CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH
2.1.4. Tổ chức kế toán tại Công ty
Ghi chú: Quan hệ trực tuyến
Quan hệ phối hợp chức năng Sơ đồ 2.4: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty
(Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước) Nhiệm vụ của từng thành viên trong bộ máy kế toán:
Kế toán trưởng: Là người chịu sự điều hành của giám đốc, là người điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán tại công ty. Tổ chức việc hạch toán theo quy định của Bộ tài chính và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Tuân thủ nguyên tắc lập báo cáo tài chính và thời hạn nộp theo quy định Nhà nước.
Phó phòng kế toán: Giúp kế toán trưởng triển khai, giám sát việc thực hiện công tác kế toán tại công ty và trực tiếp kiểm tra công tác kế toán tài chính trong kỳ kế toán.
Kế toán tổng hợp: Hàng ngày kiểm tra chứng từ phát sinh ở các bộ phận kế toán. Cuối tháng kiểm tra và đối chiếu số phát sinh của các bộ phận nghiệp vụ kế toán. Lập bút toán kết chuyển, phân bổ cuối tháng. Kiểm tra bảng cân đối số phát sinh. In toàn bộ các sổ cái tài khoản, xử lý và ký xác nhận số phát sinh của các kế toán chi tiết khác.
Kế toán trưởng
Phó phòng kế toán
Kế toán tổng hợp
Kế toán TSCĐ
Kế toán
tiền lương
Thủ Kế quỹ
toán vật tư
Kế toán thanh
toán
Kế toán TSCĐ: Có nhiệm vụ theo dõi, quản lý tình hình tăng giảm và thực hiện việc trích khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng. Theo dõi và báo cáo kịp thời những tài sản không còn sử dụng để Ban giám đốc kịp thời có biện pháp xử lý.
Kế toán vật tư: Nhận chứng từ từ phòng kế hoạch kinh doanh chuyển sang để nhập số liệu, hàng quý tiến hành kiểm tra hàng tồn kho thực tế, lập báo cáo thừa thiếu trình Ban giám đốc xem xét và xử lý. Bên cạnh đó, kế toán vật tư kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn, báo cáo kịp thời khi giá biến động, vật tư tồn đọng lâu ngày kém phẩm chất, hoặc thừa thiếu không rõ nguyên nhân lên Ban giám đốc để kịp thời xử lý.
Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ theo dõi tình hình công nợ, thanh toán nợ cho nhà cung cấp khi đến hạn. Hàng quý phải đối chiếu và xác định số dư công nợ theo từng nhà cung cấp và in báo cáo chi tiết công nợ, đồng thời đối chiếu và xác nhận số phát sinh với kế toán tổng hợp.
Giữa Kế toán vật tư và Kế toán thanh toán có quan hệ phối hợp chức năng trong quá trình làm việc, số liệu trên các chứng từ, sổ sách được kiểm tra, đối chiếu về số lượng, giá cả nguyên vật liệu mua vào, tránh trường hợp thanh toán cao hơn số tiền thực mua, thanh toán nhầm cho nhà cung cấp.
Kế toán tiền lương: Nhiệm vụ là tạm ứng, lập lương theo dõi thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên trong Công ty và đơn vị trụ sở. Thực hiện việc trích BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN theo quy định, đồng thời thực hiện việc thanh toán phải nộp ngân sách đảm bảo việc thanh toán đúng thời gian, đúng quy định của Nhà nước.
Thủ quỹ: Có nhiệm vụ thực hiện thu chi theo quy định hiện hành và lập báo cáo quỹ.
b. Hình thức kế toán tại Công ty
Công ty sử dụng phần mềm kế toán, việc đối chiếu số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Đối với chu trình mua hàng và thanh toán, kế toán vật tư và kế toán thanh toán có thể kiểm tra, đối chiếu số tiền thực mua với số tiền thanh toán cho nhà cung cấp, hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Thực tế Công ty hiện đang áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, trình tự ghi chép như sau:
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ hình thức kế toán tại Công ty (Nguồn: Công ty TNHH Tân Phước)
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan.
Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp
chi tiết
Sổ quỹ Bảng tổng hợp
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Chứng từ gốc
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên sổ Cái. Căn cứ vào sổ Cái lập bảng cân đối số phát sinh.
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết.