CHƯƠNG 2. ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH NHẬP KHẨU HÀNG HÓA BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY MACNELS VIETNAM- MN SHIPPING CO.,LTD
2.5. Đánh giá quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty MN
2.5.2. Phương pháp đánh giá định tính
Căn cứ vào phương pháp nghiên cứu đã được đề cập tại chương 1 đó là phương pháp đánh giá định tính để đánh giá mức độ hoàn thiện nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty MN SHIPPING CO., LTD. Tác giả phỏng vấn trực tiếp bằng cách xây dựng bảng khảo sát được đính kèm tại Phụ lục để lấy ý kiến của 5 chuyên gia bao gồm:
• 1 chuyên gia cấp quản lý
• 2 nhân viên chứng từ
• 2 nhân viên giao nhận
Theo thang điểm từ 1 đến 5, cụ thể: 1-Hoàn toàn không đồng ý, 2: Không đồng ý, 3: Trung lập, 4: Đồng ý, 5: Hoàn toàn đồng ý.
Qua quá trình khảo sát với các chuyên gia, em đã tổng hợp được các tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thiện của nghiệp vụ giao nhận hàng hóa nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty trong thời điểm hiện tại theo góc nhìn của các chuyên gia.
Ứng với mỗi tiêu chí sẽ có một bảng kết quả đánh giá phù hợp.
47
Kết quả khảo sát của mỗi tiêu chí được các chuyên gia bắt đầu quan sát từ tháng 1/2023 đến 1/2024.
2.5.2.1. Thiết kế, bố trị hợp lý
Bảng 2.4: Kết quả đánh giá tiêu chí “ Thiết kế, bố trí hợp lý”
Từ bảng trên ta có thể thấy các chuyên gia cho điểm trung bình của tiêu chí “Thiết kế, bố trí hợp lý” là 4,2; số điểm này thể hiện tiêu chí này ở mức Khá tốt. Hầu hết, thang điểm được cho xuất hiện điểm 4-5 nhiều, nhỏ nhất là điểm 3. Khía cạnh có số điểm 3 và có điểm trung bình thấp nhất trong các tiêu chí là khía cạnh “Thiết bị, phương tiện được bố trí hợp lý đáp ứng yêu cầu công việc” với số điểm 3,6. Điều hạn chế của khía cạnh này đó là do hiện tại, công ty không có đủ nhiều nhân viên giao nhận, khi mà mỗi lô hàng phải làm thủ tục ở các khu vực khác nhau và cách xa nhau, điều này khiến cho các nhân viên giao nhận không đủ thời gian di chuyển để đáp ứng kịp thời. Các khía cạnh còn lại thì được đánh giá khá tốt nhưng chưa được mức cao vì thực tế bên trong mỗi khía cạnh vẫn tồn tại những vấn đề nhất định. Hiện tại, công ty cố gắng tập trung giải quyết giải quyết được vấn
Khía cạnh đánh giá Điểm trung bình
Điểm tối thiểu
Điểm tối đa 1. Sơ đồ nghiệp vụ giao nhận được thiết
kế, bố trí khép kín 4.2 4 5
2. Thiết bị, phương tiện được bố trí hợp
lý đáp ứng yêu cầu công việc 3.6 3 5
3. Nhân viên được bố trí hợp lý phù hợp
với yêu cầu công việc ở mỗi công đoạn 4.2 4 5
4. Nhà quản trị có đủ năng lực quản lý,
điều hành các công việc 4.2 4 5
5. Có sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ
phận trong quá trình thực hiện công việc 4.8 4 5 Điểm trung bình của tiêu chí 4.2
48
đề của khía cạnh “Thiết bị, phương tiện được bố trí hợp lý đáp ứng yêu cầu công việc” thì sơ đồ nghiệp vụ chứng từ nhập khẩu sẽ hoàn thiện hơn nữa.
2.5.2.2. Đáp ứng kịp thời
Bảng 2.5: Kết quả đánh giá tiêu chí” Đáp ứng kịp thời”
Khía cạnh đánh giá
Điểm trung bình
Điểm tối thiểu
Điểm tối đa
1. Tốc độ báo giá đáp ứng yêu cầu của
khách hàng 4.2 4 5
2. Khách hàng không phải mất nhiều thời
gian để tư vấn, hỗ trợ cung cấp dịch vụ 4.2 4 5 3. Việc tiếp nhận và xử lý kết quả hồ sơ,
chứng từ diễn ra một cách nhanh chóng 4.4 4 5 4. Những yêu càu và thắc mắc của khách
hàng được giải quyết kịp thời 4.4 4 5
5. Khả năng xử lý tình huống phát sinh
được thực hiện một cách nhanh chóng 4.4 4 5
Điểm trung bình của tiêu chí 4.32
Tiêu chí “Đáp ứng kịp thời” được các chuyên gia cho số điểm trung bình là 4,32/5 tức là hiện nay, đối với tiêu chí này để đánh giá sơ đồ nghiệp vụ chứng từ nhập khẩu bằng đường hàng không là khá tốt, các khía cạnh trong tiêu chí này cũng được các chuyên gia đánh giá tốt, tuy nhiên vẫn còn điểm chưa tốt đó là ở khía cạnh “Khách hàng không phải mất nhiều thời gian để tư vấn, hỗ trợ cung cấp dịch vụ” vì đối với một vài mặt hàng có yêu cầu đặc biệt, nhân viên chứng từ nhập khẩu sẽ mất nhiều thời gian để kiểm tra các chứng từ riêng của mặt hàng, điều này có thể làm khách hàng phải đợi. Nếu giải quyết được vấn đề này thì mức độ hoàn thiện tiêu chí “ Đáp ứng kịp thời” sẽ tốt hơn. Các khía cạnh còn lại
49
được đánh giá với điểm cao hơn, chẳng hạn như khía cạnh số 5, khi có tình huống phát sinh về vấn đề chứng từ thì nhân viên chứng từ sẽ tiến hành xử lý nhanh chóng, kịp thời để kịp tiến độ quy trình, còn nếu tình huống phát sinh về vấn đề thủ tục hải quan thì nhân viên giao nhận sẽ trực tiếp đàm phán, làm việc với cơ quan liên quan để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng.
2.5.2.3. Tin cậy
Bảng 2.6: Kết quả đánh giá tiêu chí” Tin cậy”
Tiêu chí “ Tin cậy” có số điểm trung bình là 4.35/5. Các chuyên gia đánh giá các khía cạnh trong tiêu chí này đa số ở mức tốt bởi vì, với đội ngũ nhân viên hiện tại của công ty, thì khả năng thực hiện các bước quy trình diễn ra khá là trơn tru và luôn có sự liên kết, đáp ứng được phần lớn nhu cầu của khách hàng, tạo nên sự tin cậy với khách hàng. Nhưng bên cạnh đó, trong mỗi khía cạnh vẫn có tồn tại những khuyết điểm như:
• Khía cạnh số 1. Đôi khi các lô hàng sẽ phát sinh một số vấn đề nhưng vẫn trong tầm kiểm soát. Vấn đề có thể từ công ty, đa số là do thiếu phương tiện vận chuyển, hoặc
Khía cạnh đánh giá
Điểm trung bình
Điểm tối thiểu
Điểm tối đa 1. Khách hàng nhận được hàng hóa theo đúng
cam kết về thời gian, địa điểm 4.2 4 5
2. Hồ sơ, tờ khai hàng hóa không bị sai sót 4.3 4 5 3. Dịch vụ chăm sóc khách hàng đảm bảo chất
lượng 4.5 4 5
4. Chất lượng các dịch vụ dịch vụ liên quan
được duy trì ổn định 4.4 4 5
Điểm trung bình của tiêu chí 4.35
50
vấn đề xuất phát từ thủ tục hải quan. Dù vậy, nhân viên giao nhận luôn cố gắng sắp xếp để giải quyết các vấn đề một cách hợp lý để có thể đưa hàng về kho của khách.
• Khía cạnh số 2, các nhân viên chứng từ phụ trách lên tờ khai đôi khi vẫn còn sai sót, nguyên nhân có thể do nhân viên hoặc cũng có thể do hệ thống sau khi xuất tờ khai ra bị lỗi, điều này đã được lãnh đạo của bộ phận quán triệt hơn, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi hoàn tất các bước nhỏ trong quy trình.
2.5.2.4. An toàn
Bảng 2.7: Kết quả đánh giá tiêu chí” An toàn”
Khía cạnh đánh giá
Điểm trung bình
Điểm tối thiểu
Điểm tối đa
1. Thông tin khách hàng được giữ bảo
mật 5 5 5
2. Thông tin chứng từ được bảo mật 5 5 5
3. Chứng từ không bị tổn thất trong quá
trình thực hiện nghiệp vụ 4.8 4 5
Điểm trung bình của tiêu chí 4.93
Tiêu chí này có điểm trung bình cao nhất trong các tiêu chí với số điểm 4.93/5, gần như là tuyệt đối. Khi làm nghiệp vụ giao nhận cho khách hàng thì các khía cạnh của tiêu chí “An toàn” đều đã được cam kết từ ban đầu và nhân viên giao nhận cũng như các nhân viên ở bộ phận khác luôn chấp hành nguyên tắc an toàn, bảo mật thông tin đối với khách hàng. Đây là tiêu chí mà công ty MN Shipping Co.,Ltd luôn giữ vững, vì thế khách hàng yên tâm khi sử dụng dịch vụ. Với số điểm cao, thể hiện các khía cạnh của tiêu chí đã tốt.