CHƯƠNG 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH
1.3. KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN
1.3.3. Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
- Kiểm soát yêu cầu mua vật tư, hàng hóa:
Bước khởi đầu của chu trình mua hàng là xác định nhu cầu mua vật tư, hàng hóa cần mua tại mỗi thời điểm thông qua so sánh số lượng tồn kho hiện
tại so với kế hoạch cho thời gian tới hoặc với số lượng tồn kho tối thiểu, nếu việc so sánh này cho kết quả số lượng tồn kho thấp hơn thì bộ phận mua hàng có thể xác định số lượng hàng cần mua bổ sung.
Chu trình này xuất phát từ đề nghị mua hàng của các bộ phận có nhu cầu, thường là kho hoặc phân xưởng sản xuất thông qua giấy đề nghị mua hàng, nội dung của giấy đề nghị mua hàng gồm: số lượng, chất lượng hàng cần mua, quy cách, chủng loại và trình cho cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thủ tục cần kiểm soát ở giai đoạn này là:
Giấy đề nghị mua hàng phải đảm bảo nội dung chính xác về số lượng, chất lượng, chủng loại, quy cách hàng cần mua và người đề nghị mua hàng.
Phiếu đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự của từng phòng ban để tránh trường hợp hàng đề xuất mua không được phê duyệt mua hàng.
Chỉ những người có thẩm quyền mới được lập phiếu đề nghị mua hàng, thủ tục này nhằm tránh những sai phạm thường xảy ra xuất phát từ nhân viên mua hàng thông đồng với nhà cung cấp để hưởng lợi từ việc mua hàng dẫn đến hàng được mua chưa thật sự có nhu cầu hoặc mua với số lượng nhiều hơn cần thiết, không đảm bảo chất lượng. [4, tr.111]
- Kiểm soát các đơn đặt hàng:
Sau khi giấy đề nghị mua hàng được phê duyệt, bộ phận mua hàng lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để gửi đơn đặt hàng để được cung cấp hàng. Đơn đặt hàng gồm các nội dung: tên, đặt tính, chủng loại, quy cách từng mặt hàng, số lượng, ngày tháng, phòng ban, người yêu cầu và người phê duyệt. Trước khi lựa chọn nhà cung cấp trải qua quy trình đánh giá các nhà cung cấp thông qua các tiêu thức như giá cả, chất lượng hàng hóa và uy tín của nhà cung cấp.
Sau khi được nhà cung cấp chấp thuận đơn hàng đặt mua, hai bên sẽ tiến hành ký kết hợp đồng hoặc thông báo chấp thuận của nhà cung cấp theo đúng nội dung yêu cầu. Nội dung hợp đồng phải ghi rõ chủng loại, quy cách, số lượng,
đơn giá, tổng giá trị hàng mua, phải quy định ngày tháng, địa điểm giao nhận hàng, phương thức thanh toán và các thông tin cần thiết khác. Đơn đặt hàng lập thành 02 bản, 01 bản gửi đến bộ phận nhận hàng để theo dõi và chuẩn bị nhận hàng khi hàng về đến công ty, 01 bản được chuyển đến kế toán vật tư để bộ phận này theo dõi hàng nhập kho và làm thủ tục thanh toán cho nhà cung cấp.
Các thủ tục kiểm soát chủ yếu là:
Đơn đặt hàng phải được phê duyệt của người có thẩm quyền và phải đánh số thứ tự trước và tham chiếu với phiếu đề nghị mua hàng trước đó.
Phải có ít nhất ba báo giá từ các nhà cung cấp để đảm bảo hàng mua có giá cả và chất lượng tối ưu. Yêu cầu nhà cung cấp có bằng chứng xác thực về giá bán là hợp lý nhất trên thị trường, cam kết không có mối quan hệ nào về lợi ích với nhân viên thu mua, có quy định kỷ luật nghiêm khắc cho những nhân viên nào cố ý thông đồng với nhà cung cấp nâng giá bán hưởng chênh lệch hoặc nhận hoa hồng, quà cáp từ nhà cung cấp.
Trường hợp mua hàng với giá trị lớn đơn vị nên tổ chức đầu thầu, và phải có sự phê duyệt của quản lý cấp cao.
Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm đối với hàng hóa được mua, cần phải thực hiện các thủ tục pháp lý cần thiết để đảm bảo quyền lợi của công ty, bộ phận này phải độc lập với các bộ phận có trách nhiệm thẩm định việc mua hàng và nhận hàng, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Thường xuyên hoán đổi vị trí các nhân viên mua hàng.
Lập hồ sơ riêng cho những lô hàng đã quá hạn giao hàng, hay các đơn hàng chưa về đến kho còn đang đi đường. [2, tr.116]
- Kiểm soát quá trình nhận hàng:
Việc vận chuyển hàng và địa điểm giao hàng được hai bên thõa thuận trước. Bộ phận nhận hàng căn cứ vào đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán để
kiểm tra hàng thực nhận ký tên trên biên bản giao nhận hàng hóa do bên cung cấp hàng giao, biên bản này thể hiện rõ số lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại hàng. Đồng thời, lập báo cáo nhận hàng: 01 liên gửi cho bộ phận kế toán làm căn cứ hạch toán và 01 liên gửi cho bộ phận mua hàng làm bằng chứng là quá trình mua hàng đã hoàn thành. Sau đó bộ phận nhận hàng phải nhanh chóng làm thủ tục nhập kho hàng hóa, giao thẳng đến bộ phận sử dụng hoặc giao thẳng cho khách hàng. Nếu hàng nhập kho giao cho bộ phận quản lý kho, thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập kho và chịu trách nhiệm bảo quản cho đến khi xuất giao cho bộ phận sử dụng hoặc cho khách hàng. Phiếu nhập kho là cơ sở để kế toán phản ánh vào sổ tổng hợp và sổ chi tiết có liên quan.
Thủ tục kiểm soát quá trình nhận hàng là:
Bộ phận nhận hàng cần kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại hàng thực nhập với thông tin giữa biên bản giao hàng, hóa đơn, đơn đặt hàng và hợp đồng mua bán.
Từ chối nhận hàng nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hay hợp đồng đã ký kết. Trường hợp khi nhận hàng có phát sinh thừa thiếu hàng, bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền để xử lý.
Báo cáo nhận hàng phải đánh số trước liên tục và bảo quản cẩn thận.
Phiếu nhập kho là bằng chứng về sự phát sinh, sự hữu hiệu và sự đầy đủ của nghiệp vụ mua hàng. Phiếu nhập kho cần đánh số thứ tự trước để kiểm soát chặt chẽ để dễ kiểm soát. [3, tr.119]
- Giảm giá hàng mua và trả lại hàng:
Khi nhận hàng từ nhà cung cấp, nếu hàng giao không đúng với đơn đặt hàng hoặc hợp đồng mua bán, bộ phận nhận hàng phải xin ý kiến của cấp có thẩm quyền xử lý: một là, nếu hàng không đúng với quy cách, phẩm chất nhưng không không gây ảnh hưởng xấu đến chất lượng sản phẩm, có thể yêu cầu nhà cung cấp giảm giá và chấp nhận việc giao hàng, nghiệp vụ mua hàng được hoàn
thành. Nếu hóa đơn mua hàng đã được lập theo giá chưa giảm thì người cung cấp phải lập thêm hóa đơn giảm giá kèm theo để kế toán làm căn cứ tính giá cho lô hàng mua. Đồng thời, việc giảm giá hàng mua cũng làm giảm khoản tiền phải thanh toán cho nhà cung cấp; Hai là, sản phẩm nhà cung cấp giao xảy ra lỗi hư hỏng, sai phạm quá lớn gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm công ty có thể từ chối nhận hàng. Lúc này nghiệp vụ mua hàng chưa được coi là hoàn thành, hai bên sẽ lập biên bản trả lại hàng và được ký nhận giữa hai bên.
b. Thủ tục kiểm soát nội bộ khâu thanh toán - Phản ánh các khoản nợ người bán:
Sau khi nghiệp vụ mua hàng hoàn thành, bộ chứng từ gồm: giấy đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, hợp đồng mua bán, biên bản kiểm nhận hàng hóa, hóa đơn của nhà cung cấp sẽ được chuyển đến bộ phận kế toán công nợ để ghi vào sổ để theo dõi nghiệp vụ phát sinh và làm thủ tục thanh toán.
Thủ tục kiểm soát đối với quy trình này là:
Các chứng từ thanh toán phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng.
Kế toán công nợ phải kiểm tra đối chiếu hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp, phiếu nhập kho, đơn đặt hàng để đảm bảo các khoản thanh toán không vượt quá số lượng hàng đã đặt mua với số lượng hàng thực nhận trước khi ghi nhận vào sổ kế toán chi tiết và tổng hợp.
- Chiết khấu mua hàng:
Khoản chiết khấu mua hàng được hưởng do các nhà cung cấp đưa ra khi khách hàng mua với số lượng lớn, đây là một khoản giảm trừ trên giá bán niêm yết. Việc chiết khấu có thể được thể hiện trực tiếp trên hóa đơn, khi đó giá mua chính là giá đã chiết khấu trên hóa đơn, hoặc hóa đơn đã lập sau đó mới đưa ra mức chiết khấu lúc này nhà cung cấp phải lập thêm hóa đơn điều chỉnh, Công ty phải ghi giảm giá trị hàng mua, đồng thời ghi giảm khoản thanh toán với nhà cung cấp.
Thủ tục kiểm soát là: khi ký kết hợp đồng nên đưa ra các điều khoản cụ thể để hai bên cùng thực hiện.
- Thanh toán cho nhà cung cấp:
Căn cứ vào thõa thuận ký kết trước khi mua hàng, đến thời hạn thanh toán, kế toán tiến hành các thủ tục cần thiết để thanh toán cho người bán có thể bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản vào tài khoản của nhà cung cấp.
Thủ tục kiểm soát thanh toán là:
Nhằm đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm thì người thực hiện thanh toán và người ký chứng từ chi phải khác nhau, người ghi sổ các khoản chi tiền mặt không được giữ tiền mặt hoặc các tài sản khác dùng để thanh toán, các ủy nhiệm chi, phiếu chi phải do kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, và được đánh số trước. Để kiểm soát tốt, công ty nên hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt mà thanh toán qua ngân hàng.
Nên viết số phiếu chi lên các chứng từ gốc để nhận biết được các chứng từ đó đã có tại phiếu chi đó, đóng dấu “Đã thanh toán” trên hóa đơn đã được thanh toán để ngăn ngừa chứng từ gốc được sử dụng lại để chi lần tiếp theo.
Định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán công nợ nên đối chiếu công nợ với nhà cung cấp, đối chiếu giữa sổ kế toán chi tiết với sổ tổng hợp. [2, tr.127]
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Chương 1 của luận văn tìm hiểu mục tiêu và các thành phần chủ yếu của kiểm soát nội bộ, bên cạnh đó, tác giả đã đưa ra những vấn đề cơ bản về chu trình mua hàng và thanh toán gồm đặc điểm, chức năng, các rủi ro thường gặp của chu trình mua hàng và thanh toán. Cuối cùng là những vấn đề lý luận trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán như: mục tiêu của chu trình mua hàng và thanh toán, tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán, các thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.
Đây chính là cơ sở lý luận cho việc nghiên cứu, đánh giá thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán ở Công ty TNHH Tân Phước, từ đó đưa ra các giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty.
CHƯƠNG 2