CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
1.2. MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ
Chu trình mua hàng và thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện chức năng cung ứng đầu vào cho hoạt động của một doanh nghiệp sản xuất, giúp cho công ty hạn chế sai sót, gian lận và rủi ro có thể xảy ra.
Bảo vệ quyền lợi và gây dựng lòng tin của nhà đầu tư, giúp công ty cạnh tranh được trên thị trường về giá cả, chất lượng sản phẩm.
1.2.1. Đặc điểm chu trình mua hàng và thanh toán
Chu trình mua hàng và thanh toán là giai đoạn đầu tiên của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó cung cấp các yếu tố đầu vào chủ yếu để tiến hành các hoạt động khác, nếu không đáp ứng đủ lượng hàng cho sản xuất sẽ làm cho sản xuất gián đoạn, sản phẩm tạo ra không đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng, uy tín của doanh nghiệp bị giảm sút, chất lượng sản phẩm không đảm bảo, kết quả hoạt động của doanh nghiệp thấp.
Quá trình mua vào của hàng hoá và dịch vụ bao gồm các khoản mục như mua nguyên liệu, máy móc, thiết bị, vật tư, điện, nước, sửa chữa bảo trì và nghiên cứu phát triển. Chu trình không bao gồm quá trình mua vào và thanh toán các dịch vụ lao động hoặc những sự chuyển nhượng và phân bổ của chi phí ở bên trong tổ chức, và không gồm quá trình thu hút và hoàn trả vốn. Trong phạm vi nguyên cứu của đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu chu trình mua và thanh toán đối với nguyên vật liệu và công cụ, dụng cụ tại Công ty.
Chu trình mua hàng và thanh toán thường bắt đầu từ một đề nghị mua hàng, xét duyệt mua hàng, chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, nhập kho và kết thúc là theo dõi việc thanh toán tiền hàng cho người bán. [2, tr.105,106]
1.2.2. Chức năng của chu trình mua hàng và thanh toán
Mặc dù ở các doanh nghiệp khác nhau, nhu cầu về hàng hoá là khác nhau, nhưng chu trình mua hàng và thanh toán vẫn phải đảm bảo đầy đủ 4 chức năng cơ bản sau:
Xử lý đơn đặt mua hàng hoá hay dịch vụ;
Nhận hàng hoá hay dịch vụ;
Ghi nhận các khoản nợ phải trả người bán;
Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán. [3, tr.16]
- Xử lý đơn đặt mua hàng hoá, dịch vụ:
Trước khi các đơn đặt hàng được lập, căn cứ vào nhu cầu, kế hoạch mua hàng hoá, dịch vụ của các bộ phận thể hiện trong phiếu yêu cầu mua hàng, thường là quản đốc phân xưởng hoặc phòng kinh doanh và phải được phê duyệt, nhằm đảm bảo hàng hóa hoặc dịch vụ được mua theo đúng mục đích, số lượng, tránh tình trạng mua thừa hoặc thiếu gây ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị hoặc gây lãng phí, ứ động vốn, vì vậy, đây là phần chính của chức năng xử lý đơn đặt hàng.
Sau khi phiếu yêu cầu mua hàng được phê duyệt, phòng cung ứng sẽ lập đơn đặt hàng sau đó trình cho người có thẩm quyền phê duyệt. Đơn đặt hàng được đánh số thứ tự và lập thành 3 liên: 01 liên giao cho nhà cung cấp, 01 liên giao cho phòng kế toán và 01 liên giao cho bộ phận kho, đơn đặt hàng giao cho người bán phải ghi rõ mặt hàng cụ thể ở một mức giá nhất định, được giao vào một ngày quy định, tất cả các đơn đặt hàng phải được đánh số đầy đủ. Đơn đặt hàng được coi là một chứng từ hợp pháp và được xem như một đề nghị mua hàng hóa hay dịch vụ.
Sau khi đơn đặt hàng được lập, bộ phận chức năng sẽ khảo sát, tìm hiểu thị trường và khả năng cung cấp của người bán từ đó tìm ra nhà cung cấp có lợi nhất cho doanh nghiệp. Nếu hai bên thống nhất về việc mua bán sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng và trình giám đốc ký duyệt.
Thông thường ở các doanh nghiệp thành lập phòng thu mua độc lập với các bộ phận có trách nhiệm phê chuẩn việc mua và nhận hàng để đảm bảo hàng mua có chất lượng, giá cả hợp lý nhất và tránh các sai sót, gian lận có thể xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Nhận hàng hoá hay dịch vụ:
Việc nhận hàng hóa từ người bán là một thời điểm quyết định trong chu trình nghiệp vụ vì lúc này bên mua thừa nhận khoản nợ liên quan đối với bên
bán trên sổ sách của họ. Khi hàng hóa nhận được đòi hỏi phải có sự kiểm tra chất lượng, mẫu mã, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác đảm bảo trùng khớp với hợp đồng. Sau đó làm thủ tục nhập kho và thanh toán.
Hầu hết các công ty có phòng tiếp nhận để đưa ra các báo cáo nhận hàng như một bằng chứng của sự nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Một bản sao thường được gửi cho thủ kho và một bản khác gửi cho kế toán các khoản phải trả để thông báo nhằm ngăn chặn sự mất mát và sự lạm dụng thì hàng hóa phải được kiểm soát chặt chẽ từ khâu nhận hàng đến khi chuyển đi.
Để tiện cho việc kiểm tra chéo thì nhân viên phòng tiếp nhận phải độc lập với thủ kho và phòng kế toán. Cuối cùng, sổ sách kế toán sẽ phản ánh việc chuyển giao trách nhiệm đối với hàng hoá khi hàng hoá được từ phòng tiếp nhận qua kho và từ kho vào quá trình sản xuất hay đưa đi tiêu thụ.
- Ghi nhận các khoản nợ người bán:
Để ghi nhận đúng đắn khoản về hàng hoá hay dịch vụ nhận được đòi hỏi việc ghi sổ chính xác và nhanh chóng. Việc ghi sổ ban đầu có ảnh hưởng quan trọng đến báo cáo tài chính và đến các khoản thanh toán thực tế nên kế toán chỉ được phép ghi vào các lần mua có cơ sở hợp lý theo đúng số tiền.
Kế toán các khoản phải trả thường có trách nhiệm kiểm tra tính đúng đắn của các lần mua và ghi chép vào sổ nhật kí và sổ hạch toán chi tiết “Các khoản phải trả”. Khi kế toán các khoản phải trả nhận được hóa đơn của người bán thì phải so sánh mẫu mã, giá cả, số lượng, phương thức thanh toán và chi phí vận chuyển ghi trên hóa đơn với thông tin trên đơn đặt mua (hoặc hợp đồng) và báo cáo nhận hàng (nếu hàng đã về). Thường thì các phép nhân và các phép tổng cộng được kiểm tra lại và được ghi vào hóa đơn. Sau đó số tiền được chuyển vào sổ hạch toán chi tiết “Các khoản phải trả”.
- Xử lý và ghi sổ các khoản thanh toán cho người bán:
Đối với hầu hết các doanh nghiệp, các hóa đơn do kế toán các khoản phải trả lưu giữ cho đến khi thanh toán. Thanh toán thường được thực hiện bằng uỷ nhiệm chi, séc hoặc phiếu chi làm thành nhiều bản: 01 được gửi cho người thanh toán, 01 bản sao được lưu giữ lại trong hồ sơ theo dõi người được thanh toán.
Các quá trình kiểm soát quan trọng nhất của chức năng này bao gồm việc ký chi phiếu do đúng cá nhân có trách nhiệm, tách biệt trách nhiệm ký chi phiếu với thực hiện chức năng các khoản phải trả và xem xét kỹ lưỡng các chứng từ chứng minh của người ký chi phiếu vào lúc chi phiếu được ký.
Các phiếu chi phải được đánh số trước nhằm kiểm soát các phiếu chi đã ký, phiếu chi trắng hoặc phiếu chi không còn hiệu lực. Mặt khác, cần viết số phiếu chi lên các chứng từ dùng để thanh toán nhằm tránh trường hợp các chứng từ này có thể sử dụng lại để chứng minh cho các phiếu chi khác.
1.2.3. Các rủi ro thường gặp trong chu trình mua hàng và thanh toán Các khoản mua vào có thể bị ghi khống về giá trị để hình thành các khoản thanh toán phụ trội, hoặc xuất phát từ chính sách của nhà quản trị muốn điều chỉnh lợi nhuận giữa các năm tài chính bằng cách ghi sổ các khoản chi phí mua không đúng kỳ.
Yêu cầu mua hàng không đúng nhu cầu: nhân viên mua hàng có thể đặt mua những mặt hàng không cần thiết hoặc không đúng nhu cầu, hoặc mua hàng để sử dụng cho mục đích riêng.
Mua hàng giá cao: rủi ro này làm tăng giá trị hàng mua, nhân viên mua hàng có thể thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chênh lệch giá hoặc hoa hồng từ nhà cung cấp.
Mua hàng không đúng quy cách, phẩm chất: thủ kho ký nhận những mặt hàng không đúng với đơn đặt hàng.
Chi thanh toán bằng séc, uỷ nhiệm chi hoặc bằng phiếu chi tiền nhiều hơn số thực giao, thanh toán nhầm nhà cung cấp, hoặc với chữ ký được uỷ
quyền không đúng, hoặc đề xuất thanh toán các khoản giả mạo nhiều lần cho cùng một lô hàng hoặc trả tiền cho những lô hàng không có thực.
Nhà cung cấp có thể phát hành và gửi hoá đơn ghi sai số lượng, giá trị hoặc phát hành hoá đơn đúp.
Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo của các bộ phận có liên quan. [1, tr.107]