Trung tâm chấp hành nghiêm việc thực hiện dự toán và quyết ngân sách, thực hiện tương đối đúng quy định về hạch toán kế toán, áp dụng tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách và báo cáo tài chính. Đơn vị đã ban hành qui chế chi tiêu nội bộ phù hợp với qui định của pháp luật
Hoạt động KCB ngày càng tốt hơn, thu hút nhiều người dân trên địa bàn quận và các quận lân cận, công tác tổ chức KCB ngày càng đi vào nề nếp.
Một số khoản chi được kiểm soát chặt chẽ (chi mua sắm TSCĐ, chi hội nghị, chi phúc lợi tập thể, chi thuê mướn…)
Cơ cấu tổ chức phù hợp với hoạt động, đặc biệt là luôn quan tâm đến chất lượng khám chữa bệnh cho người dân.
Có chính sách đặc biệt trong việc tuyển dụng đối với Y, Bác sĩ có tay nghề cao, thường xuyên tổ chức các lớp đào tạo về chuyên môn để nhân viên tiếp cận kịp thời các cải tiến kỹ thuật phục vụ công tác chuyên môn, tạo điều kiện cho nhân viên quản lý tự học nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ, đội ngũ cán bộ tận tình tận tình.
2.7.2. Tồn tại
Bên cạnh những việc làm được, Trung tâm còn có những tồn tại trong công tác kiểm soát chi như
Trung tâm còn xem nhẹ mục tiêu kiểm soát dẫn đến không đảm bảo sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả, chưa ngăn chặn kịp thời các rủi ro tiềm ẩn trong công tác quản lý tại đơn vị
Hầu hết quy trình kiểm soát chi chưa đầy đủ và thiếu chặt chẽ như: Chưa xây dựng quy trình theo dõi và kiểm soát việc chấm công
Chưa xây dựng quy trình kiểm soát các khoản chi trọng yếu do ngân sách cấp như quy trình kiểm soát các khoản chi cho hoạt động chuyên môn (mua, quản
lý, sử dụng thuốc thiết yếu); chưa lập qui trình kiểm soát đối chiếu (số lượng thuốc, hóa chất, vật tư y tế xuất dùng) giữa khoa Dược, khoa sử dụng và bộ phận Kế toán
Chưa xây dựng định mức tiêu hao thuốc thiết yếu, vật tư y tế sử dụng cho từng loại dịch vụ khám chữa bệnh
Chưa xây dựng quy trình quản lý sử dụng tài sản; quy trình sử dụng tiết kiệm các loại chi phí như điện, nước, văn phòng phẩm; không phân bổ chi phí cho hoạt động liên doanh; chưa tổ chức kiểm soát việc sử dụng kinh phí cấp cho Chương trình mục tiêu Quốc gia đối với cấp xã, phường.
Việc tổ chức thực hiện kiểm soát còn sơ sài, đội ngũ nhân viên quản lý có trình độ không đồng đều, phân công chưa phù hợp với trình độ và năng lực. Thiết bị tin học hỗ trợ cho việc kiểm soát còn hạn chế, hầu hết thực hiện bằng thủ công.
Phân tích nguyên nhân tồn tại
Có thể nói việc kiểm soát chi tại Trung tâm còn nhiều tồn tại là do ảnh hưởng của mội trường kiểm soát mà yếu tố chính là nhân tố bên trong, là ý chí chủ quan của lãnh đạo, người trực tiếp chỉ đạo thực hiện kiểm soát Giám đốc đơn vị là Bác sĩ chuyên khoa, chưa được đào tạo chuyên sâu về quản lý tài chính. Thêm vào đó, trong những năm gần đây, tình hình KCB của người dân trên địa bàn quận ngày càng quá tải, lãnh đạo đơn vị tập trung hầu hết thời gian cho công tác chuyên môn nên thiếu chú trọng công tác quản lý, nhất là công tác kế toán dẫn đến việc kiểm soát chi tại đơn vị còn mang tính chung chung, thiếu chặt chẽ.
Bố trí cán bộ thực thi nhiệm vụ chưa đúng vị trí và trình độ, trình độ nhân viên có trách nhiệm trong công tác kiểm soát còn hạn chế như bố trí nhân viên có trình độ Dược sĩ trung học làm công tác kế toán Dược; Cử nhân kinh tế làm công tác kiểm tra hồ sơ bệnh nhân; Trung cấp kế toán làm công tác tổng hợp….nên không phát huy được năng lực cũng như sự nhìn nhận về lý thuyết căn bản của công việc không đúng bản chất dẫn đến thực hiện công việc theo cảm tính và mang tính tùy tiện, sự tuân thủ và chấp hành hầu hết chỉ mang tính phục tùng.
Công tác kiểm soát còn thủ công, chưa mang tính khoa học, chưa xây dựng các tiêu chuẩn kiểm soát, còn thực hiện theo cảm tính và chủ quan của người được phân công thực hiện.
Cơ quan cấp trên còn chưa chú trọng đến việc kiểm soát hoạt động liên doanh. Trung tâm thực hiện theo ý chủ quan của mình và nhà đầu tư, nên một số chi phí cho hoạt động này còn chưa cơ cấu đủ vào chi phí dịch vụ.
Trung tâm chưa phát huy tiến bộ khoa học của công nghệ thông tin trong công tác quản lý, các phần mềm ứng dụng làm việc độc lập không thể trao đổi dữ liệu với nhau, chưa thể hiện hết hoạt động của Trung tâm. Nhân sự quản lý công nghệ thông tin đa số có trình độ không đáp ứng được nhu cầu, chỉ qua vài khóa căn bản để vận hành máy và sử dụng các chương trình đã có sẵn, chưa có kiến thức cơ bản để xử lý các tình huống khi máy có sự cố hay cần phát triển nâng cao phần mềm ứng dụng. Hoạt động thụ động chủ yếu làm cho hết giờ, trách nhiệm công việc chưa cao.
Mặt khác, do Trung tâm chưa có bộ phận kiểm soát nên việc thực hiện kiểm soát chưa được chuyên môn hoá, chưa đem lại hiệu quả đích thực.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 trình bày thực trạng về kiểm soát chi tại Trung tâm Y tế Hải Châu, có nhận xét, đánh giá những ưu điểm và nêu những hạn chế, ngoài một số kết quả về công tác KCB, công tác kiểm soát một số khoản chi còn thiếu chặt chẽ, chưa khoa học và chưa có hiệu quả
Nguyên nhân do các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát chưa được hoàn chỉnh, còn một số bất cập trong môi trường kiểm soát, trong công tác quản lý, công tác phân công phân nhiệm, trong hệ thống thiết lập các tiêu chuẩn kiểm soát. Công tác kiểm soát chi thực hiện bằng thủ công nên mất nhiều thời gian, tính nhất quán đồng bộ thấp, việc tính toán dễ sai sót.
Đối với việc kiểm soát nhóm chi thanh toán cho cá nhân: công tác chấm công để trả lương theo thời gian chưa có quy trình kiểm soát, dễ xảy ra gian lận trong quá trình chấm công làm ảnh hưởng đến tiền lương, tiền khoán công tác phí, tiền cơm trực, tiền độc hại…Phương pháp phân phối thu nhập tăng thêm còn mang tính bình quân, không kích thích năng suất lao động.
Đối với việc kiểm soát nhóm chi mua, quản lý, sử dụng và sửa chữa thường xuyên TSCĐ, CC-DC: việc kiểm soát mua TSCĐ từ nguồn ngân sách cấp và nguồn Quỹ đầu tư do có sự tham gia của cơ quan cấp trên, thực hiện minh bạch, rõ ràng và được theo dõi chặt chẽ, đúng quy trình. Tuy nhiên, quá trình quản lý, sử dụng chưa
chấp hành đúng quy định về quản lý tài sản, không lập thẻ theo dõi TSCĐ, không lập phiếu điều chuyển tài sản từ khoa này sang khoa khác.
Chưa xây dựng quy trình kiểm soát các khoản chi sửa chữa thường xuyên TSCĐ dễ dẫn đến tình trạng gian lận giữa nhân viên theo dõi việc sửa chữa với đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc kê khống khối lượng sửa chữa. Chưa theo dõi phế liệu thu hồi đối với công cụ dụng cụ đã phân bổ hết giá trị, chưa tổ chức việc phân loại rác thải y tế để tham gia bảo vệ môi trường, tạo khoản thu cho Trung tâm.
Đối với việc kiểm soát nhóm chi mua, xuất sử dụng vật tư, hàng hoá: khoa Dược được giao nhiệm vụ cung ứng và quản lý thuốc, hóa chất sử dụng cho bệnh nhân nhưng việc cung ứng không có sự tham gia của kế toán nên không thể kiểm soát trong suốt quá trình cung ứng; việc xuất sử dụng không lập quy trình đối chiếu giữa khoa Dược, kế toán và khoa sử dụng chỉ căn cứ vào thông tin báo cáo một chiều từ bộ phận sử dụng nên không thể kiểm soát được lượng thuốc sử dụng sai sót hay gian lận (nếu có); không lập chứng từ theo dõi xuất kho hóa chất dùng riêng cho hoạt động liên doanh, dịch vụ hay hoạt động phục vụ nên không có cơ sở để kiểm soát và phân bổ chi phí cho từng hoạt động.
Đối với việc kiểm soát việc thanh toán dịch vụ công cộng: chưa kiểm soát việc sử dụng điện, nhiên liệu, vật tư văn phòng do chưa xây dựng định mức và quy chế tiết kiệm.
Đối với việc kiểm soát chi phí hoạt động liên doanh: việc thu viện phí của hoạt động này còn nhiều bất cập, không đủ thông tin để phân biệt rõ giữa số thu do thực hiện bởi nguồn liên doanh hay nguồn ngân sách. Không phân bổ hao mòn TSCĐ (nhà cửa, vật kiến trúc), chi phí chung (điện, nước, chi phí vệ sinh); không xây dựng định mức sử dụng thuốc, hoá chất tiêu hao cho từng loại dịch vụ nên cuối tháng, khi cân đối vật tư tiêu hao cho các dịch vụ chỉ phân chung chung, xuất dùng cho hoạt động phục vụ còn lẫn lộn với hoạt động liên doanh. Bên cạnh đó, kế toán không lập báo cáo chi tiết thực hiện từng đề án liên doanh nên không thể so sánh hiệu quả của từng đề án.
Luận văn nêu nguyên nhân gây hạn chế trong hệ thống kiểm soát chi tại đơn vị để làm cơ sở kiến nghị những giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát chi trong Chương 3.
CHƯƠNG 3