CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
2.3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
Trong quá trình tìm hiểu tại Công ty, tác giả đã rút ra một số ưu điểm và hạn chế trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước như sau:
2.3.1. Ưu điểm
a. Về hệ thống kế toán
Quy trình lập và luân chuyển chứng từ kế toán đến khi ghi sổ và lập báo cáo ở Công ty tương đối chặt chẽ, tuân theo các quy định hiện hành, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý và luôn có sự ký duyệt của các cấp có thẩm quyền trước khi sử dụng.
Bộ máy kế toán gọn gàng, Công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Misa trong việc ghi chép công tác kế toán nên công việc kế toán nhẹ nhàng, hạn chế sai sót.
Thường xuyên kiểm tra đối chiếu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết, hàng tháng có đối chiếu số liệu giữa kế toán với các ngân hàng giao dịch, cuối năm đối chiếu với các đơn vị bên ngoài về tình hình công nợ phải trả.
Hàng quý một lần có tiến hành kiểm kê giữa số liệu sổ sách và số liệu thực tế hàng tồn kho.
b. Về thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán Các hợp đồng kinh tế được phòng Kế hoạch kinh doanh và Giám đốc ký duyệt, giúp cho việc mua hàng theo đúng yêu cầu.
Kế toán trưởng kiểm tra các bút toán định khoản trên các chứng từ trước khi duyệt chi.
Phòng Kế hoạch kinh doanh và kế toán vật tư, kế toán thanh toán có kiểm tra, đối chiếu số liệu cụ thể trước khi thanh toán tiền cho nhà cung cấp.
Kiểm soát nội bộ chặt chẽ thể hiện qua việc kiểm soát nghiệp vụ mua hàng và thanh toán theo đúng cấp có thẩm quyền, Giám đốc luôn là người ký duyệt cuối cùng ở tất cả các khâu mua hàng.
2.3.2. Hạn chế
a. Về hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ
chu trình mua hàng và thanh toán
Công ty chưa có quy định cụ thể thời hạn luân chuyển chứng từ, hoặc mới chỉ dừng lại ở việc nhắc nhở giữa các bộ phận với nhau, chưa thể hiện dưới dạng văn bản, dẫn đến chậm trễ trong việc theo dõi và ghi sổ nguyên phụ liệu mua vào nhập kho.
Hiện nay, ở Công ty chưa có bộ mã nguyên phụ liệu, điều này gây khó khăn trong việc theo dõi sổ sách nguyên phụ liệu mua vào. Mặc khác, Công ty không sử dụng TK151 trường hợp hàng mua đang đi đường cuối tháng chưa về nhập kho điều này làm cho hàng hoá của đơn vị không được theo dõi một cách đầy đủ.
Chưa chú trọng đến các báo cáo trong công tác thu mua và thanh toán gây ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, kiểm soát.
b. Về quy trình và thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán
Công ty chưa xây dựng các quy định cụ thể về mua hàng và thanh toán, như thời gian mua hàng, công tác vận chuyển nguyên vật liệu, nhận hàng, công tác lập kế hoạch thanh toán.
Chưa đưa ra các tiêu chí cụ thể để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Việc lựa chọn nhà cung cấp dễ xảy ra tình trạng nhân viên kinh doanh thông đồng với nhà cung cấp để hưởng chiết khấu và mua với giá cao vì khi liên hệ mua hàng chỉ có một nhân viên thực hiện mà không được sự kiểm tra, giám sát của lãnh đạo Công ty.
Việc lập định mức cho một đơn hàng, liên hệ nhà cung cấp, đặt hàng, làm hợp đồng, đề nghị thanh toán đều do nhân viên phòng Kế hoạch kinh doanh thực hiện, nên chưa kiểm soát hữu hiệu nghiệp vụ mua hàng. Ngoài ra, phòng Kế toán không tham gia phối hợp công tác trong quá trình thu mua, chỉ khi mua xong chuyển chứng từ qua theo dõi trên sổ sách và thanh toán.
Khi hàng về kho phòng Kế hoạch kinh doanh không lập phiếu tính giá thành vật tư, điều này có thể dẫn đến việc phản ánh sai số tiền thực tế trên sổ kế toán, ảnh hưởng đến việc tính giá thành sản phẩm.
Đối với nghiệp vụ thanh toán tiền hàng từ việc lập ủy nhiệm chi trình Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt rồi chuyển qua ngân hàng thanh toán, ghi sổ nghiệp vụ mua hàng, đến đối chiếu với sổ phụ ngân hàng chỉ do một kế toán thanh toán đảm nhiệm, nên có khi xảy ra việc trả nhầm tiền cho nhà cung cấp, hoặc trả nhầm tiền cho lô hàng khác.
Ngoài ra, Công ty chưa chú trọng công tác lập kế hoạch thanh toán về số tiền, thời hạn thanh toán cho từng đơn hàng, từng nhà cung cấp.
2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế
Ban Giám đốc Công ty chưa thực sự quan tâm đúng mức đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán.
Không có sự phân công, phân phân nhiệm rõ ràng và gắn trách nhiệm cụ thể, chưa có quy chế về thưởng, phạt đối với các nhân viên thu mua, cán bộ CNV làm việc theo thói quen, chưa sáng tạo để đem lại hiệu quả tốt nhất.
Việc thực hiện kiểm soát nội bộ chưa có sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2
Trong chương này, luận văn đã tìm hiểu các đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất kinh doanh, tổ chức sản xuất và tổ chức kế toán tại Công ty TNHH Tân Phước qua đó có thể nhận thấy môi trường kiểm soát tại Công ty.
Ngoài ra, luận văn đi sâu vào nghiên cứu mục tiêu KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty, tổ chức thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình mua hàng và thanh toán, tìm hiểu quy trình KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước, từ đó rút ra những ưu điểm nhất định, làm rõ những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đã làm ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, trên cơ sở đó sẽ nghiên cứu để tìm ra các giải pháp khoa học nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước.
CHƯƠNG 3