CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TÂN PHƯỚC
2.2.2. Tổ chức thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty TNHH Tân Phước
Trong quá trình nghiên cứu, quan sát, tiếp xúc tại phòng Kế toán, việc tổ chức hệ thống thông tin phục vụ cho quá trình KSNB chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty được thể hiện cụ thể như sau:
a. Quy trình tổ chức chứng từ kế toán
Để kiểm soát tốt chu trình mua hàng và thanh toán, ở Công ty sử dụng các chứng từ kế toán theo mẫu quy định, đảm bảo hợp lệ và hợp pháp, chứng từ kế toán minh chứng cho các nghiệp vụ kinh tế thực sự phát sinh và hoàn thành. Căn cứ nội dung trên các chứng từ sẽ được phản ánh trên sổ sách kế toán có liên quan, đảm bảo cho các thông tin trên sổ sách kế toán đầy đủ và trung thực.
Tại Công ty sử dụng các chứng từ phục vụ cho chu trình mua hàng và thanh toán là: phiếu đề xuất mua hàng, đơn đặt hàng, hóa đơn, hợp đồng, phiếu nhập kho, giấy đề nghị thanh toán, phiếu chi, ủy nhiệm chi. Các chứng từ trên là cơ sở để ghi sổ kế toán.
Các chứng từ kế toán khâu mua hàng nhập kho và khâu thanh toán tiền hàng ở Công ty được luân chuyển theo sơ đồ sau:
Ghi chú:
(1) Phiếu yêu cầu vật tư do phòng Kế hoạch kinh doanh lập dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng.
(2) Căn cứ vào phiếu yêu cầu hàng hóa hoặc kế hoạch mua hàng hóa, dự trù hàng hóa (đã duyệt), bộ phận kinh doanh thực hiện các thủ tục để mua như thu thập báo giá, chọn và trình báo giá hợp lý nhất, chọn nhà cung cấp
trình lãnh đạo phê duyệt, đưa ra quyết định mua hàng.
(3) Sau khi thỏa thuận phòng Kế hoạch kinh doanh lập đơn đặt hàng/hợp đồng trình Giám đốc ký duyệt.
(4) Căn cứ vào hợp đồng đã ký, bộ phận kinh doanh thông báo số lượng và thời hạn nhận hàng cho thủ kho.
(5) Vật tư được giao đến tận kho Công ty.
(5a) Căn cứ vào hợp đồng/đơn đặt hàng nhân viên kinh doanh phụ trách đơn hàng kiểm tra chất lượng, số lượng vật tư.
- Trường hợp vật tư không đạt yêu cầu như đã kiểm tra, có chữ ký xác nhận của các bên liên quan, chuyển biên bản kiểm nghiệm cho bộ phận kinh doanh để xử lý đồng thời chuyển vật tư qua kho tạm.
- Trường hợp vật tư đạt tiêu chuẩn quy định, tiến hành nhập kho theo quy định.
(5b) Thủ kho nhận hàng tiến hành nhập kho và ký vào biên bản giao nhận hàng.
(5c) Đồng thời, thủ kho phải theo dõi, cập nhập số lượng thực nhập vào sổ kế toán.
(6) Nhà cung cấp giao hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn GTGT cho nhân viên kinh doanh.
(7) Hóa đơn bán hàng thông thường hoặc hóa đơn GTGT được bộ phận kinh doanh chuyển cho kế toán kho.
(8) Kế toán kho nhập dữ liệu vào máy tính; in phiếu nhập kho.
(9) Kế toán kho chuyển bộ chứng từ mua hàng gồm: phiếu yêu cầu vật tư, hợp đồng, đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, hóa đơn, biên bản bàn giao, biên bản kiểm nghiệm... cho bộ phận kế toán thanh toán và các bộ phận kế toán liên quan.
(10) Bộ phận kế toán liên quan căn cứ vào phiếu nhập kho và hóa đơn để ghi sổ kế toán.
Đơn đặt hàng
của khách hàng Nhà cung cấp Phòng Kế hoạch kinh doanh Thủ kho Kế toán kho Giám đốc, Kế
toán trưởng Bộ phận kế toán thanh toán
(1)
(2)
(3)
(5)
(6) (7)
(7)
(4) (7)
(5a) (5b)
(3)
(8)
(9)
(9) (9)
(8)
(10) Nhu cầu
về vật tư từ đơn đặt
hàng
Phiếu yêu cầu HH
Kế hoạch
mua HH
Lựa chọn NCC
Đơn đặt hàng
Lập hợp đồng
Hóa đơn TT hoặc HĐ GTGT Ký kết
hợp đồng
Hàng hóa
Hóa đơn TT hoặc HĐ GTGT
Thông báo nhận hàng
Nhận hàng
Sổ kho
Phiếu yêu cầu HH
Hợp đồng Phiếu nhập
kho
Nhập vào máy
Hóa đơn TT hoặc HĐ GTGT
Ký duyệ t HĐ
Phiếu yêu cầu HH
Hợp đồng Phiếu nhập kho
Sổ kế toán liên quan
Hóa đơn TT hoặc HĐ gtgt GTGT
Phòng kế hoạch kinh doanh Bộ phận kế toán thanh toán Giám đốc,
Kế toán trưởng Thủ quỹ
(1) (2)
(3)
(7) (8)
(4) (5)
(6)
Sơ đồ 2.7: Sơ đồ luân chuyển chứng từ nghiệp vụ thanh toán
Giấy đề nghị thanh toán
Theo dõi, báo cáo mua hàng
hóa
Nhu cầu thanh toán
Lập chứng từ thanh toán
Phiếu chi (Ủy nhiệm chi)
Ghi sổ kế toán liên quan
Duyệt chi
Ghi sổ kế toán liên quan
Phiếu chi (Ủy nhiệm chi)
Xuất quỹ
Ghi chú:
(1) Bộ phận kinh doanh sau khi hoàn thành nghiệp vụ mua hàng, lập giấy đề nghị thanh toán gửi kế toán thanh toán.
(2) Khi có nhu cầu thanh toán, kế toán thanh toán lập chứng từ thanh toán.
(3) Căn cứ vào chứng từ gốc liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, kế toán lập phiếu chi nếu thanh toán bằng tiền mặt, lập ủy nhiệm chi nếu thanh toán qua ngân hàng.
(4) Chuyển toàn bộ chứng từ thanh toán cho giám đốc/kế toán trưởng ký phê duyệt chấp nhận chi tiền.
(5) Căn cứ vào chứng từ đã ký, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục thanh toán.
(6) Xuất quỹ.
(7),(8) Kế toán các bộ phận liên quan theo dõi, ghi sổ và lưu chứng từ.
b. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản và sổ sách theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản và sổ kế toán là yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty, thông qua việc theo dõi, ghi chép, đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tổ chức tốt hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán sẽ giúp cho kiểm soát nội bộ chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty chặt chẽ hơn.
Do yêu cầu quản lý, hệ thống tài khoản kế toán đối với chu trình mua hàng và thanh toán tại Công ty được chi tiết thêm một số tài khoản kế toán và được khai báo trong phần mềm như sau:
TK 1521 “ Nguyên vật liệu chính”
TK 1522 “Nguyên vật liệu phụ”
TK 1331 “Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ”
TK 331 “Phải trả cho khách hàng”
TK 111 “Tiền mặt”
TK 112 “Tiền gửi ngân hàng”
TK 113 “Tiền đang chuyển”
TK 311 “Vay ngắn hạn”
Ngoài ra, kế toán cũng sử dụng một số tài khoản khác như:
TK 144 “Thế chấp, ký cược, ký quỹ ngắn hạn”
TK 007 “Ngoại tệ các loại”
Các loại sổ sách kế toán Công ty sử dụng đối với chu trình mua hàng và thanh toán bao gồm:
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nguyên vật liệu, Sổ chi tiết các khoản phải trả, Sổ quỹ tiền mặt, Sổ quỹ tiền gửi ngân hàng.
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ Cái TK nguyên vật liệu, Sổ Cái TK các khoản phải trả, Sổ Cái TK tiền mặt, Sổ Cái TK tiền gửi ngân hàng, Sổ tổng hợp công nợ, Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
Để công tác KSNB đối với thông tin kế toán tại Công ty đạt hiệu quả, cần thiết phải có các báo cáo kế toán quản trị vì Công ty TNHH Tân Phước là một công ty có quy mô tương đối lớn, đang từng bước xâm nhập thị trường thế giới, nhưng hiện tại vẫn chưa được Ban Giám đốc quan tâm thực hiện.