1.2. Bộ máy tổ chức, chức năng nhiệm vụ từng phòng ban
1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ từng phòng b an
Chức năng: Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của Công ty; chịu sự giám sát của Hội đồng quản trị (nếu có) và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị (nếu có) và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nhiệm vụ được giao.
Nhiệm vụ: Giám đốc phải điều hành Công ty theo đúng quy định của pháp luật, Điều lệ Công ty, hợp đồng lao động ký với Công ty. Nếu điều hành trái với quy định này mà gây thiệt hại cho Công ty thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại cho Công ty.
1.2.2.2 Tài chính — Ke toán
Chức năng:
- Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác tài chính;
- Công tác kiểm toán nội bộ;
- Công tác quản lý tài sản;
- Công tác thanh quyết toán hợp đồng kinh tế;
- Kiểm soát các chi phí hoạt động của Công ty;
- Quản lý vốn, tài sản của Công ty, tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán trong toàn Công ty;
Nhiệm vụ:
- Lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty tham mưu cho Giám đốc trình hoạt động tài chính phê duyệt để làm cơ sở thực hiện.
- Chủ trì thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền vốn, sử dụng vật tư, theo dõi đối chiếu công nợ.
- Xây dựng kế hoạch quản lý, khai thác và phát triển vốn của Tổng Công ty giao cho Công ty, chủ trì tham mưu trong việc tạo nguồn vốn, quản lý, phân bổ, điều chuyển vốn và hoàn trả vốn vay, lãi vay trong toàn Công ty;
- Tham mưu giúp Giám đốc phân bổ chỉ tiêu kế hoạch tài chính cho các đơn vị trực thuộc;
- Thực hiện quyết toán quý, 6 tháng, năm đúng tiến độ và tham gia cùng với phòng nghiệp vụ của Công ty để hoạch toán lỗ, lãi cho từng đơn vị trực thuộc, giúp cho ban giám đốc Công ty nắm chắc nguồn vốn, lợi nhuận, lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo quy định chế độ tài chính hiện hành của nhà nước phản ánh trung thực kết quả hoạt động của Công ty;
- Kiểm tra định kỳ về công tác kế toán, thực hiện chế độ chính sách, kỷ luật thu chi tài chính, kế toán vốn và các loại tài sản khác trong toàn
Để xuất giải pháp marketing để năng cao hiệu quả bán hàng của Công ty TNHH ______________________ Thương Mại Dịch Vụ EBS______________________
Công ty nhằm thực hiện đúng các chế độ chính sách của nhà nước đã quy định. Tham gia kiểm ha quyết toán năm của các đơn vị trực thuộc.
- Tham gia soạn thảo, thẩm định hồ sơ, theo dõi, kiểm tra tiến độ giải ngân, thanh quyết toán đối với các hợp đồng kinh tế trong Công ty cũng như nguồn vốn đầu tư cho các dự án, các công trình do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện.
- Là đầu mối phối hợp với các phòng, ban tham mưu, đơn vị thành viên trong việc mua sắm, thanh lý, nhượng bán., tài sản của Công ty.
1.2.2.3 Kinh Doanh Chức năng
- Lập các kế hoạch kinh doanh và triển khai thực hiện
- Thiết lập, giao dich trực tiếp với hệ thống khách hàng, hệ thống nhà phân phối
- Thực hiện hoạt động bán hàng tới các khách hàng nhằm mang lại doanh thu cho doanh nghiệp
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty về các vấn đề liên quan đến công tác kinh doanh có sử dụng nguồn vốn của Công ty;
- Xây dựng và thực hiện kế hoạch khai thác để thu hồi vốn nhằm đảm bảo nguồn vốn để triển khai kế hoạch đầu tư hàng năm đã được phê duyệt của Công ty;
Nhiệm vụ
- Tổ chức thực hiện bán hàng nhằm đảm bảo thu hồi vốn nhanh và tối đa hóa lợi nhuận;
- Thực hiện các báo cáo định kỳ và đột xuất theo yêu cầu của Giám đốc Công ty;
- Xây dựng chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng giai đoạn;
- Tham mưu xây dựng kế hoạch đầu tư và thực hiện lập các dự án đầu tư;
- Chủ trì lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty trong từng tháng, quý, năm và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn theo yêu cầu của lãnh đạo Công ty;
- Thống kê, tổng họp tình hình thực hiện các công việc sản xuất kinh doanh của Công ty và các công tác khác được phân công theo quy định;
- Phân tích đánh giá kết quả việc thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm.
Trên cơ sở đó dự thảo báo cáo tổng kết kế hoạch quý, năm, rút ra những mặt mạnh, yếu, tìm nguyên nhân để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm.
1.2.2.4 Marketỉng Chức năng
- Tạo hình ảnh, phát triển thương hiệu.
- Nghiên cứu thị trường, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường.
- Thực hiện các chương trình marketing do Ban Giám đốc duyệt.
- Tham mưu cho Giám đốc Công ty về các chiến lược marketing, sản phẩm, khách hàng.
- Quảng cáo, tiếp thị sản phẩm của Công ty.
Nhiệm vụ
- Tổ chức quản lý và chăm sóc khách hàng.
- Chương trình hậu mãi, bảo hành sản phẩm.
- Tham gia tài trợ các họat động xã hội.
- Đăng ký các chương trình quan đến chất lượng sản phẩm (Hàng Việt Nam chất lượng cao, Iso...)
- Tổ chức hệ thống thu thập thông tin về sản phẩm, giá, đối thủ cạnh tranh.
- Đánh giá thông tin ra quyết định thay đổi chỉnh sửa sản phẩm.
- Định hướng về thiết kế sản phẩm, nhãn hiệu mới.
- Xây dựng chiến lược mở rộng thị trường.
- Lập kế hoạch marketing theo yêu cầu của Giám đốc.
- Tổ chức thực hiện chương trĩnh marketing.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về việc phát triển thương hiệu.
- Tham mưu cho Ban giám đốc về việc phát triển kênh phân phối.
- Tham mưu cho Ban Giám đốc về việc xây dựng nhãn hiệu mới.
- Hỗ trợ cho các bộ phận khác thực hiện theo các chương trình marketing.
1.2.2.5 Nhân sự Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác tổ chức;
- Công tác cán bộ;
- Công tác lao động, tiền lương;
- Công tác thanh tra, pháp chế;
- Công tác tuyên truyền, thi đua, khen thưởng, kỷ luật;
- Công tác quan hệ quốc tế;
Nhiêm vu • •
- Lập kế hoạch xây dựng bộ máy, tổ chức trong Công ty.
- Lập kế hoạch tuyển dụng cho Công ty, kết hợp với các phòng ban khác trong Công ty tiến hành tuyển dụng nhân viên.
- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác quản lý, sắp xếp bố trí cán bộ theo phân cấp.
- Chủ trì lập kế hoạch và tổ chức thực hiện công tác đào tạo về kỹ thuật, kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ và kỳ năng quản lý cho cán bộ công nhân viên và các đơn vị thành viên để đáp ứng yêu cầu công việc.
- Quản lý đội ngũ cán bộ, công nhân viên theo phân cấp. Tham mưu Giám đốc hoặc trình cấp trên quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo phân cấp.
Để xuất giải pháp marketing để nâng cao hiệu quả bán hàng của Công ty TNHH Thương Mai Dỉch VuEBS
- Chủ trì thực hiện việc ký kết hợp đồng lao động, thỏa ước lao động, xây dựng nội quy, quy chế và các chế độ về trả lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và các chế độ khác có liên quan.
- Kiểm fra, giám sát việc thực hiện chỉ tiêu định mức lao động, đon giá tiền lương ở các đon vị trực thuộc.
- Tổng hợp các báo cáo thống kê về nhân sự và lao động tiền lưong theo đúng quy định để phục vụ cho công tác chỉ đạo sản xuất và quản lý kịp thời.
1.2.2.6 Kỹ Thuật Chức năng
Tham mưu cho Giám đốc quản lý các lĩnh vực sau:
- Công tác quản lý và giám sát kỹ thuật, chất lượng;
- Công tác quản lý vật tư, thiết bị;
- Công tác quản lý an toàn, lao động, vệ sinh môi trường tại các dự án;
- Công tác soát xét, lập, trình duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công kiểm định chất lượng thi công, chất lượng công trình.
- Soát xét trình duyệt hồ sơ hoàn công công trình;
Nhiệm vụ
- Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Giám đốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư trong toàn Công ty.
- Chủ trì xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết bị theo ca, kilomet... theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất.
- Phối hợp với các phòng ban trong việc xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị.
- Chủ trì trong việc xây dựng kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và công tác bảo hiểm cho phương tiện, thiết bị.
- Tham mưu công tác điều động các phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị trong Công ty. Hướng dẫn và kiểm tra các đơn vị thành viên trong công tác quản lý vật tư thiết bị như lập báo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu ....v.v
- Tham mưu công tác xây dựng quy định các phương pháp thử nghiệm và kiểm tra chất lượng.
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ tham mưu cho Giám đốc về thanh lý tài sản cố định.
- Xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn phù hợp mà Công ty chọn. Duy trì hệ thống quản lý chất lượng có hiệu quả.Tổ chức đánh giá nội bộ hệ thống quản lý chất lượng nhằm duy trì và cải tiến hệ thống.
- Lập kế hoạch và quản lý, giám sát công tác kỹ thuật và chất lượng trong các dự án do Công ty làm chủ đầu tư và thực hiện;
- Phối hợp với các phòng nghiệp vụ, các đơn vị trực thuộc để làm tham mưu cho Giám đốc lập kế hoạch, danh sách các hạng mục cần sửa chữa, bảo dưỡng hàng năm, làm cơ sở lập kinh phí cho năm kế hoạch.
Hàng quý, cùng các phòng, đơn vị trực thuộc kiểm tra xác định khối lượng cho từng công việc để chỉnh sửa kế hoạch quý sau.
- Giám sát, theo dõi kiểm tra phát hiện kịp thời những sự cố kỹ thuật trong quá trình thi công và đề xuất các phương án xử lý trình Giám đốc phê duyệt cho các đơn vị thực hiện.
- Chủ động quan hệ với các đơn vị tư vấn, các cơ quan khoa học kỹ thuật của ngành của địa phương để nắm bắt những thông tin về khoa học và kỹ thuật mới áp dụng vào tình hình thực tế tại Công ty. Tham mưu cho Giám đốc về việc tổ chức quản lý, chỉ đạo công tác khoa học công nghệ và ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chuyển giao công nghệ và đầu tư phương tiện, thiết bị.
Đề xuất giải pháp marketing để nâng cao hiệu quả bán hàng của Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ EBS
1.2.2.7 Mua hàng Chức năng
Xem xét nhu cầu từ các bộ phận - phòng ban.
- Tìm kiếm và liên hệ nhà cung ứng
- Đánh giá và lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất như về: mặt hàng - chất lượng - sự uy tín - tiến độ - giá cả,...
- Báo cáo và đề xuất thông tin nhà cung ứng với Ban giám đốc - Lập đơn đặt hàng sau khi được Ban giám đốc duyệt
- Thực hiện mua hàng sau khi được duyệt đơn đặt hàng
- Kiểm tra hàng mua vào (đạư không đạt yêu cầu của đơn đặt hàng đưa ra)
- Lưu các thông tin nhà cung ứng Nhiêm vu • •
- Liên hệ với các nhà cung cấp để kiểm tra mẫu mã, bảng giá. Sau khi đã kiểm ừa chất lượng mẫu mã và đảm bảo giá tốt, nhân viên mua hàng sẽ đi đến quyết định lựa chọn nhà cung cấp và sản phẩm của họ.
- Quản lý các nhà cung cấp theo qui trình của Công ty theo các chỉ tiêu:
năng lực, sản phẩm, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương pháp thanh toán, tiềm năng phát triển và đặc biệt là chất lượng vật tư, thiết bị, hàng hóa.
- Giao tiếp và thương lượng với nhà cung cấp về các vấn đề liên quan đến sản phẩm.
- Nắm bắt vấn đế liên quan đến thị trường cung ứng nguyên vật liệu thu mua.
- Lập đơn hàng, xác định nhu cầu của Công ty đề đáp ứng phù hợp.
1.2.2.8 Hành chính Chức năng
- Tham mun, giúp việc cho giám đốc Công ty và tố chức thực hiện các việc trong lĩnh vực tổ chức lao động, bảo hộ lao động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ quân sự theo luật và quy chế Công ty.
- Kiểm fra, đôn đốc các bộ phận trong Công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế Công ty.
- Làm đầu mối liên lạc cho mọi thông tin của Giám đốc Công ty Nhiệm vụ
- Đối nội: công tác nội vụ của cơ quan, tiếp nhận, tổng họp thông tin. Xử lý các thông tin theo chức năng, quyền hạn của phòng.
- Đổi ngoại: tiếp khách, tiếp nhận tổng họp các thông tin từ bên ngoài đến Công ty. Xử lý các thông tin đó theo chức năng, quyền hạn của mình.
- Tổ chức hội nghị và các sự kiện quan trọng của Công ty.
- Soạn thảo văn bản, trình Giám đốc ký các văn bản đối nội, đối ngoại và phải chịu trách nhiệm trước Giám đốc về giá trị pháp lý của văn bản đó.
- Phát hành, lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu đảm bảo chính xác, kịp thòi, an toàn.
- Lưu giữ và bổ sung hồ sơ cán bộ công nhân viên kịp thời, chính xác - Quản lý công tác vệ sinh, an toàn lao động, phòng chống cháy nổ khu
vục văn phòng và công cộng.
- Lập kế hoạch, kiểm tra, theo dõi, duy trì việc thực hiện chế độ bảo hộ lao động trong toàn Công ty theo quy chế
- Chăm sóc sức khỏe cho người lao động: khám sức khỏe định kỳ và đột xuất, cấp cứu tai nạn lao động
Để xuất giải pháp marketing để nâng cao hiệu quả bán hàng của Công ty TNHH _______________________Thương Mại Dịch VụEBS______________________
- Bảo vệ tài sản Công ty và tài sản người lao động trong địa phận Công ty.
- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự trị an trong toàn Công ty.
- Là lực lượng chính trong lực lượng xung kích phòng chống thiên tai, hỏa hoạn.
- Hướng dẫn, kiểm tra khách và cán bộ công nhân viên khi ra vào cổng.
Phối hợp cùng các bộ phận duy trì thời gian làm việc.
- Làm công tác tạp vụ, vệ sinh trong Công ty.