CHƯƠNG 2. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY MACNELS VIETNAM- MN SHIPPING CO.,LTD
2.6. Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không của công ty MN Shipping Co.,Ltd
2.6.2. Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty MN Shipping Co.,Ltd
Dựa vào ma trận SWOT ở bảng 2.10 vừa được trình bày ở phần trên, em có đề xuất một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty như sau:
2.6.2.1. Kiến nghị 1:
Nâng cao năng lực làm việc của nhân viên công ty
❖ Cơ sở đề xuất
• Dựa vào điểm yếu là nguồn nhân lực của công ty chưa đáp ứng được tốc độ thay đổi vũ bão của thị trường, giữa các nhân viên đôi khi vẫn chưa có sự phối hợp nhịp nhàng. Nếu không có sự thích ứng và chuyên môn vững vàng, công ty sẽ khó có thể cạnh tranh được với các đối thủ và không nhận được sự tín nhiệm của khách hàng.
Chính vì thế, ban lãnh đạo cần có những biện pháp cụ thể để phát huy năng lực làm việc của nhân viên.
❖ Cách thức thực hiện
• Ban quản lý cần tạo điều kiện để nhân viên có thể học tập, nâng cao nghiệp vụ không chỉ là nghiệp vụ giao nhận mà còn đi sâu vào các nghiệp vụ khác như các lớp học logistics, lớp học nghiệp vụ xuất nhập khẩu … Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của hoạt động dịch vụ giao nhận hiện nay.
• Cần bổ sung thêm nhân viên trong phòng xuất nhập khẩu để việc thực hiện quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng xuất nhập khẩu cho các công ty khách hàng thực hiện một cách nhanh chóng, kịp thời. Tuyển thêm ít nhất 1 một nhân viên giao nhận tại kho sân bay.
• Để hoạt động tìm kiếm và chăm sóc khách hàng của công ty đạt hiệu quả, ban quản lý cần có sự quan tâm và đầu tư nhiều hơn về bộ phận kinh doanh. Tuyển thêm nhân viên kinh doanh và tham khảo ý kiến nhân viên về các chiêu thức thu hút khách hàng. Có chính sách hoa hồng, phụ cấp cụ thể để tạo động lực làm việc cho nhân viên kinh doanh.
55
• Thường xuyên tổ chức những chuyến du lịch, dã ngoại, hoạt động ngoài trời để nhân viên trong công ky thư giãn sau những ngày làm việc mệt mỏi và giúp tạo sự đoàn kết cũng như nâng cao kỹ năng làm việc nhóm giúp các nhân viên luôn phát huy tối đa năng lực làm việc.
❖ Lợi ích dự kiến đạt được
• Công ty có phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực đảm bảo có thể phân công đúng người, đúng việc. Tạo được sự linh hoạt trong công việc.
• Có đủ nguồn nhân lực có phẩm chất kỹ thuật tốt để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và đạt hiệu quả cao. Đảm bảo 100% nhân viên phòng xuất nhập khẩu đạt được Chứng chỉ khai hải quan của Tổng cục.
• Tạo ra môi trường làm việc thông thoáng, thân thiện. Tổ chức buổi họp giao ban vào thứ bảy hàng tuần để tổng kết các công việc trong tuần đồng thời mỗi nhân viên có thể bày tỏ nguyện vọng, quan điểm của mình nhằm có được tinh thần làm việc tốt nhất, bên cạnh đó còn có thể đưa ý kiến để công ty ngày càng phát triển hơn.
2.6.2.2. Kiến nghị 2:
Nâng cao trách nhiệm công việc nhận và kiểm tra bộ chứng từ.
❖ Cơ sở đề xuất
• Nhân viên tiếp nhận bộ chứng từ chưa kiểm tra kĩ bộ chứng từ đôi khi khai báo hải quan nhập liệu sai hoặc sai số liệu làm giảm tiến độ của người giao nhận dẫn tới hậu quả chậm hàng không nhận hàng kịp trong ngày. Khách hàng hói làm giảm uy tín của công ty.
❖ Cách thức thực hiện
• Nhân viên tiếp nhận và kiểm tra chứng từ phải tập chung kiểm tra kĩ các mục quan trọng trong bộ chứng từ có trách nhiệm cao đối với công việc của mình đảm bảo được quy trình nhận hàng diễn ra một cách hiệu quả.
❖ Lợi ích dự kiến
• Đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, tạo ra một bộ phận chứng từ có kĩ năng làm việc khoa học, giúp công ty có năng suất cao khi việc sai sót chứng từ giảm đến mức tối thiểu, tạo ra một môi trường làm việc tốt cho các nhân viên giao nhận muốn
56
học hỏi thêm về công việc chứng từ để đảm bảo quy trình giao nhận diễn ra một cách hiệu quả nhất.
2.6.2.3. Kiến nghị 3:
Nâng cao nghiệp vụ đăng kí mở tờ khai thông quan hàng hóa.
❖ Cơ sở đề xuất
• Sự hiểu biết về thông tin lô hàng nhập về còn hạn chế của người giao nhận, có những lô hàng thì biết mặt hàng để giải thích với hải quan nhưng còn những lô hàng chi tiết quá phức tạp, bị hải quan đưa ra những câu hỏi khó, nhân viên giao nhận không giải thích được phải nhờ quyền trợ giúp khách hàng hoặc lãnh đạo công ty lên giải thích giúp về chi tiết lô hàng với hải quan đó hoặc bắt các lỗi sai khác trong bộ chứng từ làm trể nải công việc đăng kí, làm giảm tiến độ nhận hàng, hàng hóa phải lưu lại kho để chờ giải quyết, tốn thêm chi phí ảnh hưởng đến lợi ích của khách hàng.
❖ Cách thức thực hiện
• Nhân viên giao nhận phải bổ sung kiếm thức về các mặt hàng phức tạp những mặt hàng hay nhập khẩu của công ty, trước khi đăng kí mở tờ khai thông quan phải nắm rõ mặt hàng mình là gì, cách sử dụng ra sao, chi tiết như thế nào, đáp ứng được những thắc mắt của hải quan công việc đăng kí sẽ diễn ra thuận lợi và nhanh chóng nếu như bộ chứng từ mình không có gì sai sót, nhân viên giao nhận phải nhạy bén sử lý tình huống nhanh chống giúp quy trình thủ tục đăng kí diễn ra một cách hiệu quả nhất.
❖ Lợi ích dự kiến
• Tạo được sự tin cậy của khách hàng, giảm tình trạng bị hải quan bắt đến mức tối thiểu, nâng cao quy trình nghiệp vụ của người giao nhận, quy trình thông quan diễn ra một cách nhanh chóng.
2.6.2.4. Kiến nghị 4:
Nâng cao cơ sở hạ tầng kho bãi, đầu tư thêm phương tiện vận chuyển
❖ Cơ sở đề xuất
57
• Do đơn hàng và khối lượng hàng hóa nhập khẩu ngày càng gia tăng, đòi hỏi công ty cần phải đầu tư thêm cơ sở vật chất để phục vụ hoạt động giao nhận, hạn chế chi phí thuê ngoài. Tuy nhiên, việc phát triển cơ sở vật chất cũng phải đi kèm với năng lực tài chính của công ty, tránh tình trạng đầu tư quá mức dẫn đến phải vay nợ lớn, ảnh hưởng đến tình hình tài chính của công ty.
❖ Cách thức thực hiện
Cụ thể, Công ty nên có thêm những cơ sở vật chất sau:
• Xe tải: đầu tư thêm 2-3 xe với tải trọng dưới 3 tấn nhằm dễ dàng đi lại trong thành phố để đưa hàng về kho, đồng thời đáp ứng yêu cầu vận chuyển hàng hóa, do khối lượng hàng hóa của khách hàng nhiều khi có lô hàng một vài tấn. Cần phải có sự phân chia phạm vi hoạt động cho các xe theo khu vực địa lý để thuận lợi cho việc phân chia hàng hóa nhập về giao cho từng khác hàng ở từng địa chỉ phù hợp, tiết kiệm được chi phí và thời gian. Ví dụ sau khi lấy hàng xong, 1 xe có thể đi về quận 7 sau đó qua quận 3, quận 3, quận 5, quận 10 và các huyện Bình Chánh, Bến Nghé, Củ Chi xa hơn có thể đi Long An. Còn xe còn lại sau khi lấy hàng ở kho sân bay có thể về Thủ Đức rồi có thể xuống Đồng Nai, Bình Dương. Để tính toán được đường đi hiệu quả nhất phải dựa vào sơ đồ mạng và bài toán vận tải và trong điều kiện hàng gấp thì các xe có thể bổ sung, hỗ trợ cho nhau.
• Kho: Công ty nên có thêm vài kho tại những địa điểm tập trung nhiều nhà sản xuất lớn như những khu công nghiệp trong thành phố để nâng cao khả năng lưu trữ hàng hóa cho những khách hàng bị hạn chế về diện tích kho, hoặc những khách hàng là những công ty thương mại cần thời gian thu mua đủ lượng hàng hóa theo hợp đồng.
❖ Lợi ích dự kiến
• Đáp ứng được điều kiện các hợp đồng lớn, của các công ty đối tác lớn. Mục tiêu sử dụng tối đa các nguồn lực có sẵn (100% hàng hóa sẽ được vận chuyển bằng xe công ty). Chi phí thuê phương tiện vận chuyển và kho ngoài năm 2019 sẽ giảm từ 30- 50% so với chi phí năm 2018.
• Có thể ký kết được nhiều hơn các hợp đồng lớn (ký kết được với khoảng 2-3 khách hàng lớn/ năm).
58
• Hoàn thiện hơn hoạt động giao nhận hàng nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty. Các công việc sẽ được diễn ra một cách trơn tru, không xảy ra hiện tượng giao hàng chậm trễ vì thiếu xe, tiết kiệm chi phí thuê ngoài và lưu kho bãi.
2.6.2.5. Kiến nghị 5:
Xây dựng chiến lược giá dịch vụ hợp lý
❖ Cơ sở đề xuất
• Dựa vào điểm mạnh MN Shipping Co.,Ltd có đa dạng hóa loại hình dịch vụ. Bên cạnh giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng không, công ty còn có thể đàm phán ký kết hợp đồng giao nhận vận chuyển bằng đường biển quốc tế, giao nhận nội địa và một số dịch vụ khác với khách hàng. Tuy vậy, thị trường giao nhận ngày càng đông đúc, MN Shipping Co.,Ltd cần phải có những giải pháp về giá dịch vụ phù hợp để nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường. Vì bên cạnh chất lượng dịch vụ, giá cả chính là yếu tố tiền đề để tìm kiếm và giữ chân khách hàng.
❖ Cách thức thực hiện
• Xem xét lại trong cơ cấu chi phí của công ty trong những năm vừa qua, các chi phí nào là không cần thiết và không tạo ra giá trị gia tăng thì cần tiến hành cắt giảm. Ví dụ như một số chi phí công ty bỏ ra để giữ chân khách hàng cần xem xét và phân loại khách hàng nào mang lại cho doanh nghiệp nguồn lợi nhuận lớn thì tiếp tục tập trung chăm sóc để duy trì và phát triển, và khách hàng nào mang lại lợi nhuận không đáng kể thì cần phải mạnh dạn cắt bỏ bớt khoản chi phí này. Tuy nhiên vẫn phải đảm bảo việc cắt giảm chi phí không làm mất đi các năng lực thiết yếu hay giảm thiểu tính cạnh tranh của công ty.
• Tìm hiểu, nghiên cứu và so sánh giá cả với các đối thủ cạnh tranh của mình. Từ đó xây dựng nên các chương trình giá dịch vụ hợp lý cho khách hàng, ví dụ như xây dựng các gói dịch vụ giao nhận, khách hàng càng sử dụng càng nhiều gói dịch vụ mà công ty cung cấp thì giá từng loại dịch vụ sẽ giảm đi. Điều này sẽ giúp khách hàng ưu tiên lựa chọn các dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty so với các đối thủ cạnh tranh khác.
❖ Lợi ích dự kiến
59
• Xây dựng một lộ trình giảm giá phù hợp nhằm vừa đảm bảo sự cân bằng cho nguồn lợi nhuận cho công ty, vừa lôi kéo khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty mình.
Ví dụ đối với khách hàng mới có thể giảm giá thủ tục hải quan giao nhận hàng xuống còn trung bình khoảng 1 triệu đồng/lô hàng thay vì 1,2 triệu đồng/lô nhằm thu hút khách hàng. Ngoài ra, còn có thể xem xét miễn các khoản như bốc xếp hàng, lấy hàng đối với một số lô hàng có số lượng ít.
2.6.2.6. Kiến nghị 6:
Nâng cao công tác hạn chế, phòng ngừa rủi ro trong hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không.
❖ Cơ sở đề xuất
• Đứng trước tình hình biến đổi bất thường của các yếu tố tự nhiên và những điều kiện khách quan như giá xăng dầu, tỷ giá hối đoái, tình trạng kẹt cầu cảng mùa cao điểm…và tình hình nhân lực hiện tại của công ty chưa thể ứng biến kịp thời trước những thay đổi này, công ty cần có các giải pháp để nâng cao công tác phòng ngừa, hạn chế rủi ro trong hoạt động giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng không.
❖ Cách thức thực hiện
• Tiến hành việc phân tích để phòng ngừa và hạn chế tối đa các rủi ro có thể xảy ra khi thực hiện một dịch vụ giao nhận hàng hóa đối với khách hàng. Điều này yêu cầu công ty tuyển dụng nhân viên cần phải là những người có đủ kiến thức rộng rãi và nắm chắc quy trình, quy tắc giao nhận để có thể phân tích và hạn chế các rủi ro cho hàng hóa. Đồng thời họ cần có tâm lý vững vằng để có thể thực hiện các kỹ năng giải quyết vấn đề.
• Cần lựa chọn các hãng bay và đại lý uy tín sao cho chất lượng dịch vụ nhận được tương đối so với chi phí bỏ ra. Nhằm tránh các trường hợp lựa chọn dịch vụ quá rẻ mà không quan tâm nhiều đến chất lượng mang lại, dẫn đến hàng hóa có thể bị hư hại trong suốt quá trình vận chuyển.
• Công tác chứng từ của bộ phận chứng từ cần thực hiện chính xác và kỹ lưỡng. Nhằm tránh các sai xót trong việc ghi thông tin sai đối với hàng hóa mà công ty thực hiện dịch vụ giao nhận.
60
• Cần lưu ý đến thời gian và thời điểm trong khi thực hiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu. Đặc biệt là đối với dịch vụ giao nhận hàng nhập, lưu ý thanh lý với hãng bay.
• Thực hiện việc mua bảo hiểm cho hoạt động kinh doanh giao nhận của công ty.
Công ty chỉ cần bỏ ra một số tiền nhỏ để mua bảo hiểm nhưng nếu có rủi ro xảy ra thì công ty bảo hiểm sẽ bồi thường cho tổn thất đó, công ty tránh bị phải đứng ra bồi trường toàn bộ thiệt hại.
• Thực hiện công tác tự bảo hiểm cho công ty mình. Công ty cần dự trữ một khoản vốn để tránh rủi ro xảy ra khi bồi thường hàng hóa có giá trị lớn.
❖ Lợi ích dự kiến
• Giúp cho công ty tiết kiệm được các chi phí trong việc bồi thường, khắc phục các rủi ro. Đồng thời giúp nâng cao uy tín trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa nhập khẩu hàng không.