2.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG TẠI
2.3.4. Nội dung quản lý dự án ĐTXD theo lĩnh vực
2.3.4.5. Quản lý công tác thực hiện dự án
Quản lý dự án là công việc giám sát, chỉ đạo điều phối trong các giai đoạn thực hiện dự án trong đó công tác thực hiện dự án yêu cầu nhiều nội dung của công tác quản lý dự án. Việc quản lý những lĩnh vực này có ảnh hưởng quyết định đến chất lượng của sản phẩm xây dựng. Quản lý công tác thực hiện dự án tập trung vào một số nội dung chính: quản lý thời gian, quản lý chi phí và quản lý thực hiện dự án.
a. Quản lý thời gian
Quản lý thời gian là quá trình quản lý mang tính hệ thống gồm công tác lập kế hoạch, giám sát tiến độ nhằm đảm bảo hoàn thành dự án trong thời gian đã định.
Đây cũng là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực sử dụng trong dự án.
Nó chỉ rõ mỗi công việc phải kéo dài trong bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và hoàn thành toàn bộ dự án khi nào. Khi bắt đầu có dự án ĐTXD thì đã có khoảng thời gian nhất định phải hoàn thành dự án, trên cơ sở đó thì đơn vị thi công và BQLDA có nghĩa vụ phải lập tiến độ thi công hợp lý để hoàn thành các phần công việc sao cho hợp lý đảm bảo tiến độ. BQLDA ĐTXD huyện, đơn vị thi công và đơn vị tư vấn giám sát có trách nhiệm đảm bảo tiến độ từng công việc hợp lý, không ảnh hướng đến chất lượng cũng như tổng tiến độ dự án. Để đạt hiệu quả tốt, khoa học và tính chính xác cho công tác quản lý tiến độ các hạng mục công việc thường được trình bày thông qua sơ đồ GANTT để có một cái nhìn tổng quan về các công việc cần làm của dự án, thứ tự các công việc và thời gian thực hiện phần việc đó.
Sơ đồ 2.12 . Quy trình lập kế hoạch quản lý thời gian tại BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn
Nguồn: BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn có trách nhiệm kết hợp với đơn vị tư vấn giám sát thực hiện chịu trách nhiệm công tác quản lý thời gian dự án. Công việc này được thực hiện từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc giai đoạn thực hiện đầu tư. Các phần việc được xác định, dự trù thời gian thực hiện rõ ràng, không ảnh hưởng đến tiến độ công việc khác.
Phân chia dự án thành các gói thầu dựa trên thiết kế kĩ thuật thi công
Dự toán gói thầu Thứ tự thực hiện các gói thầu
Nội dung công việc từng gói thầu
Trình tự công việc trong gói thầu
Tính toán thời gian thực hiện từng công việc
Thực hiện lập kế hoạch tiến độ từng phần công việc với các đơn vị liên quan
Tổng hợp, lập trình tự, kế hoạch tiến độ dự án
Phê duyệt kế hoạch thời gian thực hiện và tiến độ dự án
Tiến độ thi công, chất lượng và giá thành là 3 mục tiêu hướng tới của dự án xây dựng. Có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.
Nguyên tắc lập kế hoạch tiến độ: Là việc quy định thời gian cần phải hoàn thành của từng công việc, thời điểm bắt đầu, kết thúc và sử dụng nguồn lực cho công việc đó. Khi bắt đầu thực hiện dự án, các phần công việc cần lập kế hoạch tiến độ với sự tham gia của các bên liên quan trong dự án cùng tham gia để có thể đưa ra tiến độ hợp lý. Yêu cầu kế hoạch cần có nội dung đầy đủ, chú trọng vào quy mô, kinh phí và thời gian thực hiện, không quá chi tiết.
Phương pháp lập kế hoạch tiến độ: Trong công tác lập kế hoạch tiến độ các cán bộ BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn có thể thực hiện theo 2 dạng sơ đồ ngang và sơ đồ mạng với bản kế hoạch được lập cho từng công việc theo từng tuần, quý và tổng hợp toàn bộ thành bản kế hoạch tiến độ toàn dự án.
- Tiến độ ngang: biểu diễn dưới dạng sơ đồ ngang theo đồ thị lịch thời gian thực hiện các công việc dự án.
- Tiến độ mạng: biểu diễn dưới dạng sơ đồ mạng CPM với thời gian hoàn thành mỗi công việc đã xác định hoặc dạng sơ đồ PERT trong đó thời gian hoàn thành công việc thay đổi và có thể thể hiện dưới dạng hàm sô phân phối xác suất.
Trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư một số phần việc dễ chịu ảnh hưởng đến thời gian dự án nhất là công tác GPMB, xin giấy phép xây dựng và tổ chức đấu thầu; ngoài ra còn có một số nguyên nhân khách quan và chủ quan ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Giai đoạn thực hiện đầu tư việc quản lý thời gian được thực hiện chặt chẽ và được quy định cụ thể bằng văn bản ký kết trong hợp đồng được ký kết và đảm bảo sự giám sát thực hiện chặt chẽ của bên đơn vị giám sát.
- Kiểm tra kế hoạch thi công của đơn vị thi công : công việc này nhằm đảm bảo sự phù hợp và tính chính xác của kế hoạch thi công với thực tế và yêu cầu của công trình để có được tiến độ thời gian hợp lý nhất.
- Tiến độ thi công, số liệu khối lượng thi công thực tế : khi thực hiện thi công công trinh thì bắt buộc lập nhật ký thi công. Qua đó thì kỹ sư được giao nhiệm vụ phải đảm bảo tiến độ thi công. Theo dõi % hoàn thành các công việc so với kế hoạch đã định. Qua trình này được diễn ra trong suốt quá trình thực hiện thi công do đó theo sát với thực tế thi công từ đó có thể điều chỉnh, quản lý sao cho hợp lý tiến độ của dự án.
Dựa trên nhật ký thi công được mở và các số liệu, bảng biểu nhà thầu cung cấp, cán bộ BQLDA kết hợp với đơn vị tư vấn giám sát kiểm tra tiến độ thực hiện công trình, tiến hành phân tích số liệu thu thập được báo cáo lên BQLDA và UBND huyện, nếu phát hiện vấn đề có biện pháp điều chỉnh công việc sao cho đúng tiến độ đề ra.
b. Quản lý chi phí dự án
Quản lý chi phí dự án là quá trình quản lý tổng mức đầu tư, tổng dự toán, đơn giá xây dựng, thanh toán chi phí đầu tư xây dựng. Đồng thời bố trí nguồn lực, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ, thu thập số liệu, phân tích báo cáo cho chủ đầu tư. Chi phí đầu tư xây dựng công trình là toàn bộ chi phí cần thiết để xây dựng mới, sửa chữa, cải tạo và mở rộng công trình. Được lập dựa trên các quy định về đơn giá được quy định và thực tế thực hiện dự án cụ thể. Tổng mức đầu tư thể hiện chi phí dự án. Tổng mức đầu tư bao gồm: chi phí xây dựng, chi phí thiết bị, chi phí bồi thường GPMB, chi phí quản lý dự án, chi phí đầu tư xây dựng, chi phí khác và chi phí dự phòng. Công tác này cần đánh giá hiệu quả về mặt tài chính của dự án nhằm tiết kiệm chi phí của dự án và ngân sách nhà nước.
BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn căn cứ vào Nghị định số 112/NĐ-CP ngày 14/12/2009 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng và Thông tư số 04/2010/TT-BXD hướng dẫn lập và quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình có quy định về cách tính tổng mức đầu tư, tổng dự toán chi phí trong quản lý chi phí thực hiện tại BQLDA.
- Tổng mức đầu tư: là chi phí dự tính để thực hiện dự án đầu tư xây dựng công trình, được được xác định dựa trên việc thực hiện nghiên cứu khả thi của dự án trong giai đoạn lập dự án đầu tư xây dựng. Phù hợp với nội dung dự án, thiết kế cơ sở; và đồng thời là dự toán xây dựng đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kĩ thuật dựa trên nội dung báo cáo kinh tế kĩ thuật và bản vẽ thi công. Bao gồm:
Chi phí trong quá trình chuẩn bị đầu tư: công tác khảo sát, nghiên cứ, lập, thẩm định thiết kế cơ sở.
Chi phí trong quá trình thực hiện đầu tư: chi phí đền bù GPMB, lập thẩm định hồ sơ dự án, chi phí tổ chức đấu thầu, chi phí xây lắp, mua sắm thiết bị, chi phí khác và chi phí dự phòng.
Tổng mức đầu tư là cơ sở để đánh giá hiệu quả hiệu quả kinh tế của dự án, là cơ sở để lựa chọn phương án đầu tư dự án. Chủ đầu tư dựa vào tổng mức đầu tư để
xây dựng để lập kế hoạch và quản lý sử dụng vốn cho dự án ĐTXD. Tổng mức đầu tư được xác định như sau:
GTMĐT= GXD + GMSTB + GQLDA + GĐTXD + GGPMB + GTV + GK + GDP
Trong đó: GTMDT : Tổng mức đầu tư GXD : Chi phí xây dựng
GMSTB : Chi phí mua sắm thiết bị.
GQLDA : Chi phí quản lý dự án.
GGPMB : Chi phí GPMB GTV : Chi phí tư vấn GK : Chi phí khác GDP : Chi phí dự phòng.
- Chi phí xây dựng: là chi phí xây dựng công trình, chi phí phá dỡ các công trình xây dựng, chi phí san lấp mặt bằng, chi phí xây dựng công trình tạm, phụ trợ phục vụ công tác thi công, chi phí xây dựng nhà tạm tại hiện trường xây dựng. Quy định theo nghị định 32/2015/NĐ-CP về chi phí đầu tư xây dựng của Chính phủ.
- Chi phí mua sắm thiết bị: chi phí mua sắm thiết bị công nghệ, chi phí đào tạo, chuyển giao công nghệ, chi phí vận chuyển, bảo hiểm thiết bị, chi phí thuế, chi phí lắp đặt, hiệu chỉnh.
- Chi phí quản lý dự án: là chi phí để cung cấp kinh phí cho ban quản lý dự án hoạt động từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến thực hiện đầu tư và hoàn thành dự án nghiệm thu, bàn giao công trình cho đơn vị vận hành sử dụng. Chi phí này được quy định theo tỷ lệ và lập dự toán theo
- Chi phí giải phóng mặt bằng: bao gồm chi phí bồi thường nhà, tài sản, vật kiến trúc, cây trồng trên đất; chi phí hỗ trợ thực hiện tái định cư có liên quan đến công tác GPMB dự án.
- Chi phí tư vấn: bao gồm chi phí tư vấn khảo sát, lập dự án, chi phí thiết kế, giám sát xây dựng và chi phí tư vấn khác cũng được quy định tại
- Chi phí khác: bao gồm các chi phí phát sinh khác trong quá trình thực hiện dự án như chi phí rà phá bom mìn, bảo hiểm, kiểm toán dự toán, thẩm tra vốn đầu tư. Được quy định theo định mức tại quyết định số 957/2009/QĐ-BXD ngày 29/9/2009.
- Chi phí dự phòng: là khoản chi phí được dự trù tính cho một phần công việc phát sinh trong quá trình thực hiện dự án không được tính toán trong công tác lập dự án, chi phí dự phòng cho yếu tố trượt giá do thời gian thực hiện dự án tương đối dài.
Sơ đồ 2.13. Phương pháp xác định Tổng mức đầu tư
Nguồn: BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn - Tổng dự toán: Được xác định dự trên căn cứ là thiết kế kỹ thuật thi công. Trong đó, bao gồm các hạng mục chủ yếu bao gồm giải pháp thiết kế, khối lượng thực hiện xây dựng và cần mua sắm thiết bị phục vụ dự án.
Công thức xác định dự toán công trình:
GXDCT= GXD + GMSTB + GQLDA + GĐTXD + GDP
Trong đó: GXDCT : Dự toán xây dựng công trình GXD : Chi phí xây dựng
GMSTB : Chi phí mua sắm thiết bị.
GQLDA : Chi phí quản lý dự án.
GDP : Chi phí dự phòng.
Tổng mức đầu tư bao gồm tổng dự toán và phần chi phí khác (ví dụ như chi phí chi cho công tác đền bù GPMB, giải quyết một số vấn đề phát sinh...). Tổng dự toán là cơ sở để xác định giá gói thầu, giá xây dựng công trình. Đây cũng chính là điểm quan trọng trong khi đàm phán, ký kết hợp đồng với đơn vị trúng thầu hay chỉ định thầu. Bên cạnh đó, giá trúng thầu là căn cứ để xác định giá thanh toán công trình. Giá trúng thầu thường thấp hơn giá gói thầu hay tổng dự toán. Giá thanh toán
PHƯƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH Tổng Mức Đầu Tư
Theo thiết kế cơ sở
Theo diện tích hoặc công suất sử dụng công trình và giá xây
dựng tổng hợp, suất vốn đầu tư
Theo số liệu của các công trình xây dựng có chỉ tiêu Kinh tế -kỹ thuật tương tự
đã thực hiện
Phương pháp kết hợp các phương pháp trên
công trình chỉ được điều chỉnh khi tổng dự toán được chấp nhận điều chỉnh do nguyên nhân khách quan trong quá trình diễn ra dự án.
Trong quá trình thực hiện dự án tổng mức đầu tư có thể được điều chỉnh do các nguyên nhân sau:
- Do biến động của giá cả nguyên vật liệu, tỷ giá, chế độ tiền lương thay đổi.
- Do khó khăn, chi phí GPMB tăng do quá trình tổ chức thực hiện GPMB, thay đổi chính sách đền bù GPMB.
- Do sự thay đổi kế hoạch bố trí nguồn vốn, tốc độ giải ngân hoặc thay đổi nguồn vốn thực hiện.
- Do năng lực, tiến độ thực hiện của chủ đầu tư, đơn vị tư vấn, đơn vị thi công.
- Do công tác lập, phê duyệt tổng mức đầu tư chưa chính xác.
Công tác quản lý chi phí tại BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn được thực hiện ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và công tác thanh quyết toán vốn.
- Chuẩn bị đầu tư: BQLDA chịu trách nhiệm phân bổ kế hoạch vốn cho các dự án, ưu tiên các dự án trọng điểm. Đồng thời cũng quan tâm đến việc quản lý chi phí trong khâu chuẩn bị đầu tư sao cho tiết kiệm và đảm bảo đạt hiệu quả nhất.
Đặc biệt là công tác lập dự toán, bởi đây là công tác nhằm xác định giá các gói thầu, giá xây dựng công trình dựa trên công trình, khối lượng công việc, thiết kế kĩ thuật, định mức xây dựng và giá xây dựng công trình. BQLDA thực hiện cộng các dự toán chi phí các công trình và chi phí có liên quan lập tổng dự toán để phục vụ công tác quản lý chi phí dự án.
- Thực hiện đầu tư: đây là giai đoạn yêu cầu công tác quản lý chi phí cần được quan tâm, giám sát chặt chẽ. Đảm bảo cho việc không để thất thoát, lãng phí đặc biệt là nguồn vốn ngân sách và hài hòa lợi ích các bên tham gia trong hoạt động thực hiện đầu tư cho dự án. Đây là một nội dung quan trọng phản ảnh thành công của dự án khi thực hiện. Nó bắt đầu từ việc lựa chọn nhà thầu, không chỉ đánh giá đúng năng lực thực hiện gói thầu, pháp lý và đáp ứng kĩ thuật của nhà thầu mà còn chú trọng đánh giá yếu tố giá cả của các nhà thầu đưa ra cho các hạng mục công trình. Trong quá trình thực hiện các gói thầu BQLDA quản lý chặt chẽ đầu vào các nguyên, nhiên, vật liệu phục vụ dự án đảm bảo đúng như những yêu cầu dự án.
- Thanh quyết toán vốn đầu tư: Cán bộ BQLDA và đơn vị tư vấn giám sát phối hợp thực hiện giám sát, nghiệm thu khối lượng hoàn thành áp đơn giá
không vượt khung dự toán. Đảm bảo tính minh bạch về các hóa đơn và hàng hóa mua phục vụ dự án. Chuẩn bị, hoàn thiện hồ sơ quyết toán vốn đầu tư dựa trên đơn giá, khối lượng thực hiện được nghiệm thu. Khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng, BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn có thể thuê đơn vị kiểm toán hoặc có đoàn kiểm tra của cấp có thẩm quyền, chủ đầu tư thực hiện rà soát toàn bộ khối lượng, đơn giá với thiết kễ kĩ thuật, bản vẽ thi công và quy định hiện hành.
c. Quản lý chất lượng dự án
Để đảm bảo cho sự phát triển xây dựng cơ sở hạ tầng cũng như chất lượng công trình, chất lượng dịch vụ thì công tác quản lý chất lượng dự án không ngừng được quan tâm. Đây là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng các công việc được thực hiện trong dự án, đảm bảo chất lượng là sản phẩm công trình dự án được đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư và tránh gây thất thoát ngân sách nhà nước. Theo điều 87 của Luật Xây dựng thì mọi công trình thi công đều phải được thực hiện chế độ giám sát và quản lý chất lượng.
Quản lý chất lượng bao gồm các công tác xác định chính sách chất lượng, mục tiêu, nhiệm vụ các công việc và thực hiện chúng bằng các hoạt động lập kế hoạch, bảo đảm và kiểm soát chất lượng. BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn chú trọng quản lý chất lượng thực tế đảm bảo quy trình kiểm soát chặt chẽ, đồng thời thực hiện công tác lập hồ sơ quản lý chất lượng. Công tác quản lý chất lượng được thực hiện ở tất cả các giai đoạn dự án từ khi lập dự án đến khảo sát thiết kế, thi công xây dựng công trình đến thực hiện đầu tư, và bao hành khai thác đưa vào sử dụng. Đặc biệt BQLDA ĐTXD huyện Anh Sơn là thay mặt đại diện cho chủ đầu tư là UBND huyện Anh Sơn do đó có vai trò đặc biệt quan trọng, xuyên suất toàn dự án. Khi thực hiện dự án, BQLDA xác định rõ các chỉ tiêu chất lượng cho dự án và quy trình thực hiện nó, từ đó xác định rõ nhiệm vụ và mục tiêu cụ thể trong quá trình thực hiện. Bao gồm công tác quy hoạch chất lượng, khống chế chất lượng và đảm bảo chất lượng. Nó được tiến hành từ giai đoạn khảo sát thiết kế, giai đoạn thi công, giai đoạn thanh quyết toán và giai đoạn bảo hành công trình. Mỗi dự án có kĩ thuật và quy chuẩn chất lượng khác nhau nhưng vẫn phải tuân theo các tiêu chuẩn chất lượng theo quy định Nhà nước và đặc thù kĩ thuật dự án. Do đặc điểm các dự án Ban quản lý là các dự án có tính kỹ thuật tương đối cao, mang lợi ích xã hội và ảnh hưởng đến đời sông nhân dân do đó BQLDA ĐTXD huyện coi trọng thực hiện công tác quản lý chất lượng. Kết hợp với các đơn vị liên quan là đơn vị tư vấn, thiết kế