Chương 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN KBNN THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN
3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi các dự án đầu tư xây dựng cơ bản qua
3.2.2. Quy trình kiểm soát chi các dự án đầu tư xây dựng cơ bản giai đoạn 2012-
3.2.2.1. Công tác tổ chức kiểm soát chi đầu tư XDCB qua KBNN a. Tổ chức nhân sự
Do tính chất công việc phức tạp đòi hỏi cán bộ làm công tác kiểm soát chi phải là những người có năng lực cũng như trình độ để đáp ứng được yêu cầu công việc. Được sự quan tâm của Ban lãnh đạo KBNN TPTN, Tổ kế toán nhà nước cùng các cán bộ làm bộ phận kiểm soát chi KBNN TPTN luôn đảm bảo ổn định có trình độ và chất lượng của cán bộ làm công tác kiểm soát chi.
b. Điều kiện phục vụ công tác kiểm soát chi.
Bộ phâ ̣n Kiểm soát chi KBNN TPTN được bố trí tại trụ sở đơn vị, nơi làm việc độc lập, hồ sơ tài liệu được quản lý chặt chẽ trong hòm, tủ có khóa; đảm bảo 100% cán bộ có máy tính bàn và hệ thống mạng để phục vụ công tác.
c.Công tác lập kế hoạch kiểm soát chi ĐTXDCB
Hàng năm, căn cứ kế hoạch phân bổ của đơn vị chủ quản thực hiện thông báo kế hoạch vốn đầu tư hàng năm của các công trình, dự án, KBNN thực hiện kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư cho các dự án, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục thanh toán cho đơn vị thụ hưởng đã ký kết với chủ đầu tư.
Đối với nguồn vốn trung ương do Bộ Tài chính thông báo.
Đối với nguồn vốn NS tỉnh do Sở Tài chính thông báo.
Đối với nguồn vốn NS huyện do Phòng Tài chính huyện thông báo.
Đối với nguồn vốn NS xã do Ban Tài chính xã thông báo.
d. Thực trạng thực hiện kiểm soát chi
* Nội dung và trình tự tiếp nhận hồ sơ kiểm soát chi
Nội dung chi phí trong từng giai đoạn của trình tự đầu tư và xây dựng hình thành nên các loại vốn khác nhau như: vốn quy hoạch, vốn chuẩn bị đầu tư, vốn chuẩn bị thực hiện dự án và vốn thực hiện đầu tư. Tuỳ theo tính chất của từng loại vốn đầu tư mà công tác kiểm soát, thanh toán và hồ sơ, thủ tục có phương thức kiểm soát cho phù hợp. Có thể tóm tắt nội dung các phương thức kiểm soát, thanh toán vốn đầu tư qua KBNN TPTN theo 3 bước như sau:
Sơ đồ 3.2. Trình tự tiếp nhận hồ sơ kiểm soát chi KBNN Thành Phố Thái Nguyên
(Nguồn: KBNN Thành phố Thái Nguyên) + Kiểm soát hồ sơ tài liệu ban đầu và hồ sơ tài liệu bổ sung:
Theo từng giai đoạn đầu tư, tài liệu do chủ đầu tư gửi đến KBNN TPTN và chỉ gửi một lần cho cả quá trình thực hiện dự án (trừ trường hợp có bổ sung, điều chỉnh) được quy định cho phù hợp như: hồ sơ mở tài khoản; báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc báo cáo đầu tư và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền; dự toán
Bước 1:
Kiểm soát hồ sơ tài liệu ban đầu và hồ sơ tài liệu bổ sung
Bước 2:
Kiểm soát từng lần thanh toán
Bước 3:
Kiểm soát quyết toán vốn đầu tư XDCB
chi phí hoặc tổng dự toán kèm theo quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán của cấp có thẩm quyền; quyết định chỉ định thầu (đối với dự án thực hiện chỉ định thầu); quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu (đối với dự án thực hiện đấu thầu); hợp đồng kinh tế giữa chủ đầu tư và nhà thầu... Khi nhận được các tài liệu trên, KBNN TPTN thực hiện kiểm tra như sau:
Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ: cán bộ kiểm soát chi kiểm tra ngay sự đầy đủ, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu, trả lời cho chủ đầu tư và yêu cầu một lần những nội dung phải bổ sung, hoàn thiện.
Kiểm tra nội dung: trong khoảng thời gian tối đa quy định cho từng loại công việc, phải kiểm tra việc áp dụng định mức, đơn giá, phát hiện những lỗi về số học... của dự toán; danh mục, tính năng thiết bị phù hợp với quyết định đầu tư và dự toán được duyệt... Sau đó, thông báo kết quả kiểm tra (bằng văn bản) cho chủ đầu tư biết.
+ Kiểm soát từng lần thanh toán:
Mỗi lần tạm ứng hoặc thanh toán, chủ đầu tư phải gửi đến KBNN TPTN các hồ sơ, chứng từ phù hợp với từng nội dung chi phí như: chi phí quy hoạch; chi phí khảo sát, thiết kế; chi phí đền bù; chi phí xây lắp, mua sắm thiết bị; chi ban quản lý dự án.
Đối với trường hợp tạm ứng: ngoài các hồ sơ ban đầu, để được tạm ứng, chủ đầu tư còn phải gửi: Giấy đề nghị tạm ứng vốn đầu tư và Giấy rút vốn đầu tư. Cán bộ kiểm soát chi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ chứng từ, mức đề nghị theo tỷ lệ tạm ứng quy định của từng loại vốn, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục chuyển tiền cho đối tượng thụ hưởng.
Đối với trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành: ngoài các hồ sơ ban đầu, mỗi lần thanh toán chủ đầu tư còn phải gửi các tài liệu như: Bảng kê thanh toán (đối với trường hợp tự làm); Bảng tính giá trị khối lượng hoàn thành (Phụ lục số 03a/TT08/2016/TT-BTC); Giấy rút vốn đầu tư; Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng).
Khi nhận được các hồ sơ, chứng từ của chủ đầu tư gửi đến, cán bộ kiểm soát chi tiến hành kiểm tra, kiểm soát theo các nội dung phù hợp với từng hình thức thanh toán cụ thể:
Hình thức 1 : đối với các chi phí thanh toán theo dự toán: cán bộ kiểm soát chi kiểm tra, đối chiếu khối lượng hoàn thành với nội dung, khối lượng trong dự toán được duyệt; việc áp dụng định mức, đơn giá theo đúng thời điểm và đúng quy định của cấp có thẩm quyền.
Hình thức 2: đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng khoán gọn:
KBNN kiểm tra đảm bảo mức vốn thanh toán đúng theo hợp đồng đã ký; các chi phí phát sinh phải được cấp có thẩm quyền chấp nhận; đơn giá đề nghị thanh toán đúng theo đơn giá trúng thầu, trường hợp chưa có đơn giá thì phải có ý kiến chấp thuận của cơ quan có thẩm quyền.
Hình thức 3: đối với những khoản thanh toán theo hợp đồng có điều chỉnh giá: KBNN kiểm tra khối lượng thực hiện tại từng thời điểm và kiểm tra các điều kiện cụ thể có ghi trong hợp đồng.
Sau khi kiểm tra, thống nhất số liệu và kết quả tính toán với chủ đầu tư, KBNN xác định số vốn chấp nhận thanh toán, số vốn tạm ứng cần phải thu hồi và làm thủ tục thanh toán tạm ứng hoặc chuyển tiền cho đơn vị thụ hưởng.
+ Kiểm soát khi quyết toán
KBNN có trách nhiệm đối chiếu và xác nhận số vốn thanh toán hàng năm và luỹ kế từ khởi công đến kỳ báo cáo của dự án nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu cấp phát.
+ Trình tự tiếp nhận hồ sơ kiểm soát chi
Đối với hồ sơ mở tài khoản, phòng Kế toán nhà nước KBNN tỉnh, thành phố;
bộ phận Kế toán KBNN cấp huyện (sau đây gọi chung là phòng Kế toán) sau khi mở tài khoản cho chủ đầu tư phải photo copy thêm 01 bản chuyển cho cán bộ phòng KSC chi lưu hồ sơ dự án để kiểm tra đối chiếu dấu, chữ ký mẫu đã đăng ký.
3.2.2.2. Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tư XDCB, mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư XDCB
a. Tiếp nhận, thông báo kế hoạch đầu tư XDCB
Tại KBNN Thành phố Thái Nguyên sau khi nhận được thông báo kế hoạch đầu tư XDCB từ KBNN Thái Nguyên (đối với các dự án thuộc nguồn vốn ngân sách trung ương, NS tỉnh) và UBND thành phố, huyện (đối với các dự án thuộc ngân sách
Bước 1: cán bộ kiểm soát thanh toán trực tiếp nhận hồ sơ, tài liệu theo bộ thủ tục hành chính đã được ban hành, thực hiện kiểm tra số lượng hồ sơ theo quy định, tính hợp lệ,
hợp pháp của hồ sơ, sự lôgíc về thời gian các văn bản, tài liệu; đây là khâu rất quan trọng trong quá trình kiểm soát thanh toán vì hồ sơ pháp lý phải đảm bảo đúng quy định thì dự án mới đủ điều kiện để triển khai các bước tiếp theo. Sau khi kiểm soát hồ sơ pháp lý đầy đủ theo đúng quy định, cán bộ thanh toán lập phiếu giao nhận hồ sơ với
chủ đầu tư (theo mẫu số 01/KSC) và báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN ký gửi chủ đầu tư.
Bước 2: cán bộ kiểm soát chi kiểm tra hồ sơ thanh toán, ký và trình trưởng phòng ký chứng từ và tờ trình thanh toán.
Bước 3: sau khi lãnh đạo phòng ký, cán bộ kiểm soát chi trình Lãnh đạo phụ trách ký duyệt chứng từ.
Bước 4: cán bộ kiểm soát chi chuyển chứng từ cho kế toán thanh toán. Kế toán viên sau khi hạch toán chuyển trả lại chứng từ lưu cho cán bộ kiểm soát chi.
Bước 5: kế toán kiểm tra các yếu tố trên chứng từ, ký và trình Kế toán trưởng nghiệp vụ ký duyệt.
Bước 6: sau khi Kế toán trưởng ký, kế toán thanh toán trình Lãnh đạo phụ trách ký duyệt chứng từ
Bước 7: kế toán thực hiện thanh toán chuyển khoản cho đơn vị thụ hưởng hoặc thanh toán tiền mặt cho chủ đầu tư (các khoản được phép lĩnh tiền mặt)
thành phố, địa phương), sẽ tổ chức tiếp nhận và hạch toán, thanh toán cho chủ đầu tư theo kế hoạch vốn được giao.
Tình hình tiếp nhận, thông báo kế hoạch vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2014- 2016 được thể hiện ở bảng số liệu bảng 3.2 sau đây:
Bảng 3.1: Tổng hợp kế hoạch chi vốn đầu tư tại KBNN Thành phố Thái Nguyên giai đoạn 2014-2016
STT Chỉ tiêu Đơn vi Năm
2012 2013 2014 2015 2016
I Vốn đầu tư Tr.đ 205.053 179.364 203.611 335.234 620.574
1 NSTW Tr.đ 7.885 8.707 7.449 10.994 20.975
2 NSĐP Tr.đ 197.168 170.657 196.162 324.240 599.599
II Số dự án đầu tư D.án 211 199 213 216 236
1 NSTW D.án 11 10 12 11 12
2 NSĐP D.án 200 189 201 205 224
III Bình quân vốn/d.án Tr.đ/d.án 971,8 901,3 960,15 1.552 2.629
1 NSTW Tr.đ/dự án 716,8 870,7 620,7 999,4 1.747,9
2 NSĐP Tr.đ/dự án 985,84 902,9 975.9 1.581,6 2.676,7
(Nguồn: Báo cáo kiểm soát chi đầu tư XDCB hàng năm KBNN TPTN) Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy vốn đầu tư XDCB Thành phố Thái Nguyên tăng đều qua các năm trong giai đoạn 2012-2016, số dự án sử dụng nguồn vốn này cũng tăng dần qua các năm. Cụ thể:
- Xét về vốn đầu tư XDCB: Nguồn vốn đầu tư từ năm 2012-2013 giảm 25.689 trđ, tuy nhiên giai đoạn 2013-2016 tăng đều qua các năm, năm 2013 số vốn đầu tư XDCB là 205.053, đến năm 2016 đã là: 620.574 trđ, tăng hơn 441.210 tr.đ.
Nhìn chung số vốn đầu tư phần lớn là do NSĐP cung cấp phục vụ cho chủ yếu phục vụ xây dựng những công trình thuộc cấp huyện quản lý.
- Số dự án sử dụng vốn đầu tư XDCB cũng tăng dần qua các năm. Năm 2012 số dự án là: 211 dự án thì đến năm 2016 số dự án đã tăng lên là 236 dự án. Số dự án sử dụng NSTW chiếm tỉ trọng ít hơn đáng kể, chỉ chiếm vào khoảng 5% trên tổng số dự án, nhưng mỗi dự án lại có số vốn đầu tư lớn hơn NSĐP. Tuy nhiên, nếu tính bình quân vốn mỗi dự án sử dụng NSTW có vốn bình quân vẫn nhỏ hơn nhiều so với các dự án sử dụng NSĐP.
b. Mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư
Theo quy định của Bộ tài chính tại Thông tư số 08/2016/TT-BTC ngày 18/01/2016 và Quyết định số 30/2005/QĐ-BTC ngày 26/5/2005 của Bộ Tài chính thì chủ đầu tư hoặc các ban quản lý dự án (gọi chung là chủ đầu tư) được mở tài khoản tại KBNN nơi thuận tiện cho giao dịch của chủ đầu tư và thuận tiện cho việc kiểm soát thanh toán của KBNN. KBNN Thành phố Thái Nguyên thực hiện mở tài khoản thanh toán vốn đầu tư theo từng dự án đầu tư.
Hồ sơ mở tài khoản gồm: Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư (trường hợp trong quyết định đầu tư không nêu), quyết định thành lập ban quản lý dự án, quyết định bổ nhiệm chức vụ của chủ tài khoản (thủ trưởng đơn vị), kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán), giấy đề nghị mở tài khoản, bản đăng ký mẫu dấu, chữ ký, thông báo kế hoạch vốn đầu tư của dự án (trong năm đầu tiên).
Sau khi cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB tiếp nhận hồ sơ đăng ký mở tài khoản từ bộ phận “một cửa” tiến hành kiểm tra sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN ký gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
Đối với hồ sơ mở tài khoản, cán bộ kiểm soát chi NSNN phôtô thêm một bản để lưu hồ sơ dự án và chuyển cho Phòng (bộ phận) Kế toán. Phòng (bộ phận) Kế toán dự kiến cấp mã các tài khoản theo chế độ quy định và trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo KBNN xét duyệt;
Tiến hành cấp và thông báo mã tài khoản cho đơn vị đăng ký.