CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
2.2.3. Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước
Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu qui chế của Công ty TNHH Tân Phước được biết, Công ty đã xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán nhằm đạt được mục tiêu hiệu quả quản lý và tuân thủ các quy định của Nhà nước. Công tác KSNB chu trình mua hàng và thanh toán được trình bày bằng cách kết hợp giữa kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
Mục tiêu kiểm soát quản lý đối với quy trình mua hàng và thanh toán nhằm tránh sự chồng chéo về quyền hạn giữa các bộ phận với nhau, dẫn đến không có bộ phận nào chịu trách nhiệm khi xảy ra sai sót, giảm chi phí không
cần thiết, đảm bảo hoàn thành kế hoạch, thực hiện cam kết đối với khách hàng, tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cụ thể, tách riêng bộ phận mua hàng và bộ phận nhận hàng, bộ phận chi thanh toán cho nhà cung cấp và bộ phận duyệt chi.
Mục tiêu kiểm soát kế toán là kiểm soát việc thực hiện chế độ kế toán tại Công ty như chứng từ và quy trình luân chuyển chứng từ ngay từ khâu yêu cầu mua hàng đến khâu thanh toán cho nhà cung cấp, phương pháp hạch toán và vào sổ sách kế toán, báo cáo kế toán nhằm đạt mục tiêu về tính trung thực, tính đầy đủ, sự đánh giá, sự phân loại, tính đúng thời điểm.
a. Kiểm soát nội bộ khâu mua hàng
Ở Công ty TNHH Tân Phước với đặc điểm là sản xuất các mặt hàng đồ gỗ, nguyên liệu chính là gỗ chủ yếu được nhập khẩu nên các thủ tục phục vụ cho khâu mua hàng mất khá nhiều thời gian từ khi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp đến khi vận chuyển nguyên liệu về đến Công ty. Giá nhập khẩu là giá CIF, FOB.
Để tìm hiểu các bước thực hiện trong chu trình mua hàng và các thủ tục kiểm soát quy trình này, tác giả đã khảo sát tại phòng Kế hoạch kinh doanh, các qui trình kiểm soát cụ thể trong chu trình này tại Công ty như sau:
- Kiểm soát khâu yêu cầu mua hàng:
Tại Công ty, nguyên liệu chính dùng để sản xuất như: gỗ chò, gỗ xẻ bạch đàn, gỗ dầu, gỗ kapur, gỗ tròn.. chủ yếu được mua từ các công ty trong nước và nhập khẩu, bên cạnh đó Công ty tham gia sản xuất gỗ FSC từ năm 1999 được tổ chức SGS cấp giấy chứng nhận: FSC - COC số 1578, chỉ những nhà cung cấp được chứng nhận COC mới được đặt hàng sản xuất các sản phẩm từ gỗ FSC. Còn nguyên vật liêu phụ là ván ép, đinh ốc, bao bì, bảng lề, keo…được mua trong nước. Tất cả nhiệm vụ tìm nguồn nguyên vật liệu và
thu mua được Ban giám đốc ủy quyền cho phòng Kế hoạch kinh doanh thực hiện.
Ở Công ty có đặc điểm hàng sản xuất ra theo đơn đặt hàng của khách hàng, khi nhận được đơn đặt mua hàng, bộ phận Kế hoạch kinh doanh xem xét các yêu cầu của đơn hàng về số lượng, thời hạn giao hàng, khả năng sản xuất đơn hàng đó và trả lời bằng đện thoại hoặc email đồng ý cung cấp mẫu sản phẩm dựa trên đơn hàng, sau đó chuyển các yêu cầu trong đơn hàng cho bộ phận sản xuất để sản xuất mẫu giao cho khách hàng, phần lớn những đơn hàng ở Công ty thường sản xuất trong 5 tháng hoặc tùy vào đặc điểm sản phẩm, số lượng của đơn hàng. Nếu khách hàng đồng ý, căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng phòng Kế hoạch kinh doanh dựa trên định mức tiêu hao nguyên vật liệu để cân đối các loại nguyên vật liệu cần sản xuất cho đơn hàng về chủng loại vật liệu, về số lượng, đơn giá trong một đơn hàng. Đối với nguyên vật liệu trực tiếp dựa trên mẫu mã, kích thước sản phẩm để lập định mức để có kế hoạch thu mua kịp thời cho việc sản xuất (xem bảng 2.1). Đối với nguyên vật liệu phụ Công ty dựa vào khối lượng tiêu hao định mức nguyên vật liệu chính và định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho 1m3. Định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ cho 1m3 gỗ tinh được Công ty xây dựng thông qua sự quan sát thực tế nhiều năm sản xuất và thông số của nhà cung cấp vật liệu phụ (xem Bảng 2.2).
Vì vậy các đơn đặt hàng được theo dõi chặt chẽ cả về chất lượng và số lượng, tạo thuận lợi trong công tác kiểm soát nội bộ trong Công ty.
Bảng 2.1: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu chính của 01 sản phẩm bàn Java
* Tên sản phẩm: Bàn Java Hình ảnh
* Chủng loại gỗ: bạch đàn
* Số lượng sản xuất: 800 cái
* Lô sản phẩm: 800 cái bàn Java; Đơn hàng: 01102012
STT Tên chi tiết Số thanh Mộng
Quy cách (mm) Khối lượng tinh
Tỷ lệ
đạt m3 Dày Rộng Dài Không
mộng
Có mộng
1 Khung bàn dài 6 22 50 930 0,0061 0,0061 0,46 0,0133
2 Khung bàn ngang 6 40 22 50 250 0,0017 0,0019 0,46 0,0042
3 Nan bàn 60 20 10 36 230 0,005 0,0054 0,46 0,0117
4 Chân bàn xếp 1 8 25 45 269 0,0024 0,0024 0,46 0,0053
5 Chân bàn xếp 2 4 40 25 45 358 0,0016 0,0018 0,46 0,0039
6 Chân bàn giữa 4 25 45 718 0,0032 0,0032 0,46 0,007
7 Kiềng chân dài 4 36 22 40 866 0,003 0,0032 0,46 0,0069
8 Kiềng chân ngắn 4 40 22 40 250 0,0009 0,001 0,46 0,0022
9 Kiềng lỗ dù 1 32 22 80 242 0,0004 0,0005 0,46 0,0011
10 Bọ 4 12 60 75 0,0002 0,0002 0,46 0,0005
Tổng: 101 439 0,0246 0,0258 0,0561
(Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước)
Bảng 2.2: Định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ S
T T
Vật liệu phụ
Định mức tiêu hao nguyên vật liệu phụ Bạch đàn, Keo,
Cốc đá, Sao cát Chò, Dầu 1 Dầu nhúng SCC 0,50 lít/m3 0,70 lít/m3 2 Dầu màu
(PM209, PM305 và NC) 0,30 lít/m3 0,4 lít/m3
3 Xăng 92 0,30 lít 0,30 lít
4 Hóa chất tẩm (giữ màu,
chống mối, …) 0,20 lít/m3 0,40 lít/m3
5 Các loại vật liệu khác: đinh, ốc, vít, bulong, … tính theo kết cấu chi tiết sản phẩm.
(Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước)
Sau khi phòng Kế hoạch kinh doanh cân đối số lượng nguyên vật liệu cần cho đơn hàng và số lượng tồn kho, nếu thiếu sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phục vụ cho đơn hàng, ghi rõ số lượng nguyên vật liệu còn tồn kho, số lượng cần mua thêm, đơn giá mua của từng loại nguyên vật liệu, và gửi phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu trình Giám đốc để xem xét và duyệt mua. Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu được lập thành 03 liên đảm bảo các nội dung chính như ngày đề nghị, số hiệu chứng từ, số lượng, quy cách của nguyên vật liệu, chữ ký của người đề nghị, người phê duyệt, nhằm tránh tình trạng mua hàng sai mục đích, không đúng số lượng.
Thủ tục kiểm soát quy trình yêu cầu mua hàng là đảm bảo hàng mua đúng theo nhu cầu cả về số lượng, chất lượng, giá cả và phải có sự phê duyệt của lãnh đạo Công ty trên phiếu đề nghị mua hàng nhằm ngăn ngừa sự gian lận, kiểm soát chặt chẽ hơn trong quá trình mua hàng, đây là bằng chứng với mức độ tin cậy về sự phát sinh của nghiệp vụ mua hàng hay sự hiện hữu của hàng hóa.
Cụ thể, đơn đặt hàng 01102012 đặt mua 800 bàn Java, sau khi khách hàng đồng ý mẫu mã của Công ty, phòng Kế hoạch kinh doanh sẽ tính toán
phải được trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh và Giám đốc Công ty ký duyệt, nhằm mục đích kiểm soát lượng hàng mua sao cho đáp ứng đủ cho nhu cầu đơn hàng, tránh tình trạng mua thừa gây đọng vốn hoặc đối với xăng, dầu, hóa chất để lâu gây hao hụt, còn nếu không lập dự toán tiêu hao nguyên vật liệu sẽ dẫn đến thiếu nguyên vật liệu đình trệ việc sản xuất (xem bảng 2.3). Sau khi lập bảng tính toán Mức tiêu hao nguyên vật liệu cho đơn hàng, phòng Kế hoạch kinh doanh cân đối với lượng nguyên phụ liệu tồn kho và lập phiếu đề nghị mua hàng (xem bảng 2.4). Số lượng nguyên phụ liệu đề nghị mua phải được làm tròn tăng so với định mức tiêu hao để dự trù trường hợp hao hụt có thể xảy ra trong quá trình sản xuất.
Bảng 2.3: Mức tiêu hao nguyên vật liệu để sản xuất ra 800 cái bàn Java Công ty TNHH Tân Phước
02B Diên Hồng, Quy Nhơn
MỨC TIÊU HAO NGUYÊN VẬT LIỆU Để sản xuất 800 cái bàn Java
TT Tên nguyên vật liệu Định mức Số lượng tính toán
Số lượng tồn kho
1 Gỗ bạch đàn (m3/SP) 0,0561 44,88 0
2 Dầu nhúng SCC (lít / m3) 0,5 22,44 0
3 Dầu màu (lít / m3) 0,3 13,464 0
4 Xăng 92 (lít / m3) 0,3 13,464 0
5 Hóa chất tẩm (giữ màu,
chống mối,…) (lít / m3) 0,2 8,976 0
6 Đinh (cái / sản phẩm) 5 4000 1000
7 Ốc vít (cái / sản phẩm) 6 12.800 2.200
Quy nhơn, ngày….tháng…..năm….
Giám đốc duyệt Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh (Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước)
Bảng 2.4: Phiếu đề nghị mua hàng Công ty TNHH Tân Phước
02B Diên Hồng, Quy Nhơn
PHIẾU ĐỀ NGHỊ MUA HÀNG Ngày 18 tháng11 năm 2012
Số: 12/YCMH Kính gửi: Lãnh đạo công ty
Để sản 800 cái bàn Java, Phòng Kế hoạch kinh doanh đề xuất mua một số nguyên phụ liệu và dụng cụ sau:
Tên nguyên vật liệu Đơn vị tính Số lượng Ghi chú
1 Gỗ bạch đàn m3 45
2 Dầu nhúng SCC Lít 23
3 Dầu màu Lít 14
4 Xăng 92 Lít 14
5 Hóa chất tẩm (giữ
màu, chống mối,…) Lít 9
6 Đinh Cái 3000
7 Ốc vít Cái 10.600
Quy nhơn, ngày….tháng…..năm….
Giám đốc duyệt Trưởng phòng Kế hoạch kinh doanh
(Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước) - Kiểm soát khâu đặt hàng:
Bộ phận kinh doanh căn cứ vào phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu đã được phê duyệt khảo sát về các nhà cung cấp về chất lượng, giá cả, chính sách mua hàng, điều khoản thanh toán… Bên cạnh đó, phòng Kế hoạch kinh doanh cũng khảo sát tìm thêm nhà cung cấp mới ở trong nước cũng như ngoài nước để đảm bảo nguyên vật liệu mua vào đạt chất lượng, giá cả phù hợp, thanh toán thuận lợi. Sau đó gửi đơn đặt hàng đến các nhà cung cấp khác nhau để đặt mua
nhiều loại nguyên phụ liệu để đáp ứng cho việc sản xuất cho đơn hàng đã nhận, đơn đặt hàng lập thành 03 liên và được đánh số thứ tự trước theo quy định (xem bảng 2.5 và bảng 2.6). Đơn đặt hàng sau khi chuyển cho nhà cung cấp chính thức, các bảng lưu chuyển cho các bộ phận liên quan bộ phận nhận hàng, kế toán thanh toán. Ở Công ty tất cả các đơn đặt hàng đều được trình cho Giám đốc ký duyệt.
Sau đó, Công ty và nhà cung cấp sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng để ràng buộc trách nhiệm, quyền hạn của hai bên nhằm đảm bảo quy trình diễn ra thông suốt. Một bản của hợp đồng kinh tế được gửi cho nhà cung cấp, một bản lưu tại phòng Kế hoạch kinh doanh và một bản gửi cho thủ kho để chuẩn bị nhận hàng, phải có đầy đủ chữ ký của đại diện pháp lý.
Các thủ tục kiểm soát đặt hàng là thông tin trên phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phải phù hợp với thông tin trên đơn đặt hàng; Đơn đặt hàng gửi cho nhà cung cấp phải đúng số lượng, chủng loại, chất lượng cần mua; và phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền trên phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu và đơn đặt hàng.
Bảng 2.5: Đơn đặt hàng (01) Công ty TNHH Tân Phước
02B Diên Hồng, Quy Nhơn
ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 20 tháng 11 năm 2012
Số: 22/ĐĐH Kính gửi: Công ty Scancom
Căn cứ vào bảng báo giá, Công ty TNHH Tân Phước đặt hàng tại quý Công ty một số mặt hàng như sau:
I. Nội dung hàng hóa:
TT Tên nguyên phụ liệu Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Gỗ bạch đàn m3 45 10.000.000 450.000.000
2 Dầu nhúng SCC Lít 23 28.300 650.900
3 Dầu màu Lít 14 26.500 371.000
5 Hóa chất tẩm (giữ
màu, chống mối,…) Lít 9 15.400 138.600
Tổng cộng 451.160.500
Tiêu chuẩn kỹ thuật: Theo mẫu hai bên đã thống nhất.
II.GIAO HÀNG
1/ Thời gian giao hàng: Hàng giao trong tháng 11 năm 2012
2/ Địa điểm giao hàng: Cơ sở sản xuất: Lô 25 Đường Trung Tâm - KCN Phú Tài - P. Trần Quang Diệu - Tp. Qui Nhơn, Bình Định
3/ Thanh toán: trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhập hàng Trân trọng kính chào./.
Giám đốc Công ty TNHH Tân Phước (Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước)
Bảng 2.6: Đơn đặt hàng (02) Công ty TNHH Tân Phước
02B Diên Hồng, Quy Nhơn
ĐƠN ĐẶT HÀNG Ngày 20 tháng 11 năm 2012
Số: 23/ĐĐH Kính gửi: Cơ sở Minh Hiền
Căn cứ vào bảng báo giá, Công ty TNHH Tân Phước đặt hàng tại quý Cơ sở một số mặt hàng như sau:
I. Nội dung hàng hóa:
TT Tên nguyên phụ liệu Đơn vị
tính Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Đinh Cái 3000 1.700 5.100.000
2 Ốc vít Cái 10.600 1.100 11.660.000
Tổng cộng Dầu màu
Lít 14 26.500
16.760.000 Tiêu chuẩn kỹ thuật: Theo mẫu hai bên đã thống nhất.
II.GIAO HÀNG
1/ Thời gian giao hàng: Hàng giao trong tháng 11 năm 2012
2/ Địa điểm giao hàng: Cơ sở sản xuất: Lô 25 Đường Trung Tâm - KCN Phú Tài - P. Trần Quang Diệu - Tp. Qui Nhơn, Bình Định
3/ Thanh toán: trong vòng 15 ngày kể từ ngày nhập hàng Trân trọng kính chào./.
Giám đốc Công ty TNHH Tân Phước (Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước)
Nhà cung cấp Phòng Kế hoạch kinh doanh Giám đốc Kho
(12)
(1)
(2) (3) (4)
(7)
(6)
(9) (5)
(8)
(10) (11)
(14)
(13)
(15) (16)
(19)
(17) (18)
Sơ đồ 2.8: Sơ đồ kiểm soát quy trình yêu cầu mua hàng và đặt hàng
Nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng
Lựa chọn nhà
CC Đề xuất
mua nguyên phụ liệu
Gửi báo giá
Báo giá
Duyệt Duyệt
Đơn đặt hàng Đơn đặt hàng
Đồng ý cung cấp
Ký hợp đồng
Đơn đặt hàng
Hợp đồng
Duyệt hợp đồng
Hợp đồng Định mức
tiêu hao NVL
Ghi chú:
(1) Phòng Kế hoạch kinh doanh nhận đơn đặt mua hàng từ khách hàng.
(2) Phòng Kế hoạch kinh doanh lập định mức tiêu hao nguyên vật liệu làm căn cứ đề xuất mua nguyên vật liệu.
(2) Phòng Kế hoạch kinh doanh lập đề xuất mua nguyên vật liệu.
(3), (4) Phòng kế hoạch kinh doanh tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp.
(5) Đề nghị 03 nhà cung cấp gửi bảng báo giá cho Công ty.
(6),(7) Bảng báo giá được chuyển cho trường phòng Kế hoạch kinh doanh xem xét và trình cho Giám đốc ký duyệt.
(8),(9),(10) Phòng kế hoạch kinh doanh căn cứ vào đề xuất mua hàng và báo giá được duyệt tiến hành làm đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp.
(11),(12) Nếu nhà cung cấp đồng ý sẽ cung cấp nguyên vật liệu theo yêu cầu đơn đặt hàng, lúc này phòng Kế hoạch kinh doanh tiến hành soạn thảo hợp đồng.
(13),(14),(15) Đơn đặt hàng một bản lưu tại bộ phận mua hàng, hợp đồng chuyển cho nhà cung cấp ký và trình Giám đốc ký duyệt.
(16),(17),(18) Hợp đồng sau khi được ký kết giữa hai bên thì một bản được chuyển cho kho để chuẩn bị nhận hàng, một bản lưu tại bộ phận mua hàng, hai bản gửi cho nhà cung cấp.
- Kiểm soát khâu nhận hàng:
Đối với nguyên liệu nhập khẩu, nhân viên phòng Kế hoạch kinh doanh căn cứ hợp đồng, bảng xuất xứ hàng hóa, vận đơn B/L và hóa đơn để làm tờ khai hàng hóa xuất nhập khẩu tại Hải quan, Công ty thường làm thủ tục nhận hàng tại cảng Sài Gòn hoặc cảng Quy Nhơn. Đối với nguyên phụ liệu mua trong nước có thể nhận tại kho Công ty hoặc tại kho nhà cung cấp tùy vào thỏa thuận của từng đơn hàng.
Khi hàng về đến kho của Công ty, Thủ kho tiến hành đối chiếu, kiểm tra
giữa hợp đồng hoặc đơn đặt hàng với hàng hoá thực tế nhận được, hai bên giao hàng và nhận hàng cùng ký vào biên bản giao nhận hàng hóa và làm thủ tục tạm nhập kho đối với các nguyên vật liệu phụ và phụ tùng thay thế như đinh, ốc,…
đối với gỗ nhập về trước khi đưa vào các bãi chứa khác nhau tùy theo loại gỗ phải được nhân viên kiểm tra quy cách, chất lượng, nguồn gốc gỗ của mỗi loại gỗ.
Sau khi kiểm nghiệm xong bộ phận nhận hàng sẽ tiến hành nhập kho và lập phiếu nhập kho (xem bảng 2.7), phiếu nhập kho lập thành 03 liên, 01 liên thủ kho lưu, 01 liên kế toán lưu, 01 liên giao cho bộ phận kinh doanh. Nếu số lượng hàng đến kho thiếu hoặc không đảm bảo quy cách chất lượng theo yêu cầu thì nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung cấp để giải quyết trong thời gian sớm nhất theo nội dung ký kết trong hợp đồng kinh tế. Đồng thời, nhân viên kinh doanh căn cứ trên hóa đơn, hợp đồng làm giấy đề nghị thanh toán, bộ chứng từ gồm hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho chuyển đến kế toán vật tư để theo dõi và làm thủ tục thanh toán. Kế toán vật tư sẽ kiểm tra đối chiếu các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ mua hàng để xác định sự chính xác các chứng từ, đồng thời kiểm tra số lượng và giá trị nguyên phụ liệu nhập vào chương trình kế toán máy, theo dõi theo từng kho hàng.
Thủ tục kiểm soát đối với quy trình nhận hàng tại Công ty:
Thủ kho đối chiếu số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại hàng hóa thực tế nhập với hợp đồng và đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp khi nhận hàng, đảm bảo nghiệp vụ mua hàng là có thật.
Chứng từ mua hàng được lưu theo số thứ tự giúp cho việc kiểm tra dễ dàng, nguyên phụ liệu nhập kho thừa thiếu được xử lý kịp thời.
Kế toán vật tư tập hợp đầy đủ chứng từ mua hàng từ các phòng ban liên quan chuyển sang rồi tiến hành kiểm tra, nhập liệu vào máy tính, đảm bảo quá trình ghi nhận nghiệp vụ mua hàng được chính xác, các sai sót được hạn chế.