CHƯƠNG 2. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY MACNELS VIETNAM- MN SHIPPING CO.,LTD
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty
2.4.1. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp
Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng đến quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bẳng đường hàng không của công ty. Ở đây, em xin đề cập chi tiết đến sự ảnh hưởng một số yếu tố bên trong doanh nghiệp như sau:
2.4.1.1. Nguồn nhân lực
Bảng 2.1: Thống kê nhân sự phục vụ quá trình giao nhận hàng hóa
Đội ngũ nhân viên của công ty tuy nhiều nhưng trong số đó, số lượng nhân viên giao nhận vẫn còn ít. Đôi khi thị trường bước vào thời kì cao điểm, các nhân viên chưa đáp ứng được yêu cầu của thị trường vì quá tải công việc. Do đó, MN Shipping Co.,Ltd luôn cố gắng chú tâm vào yếu tố nhân lực, nâng cao chuyên môn cho mỗi nhân viên, tuyển dụng thêm nhân sự, đào tạo những nhân viên thay thế trong trường hợp cần thiết nhằm đáp ứng sự thay đổi của thị trường.
2.4.1.2. Cơ chế tổ chức quản lý
Bộ máy tổ chức ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh của công ty. Một bộ máy tổ chức quản lý gọn nhẹ sẽ giúp nhân viên nắm rõ hơn công việc mình làm, ai là người mình báo cáo, đánh giá, tổng kết hoạt động công việc như thế nào. Hơn nữa một bộ máy tổ chức khoa học sẽ giúp Giám đốc, nhân viên cấp cao kiểm tra được tình hình hoạt động của công ty cũng như tiến độ làm việc của nhân viên. Ngay từ những ngày đầu thành lập, Ban quản trị đã thiết kế một bộ máy tổ chức hợp lý, gọn nhẹ, khoa học và hiệu quả.
Bộ phận kinh doanh
Bộ phận chứng từ hàng xuất
Bộ phận chứng từ
hàng nhập Bộ phận giao nhận 8 nhân viên kinh
doanh
6 nhân viên chứng từ hàng xuất
5 nhân viên chứng từ hàng nhập
4 nhân viên giao nhận hiện trường
36
Ban lãnh đạo công ty: đây là bộ phận đầu não của công ty là nơi xây dựng những chiến lược kinh doanh cho công ty đề ra mục tiêu, đồng thời giám sát, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch đã đề ra. Trình độ quản lý kinh doanh của ban lãnh đạo có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động kinh doanh của công ty. Một chiến lược kinh doanh đúng đắn phù hợp với tình hình thực tế của thị trường và của công ty, chỉ đạo điều hành giỏi của các cán bộ công ty sẽ là cơ sở để công ty thực hiện có hiệu quả hoạt động kinh doanh của mình.
Cơ cấu tổ chức của công ty: khi công ty có cơ cấu tổ chức đúng đắn sẽ phát huy được trí tuệ của tất cả các thành viên trong công ty và phát huy được tinh thần đoàn kết và sức mạnh tập thể, đồng thời vẫn đảm bảo cho việc ra quyết định kinh doanh được nhanh chóng và chính xác. Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc phối hợp giải quyết những vấn đề nảy sinh, đối phó được với những biến đổi của môi trường kinh doanh và nắm bắt kịp thời các cơ hội một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
2.4.1.3. Nhân tố con người
Trình độ chuyên môn và năng lực làm việc của mỗi thành viên trong công ty là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công trong kinh doanh. Các nghiệp vụ kinh doanh xuất nhập khẩu cũng như hoạt động giao nhận hàng hóa nếu được các nhân viên có trình độ chuyên môn cao, năng động, sáng tạo trong công việc và kinh nghiệm thì chắc chắn sẽ mang lại hiệu quả. Năng lực quản lý của ban quản lý công ty cũng ảnh hưởng tới tình hình kinh doanh của công ty, ban giám đốc có chủ trương , chính sách quản lý tốt,khoa học sẽ thúc đẩy công ty phát triển, nhân viên trong công ty sẽ làm việc một cách tận tình và hiệu quả hơn.
Trong những năm qua MN Shipping Co.,Ltd luôn đặt nhân tố con người lên hàng đầu. Đội ngũ cán bộ quản lý các cấp của công ty hiện nay là những người đã gắn bó với công ty từ lúc mới thành lập, vì vậy họ luôn là những người đi đầu trong việc phát triển công ty để đạt được những thành tựu phát triển như ngày hôm nay. Đội ngũ cán bộ quản lý công ty có nhiều kinh nghiệm trong việc điều hành, phối hợp giữa các phòng ban và hiểu biết sâu rộng trong các lĩnh vực kinh doanh của công ty, đồng thời họ cũng là những người hướng dẫn các cấp dưới của mình trong công việc. Nguồn nhân lực làm việc tại các phòng ban tại công ty đa số là nguồn nhân lực trẻ, năng động, đầy tham vọng, được đào tạo từ các
37
trường đại học chuyên ngành và họ sẵn sàng chịu đựng thử thách cũng như rủi ro. Ngoài ra, đội ngũ nhân lực ở tất cả các phòng ban đều kết hợp ăn ý, hài hòa, có sự hỗ trợ lẫn nhau trong công việc giúp công ty có được một môi trường tốt và tạo được dấu ấn đẹp trong tâm trí của khách hàng. Bên cạnh đó, việc bổ sung đào tạo nâng cao nghiệp vụ, trình độ cho cán bộ công nhân cũng rất cần thiết. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi và có nhiều thách thức cũng như cơ hội, do đó, việc nắm bắt các thông tin mới, các quy định của pháp luật, cập nhật xu hướng, nâng cao trình độ ngoại ngữ, bổ sung kỹ năng mềm như kỹ năng thu hút khách hàng cần được quan tâm đúng mực. Ý thức rõ được điều này nên đội ngũ nhân viên của MN Shipping Co.,Ltd đã tự bổ sung, rèn luyện cho mình không chỉ những nghiệp vụ chuyên môn cần thiết mà còn cố gắng trao dồi ngoại ngữ. Một nguồn nhân lực vững mạnh sẽ đáp ứng được những yêu cầu công việc đòi hỏi không chỉ trình độ chuyên môn cao mà cả chất lượng trình độ dịch vụ khách hàng phải tốt và chuyên nghiệp. Chế độ đãi ngộ nhân viên, chính sách thưởng phạt rõ ràng cũng ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Yếu tố này sẽ giúp các nhân viên thỏa mãn nhu cầu vật chất, phục vụ cho đời sống sinh hoạt hàng ngày và quan trọng hơn là tạo ra môi trường cạnh tranh công bằng, tạo niềm tin, sự khuyến khích giúp họ cống hiến hết mình cho sự nghiệp phát triển chung của công ty. Hiện nay, hàng tháng công ty đều đưa ra các chỉ tiêu cho nhân viên tùy thuộc vào từng thời điểm kinh tế cụ thể để tạo mục tiêu chung cho toàn thể cán bộ nhân viên đồng thời đưa ra chế độ khen thưởng cho từng cá nhân, tập thể hoàn thành tốt nhiệm vụ bằng những lợi ích vật chất cụ thể như tiền thưởng, quà tặng tinh thần,...
2.4.1.4. Cơ sở vật chất của công ty
Hiện nay công ty MN Shipping Co.,Ltd có bao gồm các trang thiết bị để phục vụ nhu cầu hoạt động và vận chuyển hàng hóa của công ty: 18 máy tính, 3 máy in, 3 xe tải chở hàng, có 1 kho để lưu trữ hàng hóa tại cảng Cát Lái và 1 xe nâng để dễ dàng đưa hàng vào kho, và các trang thiết bị khác.
Thực tế cho thấy, để có thể phát triển hoạt động kinh doanh cũng như quy mô của công ty, sự đầu tư cho cơ sở hạ tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại là cần thiết, người giao nhận cần phải có những trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng, chuẩn bị và kiểm tra hàng cùng với đó là sự chủ động, linh hoạt, nhanh chóng trong các hoạt động vận tải và giảm được chi phí thuê ngoài góp phần gia tăng lợi nhuận. Khi cơ
38
sở vật chất, kỹ thuật được cải thiện, công ty có khả năng tìm kiếm thêm nhiều khách hàng lớn và dễ dàng tham gia vào hoạt động giao nhận hàng hóa, góp phần nâng cao doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, muốn sử dụng hiệu quả các phương tiện vận tải thì đòi hỏi phải có một nguồn hàng lớn và ổn định để hạn chế tính thời vụ trong hoạt động vận tải. Muốn như vậy, đòi hỏi công ty phải cung cấp dịch vụ với chất lượng tốt, uy tín để làm hài lòng khách hàng. Để cung cấp những dịch vụ giao nhận với chất lượng tốt nhất cho khách hàng thì công ty phải luôn có đầy đủ và đảm bảo về cơ sở vật chất kỹ thuật. Hiện nay, để thu hút thêm nhiều khách hàng, công ty đang đầu tư mạnh mẽ vào kho bãi, đội xe nâng dỡ hàng, đội xe tải liên tỉnh vận chuyển hàng hóa, sự đầu tư về công nghệ thông tin và đào tạo nhân viên, các trang thiết bị. Với sự đầu tư trong cơ sở vật chất kỹ thuật trên, hoạt động kinh doanh dịch vụ giao nhận của công ty luôn hoạt động một cách có hiệu quả, luôn đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng. Sự đầu tư của công ty dành cho xe vận tải hàng hóa, kho riêng, các dụng cụ chuyên dùng cho giao nhận hàng hóa... sẽ thúc đẩy hoạt động giao nhận đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu của khách hàng và giúp việc giao nhận hàng được nhanh chóng và chủ động hơn. Tuy nhiên, khi hàng hóa quá nhiều thì số lượng xe vân chuyển của công ty không đủ, gây cản trở trong quá trình giao nhận hàng.
2.4.1.5. Uy tín của công ty
Uy tín của công ty trên thị trường là yếu tố quan trọng giúp công ty có được sự tín nhiệm của khách hàng. Khi công ty đã có uy tín trên thị trường thì tức là dịch vụ của công ty đã được nhiều người tiêu dùng biết đến. Từ đó họ sẽ giới thiêụ dịch vụ của công ty cho những người xung quanh (vì vậy sẽ tăng cơ hội kinh doanh của công ty), làm cho khách hàng tiềm năng tin vào dịch vụ của công ty, khách hàng yên tâm sử dụng dịch vụ, khi công ty đã có uy tín trên thị trường sẽ tạo điều kiện cho công ty tìm thị trường mới. Qua đó dịch vụ của công ty sẽ được nhiều người biết đến và trở thành yếu tố quan trọng, đi sâu vào tâm trí người sử dụng mỗi khi họ quyết định sử dụng dịch vụ của công ty.
Chính vì điều này, MN Shipping Co.,Ltd luôn đặt tiêu chí làm khách hàng hài lòng lên hàng đầu. Công ty luôn cân nhắc sử dụng các loại hình dịch vụ tốt nhất, phù hợp nhất với chi phí thỏa đáng cho từng khách hàng. Đồng thời, MN Shipping Co.,Ltd còn quan tâm đến các nhu cầu của khách hàng để tư vấn và giải đáp kịp thời, tạo được lòng tin và sự tín nhiệm của khách hàng khi sử dụng dịch vụ của công ty.
39 2.4.1.6. Tài chính
Theo kết quả về tình hình tài chính của công ty trong những năm gần đây đã được phân tích, có những sự biến động giữa các năm về cả doanh thu và chi phí, cũng như lợi nhuận. Hệ quả của đại dịch Covid để lại cho nền kinh tế là không hề nhỏ và đương nhiên công ty Minh Nguyên cũng không thể tránh khỏi sự ảnh hưởng đó khi mà năm 2021, các khoản doanh thu, lợi nhuận khá thấp. Nhưng trong 2 năm tiếp theo là 2022 và 2023, lợi nhuận của công ty đã tăng lên đáng kể mặc dù chi phí cũng tăng, nhưng điều này giúp công ty có một nguồn tài chính thuân lợi để có thể chi trả các chi phí về lương bổng cũng như các chi phí dịch vụ, đồng thời có thể gia tăng quy mô, mở rộng hoạt động đầu tư, mua sắm các trang thiết bị phục vụ cho công việc. Ngoài ra, việc có một nguồn tài chính tốt và đảm bảo như hiện nay giúp cho Minh Nguyên tạo thêm niềm tin đối với khách hàng, khách hàng có thể yên tâm khi giao dịch và sử dụng các dịch vụ của công ty. Từ đó giúp uy tín công ty tăng, lượng khách hàng vì thế cũng tìm đến công ty nhiều hơn, giúp công ty tăng doanh thu và lợi nhuận.