Nhóm các giải pháp mang tính phòng ngừa

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NHẰM GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG THANH TOÁN. QUỐC TẾ BẰNG PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM

3.2. Các giải pháp phòng ngừa rủi ro trong thanh toán quốc tế bằng phương thức tín dụng chứng từ đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu Việt Nam

3.2.2. Nhóm các giải pháp mang tính phòng ngừa

Để việc đàm phán đước thực hiện thành công, hạn chế các rủi ro trong quá trình thực hiện hợp đồng, các doanh nghiệp nên chú ý các vấn đề :

- Xác định rõ bạn hàng của mình: Cần phải khẳng định rõ ràng rằng họ sẽ tiến hành giao dịch với những bạn hàng tin cậy, có khả năng thực hiện được các thỏa thuận đã thống nhất trong hợp đồng.

- Lựa chọn phương thức thanh toán: Các doanh nghiệp nên xem xét việc lựa chọn phương thức thanh toán bằng TDCT hay chấp nhận một phương thức thanh toán khác thích hợp hơn, cũng như việc lựa chọn hình thức thanh toán như: Trả tiền trước (thường

là thanh toán trước một phần, có khi lên tới 40% trị giá và phần còn lại thỏa thuận thanh toán bằng L/C); Nhờ thu kèm chứng từ (có hối phiếu); Qua tài khoản (việc thanh toán được thực hiện sau một khoảng thời gian xác định kể từ ngày nhận hàng hoặc hóa đơn).

Quyết định trên nên được đưa ra trên cơ sở những nhân tố sau:

 Chính sách của công ty bao gồm cả các khoản dự phòng cho các khoản nợ xấu.

 Dòng tiền chính.

 Mối quan hệ với đối tác nước ngoài.

 Điều kiện thị trường tại nước bạn hàng.

 Có khả năng đáp ứng các điều khoản, điều kiện của phương thức thanh toán dự tính hay không.

 Sự quyết tâm thực hiện phi vụ đó của bản thân doanh nghiệp.

- Lựa chọn điều kiện thương mại quốc tế: Vì trong giao dịch quốc tế, giá cả của hàng hóa sẽ phụ thuộc vào điều kiện cơ sở giao hàng, ai là người chịu trách nghiệm thuê chuyên chở, mua bảo hiểm và rủi ro chuyển giao khi nào? Do vậy, trước khi tiến hành thương lượng với bạn hàng, các doanh nghiệp Việt Nam cần phải chắc chắn rằng hàng hóa sẽ được chuyên chở bằng phương tiện gì, có thể kiểm soát được hàng hóa khi sử dụng điều kiện thương mại cơ sở đó hay không, có kiểm soát được rủi ro nếu có hay không, chi phí cơ hội khi sử dụng các điều kiện thương mại cơ sở khác nhau? Rõ ràng rằng trong điều kiện phát triển dịch vụ vận tải, bảo hiểm của Việt Nam như hiện nay thì việc giành được quyền thuê tàu và mua bảo hiểm cho bản thân doanh nghiệp sẽ kiểm soát hàng hóa tốt hơn khi quyền này thuộc về bạn hàng.

- Chắc chắn rằng hàng hóa giao dịch không chịu sự hạn chế trong việc thông quan hoặc có thể xin được giấy phép cần thiết để làm các thủ tục trông quan vào thời điểm giao nhận hàng hóa.

- Có thể tham khảo ý kiến của ngân hàng về những nội dụng cơ bản cần có của L/C đối với từng ngành hàng, thị trường tương tự.

3.2.2.2. Trong quá trình đàm phán

Giả thiết rằng các bên trong giao dịch thống nhất lựa chọn thanh toán bằng tín dụng chứng từ. Với giả thiết như vậy, tác giả đề xuất các giải pháp sau:

- Hướng việc đàm phán theo những nội dung đã định trước.

- Đàm phán lựa chọn đòng tiền trong thanh toán: Đồng tiền có phải là đồng tiền ổn định, có khả năng chuyển đổi cao.

- Cần thỏa thuận chi tiết các nội dung của L/C như: thời điểm phát hành L/C, lựa chọn NHPH và hoặc NHTB, các chi tiết khác cần có trong L/C, L/C có cần thiết phải xác nhận hay không và nếu có thì phí xác nhận do ai gánh chịu và ai được quyền lựa chọn NHXN để hạn chế việc phải tiến hành sửa đổi L/C quá nhiều, hạn chế những chi phí không đáng có. Cũng cần phải xác định cụ thể xem ai là người phải gánh chịu các khoản phí và điện phí liên quan đến việc thực hiện L/C, hoặc sự phân chia các khoản phí đó như thế nào? Để chắc chắn rằng những điểm đề cập trên đã được xem xét một cách thích đáng, các doanh nghiệp Việt Nam nên thảo luận những vẫn đề dùng cho việc hoàn thiện mẫu yêu cầu mở L/C với bạn hàng trong quá trình thương thảo hợp đồng.

Việc bàn luận những vấn đề đó trong hợp đồng sẽ làm giảm sự chậm chễ trong quá trình giao nhận hàng cũng như quá trình thanh toán theo L/C.

 Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam là nhà xuất khẩu: Cần phải xác định thời gian giao hàng để có thể thực hiện được; các chứng từ cần xuất trình thanh toán có khả năng thu thập và lập được trong thời hạn xuất trình chứng từ cho phép hay không? Ngày và nơi hết hạn của L/C.

 Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam là nhà nhập khẩu: Cần quy định những loại chứng từ thanh toán để có thể kiểm soát được hàng hóa, việc quy định những chứng từ như vậy nên quy định định cụ thể về nội dung của chứng từ và người phát hành chứng từ đó. Ví dụ: với chứng nhận về phẩm cấp của hàng hóa nên quy định một cơ quan giám định độc lập phát hành về trên đó cần chỉ ra nội dung cần phải xác nhận để dựa vào đó có thể thấy được phẩm cấp của hàng hóa được giao, thời điểm kiểm tra chất lượng của hàng hóa đó tốt nhất là vào thời điểm giao hàng cho người chuyên chở. Yêu cầu nhà XK cho phép nhận hàng bằng bảo lãnh của ngân hàng khi chưa nhân được bản gốc chứng từ vận tải.

3.2.2.3. Giai đoạn phát hành L/C

- Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam là nhà nhập khẩu: Nên tôn trọng những nội dung đã thỏa thuận trong hợp đồng để tránh phải mất thời gian và chi phí cho việc sửa đổi L/C. Không nên mô tả quá chi tiết về hàng hóa trong L/C mà nên tham chiếu tới hợp

đồng, việc mô tả hàng hóa ngắn gọn có thể giúp tránh những rủi ro trong quá trình chuyển phát L/C với nhà XK. Đồng thời cũng nên tham khảo ý kiến của ngân hàng về nội dung L/C.

Như phần trên đã đề cập, doanh nghiệp nên đưa những loại chứng từ thích hợp vào danh mục chứng từ cần xuất trình để thanh toán, hành động này có thế giúp doanh nghiệp giảm đáng kể những rủi ro liên quan đến chất lượng, số lượng của hàng hóa, cũng như giảm thiểu những rủi ro không nhận được hàng mặc dù đã tiến hành thanh toán. Phải đảm bảo rằng L/C được phát hành trong thời gian cho phép như đã thỏa thuận trong hợp đồng.

- Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam là nhà XK: Nên yêu cầu nhà NK gửi trước bản thảo L/C để kiểm tra những nội dung trên L/C và sửa đổi khi cần thiết. Khi nhận được L/C từ ngân hàng, doanh nghiệp nên thực hiện các công việc sau:

 Thời điểm phát hành L/C: L/C có được phát hành trong khoảng thời gian đã thỏa thuận trong hợp đồng hay không?

 Kiểm tra tính chân thực của L/C: Cần phải chắc chắn rằng L/C mà doanh nghiệp nhận đã được ngân hàng phục vụ mình xác thực.

 Xác định các quy tắc điều chỉnh L/C: L/C được điều chỉnh bởi những bản quy tắc nào, có sự ngoại lệ hay sửa đổi bổ sung nào không?

 Kiểm tra nội dung các điều kiện và điều khoản của L/C, bất kỳ một nội dung nào trong L/C không phù hợp với thỏa thuận trong hợp đồng mua bán hoặc không có khả năng thực hiện được hoặc chưa rõ ràng đều nên yêu cầu người mở sửa đổi hoặc làm rõ.

Thường các ngân hàng sẽ khuyến cáo sử dụng bản quy tắc mới nhất như UCP 600, Quy tắc thống nhất về hoàn trả giữa các ngân hàng Ấn bản ICC số 725 (Uniform Rules for Bank-to-Bank Reimbursement – URR 725). Tóm lại, doanh nghiệp XNK Việt Nam cần phải chắc chắn rằng trong thời hạn xuất trình chứng từ cho phép có thể xuất trình được các chứng từ theo yêu cầu để nhận được thanh toán.

3.2.2.4. Thực hiện L/C

Để hạn chế tủi ro do việc không thực hiện được các cam kết trong L/C hoặc do sự biến động của thị trường, tác giả đề xuất các doanh nghiệp Việt Nam nên thỏa thuận cùng với bạn hàng để có thể tiến hành sửa đổi L/C cho phù hợp.

- Kiểm tra thông tin trước khi thanh toán, chấp nhận thanh toán: Đối với các doanh nghiệp NK, không phải khi nào chứng từ thanh toán cũng đều về sau khi đã nhận hàng, mà thường các chứng từ sẽ về sớm hơn so với hàng hóa. Chính vì vậy rủi ro không nhận được hàng hoặc hàng hóa nhận được không đảm bảo về số lượng và chất lượng cũng thường hay xảy ra. Trong những trường hợp này chúng ta có thể hạn chế bằng việc kiểm tra đại lí giao nhận tại Việt Nam và các công ty bảo hiểm để xác định rằng hàng hóa thực sự đã được giao và được chuyên chở trên những con tàu có đủ khả năng chuyên chở. Đồng thời phối hợp với ngân hàng kiểm tra kỹ lưỡng bộ chứng từ nhận được trước khi thực hiện các hành động phù hợp (ví dụ như: thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán, hoặc từ chối thanh toán). Việc từ chối thanh toán chỉ nên thực hiện khi ta chắc chắn rằng lý do từ chối là phù hợp với các quy tắc và chuẩn mực được áp dụng với L/C.

- Kiểm tra thông tin trước khi giao hàng: Việc giành quyền thuê tàu trong XK sẽ là lợi thế đối với trường hợp XK. Nhưng để tận dụng được lợi thế này đòi hỏi người XK phải tiến hành khẩn trương lập và thu thập được đầy đủ các chứng từ theo yêu cầu cua L/C để sao cho chứng từ của mình phải được gửi tới ngân hàng thanh toán trước khi hàng tới cảng đến quy định. Trong những trường hợp như vậy chúng ta có thể dựa vào tiến độ thanh toán để thực hiện ra lệnh cho người chuyên chở mở lệnh giao hàng. Giải pháp này không nên áp dụng đối với hàng hóa mang tính thời vụ hoặc hàng hóa dễ hư hỏng, tính lỏng của hàng hóa không cao.

3.2.2.5. Những nội dung cơ bản khi tạo lập và kiểm tra một số loại chứng từ thường sử dụng trong giao dịch tín dụng chứng từ

 Hối phiếu: Hối phiếu phải được lập phù hợp với các điều khoản của L/C, đề cập tới số tham chiếu cần thiết và tất nhiên là phải tuân thủ theo hiệp định và thống nhất Luật về hối phiếu và thương phiếu.

Đối với hối phiếu cần phải kiểm tra những vấn đề sau:

 Số tiền bằng chữ và bằng số: Hai số này phải trùng khớp với nhau và phù hợp với quy đinh của L/C. Trong một số trường hợp, số tiền trên hối phiếu có thể ít hơn số tiền trên hóa đơn, do vậy khi lập hối phiếu cần lưu ý quy định trên L/C.

 Ngày, tháng: Thông thường không có quy định gì đối với ngày tháng của hối phiếu, mà chỉ áp dụng theo nguyên tắc ngày chứng từ không được muộn hơn ngày xuất

trình mà thôi.

 Đòi tiền ngay hoặc vào một thời điểm xác định trong tương lai.

 Các điều khoản phù hợp với L/C.

 Chứng từ vận tải:

Hiện nay có nhiều phương thức chuyên chở hàng hóa XNK và sẽ có những loại chứng từ vận tải tương ứng như: đường biển, đường không, đường bộ, đường sắt, đường thủy nội địa, đa phương thức, chuyển phát nhanh, giao nhận bằng đường bưu điện.

Những nội dung nên kiểm tra đối với chứng từ vận tải:

 Chứng từ vận tải cần: chỉ ra tên của người chuyên chở và phải được ký phát bởi người chuyên chở, thuyền trường hoặc đại lý đích danh; Thể hiện rằng hàng hóa đã được giao,nhận để chở hoặc xếp hàng lên tàu tại nơi được xác định theo L/C; Chỉ ra nơi giao hàng, nhận hàng, cảng xếp hàng và cảng dỡ hàng và hoặc điểm đến cuối cùng theo L/C.

 Người gửi hàng có thể không phải là người bán.

 Người nhận hàng có thể không phải là người mua. Đối với phương thức TDCT, người nhận hàng thường được tiến hành theo lệnh của NHPH L/C. Cho dù quy định như thế nào, tên và địa chỉ của người nhận hàng nên chép y hệt như quy định trong L/C.

 Người được thông báo: Trong chứng từ vận tải thường có quy định về bên được thông báo. Bên được thông báo thường là người yêu cầu phát hành L/C. Theo quy định tại UCP 600, trường hợp người được thông báo là người yêu cầu thì địa chỉ có thể không giống y hệt như quy định trong L/C nhưng phải ở cung một quốc gia với người yêu cầu đã được nêu ttrong L/C.

 Điều khoản “trên boong” sẽ phản ánh rằng hàng hóa có thể được xếp trên boong chứ không phải hàng hóa được xếp hoặc sẽ được xếp trên boong.

 Mô tả hàng hóa: Có thế mô tả một cách chung chung hoặc có thể mô tả chi tiết, tuy nhiên từ ngữ sử dụng không được mâu thuẫn với quy định trong L/C hoặc trên các chứng từ khác.

 Nơi nhận và giao hàng nếu vận đơn đường biển thì đó là cảng sắp xếp hàng và cảng dỡ hàng.

 Ngày phát hành: sẽ được coi là ngày giao hàng, nhận hàng để chở hoặc xếp hàng trừ khi được thể hiện khác đi. Ngày giao hàng phải trước hoặc vào ngày giao hàng muộn

nhất nhưng phải trong thời hạn hiệu lực của L/C.

 Chứng từ phải được xuất trình trong giới hạn hiệu lực của L/C, nếu khoảng thời gian giành cho việc xuất trình chứng từ không được quy định, thì thông thường các ngân hàng sẽ từ chối những chứng từ được xuất trình muộn hơn 21 ngày của chứng từ vận tải nếu chứng từ vận tải gốc được yêu cầu xuất trình.

 Vấn đề chuyển tải: Việc ngăn cấm chuyển tải là không thực tế, bởi lẽ theo quy định tại các Điều từ 19 đến 24 (các điều khoản về chứng từ vận tải) UCP 600, chứng từ vận tải chỉ ra rằng hàng hóa có thể hoặc sẽ được chuyển tải miễn là chúng được thể hiện bằng một chứng từ vận tải duy nhất cho suốt hành trình từ nơi đi tới nơi đến xác định, ngay cả khi L/C có quy định cấm chuyển tải. Đối với việc giao hàng bằng đường biển thì việc chuyển tải sẽ xảy ra đối với hàng hóa được chuyên chở bằng containers, trailers hoặc bằng tàu Lash.

 Ký hậu nếu L/C có quy định.

 Là bản duy nhất trọn bộ bản gốc. Trường hợp không có quy định về số lượng bản gốc thì phải xuất trình trọn bộ bản gốc.

 Chứng từ bảo hiểm

Nội dung cần kiểm tra đối với chứng từ bảo hiểm

 Phạm vi bảo hiểm trên chứng từ bảo hiểm phải phù hợp với quy định của L/C.

Nếu L/C quy định bảo hiểm “mọi rủi ro” thì các Ngân hàng sẽ chấp nhận một chứng từ bảo hiểm mà trên đó thể hiện điều khoản hay một thông báo “mọi rủi ro”. Tuy nhiên cần phải hiểu rằng “mọi rủi ro” không có nghĩa là tất cả các rủi ro và có thể loại trừ một số rủi ro đặc biệt.

 Số lượng chứng từ bảo hiểm và loại chứng từ bảo hiểm phải đúng với quy định trong L/C. Một giấy chứng nhận bảo hiểm tạm thời sẽ không được chấp nhận.

 Ngày phát hành chứng từ bảo hiểm không muộn hơn ngày giao hàng trừ khi trên chứng từ đó thể hiện là chúng có giá trị hiệu lực kể từ ngày giao hàng.

 Số tiền, loại tiền bảo hiểm phải phù hợp với yêu cầu của L/C và có thể có thêm bất kỳ một tỉ lệ phần trăm nào.

 Hợp đồng bảo hiểm hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm theo yêu cầu của L/C phải được ký bởi công ty bảo hiểm, đại lý hoặc người bảo hiểm.

 Trong một số trường hợp cần thiết, chứng từ bảo hiểm phải được ký hậu và việc ký hậu phải theo đúng quy định trong L/C.

 Hóa đơn

Những vấn đề cần phải kiểm tra:

 Mô tả hàng hóa bao gồm: giấy phép NK hoặc thông tin chi tiết trên hóa đơn chào hàng; đơn giá; điều kiện giao hàng; và bất kỳ một danh mục hàng hóa miễn phí hay hàng mẫu nào đã được thỏa thuận đưa vào L/C phải được ghi một cách chính xác như trong L/C. Nhà sản xuất chỉ nên đưa các thông tin về hàng hóa đủ để xác định hóa hóa đơn đó là gì. Khi hàng hóa được mô tả dưới dạng “… phù hợp với hóa đơn chào hàng số

…ngày…” sẽ giảm đi rất nhiều những thông tin thừa không cần thiết và tránh được lỗi có thể xảy ra trong quá trình lập chứng từ. Đơn giá, loại tiền phải dùng đúng như trong L/C, cũng cần lưu ý rằng việc đưa thêm những hàng hóa không được quy định trong L/C là không được phép ngay cả khi đó là hàng miễn phí.

 Bất kỳ một điều khoản hay một thông báo nào được yêu cầu thì phải chép nguyên vẹn câu từ.

 Việc sử dụng bất kỳ một ngôn ngữ khác khi lập chứng từ thì phải được cho phép.

 Trị giá hóa đơn phải phù hợp với số trên các hối phiếu và L/C.

 Tiêu đề của hóa đơn nên đưa các thông tin như tên công ty, địa chỉ giống như trong phần người thị hưởng của L/C.

 Nội dung hóa đơn phải thể hiện đúng tên, địa chỉ của người yêu cầu.

 Nếu hóa đơn và giấy chứng nhận xuất xứ được yêu cầu gộp làm một thì giấy chứng nhận xuất xứ đó phải ký và hoàn thiện một cách trung thực.

 Khi được yêu cầu, hóa đơn cần phải xác thực bởi người có thẩm quyền được quy định trong L/C. Nên nhớ rằng việc gửi chứng từ đi xác thực sẽ mất một khoảng thời gian nhất định do vậy phải tính tới yếu tố này để tính toán thời gian lập và xuất trình chứng từ cho phù hợp.

 Nếu L/C có yêu cầu phải dẫn chiếu tới số hiệu chứng khác trong hóa đơn thì phải điền đúng những số tham chiếu như vậy.

 Trường hợp hóa đơn cần phải ký, xác thực, xác nhận hoặc hợp thức hóa thì phải làm đúng như đã được chỉ dẫn.