Hoạt động nhận hàng này bắt đầu khi kho nhận được thông báo hàng đến từ phía bộ phận mua hàng hoặc bộ phận sản xuất (tùy vào đặc điểm của kho là kho nguyên vật liệu hay kho thành phẩm). Kho phải có nhiệm vụ điều độ việc nhận hàng và giữ hàng một cách hiệu quả với các hoạt động khác trong nhà kho, tức là phải sắp xếp bố trí đủ nhân sự, thiết bị bốc đỡ... cần thiết cho hoạt động nhập hàng diễn ra nhanh chóng tránh làm ảnh hướng đến những hoạt động phía sau.
Hàng hóa khi được nhập vào kho cần phải được scan hoặc phi chép lại đề xác nhận là hàng đã đến nhằm phục vụ cho các hoạt động phía sau như cất hàng, lưu trữ hoặc các hoạt động thanh toán, đối chiếu khi cần thiết. Kho phải kiểm tra hàng trước
khi nhập đề ghi nhận sai hỏng, số lượng nhập và cập nhật vào hồ sơ hàng hóa.
3.1.1. Tôi ưu hóa hoạt động nhập hàng
Nhận hàng là quá trình nhập kho đầu tiên và là một trong những khâu quan trọng nhất. Đề thực hiện đúng quy trình nhận hàng, nhà kho phải có khả năng xác minh rằng
họ đã nhận đúng sản phẩm, đúng số lượng, đúng tỉnh trạng va đúng thời điểm. Nếu không làm như vậy sẽ có hậu quả ảnh hưởng đến tất cả các hoạt động tiếp theo.
Việc nhận hàng cũng liên quan đến việc chuyền giao trách nhiệm đối với hàng hóa đến kho. Điều này đặt ra trách nhiệm cho nhà kho trong việc duy trì tình trạng của hàng hóa cho đến khi chúng được vận chuyên. Nhận hàng đúng cách sẽ cho phép bạn lọc ra những hàng hóa bị hư hỏng và tránh được trách nhiệm đối với chúng.
Việc nhận hàng có thể bắt đầu bằng thông báo trước về việc hàng hóa đến. Điều
này giúp kho lên lịch nhận và đỡ hàng đề phối hợp hiệu quả với các hoạt động khác
trong kho. Một khi sản phẩm đã đến, nó được dỡ xuống và có thế được sắp xếp đề đưa đi cất. Hàng hóa đến được quét đê đánh dấu sự xuất hiện, hàng hóa được hệ thống phi nhận hoặc dùng đề thanh toán và do đó nó được biệt là có sẵn đề đáp ứng nhu câu của
Trang 7E
khách hàng. Sản phẩm sẽ được kiểm tra và bất kỳ trường hợp ngoại lệ nào được ghi nhận, chẳng hạn như hư hỏng, sỐ lượng không chính xác, mô tả saI,...
Sản phẩm từ nhà sản xuất đến các đơn vị lớn hon, chang han nhu pallet va do đó, yêu cầu lao động thường không lớn. Tuy nhiên, các pallet hỗn hợp có thê cần được chia thành các thùng riêng biệt có thê cần được xếp vào thùng đề lưu trữ. Hoạt động chỉ chiếm khoảng 10% chỉ phí vận hành trong một trung tâm phân phối.
3.1.2. Cách tối ưu hóa
Mục đích của việc tối ưu hóa quy trình nhận hàng tại kho là nhận hàng một cách hiệu quả, chính xác và tránh bị nghẽn tại các điểm nhận hàng. Các giải pháp như xe nâng điện và băng tải sẽ siúp dỡ hàng hóa và dọn dẹp các khu vực kho nhanh hơn và hiệu quả hơn. Ngoài ra, máy đo kích thước tự động hóa việc nắm bắt trọng lượng và kích thước của bưu kiện và pallet để tăng tốc quá trình nhận hàng. Cuối củng, phần
mềm hệ thống quản lý kho giúp quản lý lao động và người điều độ phân bô đúng
lượng nhân sự phủ hợp bằng cách dự đoán chính xác các chuyên hàng sắp tới.
3.1.3. Các bước thực liện qHy trình Bước 1: Chuẩn bị nhận hàng
Hàng hóa sẽ được chuyên tới kho theo đúng thời gian đã thoả thuận trong hợp đồng giữa kho hàng với nhà sản xuất. Phía kho hàng cần chủ động phân bố nhân sự cho phù hợp, các trang thiết bị thích hợp, vả các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc nhận hàng và lưu kho hàng hóa. Điều này sẽ giúp cho việc nhận hàng sẽ được diễn ra được thuận lợi và nhanh chóng. Từ nơi sản xuất, nhà máy sẽ xuất 2 liên “Phiếu xuất kho” cho bên vận chuyên hàng khi bên vận chuyên đến lấy hàng.
Bước 2: Kiểm tra các điểu kiện của kho trước khi nhận hàng
Đây là một bước khá quan trọng trong quy trình nhập hàng. Việc kiểm tra các điều kiện của kho giúp cho người quản lý đễ dàng quy hoạch định vị quây kệ đề sắp xếp hàng hóa vào khu vực còn trồng.
Bước 3: Dð hàng ra khỏi phương tiện
Trang 75
Khi hàng hóa đã tới trước cửa kho, người vận chuyền xuất trình “Phiếu xuất kho”
cho quản lý phụ trách khu vực hàng nhập. Sau đó công nhân sẽ thực hiện đỡ hàng hóa ra khỏi xe và tập kết toàn bộ lô hàng trone khu vực nhận hàng. Bên cạnh các biện pháp dỡ thủ công, có thể cân nhắc sử dụng các trang thiết bị chuyên dụng như xe nâng đề hỗ trợ cho việc dỡ hàng hiệu quả hơn.
Bước 4: Kiếm đếm hàng hóa
Theo phiếu nhập kho, nhân viên kiểm đếm sẽ tiến hành kiểm tra lô hàng theo các
thông tin sau: Tên loại hàng hóa, Quy cách phẩm chất, Số lượng, Mã vạch, Giá thành sản phẩm, Hạn sử đụng, Ngày sản xuất, ... Từ đó sẽ đối chiếu với thông tin nhà cung cấp đê xác minh tính xác thực của lô hàng.
Các tiêu chí đề nhận hàng sẽ dựa theo bộ nguyên tắc “8 đúng”: Đúng sản phẩm;
Đúng số lượng: Đúng chất lượng; Đúng trọng lượng: Đúng điều kiện; Đúng tiêu chuẩn; Đúng thời điểm; Đúng người giao hàng.
Bước 5: Kiểm tra chất lượng hàng hoá
Trong quá trình vận chuyền, hàng hóa có thé bi hu hong, bao bi bi tôn hại, hoặc có những lỗi khác. Nhân viên nhập hàng bắt buộc phải kiếm tra chất lượng hàng hóa, mã hàng hoá, đặc điểm nhận dạng của hàng hóa, ngày sản xuất và hạn sử dụng do hàng hoá là thực phâm có niên hạn sử dụng, thực phẩm hết hạn sử dụng sẽ không thế lưu thông trên thị trường. Nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra các mẫu hàng bắt kỷ và tỷ lệ lây mẫu là 10% trên tổng số hàng hóa đã nhận.
Bước 6: Lập bảo cáo nhận hàng
Khi hàng hoỏ nhận được đó đỏp ứng được cỏc tiờu chớ trờn, thủ kho và người ứ1ao hàng ký nhận sau lưng “Phiếu xuất kho” của nhà máy, tiến hành đóng dấu và ký xác nhận đã nhận hàng hoá. Đồng thời trả lại tài xế 1 liên “phiếu xuất kho”, liên còn lại
giao cho phòng kế toán đê căn cứ vào phần thực nhập làm cơ sở lập phiếu nhập kho,
kho photo lại 1 bản đề lưu.
Nếu có sự cô thì sẽ lập “Biên bản nhập kho hàng”, nếu tý lệ hư hỏng vượt quá 50% tong lượng hàng hoá thì gửi trả lại toàn bộ lô hàng. Nếu một thời gian sau khi mo
Trang 76
lô hàng ra phát hiện thấy hư hỏng thì mời phòng kỹ thuật xuống giám định và ký tên sau đó “Biên bản nhập kho hàng” đưa lên phòng kế toán 1 liên bản chính, kho giữ 1 liên bản sao, phòng kỹ thuật prữ một liên bản sao.
Bước 7: Chuyến hàng vào khu vực xử lý hàng
Tại đây nhân viên phân loại hàng hóa theo chúng loại, ngày sản xuất và xếp chúng lên băng chuyên. Sau đó dán nhãn SKU lên từng pallet hàng hóa trước khi đi vào lưu kho.
Bước 8: Cập nhật vào danh mục lưu trữ của hệ thông quản lý kho. Đông thời báo cdo vé céng ty.
3.1.4. Một số giấy tờ liên quan
Mẫu số 01 - VT
(Ban hành theo Thông tư sô 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
PHIẾU NHẬP KHO gày....tháng.... năm ...
Sẽ:...
- Họ và tên người giaO:... ¡(cọ cọ cọ sọc errerrrerrrerrrrrrrrree - Theo... SỐ... ngày ... tháng... năm... của...
Nhập tại kho:...địa điểm...
S | Tên, nhãn hiệu, quy cách, Đơn Số lượng
T | pham chất vật tư, dụng cụ | Mã vi Theo Thuc | Don Thanh T san phẩm, hàng hoá số | tính | chứng từ | nhập | giá tiên
A B C D 1 2 3 4
Cộng x x x x x
- Tổng số tiền (viết bảng chữ):
- Số chứng từ gốc kèm theo:
XNegày... tháng... năm...
Người lập phu Ngườigiao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Hoặc bộ phận có nhu cầu nhập)
(Ký, họ tên)
Hình 3.1: Phiếu nhập kho
Neuon: https:/Ahuvienphapluat.vn/
Trang 77
CÔNG TY... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHU NGHĨA VIỆT NAM Độc lập — Tự do - Hạnh phúc
Số ...
BIEN BAN GIAO NHAN Căn cứ Hợp đông mua bản giữa... 222222222222
Căn cứ Đơn đặt hàng ngấy... của Công 0 ...
Hôm nay, ngày ...tháng .... năm ... ĐT set xcegiyve14ecgÐ-sos1s<cztaes chúng tôi gồm:
BEN A (Bên nhận hàng):...
=O cece as ES
=1 TÊN sec cecereany cues
- Đại điện Ông/hễ—...-—-cS---e Chức vụ BỀN B (Bên giao hàng): ..
- Địa chí-...2.
Tớ... ——~
- Đại điện Ông(bà... Chức vụ:...
Hai bén cùng nhau thông nhất số lượng giao hàng như sau
STT Tên Quy DVT So Ghi
hang cach lượng chú
Bên A xác nhận Bên B đã giao cho Bên A đúng chủng loại và đủ số lượng hàng như trên.
Hai bên đồng ý, thông nhất ký tên. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giả trị pháp lý như nhau.
ĐẠI DIỆN BỀN A ĐẠI DIỆN BỀN B
Hình 3.2: Biên bản giao nhận
Neuon: https:/Ahuvienphapluat.vn/