PHẦN II: NỘI DUNG NGHIÊN CỨU
Chương 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CHI NHÁNH II CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT
3.2. CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CHI NHÁNH II CÔNG TY CỔ PHẦN THUỐC SÁT TRÙNG VIỆT NAM
3.2.6. Các giải pháp khác
3.2.6.1. Nâng cao hiệu quả trong khâu thanh toán
Việc chiếm dụng vốn của nhau trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp là một nét đặc trưng trong nền kinh tế thị trường hiện nay, thậm chí đây còn được coi là một sách lược kinh doanh hữu hiệu, thì vấn đề thu nợ càng được đặt ra một cách nghiêm ngặt.
Hiện nay các khoản phải thu của Chi nhánh rất lớn, để đồng vốn của Chi nhánh sử dụng có hiệu quả hơn Chi nhánh phải quản lý tốt khoản mục này. Các khoản phải thu của Chi nhánh hiện nay là: phải thu của khách hàng, trả trước người bán và các khoản phải thu khác trong đó các khoản phải thu của khách hàng chiếm tỷ trọng cao nhất.
Các khoản phải thu của Chi nhánh chịu ảnh hưởng của các nhân tố như: tình hình nền kinh tế, giá cả sản phẩm, chất lượng sản phẩm, đời sống của sản phẩm, chính sách bán chịu của Chi nhánh… Trong các yếu tố đó, chính sách bán chịu ảnh hưởng mạnh nhất đến các khoản phải thu của khách hàng, nó liên quan đến mức độ, chất lượng và rủi ro của doanh thu bán hàng. Để quản lý tốt các khoản phải thu của khách hàng Chi nhánh phải có chính sách tín dụng phù hợp từng giai đoạn hoạt động của mình.
Chính sách bán chịu hiện nay của Chi nhánh là thanh toán trong vòng 60 ngày kể từ ngày chi nhánh xuất hoá đơn bán hàng, nếu khách hàng thanh toán sẽ được hưởng chiết khấu 1% giá trị trên hoá đơn bán hàng, nếu khách hàng trả tiền trước hạn thanh toán thì sẽ được hưởng mức chiết khấu i*n/30 trong đó: i là lãi suất tiền gửi (%/tháng), n: số ngày khách hàng thanh toán trước hạn.
Kỳ thu tiền bình quân của Chi nhánh trong năm 2015 là 25,36 ngày, giảm đi rất nhiều so với các năm trước, đây là điều đáng mừng của Chi nhánh trong việc thu hồi nợ. Tuy nhiên để quản lý tốt hơn nữa các khoản phải thu của khách hàng, Chi nhánh phải xây dựng lại chính sách tín dụng phù hợp hơn để làm sao Chi nhánh đảm bảo thời gian thu hồi nợ mà không làmảnh hưởng đến doanh thu.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Việc xây dựng một chính sách tín dụng thích hợp phải đảm bao 3 yêu cầu cơ bản sau:
a. Xây dựng chính sách tín dụng
Chính sách tín dụng hợp lý là không những làm sao cho doanh thu trong kỳ tăng lên mà còn đảm bảo các khoản nợ này có thể thu hồi được.
Tiêu chuẩn tín dụng: là những tiêu chuẩn tối thiểu về mặt uy tín tín dụng của khách hàng để đượcChi nhánh chấp nhận bán chịu sản phẩm.
Khách hàng chủ yếu của Chi nhánh là những đại lý cấp 1, những đại lý này mua bán của Chi nhánh rồi bán cho đại lý cấp 2, từ các đại lý cấp 2 sản phẩm sẽ đến các hộ nông dân. Khi cấp tín dụng cho các đại lý cấp 1 Chi nhánh phải chú ý tới các điều kiện cần phải có của một đại lý như sau:
- Ứng xử của các đại lý: là thái độ và hành vi của khách hàng trong vấn đề trả nợ. Việc xác định các ứng xử của các đại lý cho Chi nhánh thông tin về khách hàng có trả nợ đủ, đúng thời hạn nợ lâu, nợ khó đòi… Tuy không thể đo lường một cách chính xác và đầy đủ về tư cách tín dụng của các đại lý nhưng cũng có thế đánh giá điều đó dựa trên các dữ liệu về những lần mua hàng trước đó hoặc từ những nhà cung cấp khác, từ đó có thể thấy được các nhà đại lý này có khả năng thanh toán các món nợ nhanh chóng đến mức nào.
- Xác định vốn, khả năng trả nợ của các đại lý: Chi nhánh cần tìm hiểu vốn tự có của các đại lý cũng như khả năng các đại lý đó có đủ tiền để trả khi đến hạn thanh toán hay không?
- Tình hình kinh tế vĩ mô: Chi nhánh cũng cần phải xem xét tình hình chung của nền kinh tế cũng như tình hình biến động của ngành nông nghiệp của nước ta nói chung và khu vực Miền Trung nói riêng.
Thời hạn bán chịu:
Hiện nay Chi nhánh áp dụng một thời hạn thanh toán cho các đại lý là 60 ngày.
Điều này có nghĩa khoản tiền dù lớn hay nhỏ cũng phải được thanh toán trong vòng 60 ngày, như vậy là không hợp lý. Chi nhánh cần dựa vào uy tín của các đại lý và những giá trị của các khoản tín dụng để xác định thời hạn thanh toán các khoản tín dụng. Đối với các khoản tín dụng lớn, uy tín của đại lý đó cao thì thời hạn thanh
Trường Đại học Kinh tế Huế
toán dài hơn, ngược lại với những khoản tín dụng nhỏ cần phải rút ngắn thời hạn thanh toán.
Chính sách chiết khấu
Để khuyến khích khách hàng thanh toán sớm, Chi nhánh cần phải đề ra chính sách chiết khấu thanh toán sao cho phù hợp với tình hình hoạt động của Chi nhánh.
Ngoài ra khi áp dụng Chi nhánh cũng cần phải xác định một tỷ lệ chiết khấu thích hợp, tỷ lệ chiết khấu này phải thay đổi theo lãi suất thị trường. Nếu muốn thu hồi nhanh các khoảnnợthì Chi nhánh phải áp dụng mức chiết khấu cao hơn lãi suất tiền gửi ngân hàng với thời gian được hưởng chiết khấu ngắn, điều này có nghĩa là khi thanh toán sớm cho Chi nhánh các đại lý sẽ được hưởng khoản tiền lớn hơn khoản tiền lãi màđại lý đó nhận được nếu gửi vào ngân hàng, và như vậy sẽ khuyến khích các đại lý trả nợ nhanh cho Chi nhánh. Ngược lại khi Chi nhánh muốn mở rộng thị trường, nâng cao năng lực sản xuất thì Chi nhánh sẽ cho các đại lý hưởng tỷ lệ chiết khấu thấp hơn lãi suất ngân hàng nhưngvới thời gian thanh toán dài hơn, điều này sẽ khuyến khích các đại lý mua hàng nhiều hơn, doanh thu sẽ tăng thêm.
Khi xác định tỷ lệ chiết khấu Chi nhánh còn phải quan tấm đến sự thay đổi lãi suất của ngân hàng và tỷ lệ chiết khấu của đối thủ cạnh tranh, bởi lẻ tỷ lệ chiết khấu của Chi nhánh thấp hơn đối thủ thì cácđại lý sẽ mua hàng của đối thủ.
b. Quyết định bán chịu
Căn cứ vào đánh giá uy tín của khách hàng mà Chi nhánh sẽ áp dụng chính sách bán chịu hợp lý. Để tránh những tổn thất do nợ không thể thu hồi được, Chi nhánh cần phải chú ý đến việc phân tích uy tín của các đại lý trước khi quyết định có nên bán chịu cho họ hay không?
c. Theo dõi tình hình phải thu khách hàng
Sau khi cấp tín dụng cho các đại lý Chi nhánh phải quản lý các khoản thu bằng việc lập sổ theo dõi chi tiết từng đối tượng nợ, từng hoá đơn bán hàng, đôn đốc việc thanh toán khi đến hạn. Chi nhánh cũng nên có bộ phận theo dõi về thu hồi công nợ thông qua một lịch trình trong đó theo dõi các khoản: nợ trong và ngoài hạn, thời gian quá hạn, uytín của khách hàng. Đồng thời phải có chế độ đãi ngộ đối với những người làm công tác thu hồi nợ, từ đó khuyến khích họ làm tốt công tác của mình hơn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
Khi hoạch định chính sách bán chịu Chi nhánh cần phải chú ý các vấn đề sau:
- Việc bán chịu sẽ làm tăng thêm các khoản chi phí liên quan đến thu nợ. Khi quyết định bán chịu cần tính toán các khoản chi phí này cộng thêm vào giá bán để đảm bảo cho Chi nhánh có được mức lãi hợp lý.
- Mức độ rủi ro làm tăng các khoản nợ khó đòi phụ thuộc tình hình tài chính của khách hàng. Bởi vậy Chi nhánh phải xem xét lại các đại lý của mình, chỉ nên bán chịu đối với những đại lý thanh toán đúng hạn và có khả năng chi trả. Đối với các đại lý mua hàng với số lượng lớn, Chi nhánh phải thận trọng trong việc quyết định chính sách bán chịu, nếu các đại lý này bị rủi ro dẫn đến phá sản, không có khả năng trả nợ thì tình hình tài chính của Chi nhánh sẽ bị ảnh hưởng nghiêm trọng.
3.2.6.2. Quản lý hàng tồn kho
Hàng tồn kho của Chi nhánh hiện nay gồm 3 loại chính: Nguyên vật liệu thô, san phẩm dở dang và thành phẩm tồn kho.
Nguyên vật liệu thô là những nguyên liệu, hoá chất, thuốc… để chế tạo ra thuốc trừ sâu mà Chi nhánh mua về sử dụng trong quá trình sản xuất. Nếu Chi nhánh mua nguyên vật liệu với số lượng quá lớn sẽ chịu nhiều chiphí tồn trữ và sẽ rủi ro do hàng bị hư hao, mất mát… Mặt khác, nếu lượng nguyên vật liệu tồn kho quá nhỏ có thể dẫn đến gián đoạn sản xuất và là tăng những khoản chi phí không cần thiết, hiệu quả hoạt động đem lại không cao. Do đó việc xác định nguyên vật liệu tồn kho hợp lý, vừa đủ nguyên vật liệu sản xuất sẽ tạo ra khoản cách an toàn giữa cung ứng và sản xuất. Sản phẩm dở dang là các loại nguyên vật liệu nằm trong từng giai đoạn sản xuất, chưa tạo thành sản phẩm hoàn chỉnh. Các công đoạn sản xuất thường không có sự đồng bộ với nhau, công suất hoạt động không giống nhau nên mỗi công đoạn sản xuất đều cần một lượng hàng tồn kho riêng trong quá trình sản xuất, nếu không có một lượng nguyên vật liệu hay bán thành phẩm dự trữ nào đó thì một công đoạn sẽ hoàn toàn bị lệ thuộc vào các bộ phận đứng trước. Do đó các loại nguyên vật liệu tồn kho có tác dụng tạo sự thông suốt và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất. Cuối cùng, sản phẩm tồn kho sẽ tạo khoảng cách an toàn cần thiết giữa sản xuất và tiêu thụ.
Trong năm 2015 lượng hàng tồn kho tăng hơn so với các năm trước và chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản của Chi nhánh. Hàng tồn kho của Chi
Trường Đại học Kinh tế Huế
nhánh chủ yếu là nguyên vật liệu và thành phẩm tồn kho. Với lượng tồn kho nhiều như hiện nay, Chi nhánh sẽ tốn rất nhiều chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho như chi phí thuê kho, bốc dỡ hàng hoá, chi phí bảo quản, chi phí hao hụt…
Đồng thời việc tồn kho quá nhiều sẽ làm cho đồng vốn không đi vào hoạt động sản xuất, làm giảm hiệu quả đồng vốn của Chi nhánh. Hiện nay có rất nhiều mô hình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đơn cử như mô hình EOQ (Economic Ordering Quantity). Đây là mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng, có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp. Chi nhánh có thể áp dụng mô hình này hoặc những mô hình khácđể đem lại hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn kho cho Chi nhánh, giảm bớt đầu tư vào kho hàng, đưa nhanh đồng vốn vào quá trình sản xuất, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của Chi nhánh.
3.2.6.3. Tăng doanh thu
Trong tình hình hiện nay việc mở rộng quy mô là điều rất quan trọng đối với Chi nhánh, trực thuộc Công ty Cổ phần thuốc Sát Trùng Việt Nam – hiện là Công ty đứng thứ ba trên thị trường cung cấp thuốc bảo vệ Thực vật trong nền nông nghiệp Việt Nam, để tăng thị phần Chi nhánh phải nổ lực hơn nữa trong việc nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm giá thành sản xuất, cải tiến quy trình công nghệ từ khâu đưa nguyên vật liệu vào sản xuất đến khâu hoàn thành sản phẩm, đóng gói bao bì, đưa sản phẩm nhập kho và xuất ra thị trường. Đồng thời Chi nhánh phải chủ động nghiên cứu ra những sản phẩm bảo vệ cây trồng thật hiệu quả nhưng phải gần gũi với môi trường, bảo vệ môi trường.
Chi nhánh cần phải hỗ trợ cho các đại lý trong khâu trưng bày sản phẩm, yểm trợ công tác bán hàng bằng cách tạo điều kiện để cho người nông dân tiếp xúc với sản phẩm của Chi nhánh thông qua các hội chợ, triển lãm… Từ đó thúc đẩy công tác bán hàng thuận lợi hơn và doanh thu sẽ tăng lên.
Chi nhánh cũng cần phải mở rộng quan hệ hơn nữa với các đại lý cũ, tìm hiểu những khó khăn, vướng mắc của họ trong khâu bán hàng cũng như là thanh toán. Từ đó sẽ làm cho Chi nhánh hiểu, chia sẻ, và giải quyết các khó khăn cho đại lý, có như vậy thì Chi nhánh mới có những đại lý trung thành và tin tưởng. Đồng thời Chi nhánh còn phải tìm thêm nhiều đại lý tiềm năng khác để có thể đưa sản phẩm của Chi nhánh đến với người dân càng nhiều hơn.
Trường Đại học Kinh tế Huế
3.2.6.4. Kiểm soát chi phí
Qua 3 năm ta thấy doanh thu giảm và giá vốn lại có xu hướng tăng điều này đã làm cho lợi nhuận gộp của Chi nhánhgiảm nhiều. Việc tăng doanh thu mà không quản lý tốc độ tăng của giá vốn hàng bán sẽ không làm cho lợi nhuận của Chi nhánh giảm xuống, điều này được đánh giá là không tốt vì nó không đem lại hiệu quả cho Chi nhánh.
Chi nhánh cần áp dụng một số biện pháp nhằm kiểm soát giá vốn hàng bán của Chi nhánh. Trong khâu mua hàng Chi nhánh cần phải tham khảo giá cả thị trường để tìm thêm những nguồn cung cấp khác có chất lượng tương tự mà giá cả rẻ hơn. Trong khâu sản xuất, Chi nhánh phải thường xuyên giám sát quá trình sản xuất sản phẩm, hạn chế việc lãng phí nguyên vật liệu, xây dựng chính sách lương bổng thích hợp cho đội ngũ công nhân làm sao khuyến khích họ làm việc có năng suất hơn, tạo ra nhiều sản phẩm có chất lượng, giảm thiểu những sản phẩm kém chất lượng đưa vào sản xuất lại. Đồng thời Chi nhánh còn phải giảm các chi phí mua ngoài, chi phí khác bằng tiền không cần thiết trong chi phí sản xuất chung, làm như vậy thì chi nhánh mới giảm được giá thành đơn vị sản phẩm, giảm được giá vốn hàng bán đang cao như hiện nay.
Chi phí hoạt động kinh doanh là những khoản chi phí không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Chi nhánh bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Qua 3 năm các loại chi phí này có xu hướng tăng nhanh làmảnh hưởng đến lợi nhuận. Để cải thiện xu hướng giảm của lợi nhuận Chi nhánh cần phải quản lý tốt hai khoản mục này bằng cách hạn chế những khoản chi tiêu không cần thiết như sử dụng tiết kiệm chi phí đồ dùng văn phòng, chi phí điện nước, chi phí tiếp khách…
3.2.6.5. Đầu tư tài sản cố định
Tài sản cố định là yếu tố không thể thiếu trong quá trình hoạt động sản xuất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy việc quản lý và đầu tư tài sản cố định là điều cần phải quan tâm. Tài sản cố định hiện nay của Chi nhánh quá ít, chiếm tỷ trọng quá nhỏ trong tổng tài sản của Chi nhánh. Muốn nâng cao năng lực sản xuất Chi nhánh cần phải đầu vài tài sản cố định, mua thêm máy móc mới, cải tiến quy trình
Trường Đại học Kinh tế Huế
sản xuất hiện tại của Chi nhánh, giải phóng nhanh chi phí xây dựng cơ bản đưa tài sản vào quá trình sản xuất, sử dụng tài sản hết năng suất và hiệu quả…
Khi mua sắm tài sản cố định, Chi nhánh cần lựa chọn phương pháp tính khấu hao thích hợp, tính khấu hao đúng và thu đủ phần giá trị tài sản đã bỏ ra. Sử dụng linh hoạt quỹ khấu hao như nguồn tài chính bổ sung cho các khoản mục đầu tư, đổi mới công nghệ nhằm nâng cao hiệu suất sử dụng tài sản cố định, góp phần làm giảm sự hao mòn vô hình.Định kỳ Chi nhánh nên đánh giá lại giá trị tài sản cố định phù hợp với giá cả thị trường, như vậy công tác quản lý tài sản cố định của Chi nhánh sẽ tốt hơn, tránh được sự mất giá của đồng tiền.
Đối với những máy móc thiết bị cũ kỹ, lạc hậu, không sử dụng Chi nhánh cần tiến hành thanh lý hoặc nhượng bán, vừa giải phóng mặt bằng vừa có vốn bổ sung vào hoạt động kinh doanh.
3.2.6.6. Cùng với việc tăng cường công tác quản lý tài chính, Chi nhánh còn phải luôn định ra những chiến lược, chính sách và kế hoạch kinh doanh phù hợp từng giai đoạn phát triển nguồn nhân lực của Chi nhánh
Thứ nhất: xây dựng kế hoạch phát triển kinh doanh phải dựa vào nhu cầu thị trường. Chi nhánh cần phải xác định được thị trường mục tiêu, mở rộng hoạt động xuất khẩu, nghiên cứu việc sản xuất nguyên liệu để sử dụng tại chỗ nhằm hạn chế việc nguyên vật liệu nhập khẩu như hiện nay.
Thứ hai: Với mục tiêu sau cùng là phát triển quy mô kinh doanh, tăng cường lợi nhuận thì dù có nhiều biện pháp đề ra hơn nữa thì Chi nhánh cũng phải luôn luôn song hành với việc tăng cường quản lý, nuôi dưỡng và đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, nâng cao tay nghề cho người lao động, nâng cao kiến thức quản lý cho cán bộ công nhân viên của Chi nhánh, tạo điều kiện cho họ cập nhật nhiều nguồn thông tin mới nhằm gia tăng hiệu quả sản xuất và hiệu quả quản lý.Trường Đại học Kinh tế Huế