Chương 3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI CÁC DỰ ÁN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG CƠ BẢN KBNN THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN
3.2. Thực trạng công tác kiểm soát chi các dự án đầu tư xây dựng cơ bản qua
3.2.4. Nội dung kiểm soát chi các dự án đầu tư xây dựng cơ bản giai đoạn 2012-2016
* Thành phần hồ sơ bao gồm:
a. Tài liệu gửi 1 lần (tài liệu cơ sở): bản chính hoặc sao y bản chính, riêng hợp đồng kinh tế phải là bản chính.
Tuỳ thuộc vào loại dự án đầu tư, các tài liệu cơ bản phục vụ kiểm soát thanh toán vốn đầu tư gửi 1 lần bao gồm:
- Cơ sở pháp lý của dự án đầu tư: tuỳ thuộc loại hình dự án đầu tư, tài liệu cơ sở thuộc nhóm này có thể là: Dự án đầu tư xây dựng công trình (hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với dự án chỉ lập báo cáo kinh tế kỹ thuật) và quyết định đầu tư của cấp có thẩm quyền, các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có); Dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư là văn bản phê duyệt dự án giải phóng mặt bằng, tái định cư, phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
- Các văn bản, tài liệu liên quan đến dự toán chi phí: dự toán chuẩn bị đầu tư được duyệt, dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; Dự toán và quyết định phê duyệt dự toán của từng công việc, hạng mục công trình, công trình đối với trường hợp chỉ định thầu hoặc tự thực hiện và các công việc thực hiện không thông qua hợp đồng; Phương án bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; Dự toán chi phí bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt; Dự toán chi phí tổ chức thực hiện bồi thường, hỗ trợ và tái định cư được duyệt.
- Văn bản phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu theo quy định của Luật Đấu thầu (gồm đấu thầu, chỉ định thầu, mua sắm trực tiếp, chào hàng cạnh tranh, tự thực hiện và lựa chọn nhà thầu trong trường hợp đặc biệt, lựa chọn nhà thầu tư vấn thiết kế kiến trúc công trình xây dựng);
- Hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu và các tài liệu kèm theo hợp đồng theo quy định của pháp luật ( trừ các tài liệu mang tính kỹ thuật); Hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư của chủ đầu tư; Văn bản giao việc hoặc hợp đồng nội bộ đối với các hoạt động tự thực hiện. Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửi thêm hợp đồng giữa chủ đầu tư và đơn vị nhận phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ.
Cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB sau khi nhận hồ sơ từ cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả phải kiểm tra ngay sự đầy đủ của tài liệu theo quy định, tính hợp pháp, hợp lệ của từng tài liệu, sự logic về thời gian các văn bản, tài liệu. Nếu phát hiện hồ sơ còn thiếu hoặc chưa đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ thì dự thảo văn bản và báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN ký gửi chủ đầu tư đề nghị chủ đầu tư bổ sung, hoàn thiện tài liệu còn thiếu hoặc điều chỉnh hoặc thay thế tài liệu chưa hợp pháp, chưa hợp lệ.
b. Tài liệu bổ sung hàng năm
- Công chức KSC NSNN nhận thông báo kế hoạch vốn đầu tư hàng năm do KBNN Thái Nguyên, Ủy ban Nhân dân Thành phố Thái Nguyên thông báo.
c. Công tác kế hoạch hoá nguồn vốn ứng trước:
Những năm qua, KBNN Thành phố Thái Nguyên thông qua việc thực hiện kiểm soát thanh toán ứng trước từ ngân sách Trung ương cho dự toán ngân sách năm sau đối với vốn đầu tư XDCB đã giải quyết được được một số mục tiêu sau đây:
- Giải quyết vốn cho một số dự án cấp bách.
- Kịp thời bố trí vốn cho các dự án ODA đã ký hiệp định nhưng cũng thiếu một số thủ tục đầu tư trong nước cần phải thực hiện ngay trong năm, hoặc một số dự án thiếu vốn đối ứng để thực hiện cho kịp tiến độ với việc giải ngân vốn nước ngoài.
Ngoài các tài liệu của dự án nêu trên khi tạm ứng chủ đầu tư còn gửi đến KBNN các tài liệu sau:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư;
- Giấy rút vốn đầu tư;
- Bão lãnh khoản tiền tạm ứng của nhà thầu (nếu trong hợp đồng chủ đầu tư và nhà thầu thoả thuận có bảo lãnh tiền tạm ứng)
Cán bộ thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị tạm ứng của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra tính hợp pháp hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn, việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay các hình thức lựa chọn nhà thầu khác); Đối chiếu mức vốn đề nghị tạm ứng với các điều khoản thoả thuận trong hợp đồng, kiểm tra nội dung tạm ứng xem có đúng
đối tượng được tạm ứng, mức vốn tạm ứng có phù hợp với chế độ tạm ứng theo quy định hay không. Nếu số chấp nhận tạm ứng có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ đầu tư cán bộ thanh toán dự thảo văn bản báo cáo Trưởng phòng Kiểm soát chi NSNN trình Lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về kết quả chấp nhận tạm ứng. Nếu số chấp nhận tạm ứng không có sự chênh lệch so với đề nghị của chủ đầu tư thì thực hiện các bước luân chuyển hồ sơ chứng từ theo quy trình đã quy định.
Tình hình tạm ứng vốn đầu tư giai đoạn 2012-2016 được thể hiện tại bảng số liệu 3.2 sau đây:
Bảng 3.2: Tình hình tạm ứng vốn đầu tư XDCB giai đoạn 2012 - 2016
Đơn vị: Triệu đồng
STT Nội dung Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014 Năm 2015 Năm 2016
Tổng TT Số TU % Tổng TT Số TU % Tổng TT Số TU % Tổng TT Số TU % Tổng TT Số TU % Tổng cộng (I+II) 205.053 47.092 23,0 171.364 34.172 19,9 203.611 43.371 21,3 335.234 94.842 28,3 620.574 94.429 15,2
I NSTW 7.885 85 1,1 707 0,0 7.449 509 6,8 10.994 1.999 18,2 20.975 5.107 24,3
II NS ĐP (1+2) 197.168 47.007 23,8 170.657 34.172 20,0 196.162 42.862 21,9 324.240 92.843 28,6 599.599 89.322 14,9 1 NS huyện 189.227 46.639 24,6 155.351 33.552 21,6 184.367 42.567 23,1 313.825 92.843 29,6 581.045 86.172 14,8
2 NS xã 7.941 368 4,6 15.306 620 4,1 11.795 295 2,5 10.415 0.0 18.554 3.150 17,0
(Nguồn: kiểm soát chi đầu tư XDCB năm 2012-2016 tại KBNN TPTN)
Nhìn chung giá trị tổng thanh toán vốn đầu tư XDCB qua các năm tại KBNN tăng qua các năm, trong đó giá trị tạm ứng cũng tăng tương ứng và chiếm tỉ lệ cao.
Thống kê số liệu tại KBNN Thành phố Thái Nguyên, tổng thanh toán năm 2012 là 205.053 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 47.092 triệu đồng chiếm 23% giá trị tổng thanh toán; năm 2013 là 171.364 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 34.172 tỷ đồng chiếm 19,9% giá trị tổng thanh toán; năm 2014 là 203.611 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 43.371 triệu đồng, chiếm 43,3% giá trị tổng thanh toán; năm 2015 là 335.234 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 94.842 triệu đồng, chiếm 28,3% giá trị tổng thanh toán; năm 2016 là 620.574 triệu đồng trong đó giá trị tạm ứng là 94.429 triệu đồng, chiếm 15,2% giá trị tổng thanh toán. Như vậy, tỷ lệ thanh toán đạt cao nhưng số dư tạm ứng cao. Việc tạm ứng cao còn có thể dẫn đến hiện tượng các nhà thầu chiếm dụng vào những mục đích khác, gây lãng phí vốn.
Một số nhà thầu thi công do gặp khó khăn về tài chính, số vốn được tạm ứng thực tế không đưa được vào công trình vì khi tiền tạm ứng về đến tài khoản tại ngân hàng của nhà thầu thì bị ngân hàng khấu trừ vào các khoản nợ đối với ngân hàng nên thực chất không thể tập trung vốn để thi công công trình theo hợp đồng. Hơn nữa, mức tạm ứng không hợp lý dẫn đến làm giảm động lực của các nhà thầu thi công trong việc hoàn thiện các thủ tục nghiệm thu, thanh toán khối lượng hoàn thành và chủ đầu tư không có điều kiện thu hồi tạm ứng. Mặt khác, việc tạm ứng cao làm cho các chủ đầu tư gặp khó khăn trong việc thu hồi tiền tạm ứng nhưng không triển khai thi công được nên rất khó để thay thế được nhà thầu mới.
d. Thanh toán khối lượng hoàn thành:
* Thanh toán theo hợp đồng
Tài liệu chứng thực khối lượng công việc hoàn thành theo điều khoản hợp đồng hoặc văn bản giao việc: bảng xác định giá trị khối lượng công việc hoàn thành theo hợp đồng thực hiện theo phụ lục số 03.a Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, theo Thông tư số 08/2016/TT- BTC từ ngày 15/03/2016; Bảng xác định giá trị công việc phát sinh ngoài hợp đồng (quy định tại phụ lục số 4 Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, theo Thông tư số 08/2016/TT- BTC từ ngày 15/03/2016).
Đối với chi phí phá và tháo dỡ các vật kiến trúc cũ, chủ đầu tư còn gửi thêm biên bản thanh lý vật tư thu hồi (nếu có)
Thanh toán vốn đền bù giải phóng mặt bằng: bảng kê xác nhận khối lượng đền bù giải phóng mặt bằng đã thực hiện theo phụ lục số 03b Thông tư số 86/2011/TT-BTC ngày 17/6/2011, theo Thông tư số 08/2016/TT- BTC từ ngày 15/03/2016).
- Đối với hợp đồng mua nhà phục vụ tái định cư: Biên bản bàn giao nhà;
- Các chứng từ kế toán phục vụ hạch toán: Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy đề nghị thanh toán tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng); giấy rút vốn đầu tư.
* Đối với trường hợp thanh toán khối lượng hoàn thành không theo hợp đồng:
- Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư (trường hợp có nhiều nội dung chi không thể ghi hết trong giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư thi chủ đầu tư có thể lập bảng kê nội dung chi đề nghị thanh toán kèm theo)
- Giấy đề nghị thanh toán vốn tạm ứng vốn đầu tư (nếu có thanh toán tạm ứng) - Giấy rút vốn đầu tư
Cán bộ thanh toán căn cứ hồ sơ đề nghị thanh toán của chủ đầu tư thực hiện kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, tài liệu (bao gồm cả việc kiểm tra mẫu dấu, chữ ký), sự phù hợp mã đơn vị sử dụng ngân sách, nguồn vốn, niên độ kế hoạch vốn; việc lựa chọn nhà thầu theo quy định (thuộc đối tượng chỉ định thầu, đấu thầu hay hình thức lựa chọn nhà thầu khác); ngoài ra kiểm tra chi tiết như sau:
Trường hợp dự án thuộc đối tượng chỉ định thầu, tự thực hiện hoặc khối lượng phát sinh ngoài hợp đồng; đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng và theo dự toán được duyệt.
Trường hợp dự án thuộc đối tượng đấu thầu: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán phù hợp với từng loại hợp đồng, giá hợp đồng, các điều kiện trong hợp đồng.
Đối với công việc thực hiện không theo hợp đồng: đối chiếu đảm bảo số vốn đề nghị thanh toán theo dự toán được duyệt.
Tình hình thanh toán vốn đầu tư ứng trước và số vốn thu hồi ứng trước được thể hiện qua bảng 3.3.
Bảng 3.3: Tình hình thanh toán vốn đầu tư ứng trước và số vốn thu hồi vốn ứng trước giai đoạn 2012-2016
Đơn vị: triệu đồng
Năm 2012 2013 2014 2015 2016
KH vốn ứng trước 47.092 34.172 43.371 94.842 94.429 Giải ngân vốn ứng trước 47.092 34.172 43.371 94.842 94.429 Số vốn đã thu hồi 47.092 34.172 43.371 94.842 50.429
Số vốn còn lại phải thu hồi 0 0 0 0 44.000
Tỷ lệ % số vốn đã thu hồi
so với KH vốn ứng trước 0 0 0 0 53
(Nguồn: kiểm soát chi đầu tư XDCB năm 2012-2016 tại KBNN TPTN) Nếu số chấp nhận thanh toán có sự chênh lệch so với số đề nghị của chủ đầu tư cán bộ thanh toán dự thảo văn bản báo cáo trưởng phòng trình lãnh đạo KBNN ký gửi chủ đầu tư thông qua cán bộ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả về kết quả chấp nhận thanh toán. Nếu số chấp nhận thanh toán không có sự chênh lệch so với đề nghị của chủ đầu tư thì thực hiện các bước luân chuyển hồ sơ chứng từ theo quy trình đã quy định.
Như vậy số vốn ứng trước đã được Kho bạc gần thu hồi lại hết, chỉ còn năm 2016 phần XDCB đang tiếp tục thực hiện, dự kiến hoàn thành trong năm 2017. Qua số liệu trên ta thấy công tác quản lý số vốn ứng trước của KBNN Thành phố Thái Nguyên tốt, đáp ứng được nhu cầu của các doanh nghiệp cũng như hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, đảm bảo thu hồi vốn.
e. Kiểm soát chi phí quản lý dự án thực hiên theo hướng dẫn tại Thông tư 10/2011/TT-BTC ngày 26/1/2011 quy định về quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án của các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn NSNN. Từ ngày 20/3/2014 thực hiện theo Thông tư số 05/2014/TT-BTC ngày 06/01/2014 quy định về việc quản lý các khoản thu từ hoạt động quản lý dự án của các chủ đầu tư, ban quản lý dự án sử dụng nguồn vốn ngân sách nhà nước và nguồn trái phiếu chỉnh phủ.
* Trích chuyển kinh phí quản lý dự án vào tài khoản tiền gửi:
- Các Ban quản lý dự án (BQLDA) được giao quản lý từ 2 dự án trở lên hoặc có kinh phí quản lý dự án được hưởng từ nhiều nguồn khác nhau phải mở tài khoản tiền gửi chi phí quản lý dự án tại một KBNN - nơi thuận tiện cho giao dịch của ban quản lý dự án.
- Trường hợp chủ đầu tư được hưởng chi phí quản lý dự án và được lập, phê duyệt dự toán chi chí quản lý dự án riêng cho chủ đầu tư thì tùy theo yêu cầu quản lý mà chủ đầu tư được mở một tài khoản tiền gửi (ngoài tài khoản tiền gửi của ban quản lý dự án) tại một KBNN nơi thuận tiện cho việc giao dịch của chủ đầu tư để tiếp nhận kinh phí quản lý dự án do ban quản lý dự án trích chuyển đến
- Hồ sơ mở tài khoản theo quy định hiện hành.
Hồ sơ tài liệu để trích chuyển kinh phí quản lý dự án vào tài khoản tiền gửi:
Ngoài các hồ sơ tài liệu ban đầu của dự án, chủ đầu tư, ban quản lý dự án gửi đến KBNN các hồ sơ sau:
+ Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án
+ Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch + Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư
+ Giấy rút vốn đầu tư
* Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án
+ Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi
Các khoản chi thuộc đối tượng được tạm ứng là các khoản chi hành chính, chi mua sắm, sửa chữa tài sản cố định, chi đoàn ra, đoàn vào và các khoản chi chưa đủ điều kiện để thanh toán trực tiếp.
Các khoản chi thuộc đối tượng được thanh toán là chi lương, phụ cấp, các khoản chi đủ điều kiện thanh toán, các khoản tạm ứng đủ điều kiện để chuyển từ tạm ứng sang thanh toán.
Khi tạm ứng hoặc thanh toán chi phí quản lý dự án, chủ đầu tư hoặc ban quản lý dự án gửi đến KBNN những hồ sơ, tài liệu sau:
- Ủy nhiệm chi hoặc giấy rút tiền mặt từ tài khoản tiền gửi - Bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi - Bảng kê chứng từ chi phí quản lý dự án
Trường hợp có hưởng lương, bao gồm cả lương theo hợp đồng, phụ cấp kiêm nhiệm từ kinh phí quản lý dự án phải gửi kèm bảng tính lương năm; các khoản thanh toán mua sắm trang thiết bị phục vụ quản lý dự án có hợp đồng thì gửi hợp đồng đã ký, trường hợp có đoàn ra thì gửi quyết định của cấp có thẩm quyền cử cá nhân đi công tác nước ngoài kèm dự toán chi phí được duyệt. Chủ đầu tư, ban quản lý dự án chịu trách nhiệm về các khoản chi đề nghị thanh toán, nên không gửi hóa đơn, chứng từ chi đến KBNN.
Sau khi nhận đủ hồ sơ, cán bộ kiểm soát chi đầu tư XDCB thực hiện kiểm soát theo dự toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư và của ban quản lý dự án được duyệt làm thủ tục tạm ứng, thanh toán, ghi đầy đủ các chỉ tiêu trên bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án và trình lãnh đạo phòng, lãnh đạo KBNN Thành phố phê duyệt, sau đó chuyển bảng kê thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản tiền gửi kèm ủy nhiệm chi, giấy rút tiền mặt đã được lãnh đạo phê duyệt cho Phòng Kế toán để tạm ứng, thanh toán cho chủ đầu tư, ban quản lý dự án.
Thời gian và trình tự luân chuyển hồ sơ giữa các bộ phận theo quy trình kiểm soát thanh toán vốn đầu tư hiện hành
+ Kiểm soát thanh toán chi phí quản lý dự án từ tài khoản thanh toán vốn đầu tư:
Áp dụng đối với chủ đầu tư, ban quản lý dự án chỉ quản lý một dự án hoặc được giao kế hoạch vốn năm để thực hiện quản lý dự án, không phải mở tài khoản chi phí quản lý dự án. Việc tạm ứng, thanh toán chi phí quản lý dự án được thực hiện trực tiếp từ tài khoản thanh toán vốn đầu tư của dự án.
Hồ sơ tài liệu thanh toán:
Ngoài các hồ sơ tài liệu cơ sở ban đầu của dự án đã gửi theo quy định, chủ đầu tư, ban quản lý dự án còn gửi đến KBNN các hồ sơ tài liệu sau:
Quyết định phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án (đối với trường hợp phải lập dự toán) và gửi 1 lần trừ trường hợp bổ sung, điều chỉnh.
Khi tạm ứng: giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư, giấy rút vốn đầu tư.
Khi thanh toán:
+ Giấy đề nghị thanh toán vốn đầu tư + Bảng kê chứng từ chi phí quản lý dự án