2.5.1.1. Nhân tố bên trong
Về công tác quản lý, Giám đốc Trung tâm là Bác sĩ, chủ tài khoản, chịu trách nhiệm chung về công tác chuyên môn và công tác quản lý tại Trung tâm.
Về công tác chuyên môn, Giám đốc ủy quyền cho 01 phó giám đốc và phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể cho các trưởng khoa, phòng.
Về công tác tài chính, Giám đốc chịu trách nhiệm về tất cả các phát sinh tài chính tại Trung tâm, chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và trước pháp luật, Giám đốc ủy quyền cho 01 phó giám đốc điều hành công việc tại Trung tâm và ký các chứng từ đi kho bạc (nếu giám đốc đi công tác).
Các trưởng khoa, phòng chấp hành sự phân công của giám đốc và chịu trách nhiệm về phần việc của mình trước giám đốc và trước pháp luật.
Về công tác kế hoạch, Việc lập kế hoạch hoạt động của Trung tâm do bộ phận hành chính đảm nhiệm như lập kế hoạch chương tình công tác, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng, kế hoạch nhân sự, mua sắm tài sản... Đối với kế hoạch về chuyên môn như lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa thiết bị y tế, thuốc, vật tư khám chữa bệnh do khoa Dược đảm nhiệm.
Về nhân sự, Trong năm 2010, Trung tâm có số lao động bình quân là 180 người, nhân sự chuyên môn về ngành y tế 150 người, được đào tạo chính quy và một số y, bác sĩ có chuyên môn cao, bộ phận này được tuyển dụng công khai và chủ trương thu hút nhân tài của thành phố; nhân sự chuyên môn về quản lý và các ngành khác 30 người, hầu hết được đào tạo từ điều dưỡng trung học đến điều dưỡng đại học, trình độ không đồng đều, việc tuyển chọn còn mang nặng cơ chế xin, cho.
2.5.1.2. Nhân tố bên ngoài
Sự thay đổi liên tục về các văn bản qui phạm pháp luật của Chính phủ, của ngành Y tế, cơ quan BHXH; các văn bản hướng dẫn chỉ đạo của lãnh đạo địa phương như UBND thành phố, Sở Y tế; Kho bạc quận Hải Châu về kiểm soát chi ngân sách và các cơ quan thanh tra, tài chính, kiểm toán cộng với sự phát triển ngày càng quy mô, hiện đại về chất lượng dịch vụ và phục vụ của các cơ sở y tế tư nhân cũng ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát của đơn vị.
2.5.1.3. Thủ tục kiểm soát chi
Hiện tại, Trung tâm chưa có một hệ thống thủ tục kiểm soát chuẩn của cơ quan quản lý cấp trên cũng như cơ quan quản lý ngành. Để thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát Trung tâm đã áp dụng nguyên tắc phân công kiểm soát bằng trách nhiệm và cảm tính của người được phân công. Tại Trung tâm việc phân công cho các khoa, phòng cũng như cho cá nhân theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm (trừ Ban lãnh đạo Trung tâm gồm, ban giám đốc và các trưởng khoa, phòng; nguyên tắc này cũng được áp dụng ở một số lĩnh vực trong công tác quản lý (vì ở một số nhiệm vụ nếu kiêm nhiệm sẽ tạo cơ hội cho việc gian lận và nếu có sai sót rất khó có thể phát hiện khi một người thực hiện 2 chức năng).
2.5.1.4. Đối tượng kiểm soát chi
Tại Trung tâm, đối tượng kiểm soát chi bao gồm, các khoản chi thường xuyên và không thường xuyên theo dự toán chi do ngân sách cấp (đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt) và các khoản chi phí cho hoạt động liên doanh.
Các khoản chi thường xuyên gồm, nhóm chi thanh toán cho cá nhân, nhóm chi nghiệp vụ chuyên môn, nhóm các khoản chi khác; nhóm chi mua sắm, sửa chữa lớn TSCĐ; chi đầu tư phát triển…
Các khoản chi không thường xuyên gồm, chi theo chương trình mục tiêu y tế quốc gia, chi thực hiện chương trình đào tạo bồi dưỡng cán bộ, viên chức; chi thực hiện chính sách tinh giản biên chế…
Nhóm chi phí cho hoạt động dịch vụ liên doanh gồm, tiền công, chi phí vật tư, hóa chất, trả khấu hao (vốn góp) cho nhà đầu tư, phân phối lợi nhuận.
2.5.1.5. Hệ thống thông tin kế toán
Tất cả các chứng từ phát sinh được tập trung tại bộ phận kế toán. Các kế toán viên tiếp nhận chứng từ theo nội dung công việc được phân công, kiểm tra tính đúng, đủ và hợp pháp của chứng từ, lập chứng từ kế toán trình kế toán trưởng xem xét, ký và trình lãnh đạo phê duyệt.
Riêng đối với các đề xuất mua thuốc KCB, dụng cụ y tế, máy móc thiết bị y tế đều do khoa Dược đề xuất và Giám đốc phê duyệt, không thông qua bộ phận kế toán, bộ phận kế toán chỉ làm thủ tục thanh toán trên cơ sở giấy đề nghị và các chứng từ hợp lệ, dẫn đến thiếu thông tin kế toán không kiểm soát được.
Chứng từ sử dụng
Các biểu mẫu, chứng từ kế toán sử dụng tại Trung tâm theo quy định tại Mục lục ngân sách, qui định của Bộ Tài chính và của cơ quan BHXH.
Chứng từ thu gồm các quyết định giao dự toán để rút kinh phí cấp cho hoạt động thường xuyên; biên lai thu viện phí dùng để thu viện phí gồm khoản đồng chi trả BHYT và thu dịch vụ y tế, bảng kê tổng hợp thu viện phí hàng ngày, phiếu thu v.v….
Chứng từ chi gồm, giấy rút dự toán ngân sách, ủy nhiệm chi, bảng thanh toán lương, bảng thanh toán tiền thêm giờ, phiếu chi; phiếu xuất, nhập, biểu mẫu chứng từ dự toán, quyết toán thực hiện…
Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng một số biểu mẫu được thiết kế theo đặc thù của Trung tâm như giấy đề nghị tạm ứng, giấy đề nghị thanh toán, báo cáo thực hiện đề án liên doanh…
Trình tự luân chuyển chứng từ
Đối với các khoản thu tiền mặt, cuối mỗi ngày kế toán thu viện phí lập bảng kê tổng hợp thu viện phí chuyển cho bộ phận Kế toán đồng thời chuyển cho thủ quỹ thu tiền. Kế toán kiểm tra, đối chiếu số liệu, lập chứng từ thu trình kế toán trưởng ký và giám đốc phê duyệt.
Đối với các khoản thu bằng chuyển khoản, Trong kỳ hạch toán, nếu có phát sinh khoản thu do Trung tâm tổ chức Khám sức khỏe định kỳ với các đơn vị khác
theo hợp đồng, phòng Kế hoạch - Tổng hợp, tổng hợp số liệu dịch vụ đã cung cấp lập báo cáo gửi bộ phận Kế toán, kế toán theo dõi thu sự nghiệp, lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng để thực hiện thanh toán, nếu chưa thu tiền ngay, kế toán công nợ phải theo dõi số phải thu khách hàng.
Đối với các khoản chi bằng tiền mặt chứng từ (gốc) chi tiền mặt phát sinh được chuyển cho Kế toán thanh toán, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán lập phiếu chi trình kế toán trưởng ký và giám đốc phê duyệt. Sau đó chứng từ chuyển cho thủ quỹ chi tiền.
Đối với những khoản thanh toán qua kho bạc, chứng từ gốc phát sinh chuyển cho Kế toán ngân hàng, sau khi kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, kế toán lập chứng từ kho bạc trình kế toán trưởng ký và giám đốc phê duyệt. Sau đó chứng từ được chuyển cho Kho bạc để thanh toán. Sau khi đã được thanh toán chứng từ được chuyển về kế toán để lưu trữ.
Tất cả các chứng từ đều được kế toán ghi sổ kế toán chi tiết để cuối kỳ đối chiếu với kế toán tổng hợp.
Hệ thống tài khoản, sổ kế toán và báo cáo tài chính
Hệ thống tài khoản kế toán Trung tâm chấp hành Luật Ngân sách và hệ thống tài khoản theo QĐ số 19/2006/QĐ – BTC và QĐ sô 185/QĐ-BTC để hạch toán và kiểm soát tình hình nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ kế toán.
Hệ thống Sổ kế toán và báo cáo tài chính: Hệ thống sổ kế toán cung cấp thông tin kế toán cho việc điều hành công tác tài chính của đơn vị cũng như cung cấp cho công tác kiểm tra, thanh tra của các cơ quan có thẩm quyền. Trung tâm sử dụng hệ thống sổ kế toán và Báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài chính để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ. Cuối quý, sau khi kiểm tra đối chiếu giữa sổ chi tiết và sổ tổng hợp và lập báo cáo tài chính.