cho người nhận hàng đứng tên trên vận đơn với mục đích thông báo lich hàng về, số lượng hàng cập bến, địa chỉ nhận hàng và những thông tin liên quan khác….Chủ hàng khi nhận được thông báo hàng về sẽ dựa vào các thông tin thể hiện trên giấy báo hàng để có phương án khai thác hàng phù hợp.
24
Thông thường giấy báo hàng sẽ được gửi cho chủ hàng/ consignee ngay khi máy bay hạ cánh
Nếu chủ hàng đặt cước trực tiếp với hàng sẽ nhận được giấy báo hàng do hãng gửi, nếu đặt qua các công ty dịch vụ logisitcs sẽ nhận được giấy báo hàng từ các công ty dịch vụ này gửi.
Khi nhận giấy báo hàng đến bạn cần kiểm tra các chỉ tiêu xuất hiện trên chứng từ này như sau:
• Ngày hàng về dự kiến: ETA (Estimated Time of Arrival)
• Phương tiện trở hàng về thể hiện trên thông báo hàng: VESSEL / VOYAGE No : Tên tàu / Số chuyến.
• Số lượng hàng về/ thông tin hàng: Commodity/ Quanity/ N.W-G.W/CBM/ Volume container….
• Thông tin về cảng bốc hàng: POL- port of loading
• Thông tin về cảng dỡ hàng: POD – port of discharge
• Cảng / Kho hàng hàng đến tại cảng nhập. Về vấn đề này thì tôi đặc biệt lưu ý một số A/N mã lưu kho hàng đến nhưng nhiều đơn vị không có mã lưu kho nên bạn cần phải hỏi đơn vị dịch vụ cung cấp giấy báo hàng về mã lưu kho hàng: (PORT / WAREHOUSE)
• Phí và phụ phí cần thanh toán tại cảng nhập để nhận được hàng: Local charge
• Những lưu ý cần biết khi khai thác hàng: Ghi chú thông tin về thời gian lấy lệnh, và những yêu cầu khác từ hãng, nhân viên tiếp nhận hồ sơ….
Nhận và Lấy lệnh giao hàng D/O Bước 1: Phân loại lệnh giao hàng
Có 2 loại D/O chính được phân theo chủ thê phát hành D/O
• D/O do hãng phát hành: lệnh giao hàng của hãng là lệnh hãng phát hành để yêu cầu người đang giữ hàng giao cho người nào đó. Thường mối quan hệ sẽ là: Hãng bay
25
yêu cầu giao hàng cho Forwarder và forwarder yêu cầu giao hàng cho consignee thực sự (doanh nghiệp nhập khẩu)
• D/O do Forwarder phát hành: Lệnh giao hàng của đại lý vận chuyển có thể hiểu là đại lý vận chuyển ban hành lệnh này để yêu cầu người nắm giữ hàng phải đưa hàng cho người nhận (doanh nghiệp nhập khẩu).
Bước 2: Lấy D/O cần mang những chứng từ nào
• Giấy giới thiệu (bản gốc).
• Giấy thông báo hàng đến (bản photo).
Bước 3: Đóng các khoản phí để lấy D/O
• Nhận giấy thông báo hàng đến từ hãng hàng không, thông báo cho người nhập khẩu lịch trình lô hàng.
• Đến hãng hàng không hoặc đại lý của họ để nộp các khoản phí như: phí lệnh giao hàng (DO), phí làm hàng (handling), phí lao vụ (labor fee)... và nhận bộ chứng gửi kèm theo hàng hóa.