CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1.3.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
a. Chứng từ và quy trình tổ chức chứng từ kế toán
Để phục vụ cho công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán trong đơn vị, cần thiết phải có các các chứng từ như sau:
Phiếu yêu cầu mua hàng hóa: tài liệu được lập bởi bộ phận được sử dụng cụ thể là bộ phận sản xuất trực tiếp lập đơn đặt hàng gồm các thông tin về mục đích yêu cầu, mã hàng, tên hàng, quy cách, số lượng hàng, trình phê duyệt để đề nghị mua hàng hóa dịch vụ, và gửi cho nhà cung cấp. Các thông tin trên giúp cho việc kiểm soát hàng cần mua và xác định trách nhiệm của người lập phiếu đối vối số hàng cần mua.
Bảng báo giá: bao gồm đơn giá, mẫu mã, quy cách, chất lượng và các điều kiện khác. Nguyên tắc mua hàng phải yêu cầu các bên cung cấp gửi ít nhất ba bảng báo giá, từ đó lựa chọn một bảng báo giá phù hợp nhất, mục đích kiểm soát giá bán và chất lượng hàng mua vào.
Đơn đặt hàng: lập lại các chi tiết có trong Phiếu yêu cầu mua hàng, được gửi cho nhà cung cấp hàng hóa hay dịch vụ đã chỉ định hoặc tổ chức đấu thầu trong trường hợp đặc biệt. Nếu đơn đặt hàng được người bán chấp nhận thì hai bên sẽ soạn thảo và ký kết hợp đồng kinh tế quy định rõ phương thức thanh toán, địa điểm và thời gian giao nhận hàng.
Phiếu giao hàng hay Biên bản giao nhận hàng hóa: tài liệu được chuẩn bị bởi nhà cung cấp, chứng minh sự chuyển giao hàng hóa hay dịch vụ thực tế.
Phiếu nhập kho: được bộ phận nhận hàng lập như một bằng chứng của việc nhận hàng và sự kiểm tra hàng hoá. Số liệu thực nhập dùng làm căn cứ để ghi tăng hàng tồn kho.
Hóa đơn của người bán: chứng từ nhận được từ người cung cấp hàng đề nghị thanh toán cho các hàng hóa dịch vụ đã được chuyển giao.
Giấy báo nợ, Ủy nhiệm chi, Séc thanh toán, Phiếu chi: Đây là các chứng từ làm cơ sở ghi sổ nghiệp vụ đã thanh toán cho người bán.
Quy trình luân chuyển chứng từ của chu trình mua hàng và thanh toán được thể hiện trong hai sơ đồ sau:
- Đối với chu trình mua hàng:
Sơ đồ 1.1: Qui trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ mua hàng
Nhu cầu vật tư
Bộ phận
kế hoạc
h
Bộ phận cung ứng
Cán bộ thu mua
Trưởn g bộ phận cung ứng
Thủ kho
Kế toán
Kế hoạc
h cung
ứng
Khai thác hàng
Lập chứn g từ kho
Ký duyệt chứng
từ
Nhập kho
Ghi sổ chứn
g từ
Lưu trữ và bảo quản chứn
g từ
- Đối với chu trình thanh toán:
Sơ đồ 1.2: Qui trình tổ chức chứng từ đối với nghiệp vụ thanh toán b. Hệ thống sổ sách và báo cáo
Việc tổ chức hệ thống sổ sách kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán gồm:
Nhật ký mua hàng: đây là những ghi chép đầu tiên trong hệ thống kế toán để ghi lại các khoản mua. Nhật ký phải liệt kê danh sách các loại hàng hoá, cùng với việc chỉ ra tên người cung cấp hàng, ngày hoá đơn và các khoản tiền của hoá đơn đó.
Sổ chi tiết nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ: phản ánh vật tư mua vào.
Sổ hạch toán chi tiết nợ phải trả nhà cung cấp: danh sách các khoản tiền phải trả cho mỗi nhà cung cấp. Tổng số tiền trên tài khoản người cung cấp hàng trong sổ hạch toán chi tiết phải bằng số tiền ghi trên khoản mục phải trả người bán.
Sổ chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng.
Các sổ tổng hợp như Sổ cái các Tài khoản: 152, 153, 156, 157,133, 331, 111, 112…
Kế toán
quỹ
Thủ trưởng và KT trưởng
Thủ quỹ
Nhân viên thanh
toán
Kế toán
Lập chứng
từ chi quỹ
Duyệt chứng
từ
Chi quỹ
Nhận tiền
và thanh
toán
Ghi sổ Nhu
cầu thanh
toán
Lưu chứng
từ
Các báo cáo phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán thường bao gồm:
Bảng kê chi tiết hàng hóa: ghi chép số lượng hàng hóa, vật tư tồn kho từ đó có chính sách mua hàng kịp thời và hợp lý, không làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất của công ty.
Báo cáo nhập xuất tồn: theo dõi tình hình nhập kho, xuất kho hàng hóa về số lượng hàng hóa còn tồn ở từng kho, từng thời điểm cần theo dõi.
Bảng đối chiếu của nhà cung cấp: báo cáo nhận được của nhà cung cấp hàng (thường là hàng tháng) chỉ ra các hóa đơn chưa thanh toán, các lần mua, các khoản thanh toán cho người bán, và số dư cuối kỳ vào một ngày đối chiếu nhất định. Nhằm tránh các sai sót trong việc thanh toán tiền hàng.
Báo cáo công tác thu mua: để cung cấp thông tin cho nhà quản lý khi cần thiết, tổng hợp quá trình thực hiện được của mỗi chu trình, giúp nhà quản lý có những chính sách kịp thời.
Báo cáo hàng mua đang đi đường: nhằm kiểm soát được số lượng hàng mua đang đi đường và hàng đã nhập kho, làm cơ sở hạch toán vào TK151 để kiểm soát được số nguyên phụ liệu trên báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán.
Báo cáo chi tiết tình hình công nợ: báo cáo này giúp cho nhà quản lý kiểm soát tình hình thực tế tại đơn vị mình để kịp thời có chính sách cân đối thu, chi tại đơn vị một cách hợp lý. Bên cạnh đó, nó còn dùng để đối chiếu với người bán, tránh tình trạng bị động trong quá trình thanh toán, cân đối nguồn tài chính của công ty.