TT. THONG TIN THỊ VIEN
1.2.3. Quy trình công tác tham dự thầu xây lắp của Công ty
Đề có một HSDT đẹp, đảm bảo các yêu cầu của Bên mời thầu, Công ty đã thiết kế quy trình tham dự thầu phù hợp với công ty mình, đảm bảo các bước tham dự thầu theo trật tự nhất định, đúng quy trình, tránh gây lãng phí cũng như mất thời gian của Công ty.
Quy trình tham dự thầu xây lắp tại Công ty CP Tư van đầu tư và Xây dựng
công trình STP:
- Bước |: Thu thập thông tin
- Bước 2: Phân tích và đánh giá sơ bộ thông tin gói thầu - Bước 3: Mua và phân tích Hồ sơ mời thầu
- Bước 4: Chuân bị và lập Hồ sơ dự thầu
- Bước 5: Nộp Hồ sơ dự thầu
- Bước 6: Theo dõi kết quả đấu thau, đàm phán và kí kết hợp đồng Các bước được trình bày cụ thể sau đây:
Hình 2: Quy trình công tác tham dự thầu xây lắp của Công ty
Phân tích và đánh giá
ˆ . Không tham gia thông tin = “
Mua va phan tich
HSMT Khong tham gia
Tham gia dau thau
|
Nop HSDT
| Truot thau
Nhận thông bao kết quả
dau thâu
Lưu trữ, đánh giá, rút kinh nghiệm
Đàm phán. hoàn thiện và kí kêt hợp đông
1.2.3.1. Thu thập thông tin
Đây là bước đầu tiên dé nhà thầu có được thông tin cơ bản về gói thầu, đưa ra cái nhìn tổng quát về gói thầu, giúp nhà thầu hình dung sơ bộ về công
việc của gói thầu. Từ đó đánh giá khách quan có nên tham dự thầu hay không.
Các thông tin có thể thu thập từ:
- _ Thông tin công cộng: báo dau thầu, mạng internet, muasamcong,..
- Thư mời thầu từ chủ đầu tu hay Bên mời thầu
- Thong tin từ các đối tac cũ, co quan Nha nước,
- Công nhân viên trong chính công ty...
Công ty luôn chủ động tìm kiếm thông tin đấu thầu, lựa chọn các gói thầu
phù hợp với năng lực của công ty mình, tránh gây mat thời gian, chi phí trong
quá trình chuẩn bị HSDT cũng như thời gian đợi kết quả trúng thầu.
Thông tin có thu thập được: Loại dự an, chủ đầu tư, địa điểm xây dựng, nguồn von, nội dung chính về gói thầu, hình thức dau thầu, phương thức lựa
chọn nhà thầu, thời gian thực hiện, đảm bảo dự thầu, giá bán | HSMT, hình
thức bảo đảm, thời gian phát hành HSMT, thời điểm đóng thầu, thời điểm mở
thâu.
Ví dụ gói thấu: Xây dự nhà hôi sức tích cực Bệnh viện Trung ương 71,
thông tin thu thập được:
Công ty tìm được thông tin về gói thầu trên báo dau thầu (muasamcong),
tim hiểu được các thông tin Chu đầu tư: Bệnh viện Trung ương 71, xây dựng
ngay tại Bệnh viện, nguồn von là Ngân sách Nhà nước theo hình thức đầu
thầu rộng rãi với thời gian thực hiện là 240 ngày. Thời gian phát hành HSMT:
10/4/2016, thời gian đóng thầu: 25/4/2016, thời gian mở thầu: 25/04/2016.
Phương thức lựa chọn nhà thầu: một giai đoạn một túi hồ sơ. Nội dung: xây
dựng nhà hôi sức tích cực.
1.2.3.2. Phân tích và đánh giá sơ bộ thông tin gói thâu
Sau bước thu thập thông tin cơ bản về gói thâu qua nguôn thông tin thu thập được, Ban giám độc và các trưởng phòng ban tiên hành kiêm tra, đánh
`
gia thong tin véA gói thầu, đánh giá về khả năng hiện tai của công với quy mô,fas yêu cầu của gói thầu, đồng thời xem xét các dự án đang thực hiện dở dang của
Công ty, khả nang đáp ứng nhu cầu gói thầu mới. Một số van dé sẽ được Ban
lãnh đạo của Công ty đề cập và đánh giá tình hình.
Các thông tin cần xem xét về gói thầu:
- Tìm hiểu về chủ đầu tư (hoặc Bên mời thầu) và lĩnh vực gói thầu thực
hiện.
- anh giá quy mô, tính chất kĩ thuật và yêu cầu của gói thầu.
- _ Xem xét nguồn vốn và hình thức dau thầu.
- Thời gian đóng thầu và mở thầu để công tác chuân bị HSMT sao cho
hợp lý, kip thời gian nộp HSDT.
- Tính khả thi của dự án.
Sau khi đánh giá, phân tích sơ bộ về thông tin gói thầu, Ban giám đốc và các Trưởng phòng ban sẽ thống nhất va đưa ra quyết định cuối cùng có
nên tham dự thầu không?
Ví dụ: Dự án cải tạo nhà BI Trường Đại học Y Hà Noi, đánh giá sơ bộ
về gói thau như sau:
Chủ đầu tư là đối tác cũ của Công ty, tao sự tin tưởng về gói thâu. Gói
thầu này năm trong lĩnh vự xây dựng dân dụng mà Công ty đã làm ở nhiều dự
án trước với quy mô nhỏ, tính chất kĩ thuật không quá phức tạp. Trong thời
gian hiện tại, Công ty đãng có dự án Cải tạo nang cấp trụ sở UBND huyện Chương Mỹ - Hà Nội nhưng đang ở giai đoạn sắp hoàn thành, vì vậy nguồn
nhân lực và tài chính Công ty hoàn toàn năm khả năng thực hiện dự án. Với
những thông tin được đánh giá khá khách quan, Công ty quyết định mua
HSMT.
1.2.3.3. Mua và phân tích hồ sơ mời thầu
Sau quá trình phân tích dé ra quyết định thông nhất cuối cùng từ phía Ban giám đốc và Trưởng phòng các bộ phận. Công ty tiến hành mua HSMT.
Sau khi mua HSMT, các phòng ban tiến hành nghiên cứu kĩ hơn về các nội dung cũng như yêu cầu của dự án: về yêu cầu kinh nghiệm. tài chính, kĩ thuật, quy mô vồn, hình thức lựa chọn nhà thầu, đảm bảo dự thầu, giấy tờ pháp lý liên quan; so sánh, đối chiếu với các gói thầu tương tự khác mà công ty đã thực hiện Từ đó đưa ra đánh giá chỉ tiết, đưa ra các giải pháp kĩ thuật, nguyên vật liệu, bồ trí nhân sự, giá dự thầu. Nếu thấy dự án khả thi thì chuân Sang công
tác chuẩn bị và lập HSDT. Trường hợp thấy dự án thiếu tính khả thi thì sẽ dừng
lại và giải trình với Ban giám đốc
Ví dụ: Dự án “Cải tạo, nâng cap Nhà Khoa kiêm soát nhiêm khuan cua Bệnh viên Phôi trung wong”.
Sau khi mua HSMT, các thủ tục về pháp lý của dự án bao gồm năng lực nhà thầu, hợp đồng lao động, sở hữu máy móc, thiết bị... sẽ được bà Trần Thị Thắm- Trưởng phòng Tài chính- Kế toán xem xét, đánh giá. Đồng thời ông Nguyễn Phú Tan, trưởng phòng Dự án sẽ xem xét các yếu tô về thời gian, kĩ
thuật, giá dự thầu, biện pháp thi công... của dự án.
1.2.3.4. Chuan bị và lập hồ sơ dự thầu
Công tác lập HSDT là bước rất quan trọng, cần có sự phân công nhiệm vụ dé thực hiện các thủ tục, chuẩn bị giấy tờ pháp lý đáp ứng yêu cầu thì có thê HSDT có thể thiếu một thủ tục, giấy tờ quan trọng nào đó. Ngoài ra, cần phải biết bó trí nhân lực cho từng bộ phận đề đảm bảo hoàn thành HSDT trước thời điểm đóng thầu.
Nội dung cần chuẩn bị chỉ tiết trong yêu cầu của HSMT mà nhà thầu cần
chuẩn bị như sau:
- Hồ sơ về năng lực tài chính và kinh nghiệm của nhà thầu.
- _ Yêu cầu về kĩ thuật: chứng chỉ nghé, hợp đồng lao động... của chỉ huy
trưởng, kĩ sư, kiên trúc sư cũng như của công nhân.
28
- Yêu cầu về máy móc thiết bị: giấy chứng minh sở hữu hoặc hợp đồng thuê của thiết bị đó.
- _ Yêu cầu về kĩ thuật: có cam kết theo yêu cầu dé ra của HSMT, đưa ra
các giải pháp thi công
- Biện pháp thi công: đáp ứng theo yêu cầu của HSMT.
- Tiên độ thi công: đề xuất thời gian thi công, biêu đồ tiền độ.
- Biện pháp đảm bảo chất lượng, phòng cháy chữa cháy: đưa ra các biện
pháp cho phù hợp cho từng hạng mục.
Đây là giai đoạn chiêm nhiều thời gian nhất trong quá trình tham dự thầu, đòi hỏi độ chính xác, chat lượng của các bộ phận, tránh dé thiếu sót thủ tục giấy tờ nào cần thiết gây ra trường hợp không đạt yêu cầu của HSMT. Các phòng chuẩn bị các nhiệm vụ được giao, các công việc cần làm một cách cần thận, tỷ mỷ, đúng yêu cầu kĩ thuật, đầy đủ giấy tờ pháp lý theo yêu cầu của HSMT. Sau khi các phòng đã chuẩn bị xong các công việc của mình, cuối cùng nộp cho Ban giám déc và các Trưởng phòng đề phê duyệt.
Vĩ dụ: Xây dựng cải tạo nhà A3 cua Trường Đại học Y Hà Noi
Về thủ tục pháp lý, các giấy tờ về thông tin Công ty, năng lực dự thầu của Công ty cùng với các hợp đồng lao động sẽ được phòng Tài chính- Kế toán đứng đầu là bà Trần Thị Thắm chịu trách nhiệm. Về kĩ thuật, do phòng Kĩ
thuật- Quản lý chất lượng đảm nhiệm kết hợp với các phòng ban khác là Phòng Tu van thiết kế, Ban Quản lý dự án- Giám sát tư van, bao gồm các mục về: biện pháp thi công và lập giá dự thầu. Sau khi các phòng ban hoàn thành
công việc của mình, HSDT sẽ được nộp lên Ban giám đốc dé phê duyệt, cuối cùng nộp HSDT cho Bên mời thầu và lưu trữ HSDT.
1.2.3.5. Nộp hồ sơ dự thầu
Sau khi các bộ phan, cá nhân hoàn thành các công việc được giao dé lap HSDT, các thủ tục đó sẽ được chuyên lên Trưởng phòng các bộ phận dé kiêm
tra các sai sót, nhằm lẫn có thé xảy ra. Sau quá trình xem xét của các Trưởng
phòng, HSDT sẽ được trình lên Ban giám đôc đề xem xét lại một lân nữa và
29
phê duyệt HSDT. Nếu Ban giám đốc không có yêu cầu gì nữa ve HSDT thi HSDT sẽ được chuyên đến cán bộ nhân viên chịu trách nhiệm nộp HSDT.
Nếu ban giám đốc yêu cau chỉnh sửa các nội dung đã chuân bị thì các phòng ban va cá nhân cần phải làm lại ngay lập tức dé đảm bảo trước thời gian đóng thầu. Sau đó lại nộp lại HSDT cho Ban giám đốc dé phê duyệt. Vì vậy công tác lập HSDT cần giao cho các cá nhân có kinh nghiệm, tránh làm mat thời gian, thiếu sót, sai lệch.
Hồ sơ dự thầu cần photo, đóng gói, niêm yét theo đúng yêu cầu của HSMT. Công ty có thể nộp trực tiếp hoặc nộp qua bưu điện. Công ty CP Tư van dau tư và Xây dựng công trình STP có trụ sở tại Hà Nội và đa số các gói thầu mà Công ty tham dự đều nam sở Hà Nội nên chủ yếu hình thức nộp HSDT của Công ty là nộp trực tiếp. Trong thời gian đó, Công ty xem xét lại HSDT dé phát hiện ra các sai sót hay thiếu các giấy tờ dé bồ sung ngay trước thời điểm đóng thầu.
1.2.3.6. Theo doi kết quả thầu, đàm phán và kí kết hợp đồng
Sau khi đã nộp HSDT, Công ty sẽ chờ đến ngày mở thầu, cử cán bộ đến tham gia buổi mở thầu dé nghe nhận xét, công bố các thông tin công khai từ phía Bên mời thâu. Khi có thông báo trúng thầu, 2 bên sẽ tiền hành đàm phan, kí kết hợp đồng.
Nội dung của hợp đồng gồm có:
- Cac căn cứ kí kết hợp đồng
- Các điều khoản và điều kiện của hợp đồng (phạm vi hop dong, quyén và nghĩa vụ các bên, xu lí hop đồng, bảo hiểm và bảo hanh,...)
- Biên bản thương thảo hợp đồng.